Zajímá vás, jak nastavit virtuální schůzku? Ještě lépe, stále vás zajímá, co je virtuální schůzka? Tady jsou dobré zprávy; V tuto chvíli už nemůže být jednodušší zřídit virtuální schůzku a pokud stále nemáte jasno v tom, co to je, jste na správném místě.
Jste připraveni se blíže podívat?
Virtuální schůzka je…
Jinak známá jako online schůzka nebo videokonference a zvukové konference pod záštitou webových konferencí, definice virtuální schůzky podle Vzdělávat je: „Virtuální schůzky jsou interakce v reálném čase, které probíhají přes internet pomocí integrovaného zvuku a videa, chatovacích nástrojů a sdílení aplikací.“ Stejně jako při osobní schůzce virtuální schůzka shromažďuje účastníky, aby sdíleli nápady, konverzovali a spolupracovali v dynamickém prostředí mezi dvěma nebo více koncovými body, kromě toho, že je fyzicky přítomno, místo toho se používá zařízení.
Virtuální schůzka je zásadní pro zdraví rostoucího podniku. Kdokoli od zaměstnance po projektového manažera, výkonného ředitele na úrovni c a HR profesionál musí spoléhat na technologii skupinové komunikace, aby mohl dělat svou práci a překlenout propast mezi ostatními lidmi v čase a prostoru. Farmaceutické a IT společnosti, právnické firmy, malé a podnikové podniky a další - to vše těží z bezprostřednosti a důležitosti videokoncentrovaného komunikačního přístupu.
Toto je virtuální schůzka:
Virtuální schůzky umožňují komunikaci s kýmkoli a kdekoli a kdykoli. Díky tomu mohou firmy prosperovat bez ohledu na místo. Prostorové bariéry, které by normálně blokovaly pracovní vztahy, kontinuitu a produktivní spolupráci, už neexistují s virtuálními schůzkami, které podporují spojení. Mezi celkové výhody patří:
- Zkrácený čas dojíždění
- Snížení nákladů na dopravu, cestování a ubytování
- Zvýšení produktivity = méně redundance
- Lepší udržení zaměstnanců
- Konkurenční výhoda
A pokud jde o podnikání, zvažte, jak začlenění videocentrického přístupu do vaší komunikační strategie funguje na podporu:
- Digitálnější a propojenější pracovní síla
- Přístup ke správě
- Vylepšený globální kultura komunikace
- Lepší spolehlivost, která se rovná rychlejším výsledkům
- Snížené propouštění a nejaktuálnější data a informace
- Lepší hodnota
- Stále trochu nejasné, jak začít s videokonferencemi? Zde je postup, jak nastavit virtuální schůzku:
Vyberte si správný software
Zvažte několik logistických řešení, než se dostanete k závazku s poskytovatelem služeb.
Jak často si myslíte, že budete software muset používat? Pokud hledáte podnikové videokonference, přemýšlejte o tom, kde budou účastníci umístěni; doma nebo v zasedací místnosti? Pokud je to první, pak jsou webové konference vhodnější, jednodušší a pohodlnější.
Podívejte se, jaké funkce jsou k dispozici. Přichází se sdílením obrazovky (ideální pro zákaznický servis a prezentace IT); online tabule (užitečné pro vzdělávací účely nebo brainstorming kreativní práce); nebo sdílení dokumentů (zjednodušuje sdílení letáků, důležitých dokumentů a zapojení nových talentů) atd.
Získejte jasno v tom, proč potřebujete virtuální schůzku
Proč vůbec svoláváte schůzku? Je to interní (oznámení, přihlášení, relace v tkáních, schůzka vedení) nebo externí (prodejní hřiště, rozvoj nového podnikání)? Přemýšlejte o struktuře a rozumu a pak přirozeně přijdou další kousky na místo jako docházka.
Rozhodněte, kdo se musí zúčastnit
Virtuální schůzky jsou obzvláště účinné pro korporaci lidí současně, na jiném místě. Pokud tedy máte účastníky v zámoří, doma nebo na chodbě, můžete se snadno a efektivně připojit bez ohledu na místo. Pokud si je každý vědom možného časového rozdílu nebo používá plánovač časových pásem, jeho účast je snadná. Nezapomeňte však, že by měli být pozváni pouze nezbytní lidé. Ušetřete čas a peníze zahrnutím pouze nezbytných účastníků. Pro kohokoli jiného zaznamenejte schůzku a odešlete ji později.
Vytvořte obrys
Stanovení programu zajistí, že vaše myšlenky budou uspořádány, abyste mohli mít včasné, křišťálově čisté a poutavé virtuální setkání. Navíc pomůže účastníkům vědět, co se od nich očekává. Čím musí přispět? Je nějaký materiál, který je třeba před synchronizací vyčistit? Jak dlouho bude schůzka trvat? Zahrnutí stručného rozvržení zabrání nejasnostem a pomůže účastníkům cítit se připraveni.
Rozesílejte pozvánky a připomenutí
Na virtuálních schůzkách je skvělé to, že nyní můžete hostit jednu jako improvizovanou relaci nebo předem naplánovat. Je snadné zapojit všechny potřebné informace do původního pozvání, jako je čas, datum a další důležité informace, protože je to automatické. Nastavte připomenutí, abyste pomohli koordinovat vaše hovory a připomenuli účastníkům nadcházející synchronizaci. U naléhavějších schůzek, které je třeba uskutečnit na místě, použijte oznámení SMS k vypálení podrobností schůzky přímo na zařízení účastníků. Už žádné plýtvání časem čekáním na pozdní příjezdy nebo neúčastníky.
Využijte funkce pro efektivnější virtuální schůzky
Správný software pro videokonference pro vaše virtuální setkání přijde s řadou praktických a pohodlných funkcí, které vám zlepší online zážitek. Nejlepších výsledků dosáhnete, když se ujistíte, že technologie, kterou vyberete, obsahuje:
- Sdílení obrazovky: Okamžitě sdílejte svou obrazovku s účastníky, abyste mohli vést prezentaci nebo vyřešit problém s IT.
- Záznam: Chcete-li se podívat později, zaznamenejte záznam. Ideální pro účastníky, kteří se nemohou zúčastnit hovoru.
- přepis: Automatické přepisy všech zaznamenaných schůzek zajišťují, že žádný nápad nezůstane pozadu.
- Online tabule: Kreativní způsob vyjádření konceptů a grafiky pomocí obrázků, barev a tvarů.
Zahrnout Take Away
S čím chcete na konci své virtuální schůzky odejít? Jaký byl účel a jaké jsou další kroky? Ujistěte se, že všichni odcházejí s vědomím cíle a toho, co je třeba udělat dál.
Navázat e-mailem
Snažte se, aby to bylo co nejkratší a nejsladší, ale do následného e-mailu je třeba zahrnout následující: Shrnutí zápisu ze schůzky, další kroky, klíčový úspěch schůzky (to by mělo odpovídat cíli vaší schůzky) a záznam (pokud jste jej zaznamenali ).
Doporučené postupy pro virtuální schůzky
Nyní, když lépe rozumíte tomu, jak může virtuální schůzka posílit komunikaci mezi odesílatelem a příjemcem, existuje několik etiketa následovat. Mějte na paměti několik věcí:
Technologie: Proveďte kontrolu před schůzkou, abyste se ujistili, že je vaše technologie aktualizována a funguje. Ujistěte se, že váš mikrofon, reproduktory a fotoaparát jsou připraveny k použití. Ověřte svá nastavení a pokud moderujete, spusťte čekárnu a ujistěte se, že je každý automaticky ztlumený.
Účast: Než se věci rozběhnou, zkontrolujte obrysy schůzky a projděte postup. Tímto způsobem se můžete připravit, kde jsou pauzy a přestávky, a naplánovat otázky, na které se budete účastníků ptát. Zkuste zahrnout aktivitu pomocí online tabule a pomocí funkce sdílení obrazovky „zobrazit“ místo „říct“.
Angažovanost: Účastníci pravděpodobně absorbují vaše informace, když vaši dodávku učiníte zajímavou. Místo pouhého předávání statistik a suchých metrik vyprávějte příběh se začátkem, středem a koncem. Vložte do nich potřebná data a informace pomocí obrázků, videí, jasných barev a zvýraznění důležitých slov.
Bavte se: Nezapomeňte udělat virtuální schůzku společenskou! Otevřete virtuální schůzku s otázkami na ledoborec. Otázky, které jsou trochu osobnější, fungují dobře i v malých skupinách, například: „Na co jste se tento víkend dostali?“ nebo „Řekněte nám, co sledujete na Netflixu.“
S většími skupinami můžete být vágnější a zábavnější: „Jakou osobní výmluvu používáte pořád?“ nebo „Který dětský film nebo postava z knihy vám připomíná sebe?“
A na schůzce zvažte položení relevantní otázky typu: „Kdy jste naposledy mluvili ve skupině?“ nebo něco trochu jedinečnějšího typu: „Kdybys mohl mít zvířecí ocas, co by to bylo?“
Hlavní myšlenkou je poznávat se navzájem v profesionálním prostředí, ale s neformálnějším tónem. Ledoborec inspiruje vhodné emoce, stimuluje učení a podporuje lepení. Všechny vynikající dovednosti, které přináší virtuální stůl!
Vyberte si Callbridge jako svou skupinovou komunikační platformu a sledujte, jak produktivita a zapojení stoupají, jakmile se naučíte, jak nastavit virtuální schůzku. Díky prémiovým funkcím, které zahrnují sdílení obrazovky, přepis a souhrny založené na umělé inteligenci, plus zvýšená bezpečnostní opatření, nulové stahování a přizpůsobení, můžete zajistit, aby se každá virtuální schůzka s účastníky dostala domů.
