Sut i gynnal Cyfarfod Galwadau Cynhadledd
Os ydych chi fel y mwyafrif o berchnogion busnesau bach, rydych chi wedi gorfod cynnal cyfarfod galwadau cynhadledd neu t wo er mwyn cynllunio trefn neu daflu syniadau gyda'ch tîm. Mae'n debyg eich bod hefyd wedi sylweddoli erbyn hyn nad yw pob cyfarfod mor gynhyrchiol ag y gallent fod.
Weithiau bydd gweithwyr yn ymddangos yn hwyr. Weithiau maen nhw'n rhy gysglyd neu'n tynnu sylw. Brydiau eraill, nid ydyn nhw'n ymddangos o gwbl. Mae'n hawdd meddwl ar adegau a yw hyd yn oed yn bosibl cynnal cyfarfod galwadau cynhadledd lle nad oes unrhyw beth yn mynd o'i le.
Yn ffodus i chi, mae cyfarfod galwadau cynhadledd ystyrlon a chynhyrchiol yn bosibl. Yn Pont alwad, rydym wedi gweld a hwyluso digon o gyfarfodydd i wybod yn union beth ddylech chi ei wneud i gynnal y cyfarfod gorau posibl. Y cyfan sy'n rhaid i chi ei wneud yw dilyn y camau cyflym a hawdd hyn:
Cam 1: Meddyliwch am amcan cyfarfod clir cyn i chi wneud unrhyw beth arall.
Cam 2: Creu agenda cyfarfod galwadau cynhadledd sydd mor fanwl â phosibl.
Cam 3: Anfonwch wahoddiadau cyfarfod manwl a dilynwch hynny gyda'ch gwesteion.
Cam 4: Arbedwch bynciau digyswllt yn nes ymlaen fel na fydd eich cyfarfod yn cael ei derailio.
Cam 5: Cytuno ar y camau nesaf i bawb yn y cyfarfod cyn dod ag ef i ben.
Cael Amcan Cyfarfod Clir
Mae'n hawdd troi o gwmpas mewn cylchoedd pan fyddwch chi cynnal cyfarfod i “fynd dros brosiect X” neu “archwilio pynciau sy’n gysylltiedig ag Y”, oherwydd nid ydych wedi gosod nodau clir ar gyfer y cyfarfod. Yn lle, beth am osod nod fel “setlo cyfeiriad ar gyfer yr ymgyrch cwympo”, neu “sefydlu a chytuno ar fframwaith mesur ar gyfer ein hysbysebion cyfryngau cymdeithasol”.
Ceisiwch ddod mor benodol â phosibl â'ch nodau, a byddwch nid yn unig yn gallu dweud a yw'ch cyfarfod yn llwyddiant ai peidio, ond hefyd a ydych chi'n mynd oddi ar y trywydd iawn yn eich trafodaethau ai peidio.
Creu Agenda Cyfarfod Galwadau Cynhadledd
Nid oes unrhyw un yn ysgrifennu llyfr trwy dreulio 90% o'u hamser ar y rhagair. Bydd cael agenda a glynu wrthi yn eich gwneud yn llawer agosach at gyflawni'r nod ar gyfer eich cyfarfod galwadau cynhadledd a nodwyd gennych yn gynharach oherwydd bydd amser penodedig i drafod yr holl bynciau pwysig yn eich cyfarfod.
Mae hefyd yn bwysig cofio mai dim ond dynol ydyn ni i gyd, ac weithiau mae'r gorau ohonom ni'n gwneud camgymeriadau, yn mynd ar tangiadau, neu'n goof off am hwyl. Dylech gadw'ch cyfarfod galwadau cynhadledd yn unol â'r amserlen, ond peidiwch â bod yn filwriaethus yn ei gylch. Mae yna le i gael hwyl ym mhob cyfarfod.
Anfonwch Gwahoddiadau Cyfarfod Manwl a Dilynol ar Nhw
Gan anfon gwahoddiadau cyfarfod, y rheol yw “y cynharaf, y gorau”. Trwy hynny, mae gennych amser i atgoffa pobl yn ysgafn os ydynt wedi anghofio RSVP i'ch cyfarfod. Mae rhoi amser i'ch cyfranogwyr hefyd yn caniatáu iddynt baratoi ar gyfer eich cyfarfod, a sicrhau eu bod yn gyfarwydd â'r hyn y mae angen iddynt ei wybod cyn y cyfarfod.
Pam mae angen manylu ar eich agenda? Yn syml oherwydd pan fydd cyfranogwyr yn gwybod y gofynnir iddynt am bwnc neu swydd benodol, byddant yn tueddu i baratoi ateb ymlaen llaw. Yn y bôn, byddant yn fwy parod ar gyfer eu cyfarfod, hyd yn oed os yw osgoi cael eu nodi fel rhywun nad oedd yn barod.
Pwnc Cyfarfod Galwadau Cynhadledd “Parc” nad yw'n berthnasol
Beth ydych chi'n ei wneud pan fydd eich cyfarfod yn dechrau symud i gyffyrddiad digyswllt? Yn syml, fe allech chi ddweud wrthyn nhw am stopio, ond efallai nad dyna'r ateb mwyaf tactegol a derbyniol. Yn lle hynny, ceisiwch “barcio” y tangiadau hyn i ymweld â nhw ar ddiwedd y cyfarfod, neu yn nes ymlaen. Mae rhai pobl yn galw hyn yn “faes parcio”.
Mae'r maes parcio hefyd yn wych os oes angen rhoi sylw i bwynt dilys, ond nid yw'n berthnasol yn benodol i'r cyfarfod o hyd. Fel hyn, gellir dal i roi'r sylw sydd ei angen ar bynciau pwysig tra bydd eich cyfarfod yn parhau, heb rwystr gan drafodaethau oddi ar y pwnc.
Gwnewch yn siŵr bod y camau nesaf yn cael eu cytuno
Mae'r cam hwn yn hanfodol. Ar ddiwedd y cyfarfod, ailadroddwch bob un o'r camau nesaf, yn ogystal â phwy fydd yn cymryd perchnogaeth. Ar ôl i bob parti gytuno i’w dasgau, ni all unrhyw un wneud yr esgus o fod yn ddryslyd, na dweud bod rhywbeth “wedi llithro eu meddwl”.
Diolch i Ciw, gallwch hefyd anfon trawsgrifiad cyfarfod a gynhyrchir gan AI at yr holl gyfranogwyr felly nid oes unrhyw ddryswch ynghylch yr hyn sydd angen ei wneud.
Ar ôl cytuno i pryd fydd y cyfarfod nesaf, gallwch wedyn gylch yn ôl i'ch maes parcio a mynd i'r afael ag unrhyw fanylion ychwanegol, neu ddim ond sgwrsio. Er y gall weithiau ymddangos yn ddibwrpas siarad am bethau fel digwyddiadau a ffilmiau cyfredol pan fyddwch chi'n cynnal cyfarfod galwadau cynhadledd, mae'n hanfodol ar gyfer ecosystem gadarnhaol yn y gweithle a gweithwyr hapus.
