Vzdálené schůzky se staly nezbytnou součástí práce na celém světě. I když žijete ve velkém městě, pomůže vám překlenout propast, pokud se nacházíte v jedné části města a vaše kancelář je ve druhé. Konferenční hovory a video konference aby to vypadalo, že mezi odesílatelem a příjemcem není doslova žádná vzdálenost, což mění způsob, jakým komunikujeme. Je opravdu úžasné, že žijeme v době, kdy si můžeme ponechat kanceláře v Singapuru, Londýně, New Yorku a maminky v domácnosti žijící na předměstí – všichni na stejné vlně a spolupracují.
Takže nyní, když vaše společnost přijala špičkové talenty a zavedli jste efektivní rytmus schůzek, existuje stigma, že manažeři dávají přednost osobním schůzkám než těm na dálku. I když to tradičně platí, stejně tak platí i schopnost přizpůsobit se a nastavit vzdálené pracovníky s nejlepšími nástroji v oboru, aby byli produktivnější a angažovanější (a kybernetické zabezpečení!) setkání, která vedou k dosahování čísel a drtivých cílů.
Protože když nejste na osobní schůzce, platí jiná pravidla, konverzace o „zlatých pravidlech“ zahrnuje každého, takže každá synchronizace může být doručena a přijata způsobem, který přináší výsledky. Zde jsou klíčová pravidla, která je třeba mít na paměti při práci na dálku:
PŘED SCHŮZKOU
Seznamte se s vaší technologií
Zapnutí videokamery a odeslání kódu pro konferenční hovor je snadné. Ale trochu se lépe seznámit s tím, jak by vám běh softwaru a hardwaru mohl pomoci, pokud - nedej bože - během konferenčního hovoru dojde k technologickým problémům. Zabraňte jakémukoli škytavku tím, že přejdete online o 5 minut před plánovaným termínem, abyste se mohli připravit dříve; nebo připravte plán b do akce. Dokonce i zkouška videozáznamu je chytrý krok!
Přidejte vrstvy do sdíleného prostoru
Sdílený prostor není zasedací místnost. Ve skutečnosti je to zasedací místnost, ve které jsou sdílené prostory jako flipcharty atd online tabule, sdílené obrazovky a další. Vzdálení pracovníci mohou pociťovat druhou nejlepší věc, že tam mohou být fyzicky, když jsou během konferenčního hovoru ovlivněni kombinací těchto prostor.
Stanovte si agendu, sdílejte ji předem
Vzdálený konferenční hovor zahrnuje úsilí a plánování, aby bylo zajištěno, že se každý může zúčastnit. Zvýrazněním probraných témat a předchozím sdílením agendy můžete ušetřit cenné okamžiky dodržováním plánu. Tímto způsobem účastníci vědí, co přijde, a mohou aktivně poslouchat a být připraveni se svou částí setkání.
Pozvěte vybrané několik
Čím vyšší je počet účastníků konferenčního hovoru, tím nižší je očekávání přispívání do diskuse. Ideální je 1–10 účastníků.
BĚHEM ZASEDÁNÍ
Udržujte cíl schůzky vpředu a uprostřed
Jednoduše řečeno, připomenout všem, čeho je třeba dosáhnout do konce konferenčního hovoru. Poznamenejte si to například na online tabuli, aby to každý mohl jasně vidět, a použijte jej k uzemnění účastníků, pokud během diskuse odbočí příliš mimo kurs.
Gamify role konferenčního hovoru
Role mohou být rozdány různým účastníkům, jako je facilitátor, časoměřič a písař, aby si vzali na vědomí všechny akční body a učiněná rozhodnutí. U opakujících se schůzek nakreslete jména a změňte role, aby bylo rozhodnuto na začátku schůzky a - překvapení! - můžete to být vy! Tento gamifikace zajistí, aby lidé zůstali v záběru.
Každý dostane úvod
Účastníci jsou ochotnější se zúčastnit konferenční hovor když lépe chápou, kdo je s nimi na hovoru. Rychlé představení všech účastníků schůzky, (i když je tam ikona nebo obrázek) dodává dotek lidskosti a dává vzdáleným pracovníkům pocit, že jsou viděni a slyšeni!
Povzbuďte malou řeč
Díky spojení se vzdálenými kolegy je jejich přítomnost na schůzce cítit. Rychlé dohnání jejich dne, počasí, plánů na víkend - jim dává pocit, že jsou známí v reálném světě i v digitální sféře.
PO ZASEDÁNÍ
Dát dohromady následnou akci
Shrňte hlavní body a průlomy schůzky, která má být odeslána. Část, díky které je poutavá? Přidejte prvek zábavy a kamarádství. Gif, video nebo zábavný obrázek pomáhá zapamatovat si e-mailovou nebo chatovou zprávu, což zase bude každého, kdo se těší na další e-mail po budoucích schůzkách.
Uveďte čísla
Zdraví a produktivita práce na dálku závisí na dosahování cílů, dosahování čísel a dosahování výkonnostních cílů. Vyhraďte si čas na jejich prodiskutování na schůzce nebo pošlete následný e-mail s popisem změn, úspěchů, vylepšení atd.
Nechte vysoce výkonný konferenční software Callbridge vdechnout život obchodním konferenčním hovorům. Jeho prvotřídní platforma zasedacích místností překlenuje mezeru pro virtuální a reálná setkání. S výjimečné funkce spolupráce Které obsahují sdílení obrazovky, sdílení souborů, prezentace dokumentů a skupinový chat, výjimečná audiovizuální technologie Callbridge podporuje práci na dálku.
