Jak videokonference mohou zlepšit tok práce mezi vládními úřady

Když všechna oddělení a agentury pracují v tandemu jako jednotná fronta, pak je plně funkční vládní orgán skutečně souhrnem jeho částí. Jak si však všechny části pravidelně harmonicky vyměňují nápady nebo drží krok s nouzovými situacemi a náhlými změnami politiky? Tradiční režimy dokumentace a komunikace jistě nikdy úplně nevyjdou z módy, ale jelikož se preferovaným způsobem komunikace stávají videokonference, hromady papírování a analogových souborů se pomalu nahrazují.

Zvažte následující výhody videokonferencí pro vládní agentury:

10. Lepší kvalita života

Spojení s týmy a spolupracovníky napříč odděleními a dalšími sektory vyžaduje čas na cestování a přítomnost. Nebo ano? Díky videokonferencím jednoduše uspořádejte online schůzku a vyrazte, je třeba se řídit, zaparkovat a ukázat, kdykoli lze prostřednictvím videa provádět jakékoli rozhodování nebo řešení problémů. Pokud jde o další kariérní postup zaměstnanců, pomoc mezi agenturami získává zcela nový význam. Přemýšlejte o veškerém školení, náboru a najímání pro specializovaná vládní místa. Technologie videokonferencí usměrňuje úsilí zaznamenáváním výukové programy pro výuku; náborová videa pro nábor kampaní a plánované náborové balíčky pro přihlášení.

9. Vylepšení pracovního prostředí

Mezioborová komunikace výrazně ovlivňuje kvalitu práce mezi odděleními i na jednom oddělení. Spolupráce se výrazně vylepšuje, když komunikace probíhá rychlostí technologie, zejména v kritické situaci nebo při komunikaci s veřejností. Méně dramatickou poznámkou je, že i pracovníci, kteří jsou čerstvými rodiči nebo přicházejí z jiné kultury či jiné země, mají nyní možnost hladce se integrovat do pracovní síly.

8. Hodiny člověka využívány efektivněji

Snížení nákladů znamená úsporu času a úspora času znamená, že hodiny lze efektivněji využívat jinde. Produktivita podporuje videokonference a vrací více pracovní doby, což je ve vládě vzácný zdroj. Představte si ušetřené dolary, když náhle neexistují cestovní poplatky vysoce postaveného právníka. Zkrácení doby cestování v průběhu času šetří klid a dolary daňových poplatníků.

7. Snižte náklady na právní procesy

Peníze daňových poplatníků lze použít jinde, když jsou na videu videokonference. Svědectví, slyšení, výpovědi, to lze provést, aniž byste museli vozit vězně do az vězení; Právníci nejsou povinni tak často opouštět kancelář a svědci mohou poskytnout podrobné účty z soukromí a bezpečnosti jejich domova. Většinu dalších scénářů týkajících se malých soudních sporů lze navíc uskutečnit bez cestování a dojíždění. Díky jednoduchému nastavení a jasnému připojení k internetu lze na obrazovce plynule provádět řadu soudních procesů.

6. Interakce s veřejností

Když se komunikační linky mezi vládou a veřejností stanou otevřenými a transparentnějšími, dojde k lepšímu pocitu důvěry a porozumění. Díky takovéto progresivní technologii, jako jsou videokonference pro vztahy s veřejností, je reproduktor otevřený. Kouře a zrcadel je méně a zástupci veřejného sektoru mohou směle řešit stížnosti a otázky osobním rozhovorem s veřejností.

5. Komunikujte s občany

Zapojení občanů do komunity je důležité, pokud je třeba vyslechnout problém nebo být o něm informován. Zatímco radnice a veřejné akce nejsou pověstně příliš dobře navštěvovány, videokonference mohou tato čísla zvýšit. Občané si mohou telefonovat (odkudkoli pomocí bezplatného mezinárodního telefonního čísla) a sledovat, co se děje. Mohou se účastnit kladení otázek prostřednictvím chatu, zrušení ztlumení a zvednutí ruky, nebo jako hostující řečník, v závislosti na velikosti shromáždění. Videokonference pomáhají dát hlas lidem, kteří chtějí mluvit, bez ohledu na to, kde se geograficky nacházejí.

4. Snadná spolupráce

Ať už brainstormujete nápady na komunitní nabídky a programy nebo pracujete společně jako tým při přípravě pohotovostního plánu, spolupráce za chodu je občas povinná. Efektivní komunikační systém, jako je snadno použitelná platforma pro videokonference na vyžádání, usnadňuje a obohacuje spojování sil. Dokud existuje připojení k internetu, mohou se účastníci z různých regionů, zemí a kanceláří dotknout základny „místně“ v online zasedací místnost který spojuje všechny.

3. Setkání na cestách

Důležité schůzky se nemusí zpozdit ani přeplánovat z důvodu doby cestování nebo náhlých změn harmonogramu vedoucího oddělení na poslední chvíli. Videokonference umožňují vládě větší mobilitu a flexibilitu, pokud jde o geografickou vzdálenost nebo konfliktní plány. A pokud klíčový hráč nemůže uskutečnit videokonferenci? Záznam a sledování později je druhá nejlepší volba.

2. Komunikace veřejné bezpečnosti na vyžádání

Video komunikace otevírá přímou linku kontaktu v nouzové situaci. Týmy mohou zkrátit dobu reakce na mimořádné události a posoudit, co je třeba vzít v úvahu při řešení mimořádných situací v případě krize, kdy jsou občané v nebezpečí. Toto je účinná forma komunikace pro účely tréninku a v případě nouze na vzdáleném místě.

1. Mezirezortní harmonie

Rychlejší rozhodování s využitím méně zdrojů pomáhá zajistit hladší chod pracoviště. Lepší spolupráce byla umožněna pouze díky videokonferencím, díky nimž je každý projekt viditelnější nebo lépe delegován mezi pracovníky a spolupracovníky.

Nechat Callbridge je obousměrná platforma pro videokonference posílit pracovní tok mezi vládními úřady a zároveň snížit celkové provozní náklady. Jeho snadno použitelný software založený na prohlížeči s nulovým stahováním je rychlý, spolehlivý a spojí vás po celém světě - nebo jen mezi kancelářemi. Díky funkcím spolupráce, jako je sdílení dokumentů a sdílení obrazovky, práce může být provedena rychleji.

Začněte zde bezplatnou 30denní zkušební verzi.