Gad vide hvordan man opretter et virtuelt møde? Bedre endnu, undrer du dig stadig over, hvad et virtuelt møde er? Her er de gode nyheder; På dette tidspunkt kunne det ikke være lettere at oprette et virtuelt møde, og hvis du stadig ikke er klar over, hvad man er, er du på det rette sted.
Klar til at se nærmere på?
Et virtuelt møde er ...
Ellers kendt som et online-møde eller videokonference og lydkonference under paraplyen af webkonferencer, er den virtuelle mødedefinition i henhold til Uddannelse er: "Virtuelle møder er interaktion i realtid, der finder sted over Internettet ved hjælp af integreret lyd og video, chatværktøjer og applikationsdeling." Ligesom et personligt møde samler et virtuelt møde deltagerne for at dele ideer, samtale og samarbejde i en dynamisk indstilling mellem to eller flere slutpunkter, bortset fra faktisk at være fysisk til stede, bruges en enhed i stedet.
Et virtuelt møde er afgørende for en voksende virksomheds sundhed. Enhver fra en medarbejder til en projektleder, c-niveau udøvende og HR professionel skal stole på gruppekommunikationsteknologi for at kunne udføre deres job og bygge bro over kløften mellem andre mennesker i tid og rum. Farmaceutiske og it-virksomheder, advokatfirmaer, små virksomheder og mere og mere, drager alle fordel af det øjeblikkelige og relevante ved at have en videocentreret kommunikationsmetode.
Dette er et virtuelt møde:
Ved at være i stand til at kommunikere med nogen, hvor som helst og når som helst, giver virtuelle møder mulighed for, at virksomheder kan blomstre uanset placering. Rumlige barrierer, der normalt blokerer arbejdsforhold, kontinuitet og produktive samarbejder, er der ikke længere med virtuelle møder, der tilskynder til forbindelse. Nogle af de samlede fordele inkluderer:
- Reduceret pendlingstid
- Nedskæring af transport-, rejse- og opholdsomkostninger
- Øg produktiviteten = Mindre redundans
- Bedre fastholdelse af medarbejdere
- Konkurrencefordel
Og når det kommer til forretning, så overvej hvordan integrering af en videocentreret tilgang til din kommunikationsstrategi understøtter:
- En mere digitalt aktiveret og tilsluttet arbejdsstyrke
- Adgang til ledelse
- En forbedret global kommunikationskultur
- Bedre pålidelighed, der svarer til hurtigere resultater
- Reducerede afskedigelser og opdaterede data og information
- Bedre værdi
- Stadig lidt uklar om, hvordan man kommer i gang med videokonferencer? Sådan oprettes et virtuelt møde:
Vælg den rigtige software
Overvej et par logistikker, inden du springer ind i en forpligtelse med en tjenesteudbyder.
Hvor ofte tror du, at du bliver nødt til at bruge softwaren? Hvis du leder efter virksomhedsklar videokonferencer, skal du overveje, hvor deltagerne skal være; derhjemme eller i bestyrelseslokalet? Hvis det er førstnævnte, er webbaseret konferencer mere passende, lettere og bekvem at bruge.
Se på hvilke funktioner der leveres. Leveres det med skærmdeling (perfekt til it-kundeservice og præsentationer); et online tavle (nyttigt til uddannelsesmæssige formål eller brainstorming af kreativt arbejde) eller dokumentdeling (gør deling af handouts, vigtige dokumenter og ombordtagning af nyt talent meget mere strømlinet) osv.
Bliv klar over, hvorfor du har brug for et virtuelt møde
Hvorfor indkalder du i første omgang et møde? Er det internt (meddelelser, onboarding, tissue-sessioner, ledelsesmøde) eller eksternt (salgspitch, ny forretningsudvikling)? Tænk på strukturen og grunden, og så falder naturligvis andre stykker på plads som fremmøde.
Beslut hvem der skal deltage
Virtuelle møder er især effektive til at korrigere mennesker på samme tid et andet sted. Så hvis du har deltagere i udlandet, hjemme eller nede i hallen, kan du oprette forbindelse let og effektivt uanset placering. Så længe alle er opmærksomme på en potentiel tidsforskel eller bruger Time Zone Scheduler, er det let at deltage. Husk dog, at kun nødvendige mennesker skal inviteres. Spar tid og penge ved kun at inkludere deltagere, der er vigtige. For alle andre skal du registrere mødet for at sende det senere.
Opret en oversigt
Når du opstiller en dagsorden, bliver dine tanker organiseret, så du kan have et rettidigt, krystalklart og engagerende virtuelt møde. Plus, det hjælper deltagerne med at vide, hvad der forventes af dem. Hvad har de brug for at bidrage med? Er der noget materiale, de har brug for at børste op inden synkroniseringen? Hvor længe varer mødet? Inkludering af et kort layout forhindrer forvirring og hjælper deltagerne med at føle sig parate.
Send invitationer og påmindelser
Hvad der er godt ved virtuelle møder er, at du kan være vært for et nu som en improviseret session eller planlægge på forhånd. Det er let at tilslutte alle de nødvendige oplysninger til den indledende invitation som tid, dato og anden vigtig info, fordi den er automatisk. Indstil påmindelserne til at hjælpe med at koordinere dine opkald for at minde deltagerne om den kommende synkronisering. For mere presserende møder, der skal finde sted på stedet, skal du bruge SMS-underretninger til at affyre mødeoplysninger direkte til deltagernes enheder. Ikke mere spildt tid på at vente på sene ankomster eller ikke-deltagere.
Brug funktioner til mere effektive virtuelle møder
Den rigtige software til videokonference til dit virtuelle møde kommer med en lang række praktiske og praktiske funktioner, der forbedrer din online oplevelse. For de bedste resultater skal du sørge for, at den teknologi, du vælger, er fyldt med:
- Skærmdeling: Del straks din skærm med deltagerne for at lede en præsentation eller løse et it-problem.
- Indspilning: Hit rekord nu for at se senere. Perfekt til deltagere, der ikke kan deltage i et opkald.
- Transskription: Automatiske transkriptioner af alle indspillede møder sikrer, at ingen idé bliver efterladt.
- Online tavle: En kreativ måde at udtrykke koncepter og grafik ved hjælp af billeder, farver og former.
Inkluder A Take Away
Ved afslutningen af dit virtuelle møde, hvad vil du have, at deltagerne skal rejse med? Hvad var formålet, og hvad er de næste skridt? Sørg for, at alle går væk og kender målet, og hvad der skal gøres næste gang.
Følg op med en e-mail
Hold det så kort og sødt som muligt, men her skal du medtage i en opfølgende e-mail: Sammendrag af mødeprotokoller, næste trin, nøglemødenes gennemførelse (dette skal matche dit mødes mål) og optagelsen (hvis du har optaget det ).
Bedste praksis for virtuelt møde
Nu hvor du har fået en bedre forståelse af, hvordan et virtuelt møde kan styrke kommunikationen mellem afsenderen og modtageren, er der noget etikette at følge. Her er et par ting at huske på:
Teknologi: Foretag en kontrol før mødet for at sikre, at din teknologi er opdateret og fungerer. Sørg for, at din mikrofon, højttalere og kamera er klar til brug. Bekræft dine indstillinger, og hvis du modererer, skal du starte et venteværelse og sikre, at alle automatisk er indstillet til lydløs.
Deltagelse: Gennemgå dit mødeoversigt, og gå gennem strømmen, før tingene kommer i gang. På denne måde kan du forberede dig, hvor pauserne og pauserne er, og planlægge spørgsmål, du skal stille deltagerne. Prøv at medtage en aktivitet ved hjælp af online whiteboardet og bruge skærmdelingsfunktionen til at "vise" i stedet for "fortælle".
Engagement: Deltagerne er mere tilbøjelige til at absorbere dine oplysninger, når du gør din levering interessant. I stedet for blot at videreformidle statistik og tørre målinger, fortæl en historie med en begyndelse, mellem og slut. Integrer de nødvendige data og information hele vejen igennem ved hjælp af billeder, videoer, lyse farver og fremhævning af vigtige ord.
Hav det sjovt: Lad os ikke glemme at gøre et virtuelt møde socialt! Åbn det virtuelle møde med spørgsmål om isbryder. Spørgsmål, der er lidt mere personlige, fungerer godt i små grupper, som "Hvad fik du op i denne weekend?" eller "Fortæl os, hvad du ser på Netflix."
Med større grupper kan du være mere vag og sjov: "Hvad er en personlig undskyldning, du bruger hele tiden?" eller "Hvilken børns film eller bogkarakter minder dig om dig selv?"
Og overvej på et møde at stille et relevant spørgsmål som: "Hvornår talte du sidst i en gruppe?" eller noget lidt mere unikt som: "Hvis du kunne have nogen dyrehale, hvad ville det være?"
Ideen er at lære hinanden at kende i et professionelt miljø, men med en mere afslappet tone. En isbryder inspirerer passende følelser, stimulerer læring og tilskynder til binding. Alle fremragende færdigheder til at bringe til det virtuelle bord!
Vælg Callbridge som din gruppekommunikationsplatform, og se som produktivitet og engagement øges, når du har lært, hvordan du opretter et virtuelt møde. Med premium-funktioner, der inkluderer skærmdeling, AI-drevet transkription og resuméer, plus øgede sikkerhedsforanstaltninger, nul downloads og tilpasning, kan du få ethvert virtuelt møde til at slå hjemmet med deltagerne.
