Sådan afholdes et konferenceopkaldsmøde
Hvis du er som de fleste ejere af små virksomheder, har du været nødt til at være vært et telefonmøde eller to for at planlægge eller brainstorme med dit team. Du har sikkert også nu indset, at ikke alle møder er så produktive, som de kunne være.
Nogle gange dukker medarbejderne op sent. Nogle gange er de for søvnige eller distraherede. Andre gange dukker de slet ikke op. Det er let at undre sig til tider, om det endda er muligt at være vært for et konferenceopkaldsmøde, hvor intet går galt.
Heldigvis for dig er et meningsfuldt og produktivt konferenceopkaldsmøde muligt. På Callbridge, vi har set og lettet nok møder til at vide nøjagtigt, hvad du skal gøre for at være vært for det bedst mulige møde. Alt du skal gøre er at følge disse hurtige og nemme trin:
Trin 1: Husk et klart mødemål, inden du gør noget andet.
Trin 2: Opret en konferencesamtalsmøde-dagsorden, der er så detaljeret som muligt.
Trin 3: Send detaljerede mødeinvitationer og følg op med dine gæster.
Trin 4: Gem ikke-relaterede emner til senere, så dit møde ikke afspilles.
Trin 5: Enig om de næste trin for alle på mødet, inden du afslutter det.
Har et klart mødemål
Det er nemt at dreje rundt i cirkler, når du være vært for et møde at "gå over projekt X" eller "udforske emner relateret til Y", fordi du ikke har sat klare mål for mødet. I stedet, hvad med at sætte et mål som at "afregne en retning for efterårskampagnen", eller "etablere og blive enige om en måleramme for vores annoncer på sociale medier".
Prøv at blive så specifik som muligt med dine mål, og du vil ikke kun være i stand til at fortælle, om dit møde er en succes eller ej, men også om du kommer ud af sporet i dine diskussioner.
Opret en dagsorden for konferencesamtale
Ingen skriver en bog ved at bruge 90% af deres tid på forordet. At have en dagsorden og holde sig til den vil sætte dig så meget tættere på at nå det mål for dit konferencesamtale, som du har sat dig tidligere, fordi der vil være en afsat tid til at diskutere alle de vigtige emner i dit møde.
Det er også vigtigt at huske, at vi alle kun er mennesker, og nogle gange begår de bedste af os fejl, går på tangenter eller bare går afsted for sjov. Du bør holde dit konferenceopkaldsmøde til tiden, men vær ikke militant over for det. Der er plads til sjov på hvert møde.
Send detaljerede mødeinvitationer og følg dem op
Ved at sende mødeinvitationer er reglen "jo tidligere, jo bedre". På den måde har du tid til forsigtigt at minde folk om, hvis de har glemt at svare på dit møde. At give dine deltagere tid giver dem også mulighed for at forberede sig til dit møde og bringe sig selv i fart, de har brug for at vide før mødet.
Hvorfor skal din dagsorden være detaljeret? Simpelthen fordi når deltagerne ved, at de bliver spurgt om et bestemt emne eller job, har de en tendens til at forberede et svar på forhånd. Dybest set vil de være mere forberedt på deres møde, selvom det bare er for at undgå at blive udpeget som en person, der ikke var forberedt.
Emner, der ikke er relevante for "Park" -konferenceopkald
Hvad laver du, når dit møde begynder at falde ud i en ikke-relateret tangens? Du kan simpelthen bede dem om at stoppe, men det er måske ikke den mest taktfulde og godt modtagne løsning. Prøv i stedet at "parkere" disse tangenter, der skal besøges i slutningen af mødet eller på et senere tidspunkt. Nogle mennesker kalder dette "parkeringspladsen".
Parkeringspladsen er også fantastisk, hvis nogen rejser et gyldigt punkt, der skal behandles, men er stadig ikke eksplicit relevant for mødet. På denne måde kan vigtige emner stadig gives den opmærksomhed, de har brug for, mens dit møde fortsætter, uhindret af diskussioner uden for emnet.
Sørg for, at de næste trin er aftalt
Dette trin er vigtigt. Ved afslutningen af mødet gentages alle de næste trin samt hvem der overtager ejerskabet. Når alle parter har accepteret deres opgaver, kan ingen undskylde for at være forvirrede eller sige, at noget “gled deres sind”.
Tak til Cue, kan du også sende en AI-genereret mødetranskription til alle deltagere, så der er ingen forvirring om, hvad der skal gøres.
Når du har accepteret, hvornår det næste møde bliver, kan du derefter cirkel tilbage til din parkeringsplads og adressere eventuelle ekstra detaljer eller bare chatte. Selvom det undertiden kan virke meningsløst at tale om ting som aktuelle begivenheder og film, når du er vært for et møde til konferencesamtale, er det vigtigt for et positivt økosystem på arbejdspladsen og glade medarbejdere.
