Jak uspořádat schůzku konferenčního hovoru
Pokud jste jako většina majitelů malých podniků, museli jste hostit setkání konferenčního hovoru nebo t wo v pořadí plán nebo brainstorming se svým týmem. Také jste si již pravděpodobně uvědomili, že ne všechna setkání jsou tak produktivní, jak by mohla být.
Někdy se zaměstnanci dostaví pozdě. Někdy jsou příliš ospalí nebo rozptýlení. Jindy se vůbec neobjeví. Je občas lehké přemýšlet, jestli je vůbec možné uspořádat konferenční hovor, kde se nic nepokazí.
Naštěstí pro vás je smysluplná a produktivní konferenční schůzka možná. V Callbridge jsme viděli a moderovali dostatek schůzek, abychom přesně věděli, co byste měli udělat pro uspořádání co nejlepší schůzky. Stačí postupovat podle těchto rychlých a snadných kroků:
Krok 1: Mějte na paměti jasný cíl schůzky, než uděláte cokoli jiného.
Krok 2: Vytvořte program schůzky konferenčního hovoru, který je co nejpodrobnější.
Krok 3: Rozesílejte podrobné pozvánky na schůzky a kontaktujte své hosty.
Krok 4: Uložte si nesouvisející předměty na později, aby vaše schůzka nebyla vykolejena.
Krok 5: Před ukončením se dohodněte na dalších krocích pro všechny účastníky schůzky.
Mějte jasný cíl schůzky
Je snadné se točit v kruhu, když pořádáte schůzku, na které chcete „projít projekt X“ nebo „prozkoumat témata související s Y“, protože jste si pro ni nestanovili jasné cíle. Co takhle si místo toho stanovit cíl jako „dohodnout se na směru podzimní kampaně“ nebo „stanovit a dohodnout se na rámci měření našich reklam na sociálních sítích“.
Snažte se co nejvíce konkretizovat své cíle a budete nejen schopni zjistit, zda je vaše schůzka úspěšná, ale také to, zda se ve vašich diskusích dostáváte mimo směr.
Vytvořte program konferenčních hovorů a schůzek
Nikdo nepíše knihu tak, že stráví 90% času předmluvou. Když budete mít program a budete se ho držet, dostanete se mnohem blíže ke skutečnému dosažení cíle schůzky konferenčních hovorů, který jste si stanovili dříve, protože bude mít vyhrazený čas k projednání všech důležitých témat schůzky.
Je také důležité si uvědomit, že jsme všichni jen lidé a někdy ti nejlepší z nás dělají chyby, chodí po tečnách nebo jen tak pro zábavu. Schůzku konferenčního hovoru byste měli udržovat podle plánu, ale nebuďte v tom militantní. Na každém setkání je prostor pro zábavu.
Rozesílejte podrobné pozvánky na schůzky a sledujte je
Při rozesílání pozvánek na schůzku platí pravidlo „čím dříve, tím lépe“. Tímto způsobem budete mít čas jemně připomenout lidem, pokud zapomněli odpovědět na vaši schůzku. Poskytnutí času účastníkům jim také umožňuje připravit se na schůzku a připravit se na to, co potřebují vědět před schůzkou.
Proč musí být vaše agenda podrobná? Jednoduše proto, že když účastníci vědí, že budou požádáni o určité téma nebo práci, budou mít tendenci připravit odpověď předem. V zásadě budou na své setkání více připraveni, i když je to jen proto, aby nebyli vybráni jako někdo, kdo nebyl připraven.
„Zaparkujte“ předměty konferenčního hovoru, které nejsou relevantní
Co uděláte, když se vaše schůzka začne odvíjet do nesouvisející tečny? Můžete jim jednoduše říct, aby přestali, ale to nemusí být nejvíce taktní a dobře přijaté řešení. Místo toho zkuste „zaparkovat“ tyto tečny, aby je bylo možné navštívit na konci schůzky nebo později. Někteří lidé tomu říkají „parkoviště“.
Parkoviště je také skvělé, pokud někdo vznese platný bod, který je třeba řešit, ale stále není výslovně relevantní pro schůzku. Tímto způsobem lze důležitým tématům stále věnovat pozornost, kterou potřebují, zatímco vaše schůzka pokračuje, aniž by jí překáželi diskuse mimo téma.
Zajistěte, aby byly dohodnuty další kroky
Tento krok je zásadní. Na konci schůzky zopakujte všechny další kroky a informace o tom, kdo převezme vlastnictví. Jakmile se všechny strany dohodnou na svých úkolech, nikdo se nemůže omluvit, že je zmatený, nebo že něco mu „uniklo z mysli“.
Díky Cue, můžete také zaslat přepis schůzky generovaný AI všem účastníkům, takže nedochází k nejasnostem ohledně toho, co je třeba udělat.
Po odsouhlasení, kdy bude příští schůze, můžete obejít zpět na své parkoviště a vyřešit jakékoli další podrobnosti nebo si jen povídat. I když se někdy může zdát zbytečné mluvit o věcech, jako jsou aktuální události a filmy, když pořádáte konferenční hovor, je to nezbytné pro pozitivní ekosystém pracoviště a spokojené zaměstnance.
