Alle, uanset branche, deltager i en telefonkonference eller et onlinemøde mindst én gang om ugen. Det er nok sikkert at antage, at de fleste af os efterhånden er professionelle i disse virtuelle møder, ikke? Desværre nej. Vi har alle været til det der møde klokken 9:00 med folk, der febrilsk beder om deres adgangskoder, tvunget til at lytte til andres ventemusik og selvfølgelig udholdt de evige 5 minutter, hvor de eneste ord, der bliver sagt, er "Hej, kan du høre mig?".
Her er 10 gyldne regler for konferenceopkald, du kan bruge til at redde dine mandagsmøder og din sundhed.
10. Tag det let med dig selv, og aktiver automatisk optagelse.
Ingeniører elsker ekstra funktioner og widgets i applikationer. En af de bedste tidsbesparere er dog optagefunktionen, som senere omdannes til en transkription af Cue. Gået du glip af noget under et opkald? Lyt til optagelsen, eller tjek udskriften senere. Callbridge leveres med automatisk optagelse. Tænd for det, og din opkaldsoptagelse starter straks du kommer på linjen.
9. Ring ind mindst 10 minutter før opkaldet.
Prøv ikke at afkorte tiden ved at komme til dit opkald. 10 minutter burde være mere end nok tid for dig til at uploade dokumenter, besvare spørgsmål og diskutere ikke-relaterede forhold med dine jævnaldrende. Og hvis du befinder dig i problemer, bør 10 minutter være nok for dig at kontakte din tjenesteudbyder (os!) For at hjælpe dig.
8. Udfør korrekt due diligence.
Hvor mange gange har nogen inviteret dig til et konferenceopkald ved hjælp af en ny tjenesteudbyder uden i det mindste at have et praksiskonferenceopkald for at se, hvordan tingene fungerer? De fleste konferencesystemer er ret nemme at finde ud af, men ikke alle har de samme nøglekoder, brugergrænsefladekonventioner eller funktioner. Gør et godt indtryk på din kunde - hvis det er et nyt konferencesystem, skal du prøve det først.
7. Brug et øjeblik på at introducere dig selv og dine deltagere
Nogle telefonmødetjenester som Callbridge har mulighed for at identificere og vise individuelle opkaldere. Endnu bedre – bliv fortrolig med hver deltagers stemme. Det giver dig bedre overblik over handlingspunkter, opfølgninger og referater.
6. Skær ikke omkostninger, når det kommer til kunder.
Internettet har mange gratis opkaldsmetoder at vælge imellem. Vær opmærksom på, at mange af disse teknologier ser ud til at give store fordele, men de er faktisk "igangværende arbejder". Det er bedre at investere lidt penge end at risikere at miste et salg eller skabe et dårligt indtryk på et vigtigt møde. Det koster ikke engang så meget.
5. Tal tydeligt og sig ordentligt.
Vi lever i en globaliseret verden. Selvom din virksomhed er begrænset til Nordamerika, skal du huske, at du muligvis har mange deltagere, for hvem engelsk ikke er deres første sprog. At tale på en tempofyldt måde vil ikke kun skildre dig som en klar højttaler, men også give andre tid til at tage noter ned.
4. Deltag ikke i sidesamtaler.
Alle gik gennem mindst 12 års skole, hvor de lærte at tie stille og lade læreren tale. Hvorfor flyver det ud af vinduet, så snart vi klæder os på denne lektion? Sidesamtaler resulterer i forvirring, omgivende støj og for ikke at nævne er almindelig uhøflige. Callbridge gør det let at styre hele samtalen - du kan løfte din hånd for at tale eller notere noter i chatvinduet.
3. Giv folk chancen for at tale.
Møder handler om aktive samtaler. Uanset din anciennitet i virksomheden har undersøgelser vist, at diktatorisk ledelse resulterer i dårlig ledelse og bidrager til miskommunikation. Lad dine kolleger tale. Ikke kun kan du lære noget nyt, men du vil lade dem føle, at deres bidrag er efterspurgt.
2. Ring ind ved hjælp af det korrekte telefonnummer og PIN-kode.
Undskyld at være gentagne ... det er bare, at vi får en masse sidste øjebliks e-mails, der beder om opkaldsnummeret. Derudover bruger nogle opkald unikke adgangskoder til sikkerhed. Heldigvis kan du finde din pinkode i den e-mail eller sms-invitation, du har modtaget!
1. Hvis du ikke har noget at sige, skal du dæmpe dig selv.
Har du nogensinde spekuleret på, hvorfor støj begynder at opbygges i store konferencekald? Har du spurgt dig selv, hvor kommer den desperate skrivning fra? Hvis du chatter med dine venner på Facebook, skal du ignorere dig selv. Alle kan høre din skrivning! Tryk på * 6 eller lydløs-knappen på Callbridge-brugergrænsefladen, så vil du være i stand til at lytte ind (og udføre lidt arbejde på siden) uden at nogen anden ved det.
Og gå nu og få et par produktive og behagelige konferenceopkald!
