Každý, bez ohledu na obor, se alespoň jednou týdně účastní konferenčního hovoru nebo online schůzky . Dá se asi předpokládat, že většina z nás je v těchto virtuálních schůzkách profesionály, že? Bohužel ne. Všichni jsme už zažili tu ranní schůzku v 9 hodin, kde se lidé zoufale ptají na své přístupové PINy, jsme byli nuceni poslouchat hudbu na čekání někoho jiného a samozřejmě jsme vydrželi těch věčných 5 minut, kdy jediná slova, která jsme řekli, byla: „Haló, slyšíte mě?“
Tady je 10 zlatých pravidel pro konferenční hovory, které můžete použít k záchraně vašich pondělních schůzek a vašeho duševního zdraví.
10. Usnadněte si to a povolte automatické nahrávání.
Inženýři milují další funkce a widgety v aplikacích. Jedním z nejlepších šetřičů času je však funkce nahrávání, která se později pomocí Cue změnila na přepis. Zmeškali jste něco při hovoru? Poslechněte si nahrávku nebo si přepis zkontrolujte později. Callbridge je dodáván s automatickým nahráváním. Zapněte jej a nahrávání hovorů se spustí okamžitě po připojení k lince.
9. Telefonické připojení alespoň 10 minut před hovorem.
Snažte se nezkrátit čas potřebný k volání. 10 minut by mělo být více než dost času na to, abyste mohli nahrávat dokumenty, odpovídat na otázky a diskutovat o nesouvisejících záležitostech se svými vrstevníky. A pokud se ocitnete v potížích, mělo by vám stačit 10 minut, než se obrátíte na svého poskytovatele služeb (nás!), Aby vám pomohl.
8. Proveďte náležitou náležitou péči.
Kolikrát vás někdo pozval na konferenční hovor pomocí nového poskytovatele služeb, aniž byste měli alespoň praktický konferenční hovor, abyste zjistili, jak to funguje? Většinu konferenčních systémů lze snadno zjistit, ale ne všechny mají stejné klíčové kódy, konvence uživatelského rozhraní nebo funkce. Udělejte na svého zákazníka dobrý dojem - pokud se jedná o nový konferenční systém, nejprve jej vyzkoušejte.
7. Věnujte chvíli představení sebe a svých účastníků
Některé služby konferenčních hovorů, jako například Callbridge, dokáží identifikovat a zobrazit jednotlivé volající. Ještě lepší je seznámit se s hlasem každého účastníka. To vám umožní lépe sledovat úkoly, následné kroky a minuty.
6. Nesnižujte náklady, pokud jde o zákazníky.
Web má na výběr z mnoha bezplatných metod telefonického připojení. Pamatujte, že mnoho z těchto technologií nabízí velké výhody, ale skutečně jde o „probíhající práce“. Je lepší investovat trochu peněz, než riskovat ztrátu prodeje nebo vytvoření špatného dojmu na důležité schůzce. Nestojí to ani tolik.
5. Mluvte jasně a správně vyslovujte.
Žijeme v globalizovaném světě. I když je vaše podnikání omezeno na Severní Ameriku, mějte na paměti, že můžete mít mnoho účastníků, pro které angličtina není jejich prvním jazykem. Řeč v tempu vás nejen vykreslí jako jasného mluvčího, ale také poskytne ostatním čas na psaní poznámek.
4. Nezapojujte se do vedlejších rozhovorů.
Všichni prošli nejméně 12 lety školy, kde se naučili mlčet a nechat učitele mluvit. Čím to je, že jakmile si oblek na tuto lekci oblečieme, vyletí z okna? Vedlejší rozhovory vedou ke zmatku, okolnímu hluku a nemluvě o tom, že jsou prosté hrubé. Callbridge usnadňuje správu celé konverzace - můžete zvednout ruku, abyste mohli mluvit nebo si zapisovat poznámky v okně chatu.
3. Dejte lidem příležitost mluvit.
Schůzky se týkají aktivních konverzací. Bez ohledu na to, jak dlouho jste ve společnosti, studie ukázaly, že diktátorské řízení má za následek špatné vedení a vede k nedorozumění. Nechte své spolupracovníky mluvit. Nejen, že se naučíte něco nového, ale také jim dáte pocit, že je jejich příspěvek žádaný.
2. Vytáčené připojení pomocí správného telefonního čísla a kódu PIN.
Omlouvám se, že se opakuji ... je to jen to, že dostáváme spoustu e-mailů na poslední chvíli s požadavkem na telefonní číslo. Některá volání navíc používají pro zabezpečení jedinečné přístupové kódy. Naštěstí svůj PIN najdete v e-mailu nebo SMS, které jste dostali!
1. Pokud nemáte co říct, ztlumte se.
Přemýšleli jste někdy, proč se ve velkých konferenčních hovorech začíná hromadit hluk? Zeptali jste se sami sebe, odkud pochází to zoufalé psaní? Pokud chatujete se svými přáteli na Facebooku, ztlumte se. Každý může slyšet vaše psaní! Stiskněte * 6 nebo tlačítko ztlumení na uživatelském rozhraní Callbridge a budete moci poslouchat (a dělat trochu práce na straně), aniž by to někdo věděl.
A teď jděte na několik produktivních a příjemných konferenčních hovorů!
