Kolik pracovních schůzek jste absolvovali? Tento měsíc alespoň hrstka. Určitě jste se ocitli na brzké ranní online schůzce, kde diskutujete o stavu nebo vývoji projektu. Pokud ne, možná jste se zúčastnili webináře, prezentace, workshopu nebo online kurzu. Možná jste byli na brainstormingu nebo vedete a virtuální prodejní prezentace. Bez ohledu na to, jakým způsobem jste se ukázali, online schůzka obvykle obsahuje stejné pohyblivé části: Ukažte se a hostte, buďte prezentováni a ozvěte se.
Je to stejný vzorec, ale nemusí to být stejná zkušenost. Pokud zjišťujete, že lidé nejsou tak angažovaní, jak byste chtěli, nebo pokud návštěvnost klesá, je na čase se vrátit k rýsovacímu prknu a zjistit, kde lze zlepšit průběh schůzky.
Nebojte se však, není to tak velký úkol, jak byste si mohli myslet! Zde je několik způsobů, jak můžete sestavit schůzky, aby byly užitečnější a konstruktivnější.
Nejprve první věci - co je zbytečným setkáním? Neužitečná schůzka, která by mohla bránit více než pomoci, se stane, když ji nikdo nevede, program je sporadický, diskuse se vydává z cesty nebo trvá příliš dlouho a neexistují žádné cíle (rozhodnutí, které je třeba udělat, téma k diskusi, problém) vyřešit, najít řešení, osobu najmout, dohodnout datum atd.).
Konstruktivní setkání? Výjimečné nástroje a výjimečné funkce a postupy uvedené do pohybu. Toto je 5 vlastností, které posilují a posilují integritu vašeho online setkání:
1. Mít definovaný účel a cíl
Před nastavením online schůzky si položte otázku: „Musím pracovní postup přerušit schůzkou?“ Vědět přesně, co potřebujete, určí povahu vašeho požadavku a nakonec schůzky.
Odtud můžete rozeznat, zda vše, co potřebujete, je připravit dokument, který si účastníci mohou přečíst a poskytnout vám zpětnou vazbu o svém vlastním čase, nebo zda potřebujete, aby se místo celého týmu ukázal jeden nebo dva lidé.
2. Zřetelně delegované role
Pro efektivní schůzku, která vás skutečně někam dostane, získat následující role a jejich jednotlivci:
Řidič: Vedoucí schůzky, který na prvním místě spojil všechny.
Schvalovatel: Vlastník nebo zúčastněná strana, která může učinit konečné rozhodnutí.
Přispěvatelé: Ti, kteří mají informace a data a mohou dosáhnout cíle schůzky.
Informovaní lidé: Ti, kteří jsou v poznání před a po schůzce, ale nejsou povinni se zúčastnit.
Pro-tip: Software pro videokonference, který je integrován s nástroji pro správu projektů a kalendáři, je mnohem preferovanější než řešení, která nejsou kompatibilní.
3. Přizpůsobivá struktura
Zatímco všechna setkání by měla umožnit určitou svobodu a prostor, aby byla improvizovaná, vytvoření kontejneru, který respektuje čas a energii lidí, je základem pro setkání, která inspirují nápady, místo aby je vytlačily. Vytvořte agendu, která nastíní témata diskuse, a pomocí časovače zůstaňte na správné cestě.
Dejte najevo, že jednotlivci mají stanovený čas na odpověď. Představte myšlenku parkoviště, kde nápady budou „zaparkovány“, pokud existuje potenciál, ale právě teď nikam nevedou.
4. Vymažte akční body
Každý tedy řekl svůj kousek a cíl, o kterém bylo nyní třeba diskutovat, má akční body a orientaci. Pro-tip: Nekončete schůzku bez výzvy k akci-bude následovat schůzka? Kdo je zodpovědný za to, co bude dál? Ví každý člověk, za co je zodpovědný? Jaký je termín? Zajistěte, aby byly pořizovány správné poznámky, pořizovány záznamy a byl aktualizován nástroj pro řízení projektu.
Dobře, nyní k zábavné části
5. Injekční zábava
Jistě, každý tým má svůj vlastní přístup, pokud jde o vytváření firemní kultury nebo přidání malé dávky vzrušení, ale zachování tohoto prvku zábavy a překvapení vyžaduje trochu úsilí navíc.
Zkuste prolomit ledy pomocí otázky zveřejněné na online tabuli nebo si zařiďte profesionální, ale bezstarostnou aktivitu, jako je Virtual Show and Tell. Existuje spousta cvičení pro budování týmu z čeho vybírat.
Jakmile budete mít pevné povědomí o 5 kvalitách, které zpevňují, co je předpokladem dobrého setkání, jste připraveni prozkoumat funkce videokonferencí od společnosti Calbridge, které formují texturu a tok vašich synchronizací. Nechte na technologii, aby byly schůzky konstruktivní, s funkcemi a nástroji, které zesilují přítomnost a zapojení.
Pro-Tip: Oh, a pokud opravdu chcete dostat maximum z vašich schůzek (včetně zábavy) - vždy používejte video a připomeňte účastníkům také.
Zde je návod, jak se vzdálit od pocitu únavy k pocitu většího vzrušení:
Automatický přepis
Díky podpisové funkci Cue ™ společnosti Callbridge si nikdo nemusí lámat hlavu nad tím, zda „to“ zapsal. Účastníci se nemusí obávat ani vynechat další větu, když Cue ™ automaticky přepisuje nahrávky.
Cue ™ navíc automaticky poskytuje značky reproduktorů a razítka času a data. Dělejte si poznámky, pokud chcete, ale buďte si jisti, že je o vás postaráno!
Získejte hlubší porozumění emocím
Změřte emoční teplotu svého online setkání pomocí Sentiment Analysis; Sofistikovaná funkce, která vytáhne pozitivní i negativní emoce, aby vám umožnila důkladnější pochopení nuancí a významu hry.
Bonus: Podívejte se na panel přehledů, abyste získali lepší představu o tom, kde a jaké otázky byly během schůzky položeny
Vytáhněte virtuální pozadí
Nechte řadu virtuálních pozadí společnosti Callbridge nastavit scénu pro váš příjezd a přítomnost. Vyberte si nastavení v reálném světě, abstraktní barvy a tvary nebo nahrajte svůj vlastní a značkový design.
Podporujte těsnější spojení
Zajistěte menší skupiny, které se chtějí spojit v prostoru izolovaném od hlavního setkání s Breakout Rooms. Tyto prostory použijte k usnadnění spin-off diskuzí, práci na samostatných úkolech nebo podpoře 1: 1.
Kreativně spolupracovat
Nechte účastníky vyjádřit to, co mají sdílet, pomocí barvy, tvaru, zvuku, videa a obrázků pomocí online tabule. Každý může přidávat a sdílet v reálném čase. Můžete na tom nyní pracovat, nebo jej uložit a znovu se k němu vrátit později.
Spolupracujte s Callbridge a rychle získáte přehled o tom, jak jsou vaše online schůzky vedeny a navštěvovány, zejména s integrací třetích stran, včetně Volný a Kalendář Google. Používání nejmodernějších funkcí jako Analýza sentimentu, Přepis, Sdílení obrazovky, a další, jste již ve výhodě ve srovnání s jiným softwarem pro videokonference na trhu.
