Hvor mange arbejdsmøder har du siddet igennem? Mindst en håndfuld i denne måned. Du har helt sikkert befundet dig selv i et tidligt onlinemøde om morgenen og diskuterede status eller udvikling af et projekt. Hvis ikke, har du måske deltaget i et webinar, præsentation, workshop eller online klasse. Måske har du været i en brainstorm -session, eller du leder en virtuel salgspræsentation. Uanset hvilken måde du er dukket op på, består et onlinemøde typisk af de samme bevægelige dele: Mød op, og vær, bliv præsenteret for, og ring ind.
Det er den samme formel, men det behøver ikke at være den samme oplevelse. Hvis du opdager, at folk ikke er så engagerede, som du gerne vil, eller hvis fremmødet falder, er det tid til at gå tilbage til tegnebrættet og se, hvor du kan forbedre mødets forløb.
Bare rolig, det er ikke så stor en opgave, som du måske tror! Her er et par måder, du kan opbygge møder på for at gøre dem mere nyttige og konstruktive.
Første ting først - hvad giver et ubrugeligt møde? Et uhensigtsmæssigt møde, der kan hindre mere end hjælp, er, hvad der sker, når ingen leder det, dagsordenen føles sporadisk, diskussionen går af sporet eller tager for lang tid, og der er ingen mål at ramme (en beslutning, der skal træffes, emne at diskutere, problem at løse, en løsning at finde, person at ansætte, dato at blive enige om osv.).
Et konstruktivt møde? Enestående værktøjer plus ekstraordinære funktioner og praksis, der sættes i gang. Disse er de 5 kvaliteter, der bygger styrken og øger integriteten af dit online møde:
1. At have et defineret formål og mål
Inden du opretter et onlinemøde, skal du spørge dig selv: "Skal jeg bryde arbejdsgangen med et møde?" At vide præcis, hvad du har brug for, bestemmer arten af din anmodning og i sidste ende mødet.
Derfra kan du se, om alt du behøver er at forberede et dokument, som deltagerne kan læse og give dig feedback på deres egen tid, eller om du bare skal bruge en eller to personer til at dukke op i stedet for hele teamet.
2. Tydeligt delegerede roller
For et effektivt møde, der faktisk får dig et sted, få følgende roller og deres respektive personer:
Chaufføren: Mødelederen, der har bragt alle sammen i første omgang.
Godkenderen: Ejeren eller interessenten, der kan træffe den endelige beslutning.
Bidragyderne: Dem, der har info og data og kan nå målet med mødet.
De informerede mennesker: Dem, der er i kendskab til før og efter mødet, men ikke er forpligtet til at deltage.
Pro-tip: Videokonferencesoftware, der integreres med projektstyringsværktøjer og kalendere, foretrækkes meget frem for løsninger, der ikke er kompatible.
3. En imødekommende struktur
Selvom alle møder burde give mulighed for en vis frihed og plads til at være improviseret, er det at skabe en beholder, der respekterer folks tid og energi, grundlaget for møder, der inspirerer ideer i stedet for at presse dem ud. Opret en dagsorden, der skitserer diskussionsemner, og brug en timer til at være på sporet.
Gør det kendt, at enkeltpersoner har en bestemt mængde tid til at reagere. Introducer ideen om en parkeringsplads, hvor ideer skal "parkeres", hvis der er potentiale, men de går ingen steder lige nu.
4. Ryd handlingspunkter
Så alle har sagt deres stykke, og målet, der skulle diskuteres nu, har handlingspunkter og orientering. Pro-tip: Afslut ikke mødet uden en opfordring til handling-vil der være et opfølgende møde? Hvem er ansvarlig for det næste? Ved hver person, hvad de er ansvarlige for? Hvad er deadline? Sørg for, at de korrekte noter tages, optagelser foretages, og projektstyringsværktøjet er blevet opdateret.
Okay, nu til den sjove del
5. Injektion sjov
Selvfølgelig har hvert hold sin egen tilgang, når det kommer til at skabe virksomhedskultur eller tilføje en lille portion spænding, men det kræver lidt ekstra indsats at bevare det element af sjov og overraskelse.
Prøv at bryde isen med et spørgsmål på onlinetavlen eller arranger en professionel, men alligevel let aktivitet som Virtual Show and Tell. Der er masser af teambuilding øvelser at vælge imellem.
Når du har styr på de 5 kvaliteter, der størkner det, der giver et godt møde, er du klar til at udforske videokonferencefunktioner fra Calbridge, der former teksturen og strømmen af dine synkroniseringer. Lad det være op til teknologien at gøre møder konstruktive med funktioner og værktøjer, der forstærker tilstedeværelse og engagement.
Pro-Tip: Åh, og hvis du virkelig vil have det mest muligt ud af dine møder (inkluderet sjov) - brug altid video, og husk også deltagerne.
Sådan går du væk fra at føle dig træt mod at føle dig mere fyret:
Automatisk transskription
Med Callbridge's signaturfunktion Cue ™ behøver ingen at stresse over, om de skrev "det" ned. Deltagerne behøver ikke bekymre sig eller gå glip af den næste sætning, når Cue ™ automatisk transskriberer optagelser.
Plus, Cue ™ giver højttalermærker og tids- og datostempler automatisk. Tag noter, hvis du vil, men vær sikker på, at det hele er taget sig af for dig!
Få en dybere forståelse af følelser
Mål den følelsesmæssige temperatur i dit online møde med Sentiment Analysis; En sofistikeret funktion, der trækker positive og negative følelser frem for at give dig en mere grundig forståelse af nuancen og meningen i spillet.
Bonus: Se Insight Bar for at få en bedre indikation af, hvor og hvilken slags spørgsmål der blev stillet under hele mødet
Træk en virtuel baggrund op
Lad Callbridge's udvalg af virtuelle baggrunde sætte scenen for din ankomst og tilstedeværelse. Vælg indstillinger fra den virkelige verden, abstrakte farver og former, eller upload dit eget tilpassede og brandede design.
Tilskynd strammere forbindelser
Henvend dig til mindre grupper, der ønsker at forbinde i et rum isoleret fra hovedmødet med Breakout Rooms. Brug disse mellemrum til at lette spin-off diskussioner, arbejde med separate opgaver eller 1: 1 support.
Samarbejde kreativt
Lad deltagerne udtrykke, hvad de har at dele ved hjælp af farve, form, lyd, video og billeder ved hjælp af Online Whiteboard. Alle kan tilføje og dele i realtid. Du kan arbejde på det nu eller gemme det og besøge det senere.
Arbejd med Callbridge, og du vil hurtigt få indflydelse på, hvordan dine online møder køres og deltages, især med tredjepartsintegrationer, herunder Slack , Google Kalender. Brug af state-of-the-art funktioner som Følelsesanalyse, Transskription, Skærmedelingog mere til, har du allerede en fordel i forhold til andre videokonferencesoftware på markedet.
