Med en brølende start i 2020 er det sikkert at sige, at nu, midt på året, er din oplevelse med videokonference forbedret ti gange. Dit kontor er højst sandsynligt konverteret til en mere online tilgang, arbejde hjemmefra, åbner dørene til onlinekommunikation ved hjælp af videokonferencer med klienter, i team briefinger, øverste ledelseskonferenceopkald, brainstorming sessioner, statusmøder ... og listen går på.
Hvad mere er, er at når vi fortsætter med at tilpasse os de skiftende tider, som alle i øjeblikket står overfor, bliver arbejdsstyrken opdelt i, hvordan de fysisk (eller virtuelt!) Skal dukke op på arbejde. Har du kolleger, der arbejder hjemmefra på fuld tid? Sætter ledelsen 2 dage om ugen på kontoret og arbejder derefter eksternt? Skal du frem og tilbage mellem kunder, der skal være på kontoret 5 dage om ugen?
Når kolleger og teammedlemmer er spredt ud over digitale og fysiske landskaber, kan det være en vanskelig opgave at holde alle sammen, men ikke en umulig opgave! Selvom der er tidsbegrænsninger, sprogbarrierer, forskelle i hierarkiet og generelle udfordringer med tidsstyring, vil alle virkelig gøre samarbejdet så effektivt og produktivt som muligt.
Sådan opretholdes et effektivt arbejdsmiljø, hvis dit team er opdelt hjemme, på kontoret eller i marken.
9 måder at håndtere tværkontoret samarbejde på:
9. Undgå rod i e-mail
E-mails er nøglen til at kommunikere hurtigt og effektivt, samtidig med at der er et "spor". Men når et lille spørgsmål balloner ind i en gigantisk samtale, der bliver lang og kompliceret, bliver den faktiske effektivitet af udvekslingen indviklet.
At gå over til et forretningskommunikationsværktøj, der giver en kanal, hvor arbejde, status og opdateringer gøres synlige og grafiske, giver alle på dækket et mere håndterbart overblik over, hvad der sker. Et samarbejdsværktøj som Slack skaber denne form for samhørighed, ligesom videokonferencesoftware, der følger med integrationsmuligheder. På denne måde kan du samle to platforme til den ultimative samarbejdsydelse.
8. Hold øje med arbejdsbelastningen
At se, hvad alle arbejder på via et projektstyringsværktøj, hjælper med at skelne projektets status, og hvem der er på det. På den måde, uanset om du er hjemme eller rejser på arbejde, er du i stand til at springe videre og se, hvad der er i pipeline.
Udnyt farvekodning og brug af rækker og kolonner til at organisere filer, placeringer og tidssporing. Omvendt at have en online møde ved hjælp af videokonferencer til at diskutere projektet i realtid giver kollegaer chancen for at åbne op for, hvor de er, og hvordan de har det i det tykke. Fremme af en rutine med onlinemøder, hvor status og opdateringer diskuteres, hjælper med at identificere prioriterede emner, flaskehalse og reducere ubesvarede tidslinjer.
(alt-tag: Stilfuld kvinde, der går ned ad gaden og holder en mobiltelefon, mens hun ser på den og tommelfinger igennem.)
7. Vær opmærksom på tidszoner
Det er ikke ideelt at skulle deltage i et "rødt øje" -møde eller et lige før sengetid, men når man planlægger projekter eller synkroniseres, spiller tidszoner en rolle i beslutningen om, hvornår der skal holdes en kontorsamling.
At have alles tidsplan praktisk og tilgængelig giver værten eller arrangøren mulighed for at se det bedste tidspunkt at have et online møde. Se efter videokonferencesoftware, der leveres med en tidszoneplanlægning, eller vær åben for nogle inviterede deltagere, der skal optage mødet nu for at se det senere.
6. Check-in regelmæssigt
Når dit team er spredt ud over kontor, hjem og mark, er det let at miste nogle af de mere typiske adfærd, der er erhvervet, når du arbejder sammen og kun få meter fra hinanden - som at kigge forbi for at stille et spørgsmål eller passere forbi hinanden i hallen eller brydningsrummet.
For at sikre, at alle er på samme side, skal du anvende en vane med at røre ved basen ofte. Tøv ikke med at oprette forbindelse flere gange om ugen, enten via e-mail, synkronisering, konferenceopkald, videokonference eller tekstchat!
5. Stol på automatisering for at holde styr
Håndtering af deadlines, status og fremskridt i arbejdet er ikke så let, når du ikke kan gøre det personligt. Men når du kan aflaste tidskrævende gentagende arbejde, mister du tiden til at bruge på vigtigere opgaver. Plus at fjerne det menneskelige element giver bedre og mere nøjagtige resultater. Lad automatisering gøre det tunge løft for dig:
- Planlæg invitationer og påmindelser til kommende videokonferencer
- Integrer Google Kalender med din videokonferencesoftware til en problemfri tidsplan og underretninger
- Del realtidsoplysninger med Google Doc, og få øjeblikkelige redigeringer og ændringer sendt til din e-mail
- Projektledelse og videoværktøjer, der automatiserer regneark, kundeinfo, optagelser, transkriptioner og mere.
4. Brug en mobilapp
I tilfælde af et online møde giver en mobilapp kolleger den hurtige og nemme mulighed for at være i stand til at springe ind på et opkald, uanset hvor de er - på gaden, i baghaven eller i frokostlokalet.
At starte et møde på farten fra din håndflade giver dig møder af høj kvalitet, der er lige så gode som om de var på dit skrivebord. Du kan stadig planlægge møder på forhånd eller på stedet; du kan få adgang til og synkronisere op til din kalender og adressebog; og selvfølgelig, hvor du er, er hvor dit møde er. En mobilapp giver dig frihed til at afholde et møde eller opkald, uanset hvor der er en internetforbindelse.
Derudover får du stadig adgang til din opkaldshistorik, udskrifter og optagelser i et sikkert og sikkert mødemiljø.
3. Opret en "standardiseret" arbejdslagringshub
Gør alle vigtige filer, links, dokumenter og medier let tilgængelige og gemt ét sted. Når det er centraliseret ét sted, behøver det ikke at virke som en sådan opgave at komme til det. Når emner katalogiseres, organiseres og er tilgængelige i realtid, kan alle have adgang til de nyeste filer, seneste dokumenterede møder og vigtige beslutninger.
Nogle andre forslag:
Hvis du har kontorer forskellige steder, tales der muligvis mere end et sprog. Prøv at holde dig på det sprog, der tales mest, og hvis du har brug for at kommunikere på et andet sprog, skal du føre samtalen privat via tekstchat eller i en separat kanal.
Undgå at lave duplikater af dokumenter ved at mærke dem korrekt, selvfølgelig og gøre det klart, at der er en procedure til at arbejde på dem. Der er ikke noget værre end at spilde timer på et dokument, der allerede var gjort, har en nyere version eller gik vild.
Find ud af, hvilken kommunikationsmetode der er bedst egnet til dit mål. Hvis du har brug for en afklaring på en detalje eller et ja eller nej-spørgsmål, skal du sende din kollega en besked i tekstchat. Hvis du er bekymret for en kommende time-off-anmodning, skal du skyde en e-mail. Hvis der er et problem med en kollega, og det påvirker din evne til at udføre og producere godt arbejde, skal du planlægge en en-til-en videokonference.
2. Vedtag en "Video-First" tilgang
Især i lyset af en pandemi der har påvirket verden, fungerer en videocentreret tilgang, der værdsætter ansigt til ansigt-interaktion, for at få kolleger til at føle, at de arbejder med en rigtig person i stedet for ideen om en. Viser dit ansigt, deler din stemme, bevæger din krop - alt dette er en del af at skabe en mere realistisk version af dig i en virtuel indstilling. En videokonference arbejder for at skabe et normalt kontormiljø i et digitalt landskab.
Plus, hvorfor "fortælle" hvornår du kan "vise?" Nogle præsentationer - især dem, der involverer koncepter og abstrakte ideer eller nitty-gritty navigation gennem et webstedsdesign - lander bedre med en demonstration ved hjælp af skærmdeling. Kollegaer kommer bogstaveligt talt til at være på den samme side af din videokonference-session med et forreste række til dine ideer.
1. Eksperimenter og få feedback
Som de fleste arrangementer er der lidt overgang og eksperimenter involveret. Kontorsamarbejde, der fungerer mere som en velsmurt maskine i stedet for en rusten, skal implementere forskellige strategier, kommunikationsformer og værktøjer for at se den bedste fremgangsmåde, der fungerer for teamet.
En af de vigtigste faktorer, der vil bestemme succesen for teamet eller output for projektet, er alles vilje til at stole på hinanden. Er teammedlemmer i stand til at behandle hinanden med respekt? Trækker fjernarbejdere deres vægt i stedet for bare at slappe af? Tager kontorarbejdere for meget, ivrige efter at imponere og tage føringen?
Med fokus på planlægning, brugen af værktøjer til teambuilding og lidt kammeratskab her og der, selvom dit team er spredt, behøver ikke at prøve nye ting for at bygge bro over kløften. Det er vigtigt at prøve nye strategier og værktøjer og se, hvilke der giver de bedste resultater for dit team og mål.
Tværkontorsamarbejde kommer altid med et sæt konflikter og udfordringer. Resultaterne af kolleger, der arbejder ind og ud af kontoret, nær og fjernt og opererer på forskellige tidsplaner som f.eks flex timer, deltid eller fuld tid påvirker alt output og flow af arbejde. Selv i verdens aktuelle situation er dette imidlertid en mulighed for at tilpasse sig en potentielt mere integreret balance mellem arbejde og privatliv, der bevæger sig og bøjer med den teknologi, vi bruger.
Lad Callbridge's unikke pakke med tovejs-videokonferencesoftware skabe sammenhæng mellem holdene. Dens teknologi er designet til at forbinde mennesker, så din virksomhed kan blomstre uanset hvor spredt din arbejdsstyrke er.
Callbridge henvender sig til mellemstore virksomheder på udkig efter sofistikerede løsninger, der begrænser forskellene internt mellem kolleger og eksternt med kunder, leverandører, interessenter og andre vigtige bevægelige dele af din voksende forretning. Callbridge's ekspert til lyd-, video- og webkonferenceplatform tilbyder dig en bred vifte af samarbejdsfunktioner, der fremmer engagement og produktivitet, og holder dig tilsluttet sikkert og sikkert, uanset hvor du er og hvor du skal hen.
Hvad gør Callbridge anderledes?
Mødetranskriptioner gennem AI - Din kunstigt intelligente personlige assistent Cue ™ sørger for at optage dine møder og identificere højttalere, emner og temaer.
Integrationer med Slack og Google Kalender - Gå aldrig glip af et beat, når du kan integrere sammen med Google Suite, Outlook og Slack.
Ekstraordinære funktioner - Nyd funktioner i verdensklasse som f.eks Mødeindspilning, Skærmedeling, Dokumentdeling, Online tavle, og mere!
Højt niveau sikkerhed - Du er sikker på, at dine oplysninger er sikre med engangsadgangskode, mødelås og sikkerhedskode.
Tilpasset Branding - Lav dit online mødelokale mærkevarer og unikt dit ved hjælp af dit eget logo og brandstandarder.
Ingen downloads påkrævet - Der er ingen ledninger og tungt udstyr, bare nul download, browserbaserede videokonferenceløsninger.
