Při plánování online schůzky musíte více než doufat, že účastníci dávají pozor! Ve skutečnosti je chcete inspirovat, aby se angažovali a prezentovali. Aby k tomu mohlo dojít, musí být vaše online schůzka strukturována. Musí to být navrženo a zajištěno pro vaše publikum.
Koneckonců, jaký je účel jinak? Proč trávit čas shromažďováním vojáků, aby projížděli zprávy o pokroku nebo otevírali komunikační linky, aby prodiskutovali hřiště, pokud jediným slyšitelným zvukem jsou cvrčci?
Díky interaktivnějšímu přístupu k vašim online schůzkám můžete očekávat vysokou angažovanost, lepší absorpci informací a důkladnější pochopení vašeho obsahu. Možná i trochu zábavy!
Pojďme k práci - to jsou obchodní jednání!
Podle článku Harvard Business Review tráví vrcholový management, vedoucí pracovníci na úrovni C a další subjekty s rozhodovací pravomocí téměř tři čtvrtiny svého času setkání s ostatními, aby diskutovali o postupu práce. To je spousta času stráveného na schůzkách.
Nezapomeňme také na vzdálené pracovníky. Díky sofistikované technologii jsou možné online schůzky s týmy a kolegy na různých místech, ale stále existují problémy s časovými pásmy, konektivitou a koordinací projektů. Zde se může čas strávený ztratit nebo zneužít.
Děláte vše pro to, abyste zajistili, že vaše online schůzky budou produktivní a budou dobře využívat čas?
Pokud hledáte:
- Najděte jednodušší způsoby koordinace s kolegy a vzdálenými pracovníky
- Zůstaňte ve spojení bez ohledu na čas nebo vzdálenost
- Znovu oživte interakce
- Usilujte o větší účast a efektivitu
Pak je zde několik nápadů, jak oživit schůzky, aby byly interaktivnější a efektivnější:
Nejprve si položte otázku: Je toto setkání nutné? Opravdu potřebujete uspořádat toto setkání?
Aby účastníci mohli komunikovat a spolupracovat, musí být slyšet hlasy, názory, zjištění a sdílení informací. V případě online schůzky je upřednostňován dialog před monologem.
Pokud existuje oznámení nebo informace, které nevyžadují, aby účastníci přidávali nebo pracovali pouze a poslouchali, zvažte, jak by se vaše zpráva mohla lépe hodit v e-mailu. U schůzek, které jsou interaktivní a poutavé, může požádání účastníků pouze o poslech způsobit, že ztratí nebo předstírá zájem.
Jakmile bude obsah a účel online schůzky stanoven jako „nezbytný“, postupujte následovně:
12. Spravujte očekávání
Rozvíjejte mezi kolegy to správné myšlení tím, že jim dáte předem vědět, že je jejich účast nutná. V agendě rozeslané před online schůzkou představte jednoduché rozložení toho, co každý může očekávat.
Předveďte problém a informujte účastníky, že jsou požadovány jejich nápady a vstupy. To jim poskytuje čas na přemýšlení a řešení problémů a zároveň stanoví některá základní pravidla.
Navíc jim dejte vědět základní očekávanou etiketu, například:
- Když nemluvíte, stiskněte „ztlumit“
- Zdržujte se jídla nebo pití
- Odkládejte telefony a ostatní rušivé prvky pozastavte
11. Přihlášení s kolegy
Ve světle nedávné pandemie, která má za následek miliony lidí pracujících z domova, se práce na dálku může cítit izolovaně. Jednoduše naplánujte schůzku v pondělí a začněte jednoduchou otázkou: „Co jste dělali tento víkend?“ můžete vyvolat účast a povzbudit kolegy, aby se otevřeli.
Ještě lépe, v závislosti na rozsahu vaší schůzky, využijte tento úvodní čas a přimějte každého, aby se natáhl a poděkoval kolegovi za něco, co udělal. Velký nebo malý, projevem uznání jednoduchým voláním jména a výkřikem úkolu, vděčnost dělá každého cítit se více propojeni. Toto je malý, ale mocný způsob, jak podpořit sociální vazby na virtuální platformě.
Tvoří váš tým mnoho vzdálených pracovníků? Vytvářejte více pocitu sociálního propojení injekcí trochu zábavy, která vám pomůže prolomit ledy a přimět lidi, aby se cítili méně osamělí se společenským distancováním nebo prací z domova:
- Okorenit Úvod:
Online zasedací místnost plná cizinců? Vyzvěte účastníky, aby se představili a nepředvídatelné informace:
-
- Jejich oblíbená karaoke píseň
- Jejich podpis domácí vařené jídlo
- Nejlepší koncert, jaký kdy šli
Online zasedací místnost se stejnými kolegy? Pozvěte známé tváře na:
-
- Stručně diskutujte o dobrém filmu, který nedávno viděli
- Sdílejte, jak se jejich mazlíčkovi daří
- Otevřete svůj koníček nebo osobní projekt, kterého se zúčastnili
- Použij svůj mozek:
Cvičení budování týmu by neměla upadnout do cesty jen proto, že členové týmu jsou více rozptýlení. Poskytněte kritéria předem, aby se účastníci mohli ukázat připraveni. Vyzkoušejte krátké online ztvárnění Charades nebo Balderdash pro zajímavější způsob zahájení schůzky. - Hrajte hru Hádej:
Dalším způsobem, jak přimět lidi, aby se více angažovali, je požádat každého účastníka o přehrání jednoduché verze ISpy popisem položky v jejich vzdálené pracovní oblasti.
10. Vytvořte si svůj program jednání předem
Pokud je program schůzky jasný a formulovaný, můžete očekávat stejnou návratnost investic i při online schůzce! Bez plánu nebo předvídavosti povede vágní, dezinformovaná synchronizace ke zmatku a ztrátě času.
Připravte strukturovanou agendu, která nastiňuje klíčové problémy a zmíňte, co je od účastníků vyžadováno a očekáváno. Rozesílejte je minimálně den předem a nezapomeňte použít nastavení pozvánek a připomenutí k rychlému šíření informací.
9. Připravte svou technologii
Bez ohledu na to, jak úžasná je technologie, stále existují příležitosti, kdy to může být trochu zvrácené. Vyzkoušejte svou technologii a zkontrolujte, zda jsou všechna zařízení nabitá, a přesvědčte se, že vše funguje hladce. Poznejte, kde jsou vaše elektrické zásuvky, a nechte své nabíječky nablízku. Vyzkoušejte svou kameru, mikrofon, připojení k internetu a zvažte vše, co byste mohli potřebovat:
- Je vaše osvětlení příliš jasné nebo příliš slabé?
- Jste obklopeni spoustou nepořádku?
- Jste v oblasti s vysokým provozem, kde lidé přicházejí a odcházejí?
- Kdy jste zařízení naposledy vypnuli / resetovali?
Zvažte zahrnutí těchto bodů do e-mailu s agendou před schůzkou, aby o tom všichni věděli.
8. Vdechněte svému doručení život
Svou online schůzku můžete efektivně proběhnout odstraněním klíčových položek, ale můžete také přidat nějaký pizzazz, který lidi zaujme:
- Pozvat hnutí
Všichni víme, jak snadné je investovat do práce. Vstávání od stolu je skvělý nápad, ale může vás zapomenout, když se chystáte hasit nebo psát dlouhý e-mail. V určitém okamžiku online schůzky to trochu zatřeste tím, že přimějí účastníky, aby pohnuli krví. Jednoduché pohyby, jako je natahování paží nad hlavou nebo vstávání a sezení několikrát, nebo provedení několika úseků u stolu, mohou zvýšit hladinu kyslíku v mozku a pracovat na proražení pocitů únavy a letargie. - Přidat vizuály
Podporujte interakci a rozšiřte svůj obsah o své publikum
pomocí jasných barev, videí, fotografií a elegantních volání. Udělejte svůj obsah strávitelným a nezapomenutelným pomocí snadno srozumitelné prezentace, která přitahuje použití vizuálních prvků a možná i dobře umístěný a vhodný mem! - Získejte zpětnou vazbu v reálném čase
Zjistěte, jak lidé absorbují váš obsah, provedením průzkumu na místě. Nejen, že jsou zábavné, ale dokonce přerušují program a poskytují vám informace v reálném čase, které vám přijdou vhod. Slouží jako nástroj pro okamžité rozhodování, udržuje vysokou angažovanost a pomáhá strukturovat další kroky.
7. Úkoly delegáta
Když budou lidé zodpovědní za to, že přispějí něčím na online schůzku, jako je moderování, běh aktivity lámání ledu nebo psaní poznámek, tím více bude každý člověk zapojen. Navíc to pomáhá udržovat malé schůzky. Udržujte role zřejmé zahrnutím pouze těch, kteří tam musí být, jako je rozhodovatel, poradce, stážista atd.
- Výběr moderátora
Moderátor zajišťuje, že schůzka nebude vykolejena. Jeho úkolem je dohlížet na technologii, vést autoritu, dávat řečnické povolení těm, kteří to potřebují, odpovídat za nahrávání a sledovat, jak je o kvalitu zvuku a videa postaráno.
6. Držte se časového rámce
Když jste si vědomi omezeného času, který máte, produktivita má tendenci se rozplývat. Práce s časovým limitem schůzku „ohraničuje“ a dává jí zaměření. Přiřaďte konkrétní čas pro každý klíčový bod pomocí 10minutové vyrovnávací paměti. Tímto způsobem může každý skončit včas nebo těsně před časem!
5. Odstraňte rozptýlení
Je snadné (a velmi běžné) chtít zkontrolovat svůj e-mail nebo se podívat na telefon během online schůzky. Držte se načasování a vyhněte se pokušení odstraněním rušivých elementů od začátku: vypněte karty na notebooku, zapněte telefon v tichém režimu (nebo v režimu v letadle!), Zavřete okno, abyste vypnuli hluk na pozadí (nebo použijte sluchátka) a uložte občerstvení po!
(alt-tag: Žena sedí u stolu a pracuje na otevřeném notebooku sedí u okna brzy ráno)
4. Podporujte spolupráci
Použijte online schůzku ke generování nápadů od účastníků. Vyhraďte si čas na to, abyste si osvojili vlastnosti think tanku nebo brainstormingu. Umožněte lidem přijít s vlastními nápady nebo se zbavit nápadů ostatních; Vyzkoušejte funkci, jako je online tabule, aby vám tekla kreativní šťáva.
3. Začleňte hry
Přes gamification, můžete očekávat, že úrovně interaktivity ve vaší online schůzce vystřelí přes střechu! Na začátek uveďte malou otázku a přimějte účastníky, aby to dotáhli. Lze je motivovat také - prodloužený oběd, výplata společnosti, předčasná dovolená atd. Například:
- Vyberte obrázek nebo znak, který chcete vložit do snímků, a přimějte účastníky, aby odpověděli, kolikrát to bylo vidět v celé prezentaci.
- Na konci vhoďte jednoduchý kvíz a otestujte, jak účastníci porozuměli obsahu.
- Sbírejte nabídky od kolegů a nechte je hádat, kdo co řekl.
2. Ukončete dobře artikulované akční položky
Smyslem online schůzky je shromáždit účastníky a spojit se, aby pokročili v dalším kroku. To lze provést pouze s jasnými akčními položkami. Když si je každý vědom toho, co musí udělat, může se to udělat. Než schůzka skončí, zkontrolujte, zda mají účastníci jasnou představu o své roli. Věnujte několik okamžiků projednání toho, o čem se diskutovalo, a přidělení osoby pro danou práci.
1. Sdílejte shrnutí
Hodně se může stát při online schůzce. Dostane se spousta nápadů, návrhů a názorů, a proto jsou dobře shrnuté poznámky účinné při zachování integrity synchronizace.
Vyberte si software pro videokonference, který je dodáván s funkcí nahrávání nebo schopností AI, abyste zachytili vše, co selhalo. Ruční psaní poznámek je vždy dobrý nápad, ale pokud máte technologii pracující na pozadí, můžete během schůzky provádět s vědomím, že o zbytek je postaráno.
Zde je několik dalších triků, díky nimž bude vaše příští online schůzka zářit:
- Emblazonujte svou značku napříč všemi kontaktními místy vašeho setkání
Pitching to prospects? Zaznamenejte si vlastní zprávu, která představí název vaší společnosti, slogan a důležitá oznámení, zatímco účastníci se dostaví přizpůsobitelná online zasedací místnost. Udělejte skvělý první dojem, který je vyleštěný a profesionální s vaším logem a barvami značky napříč uživatelským rozhraním. - Použijte AI To The Legwork
Na online schůzce děláte práci směřující dopředu. Vyber video konference řešení, které pracuje na pozadí a poskytuje přepisy, tagy reproduktorů a datová razítka pro snadné pozdější vyhledávání. - Sdílet obrazovku Sdílet „Zobrazit“ Místo „Řeknout“
S sdílení obrazovky možnost, procházení těžko vysvětlitelných ukázek a funkcí produktu během online schůzky je nyní snazší. Každý může pochopit, co říkáte, když je schopen vidět to před očima. Přiveďte účastníky na stejnou stránku, když lze každý postup zobrazit v reálném čase.
Nechte Callbridge oživit vaše online schůzky. Díky propracované technologii, přizpůsobitelným funkcím a intuitivně navrženému uživatelskému rozhraní byly vaše schůzky ještě zajímavější a produktivnější.
