S rokem 2020, který má za sebou bouřlivý začátek, lze s jistotou říci, že v polovině roku se vaše zkušenosti s videokonferencemi desetkrát zlepšily. Vaše kancelář se s největší pravděpodobností změnila na online přístup typu „pracujte z domu“, který vám otevírá dveře online komunikaci pomocí videokonferencí s klienty, v týmových briefingech, konferenčních hovorech vyšších managementů, brainstormingových zasedáních, schůzkách o stavu… na.
Navíc se neustále přizpůsobujeme měnícím se dobám, kterým všichni v současnosti čelí, a pracovní síla se dělí na to, jak se mají fyzicky (nebo virtuálně!) Ukázat. Máte kolegy, kteří pracují z domova na plný úvazek? Dává vedení 2 dny v týdnu v kanceláři a pak pracuje na dálku? Jdete tam a zpět mezi klienty, kteří musí zůstat v kanceláři 5 dní v týdnu?
Když se kolegové a členové týmu rozšířili napříč digitální a fyzickou krajinou, může být udržení každého pohromadě obtížným úkolem, i když ne nemožným! I když existují časová omezení, jazykové bariéry, rozdíly v hierarchii a obecné problémy s řízením času, každý opravdu chce, aby byla spolupráce co nejefektivnější a nejproduktivnější.
Zde je návod, jak efektivně udržovat pracovní prostředí pro spolupráci, pokud je váš tým rozdělen doma, v kanceláři nebo v terénu.
9 způsobů, jak řídit spolupráci mezi kancelářemi:
9. Vyvarujte se nepořádku e-mailů
E-maily jsou klíčem k rychlé a efektivní komunikaci a zároveň k zajištění „stezky“. Ale když se malá otázka nafoukne do gigantické konverzace, která bude dlouhá a komplikovaná, bude skutečná účinnost výměny spletitá.
Přechod na nástroj pro firemní komunikaci, který poskytuje kanál, kde jsou práce, stavy a aktualizace viditelné a graficky zobrazeny, dává všem zúčastněným lépe spravovatelný přehled o tom, co se děje. Nástroj pro spolupráci, jako je Slack, vytváří tento druh soudržnosti, stejně jako software pro videokonference, který je dodáván s mnoha možnostmi integrace . Tímto způsobem můžete propojit dvě platformy pro dosažení dokonalého kolaborativního výkonu.
8. Sledujte pracovní vytížení
Vidět, na čem všichni pracují pomocí nástroje pro správu projektů, pomůže rozeznat stav projektu a to, kdo se ho účastní. Tímto způsobem, ať už jste doma nebo cestujete za prací, můžete naskočit a podívat se, co vás čeká.
Využijte barevné kódování a používání řádků a sloupců k organizaci souborů, umístění a sledování času. Naopak, online schůzka s využitím videokonference k diskusi o projektu v reálném čase nabízí kolegům možnost otevřeně hovořit o tom, kde se nacházejí a jak se cítí uprostřed dění. Podpora pravidelných online schůzek, kde se probírá stav a aktualizace, pomůže identifikovat prioritní položky, úzká místa a omezit zmeškané termíny.
(alt-tag: Stylová žena kráčí po ulici a drží mobilní telefon, zatímco se na něj dívá a prochází.)
7. Dbejte na časové zóny
Není ideální se účastnit schůzky s „červenými očima“ nebo schůzky těsně před spaním, ale při plánování projektů nebo synchronizace hrají časová pásma roli při rozhodování, kdy se bude konat setkání napříč kancelářemi.
Díky tomu, že má každý plán po ruce a je k dispozici, umožňuje hostiteli nebo organizátorovi viditelnost nejlepšího času pro online schůzku. Podívejte se na software pro videokonference, který je dodáván s plánovačem časových pásem, nebo buďte připraveni pro některé pozvané účastníky, kteří nyní musí zaznamenat schůzku, aby si ji mohli později prohlédnout.
6. Pravidelné přihlašování
Když se váš tým rozkládá po celé kanceláři, doma i v terénu, je snadné ztratit některá z typičtějších chování, která jste získali, když pracujete v tandemu a jen pár stop od sebe - jako když se podíváte na otázku nebo projdete kolem navzájem v hale nebo na toaletě.
Chcete-li zajistit, aby všichni byli na stejné stránce, osvojte si zvyk často se dotýkat základny. Neváhejte navázat připojení několikrát týdně, ať už prostřednictvím e-mailu, synchronizace, konferenčního hovoru, videokonference nebo textového chatu!
5. Při sledování se spolehněte na automatizaci
Správa termínů, stavů a postupu prací není tak snadná, když to nemůžete udělat osobně. Ale když můžete odložit časově náročnou opakující se práci, uvolníte čas trávit důležitějšími úkoly. Odstranění lidského prvku navíc přináší lepší a přesnější výsledky. Nechte automatizaci, aby za vás provedla těžké zvedání:
- Naplánujte si pozvánky a připomenutí pro nadcházející videokonference
- Integrujte Kalendář Google do svého softwaru pro videokonference, abyste měli plynulý plán a oznámení
- Sdílejte informace v reálném čase s Dokumenty Google a nechte si zasílat okamžité úpravy a změny na váš e-mail
- Nástroje pro správu projektů a video, které automatizují tabulky, informace o zákaznících, nahrávky, přepisy a další.
4. Použijte mobilní aplikaci
V případě online schůzky dává mobilní aplikace kolegům rychlou a snadnou možnost, že budou moci skočit na hovor odkudkoli - na ulici, na zahradě nebo v jídelně.
Zahájení schůzky na cestách jako na dlani vám poskytne vysoce kvalitní schůzky, které jsou stejně dobré, jako kdyby byly na ploše. Stále si však můžete naplánovat schůzky předem nebo na místě; můžete přistupovat a synchronizovat až do svého kalendáře a adresáře; a samozřejmě, právě tam, kde jste, je místo, kde se vaše schůzka nachází. Mobilní aplikace vám dává svobodu uspořádat schůzku nebo zavolat kamkoli, kde je připojení k internetu.
Navíc získáte přístup k historii hovorů, přepisům a nahrávkám v bezpečném a zabezpečeném prostředí schůzky.
3. Vytvořte „standardizovaný“ hub pro pracovní úložiště
Zajistěte, aby byly všechny důležité soubory, odkazy, dokumenty a média snadno přístupné a uloženy na jednom místě. Když je to centralizované na jednom místě, nemusí to vypadat jako takový úkol. Když jsou položky katalogizovány, organizovány a jsou k dispozici v reálném čase, každý může mít přístup k nejnovějším souborům, nejnovějším dokumentovaným schůzkám a důležitým rozhodnutím.
Některé další návrhy:
Pokud máte kanceláře na různých místech, může se mluvit více než jedním jazykem. Pokuste se zůstat v jazyce, který se nejčastěji používá, a pokud potřebujete komunikovat v jiném jazyce, konverzujte v soukromí prostřednictvím textového chatu nebo samostatného kanálu.
Vyvarujte se vytváření duplikátů dokumentů tím, že je zjevně správně označíte a ujasníte, že existuje postup, jak na nich pracovat. Není nic horšího, než plýtvat hodinami s dokumentem, který již byl hotový, má novější verzi nebo se ztratil.
Zjistěte, který způsob komunikace je nejvhodnější pro váš cíl. Pokud potřebujete vysvětlení podrobností nebo otázku ano nebo ne, pošlete svému kolegovi zprávu v textovém chatu. Pokud máte obavy z nadcházejícího požadavku na volno, natočte e-mail. Pokud máte problém s kolegou a má to vliv na vaši schopnost vykonávat a produkovat dobrou práci, naplánujte si videokonferenci jeden na jednoho.
2. Přijměte přístup „Video-First“
Zejména s ohledem na pandemii , která zasáhla svět, pomáhá přístup zaměřený na video, který si cení osobní interakce, udržovat kolegy v pocitu, že pracují se skutečným člověkem, a ne jen s jeho představou. Ukázat svou tvář, sdílet svůj hlas, hýbat svým tělem – to vše je součástí vytváření realističtější verze vás samotných ve virtuálním prostředí. Videokonference slouží k přeměně běžného kancelářského prostředí na digitální krajinu.
Navíc, proč „říkat“, když můžete „ukázat?“ Některé prezentace - zejména ty, které zahrnují koncepty a abstraktní myšlenky nebo drsnou navigaci v designu webových stránek - přistanou lépe s ukázkou pomocí sdílení obrazovky. Kolegové budou doslova na stejné stránce vašeho videokonferenčního zasedání se sedadlem v první řadě podle vašich představ.
1. Experimentujte a získejte zpětnou vazbu
Jako u většiny opatření, i zde dochází k přechodu a experimentování. Spolupráce mezi kancelářemi, která funguje spíše jako dobře naolejovaný stroj místo rezavého, musí implementovat různé strategie, způsoby komunikace a nástroje, aby viděla nejlepší postup, který funguje pro tým.
Jedním z nejdůležitějších faktorů, které budou určovat úspěch týmu nebo výstup projektu, je ochota každého důvěřovat si. Jsou členové týmu schopni jednat navzájem s respektem? Tahají vzdálení pracovníci svou váhu místo toho, aby jen lenošili? Přijímají administrativní pracovníci příliš mnoho a chtějí zapůsobit a převzít vedení?
Se zaměřením na plánování, použití nástrojů pro budování týmu a trochu kamarádství sem a tam, i když je váš tým rozložený, zkoušení nových věcí k překlenutí propasti nemusí být skličující. Je důležité vyzkoušet nové strategie a nástroje a zjistit, které z nich přinášejí nejlepší výsledky pro váš tým a cíl.
Spolupráce napříč kancelářemi s sebou vždy přináší řadu konfliktů a výzev. Výsledky práce kolegů v kanceláři i mimo ni, blízko i na dálku a s různými rozvrhy, jako je flexibilní pracovní doba , částečný nebo plný úvazek, ovlivňují výkon a tok práce. I za současného stavu světa je to však příležitost přizpůsobit se potenciálně integrovanější rovnováze mezi pracovním a soukromým životem, která se mění a ohýbá s technologiemi, které používáme.
Nechte Callbridgeovu jedinečnou sadu softwaru pro obousměrné videokonference vytvořit soudržnost mezi týmy. Jeho technologie je navržena tak, aby spojovala lidi, takže vaše firma může vzkvétat bez ohledu na to, jak je rozptýlena vaše pracovní síla.
Callbridge je vhodný pro střední podniky, které hledají sofistikovaná řešení, která zmenšují rozdíly interně mezi kolegy a externě s klienty, prodejci, zúčastněnými stranami a dalšími důležitými pohyblivými částmi vašeho rostoucího podnikání. Díky široké škále funkcí pro spolupráci, které zvyšují angažovanost a produktivitu, vám odborná platforma pro audio, video a webové konference Callbridge zajišťuje bezpečné a bezpečné připojení, ať jste kdekoli a kamkoli jdete.
Čím je Callbridge odlišný?
Přepisy schůzek pomocí umělé inteligence – Váš osobní asistent Cue™ s umělou inteligencí se postará o nahrávání vašich schůzek a identifikaci řečníků, témat a námětů.
Integrace se Slackem a Kalendářem Google – S integrací Google Suite, Outlooku a Slacku vám nic neunikne.
Výjimečné funkce – Vychutnejte si prvotřídní funkce, jako je nahrávání schůzek , sdílení obrazovky , sdílení dokumentů , online tabule a další!
Vysoce kvalitní zabezpečení – Buďte si jisti, že vaše informace jsou v bezpečí díky jednorázovému přístupovému kódu, zámku schůzky a bezpečnostnímu kódu.
Vlastní branding – Upravte si svou online zasedací místnost podle svého vlastního loga a standardů značky a upravte ji tak, aby byla jedinečná.
Žádné stahování – Nepotřebujete žádné kabely ani těžké vybavení, pouze řešení pro videokonference v prohlížeči bez stahování.
