Když něco tak velkého jako pandemie ovlivní svět, nevyhnutelně to změní jeho fungování. Krok za krokem, procházející neznámým územím, se každé odvětví a každý podnik učí, jak se přizpůsobit a být úspěšný v tomto novém normálu - zejména legálním.
Právní systém prošel několika omezeními a omezeními, a v důsledku toho ovlivnil četnost a dostupnost návrhů, přípravných řízení, soudních řízení a celého soudního procesu jako celku.
Jako právník jste jistě na vlastní kůži zažili důsledky práce z domova. Virtuální schůzky se staly měnou, protože předchozí procesy a systémy se přesunuly do podoby online prostoru. S očividně se měnícím právním prostředím se videokonference stávají go-to řešením mnoha právních řízení, počínaje zkouškami k objevení.
Videokonference umožňují oboustranným právním zástupcům získat v soudním řízení nezbytná a kritická fakta, důkazy, podporu, nároky, důkazy a obranu, aniž by museli šlápnout k soudu.
Za předpokladu, že vaše advokátní kancelář provedla přechod online - zvýšení počtu vzdálených schůzek, posílení IT oddělení, naučení se používání sdílení obrazovky a virtuální pozadí, díky čemuž se přizpůsobí kratším a výstižnějším online schůzkám a prezentacím - nyní můžete vidět, jak technologie poskytuje příležitost vzdáleně komunikovat.
Pojďme se ponořit hlouběji do toho, jak se to utváří v různých právních důsledcích.
Jednou z nejzajímavějších funkcí videokonferencí, která posouvá vpřed, je nahrávání. Po dokončení online schůzky zaznamená rekord, poskytuje účastníkům od začátku do konce plně zachycený záznam všeho, co se při synchronizaci objevilo.
To však může být pro mnoho firem a podniků procedurální posun. Byly někdy nahrány týmové hovory, než se přesunete online a většina lidí pracuje z domova? Kdo si dělal poznámky ze schůzky? Kolik času strávilo svoláváním? Udělejte pohyb plynulejším začleněním technologie, která za vás dělá těžké zvedání, jako je snímání zvuku, videa, obrazovky, odesílané odkazy a dokumenty.
Vedle výhody záznamu obvykle přichází přepis a inteligentní souhrny, dvě funkce, které zlepšují proces zjišťování vyšetření. Pomocí videa lze zachytit nejen nuance a řeč těla, ale také tón hlasu, myšlenkové vzorce a slovní zásobu lze rozeznat podle značek reproduktorů technologie, pokročilých algoritmů a běžných odkazů na témata.
Na druhé straně mince však leží několik výzev, které by budoucí soudní spory a vyšetřování měly zvážit. Hromadný záznam vyvolává z hlediska ukládání dat tři znepokojující body:
Násobení dat
Když se zaznamenává stále více online burz, hromadí se více souborů a stejně tak i velikost video souborů. Jak množství dat stoupá ve velikosti, schopnost bezpečně ukládat a načítat se v tandemu zvýší.
Správa záznamů
Bezpečné a zabezpečené úložiště dat je nezbytně nutné, protože sdílené a diskutované informace mohou být vysoce citlivé a nejsou určeny pro nikoho jiného. Zvažte, jak a kde jsou tyto soubory uloženy. Kdo nebo co je ochrana? Kdo má přístup a jak jsou chráněni?
objev
Dříve bylo možné, že schůzky byly zvukově zaznamenány nebo zapsány do textového dokumentu, což omezuje přesnost a rozsah poskytovaných informací.
Možná byla data shromážděna v prezentaci nebo programu. Potenciál podrobnějších elektronických souborů a přepisů je nyní mnohem výhodnější než kdy dříve. Zaznamenané online schůzky mají schopnost zachytit zvuk nebo video spolu s veškerým obsahem schůzky, který zahrnuje všechny transakce a výměnu během schůzky.
Mějte na paměti hodnotu výrazů obličeje, gestikulace a všeho, co je komunikoval bez mluvení.
Něco na zapamatování:
Přístup k zaznamenaným schůzkám se může ukázat jako a pozitivní a negativní „digitální stopa“ by mohla být důvodem pro pozdější použití. Zajistěte, aby vaše soukromí a bezpečnostní opatření byla aktuální a transparentní, protože žádosti o zjišťování soudních sporů mohou zahrnovat videokonference stejně běžně jako e-maily a dokumenty.
Chcete-li zajistit celkovou přesnost a transparentnost, nastavte zásady, které vytvářejí soudržnost, pokud jde o videokonference. Organizace dat, rozhodování o pokynech a obecně stanovení postupu nebo postupu při online schůzkách zajistí, že budou omezena bezpečnostní rizika, data budou vytěžena a informace budou snadno dostupné:
- Rozhodněte o konvencích pojmenování schůzek a o tom, kdo je odpovědný za správu nahrávek. Kde budou nahrávky živé a jaká jsou administrativní pravidla pro ukládání, přístupnost, mazání, zjišťování atd.?
- V závislosti na rozsahu schůzky delegujte odpovědnost za nahrávání na jednoho nebo několik účastníků. Vyberte účastníka z každého oddělení, vedoucího nebo manažera, který má na starosti nahrávání různých typů schůzek. Kdo bude moderátorem a jaké zásady, pravidla a postupy je třeba zavést pro různé virtuální schůzky?
- Jaký „pohled“ chcete uložit? Jakmile se rozhodnete, kdo je moderátor (nebo jich možná několik je), vyberte si, která z různých možností schůzky odpovídá potřebám vaší firmy a kdo bude nahrávat z jakéhokoli počítače - nebo z výhodného místa.
- Dávejte pozor na konec shrnutí a zprávy poskytované platformou pro videokonference a určit, kdo je za ně odpovědný. Kdo je obdrží a jak k nim bude přistupováno?
- Vyvarujte se vykolejení pomocí videokonferenčních depozic, které:
Stanovte fyzické umístění deponenta a způsob, jakým bude logisticky nastaven pro připojení k virtuální schůzce
Pokud se soudní reportér a deponent nemohou objevit na stejném místě, přijďte s jinou možností
Získejte exponáty deponentovi předem e-mailem nebo elektronicky během depozice
Běh bez problémů - otestujte technologii před dnem virtuálního uložení
Propojte více právníků a účastníků z různých geografických umístění
Všichni se shodují na tom, zda bude nebo nebude zaznamenán - získat souhlas - Mějte zásady uchovávání, které rozdělí způsob, jakým budou videokonference ukládány a později po určité době zničeny.
Po ukončení online schůzky se nahrávky uloží do cloudu a zůstanou přístupné prostřednictvím portálu firmy nebo moderátora. Povolení přístupu určitým účastníkům je opatření na ochranu soukromí a zabezpečení. Obecná správa záznamů, operační protokoly a přístup by měly být stanoveny diskusí a vývojem zásad a postupů.
Zabraňte narušení bezpečnosti a odposlechu videa pomocí technologie, díky níž je každá online výměna bezpečná a soukromá. Pověřte použitím jednorázového přístupového kódu nebo jedné osoby, která během schůzky dosáhla rekordu. Hledejte funkce jako:
- Jednorázový přístupový kód: Každé volání je šifrováno jedinečným a soukromým kódem, který je platný pouze pro zadaný a naplánovaný konferenční hovor.
- Zámek schůzky: Hned poté, co se účastníci objeví, aktivujte tuto funkci, abyste zabránili nežádoucím účastníkům v zásahu. Každý, kdo se dostaví pozdě, bude požádán o povolení od moderátora.
- Bezpečnostní kód: Pokud agenda online schůzky zahrnuje diskusi o velmi citlivých informacích, přidejte další vrstvu zabezpečení pomocí dalšího kódu požadovaného při vstupu na konferenci.
Technologie, která je snadno dostupná a poskytuje základ pro existenci objevů, se ukazuje stále častější. A dále je nepravděpodobné, že osobní řízení bude mít přednost. Pokud lze legální objevy a další procesy provést online, je možné, že se budou i nadále konat online.
Pokud jde o uchýlení se k software pro videokonference místo toho, abyste se dostavili osobně,
výhody - včetně úspory nákladů, méně cestování, více času, spolupráce na dálku, zvýšení produktivity, menší zpoždění - jistě převažují nad výzvami:
Výzva č. 1:
Tradičně je každá strana obvykle ve fyzické přítomnosti svého právního zástupce, který je během zkoušky povinen poskytnout, pomoci a vysvětlit dokumenty a exponáty.
Řešení:
Místo toho, s videokonferencemi, je to příležitost plánovat dopředu. Advokáti a právní poradci musí předem třídit veškeré důkazy, exponáty, dokumenty a důkazy. Mělo by to být jasné, označené, uspořádané, pojmenované a zaslané poštou nebo připravené k elektronickému vyhodnocení. Zajistěte, aby byly adresy aktuální, správně napsané a aby do digitální transakce nebo poštou byli zahrnuti všichni, kdo data potřebují.
Výzva č. 2:
Posuzování chování a vyrovnanosti svědků by mohlo být nejasné prostřednictvím video odkazu, spíše než být přítomni na stejném fyzickém místě.
Řešení:
Technologický test provedený ve dnech předcházejících virtuální schůzce zajistí, že bude účastník viděn jasně a úplně. Vytvořte referenční příručku pro videokonference pro klienty, kolegy a další právnické profesionály ve vaší firmě, která obsahuje povinné postupy pro hlasovou projekci, osvětlení, držení těla, přijatelné pozadí a jakékoli další informace, díky nimž je objevování videa bodové, vyleštěné a profesionální.
Výzva č. 3:
Nastavení, které není institucionální nebo se nezdá být neutrální nebo vhodné, může být nepříjemné, zavádějící nebo vést k nedostatečnému prověření.
Řešení:
Poskytněte ukázková videa a online výukové programy, jak by se měl rozvinout proces ukládání videokonference, volání zjišťování, předběžného zkoušení nebo zkušební verze. Navrhněte, co je přijatelné a která nastavení a pozadí povedou k úspěšnému přezkoumání. Uveďte příklady špatných videí a co nedělat.
Výzva č. 4:
Nebýt ve stejném fyzickém prostoru otevírá vyšetření k možnému zneužití nebo zneužití.
Řešení:
Od začátku do konce je nutná úplná transparentnost diskuse. Souhlas s nápadnou výzvou na začátku schůzky zajišťuje, že všichni dodržují předpisy. Poskytování vzdělávání a odborné přípravy týkající se osvědčených postupů během zkoušek dále upevňuje procesy, aby se zajistilo, že jsou efektivní a up-to-standard.
Pokud jde o skutečnou kvalitu komunikace během vyšetření na zjištění pomocí videokonferencí, zde jsou některé osvědčené postupy:
• Nastavit stranou čas - před, během a po
Ohlášení, rozhovory, svědectví, schůzky, výpovědi - zajistěte, aby byl nějaký čas na přípravu, dostatek času na projití a nějaký čas na to, abyste si promysleli a prošli nahrávku nebo shrnutí.
• Zajistěte, aby fungovala veškerá technologie
Když je čas zásadní, nenechte se dohnat snahou opravit a vyřešit technické problémy, zatímco všichni čekají. Ukažte se videokonferenci o něco dříve a vyzkoušejte mikrofon, reproduktor a připojení.
Zkontrolujte, zda je vše nabité, zda jsou k dispozici další kabely, zda je wifi silné atd. Využijte výhod testování zvuku a videa nabízených konferenčními platformami na podnikové úrovni.
• Dvakrát zkontrolujte místo
Vyberte si místo, které je tiché, sterilní a bez rozptýlení. Nejlépe funguje bílá zeď nebo uzavřená místnost s prostým nerušivým pozadím.
• Držet se načasování
Sdělte předem délku schůzky, aby si každý mohl podle toho naplánovat. Stejně jako při osobní schůzce si vytvořte program, držte se ho a chraňte čas všech.
• Zkontrolujte připojení zvuku a videa
Pomocí náhlavní soupravy minimalizujte zpětnou vazbu a maximalizujte svůj sluch a projekci. Používejte videokonference, které mají vysoce kvalitní audio / video funkce.
Nechte Callbridge poskytnout vaší právnické firmě technologii videokonferencí, díky níž bude zkušební proces probíhat hladce ve virtuálním prostředí. S neuvěřitelným potenciálem přivést mnoho osobních řízení online, máte na dosah ruky možnost snížit náklady, pracovat více z domova, urychlit soudní procesy a rychleji získat více informací.
Obousměrná komunikační platforma Callbridge má sílu jít hlouběji a dát rozměr způsobu, jakým právnické firmy provádějí své podnikání. Zaznamenané online schůzky dávají všem stranám pocit, že jsou tváří v tvář, ale z bezpečné a zdravé vzdálenosti. Navíc poskytuje flexibilnější docházku a se správným předvídáním je plánování a připravenost vhodnou náhradou za osobní setkání.
