Hvis du er advokat eller arbejder i den juridiske industri, undervurderes ikke kraften i kortfattet kommunikation. Uanset om det er mellem kolleger eller leder klient-advokatforhold diskutere løsninger eller håndtere konflikter - den måde, hvorpå du bogstaveligt talt præsenterer din side af historien, kan være forskellen mellem succes og fiasko.
Indstilling af tone starter med at sende og modtage beskeder, der er krystalklare. For ikke længe siden var advokatfirmaerne stærkt afhængige af konferenceopkald som den foretrukne kommunikationsform. Da videokonferencer giver flere fordele, der fører til bedre produktivitet, øgede omkostningsbesparelser, medarbejderlykke og sikkerhed og bedre klientretention, stoler virksomheder på tovejskommunikationsteknologi for at engagere forretning.
Fordelene ved videokonferencer er mange. Hvad der engang blev betragtet som futuristisk og kunne koste op til titusindvis af dollars, i dag kræves denne teknologi for at drive en virksomhed - og koster ikke næsten så meget. Plus, softwaren er blevet markant raffineret og sofistikeret. Det er intuitivt at bruge, implementere og dele.
Hvis du er et advokatfirma, der ønsker at:
- Vær mere øjeblikkelig med transmission af information, data og support til en klient
- Styr virksomhedskultur og intern kommunikation
- Forbedre og strømline komplicerede fakturerings- og administrationsopgaver
- Zone ind og fokus på klientmøder uden statiske, droppede opkald eller distraktion
- Administrer alsidigheden af et opkald lokalt eller i udlandet
Se derefter på videokonferencer som en del af din forretningsstrategi. Husk følgende spørgsmål, der hjælper dig med at beslutte, hvilken platform der passer bedst til din virksomheds behov.
Første ting først. Der er ikke noget uproduktivt ved konferenceopkald. Faktisk er de ekstremt effektive til en række forskellige anvendelser. Dette indlæg handler ikke om at erstatte konferenceopkald med videokonference. Det er blot at vise, at ved at bruge begge dele, kan du give mere værdi til at gå dybere sammen med klienter.
Konferenceopkald er fremragende til:
- At have improviserede eller planlagte drøftelser om en udvikling i sagen
- Skære ned lange e-mail-tråde for at komme lige til punkt
- Specialisering og deling af information om specifikke emner
- At få beslutningstagere i samme rum
- Aktivering af konferences transkription og optagelse for yderligere opdeling af information
Tilføj i den næste dimension, som videokonferencer giver, og du vil se, hvor mere afrundede dine tilbud ikke kun er for dine kunder, men også for kolleger på kontoret og overordnede. HR, IT og andre afdelinger har også stor fordel.
Hvad giver videokonferencer?
Kundekommunikation er på forkant med succesen for ethvert advokatfirma.
I slutningen af dagen kommer det til:
1) opbygge tillid til en klient og
2) derefter vedligeholde det.
Disse to kritiske trin er grundlaget for at levere fremragende kommunikation med klienter at:
- Opfylder deres behov og leverer positive klientoplevelser ved at få dem til at føle sig som en prioritet og placere dig som talsmand for deres sag.
- Opbygger dit omdømme. I en branche, hvor mund til mund er lige så meget værd som guld, er dit advokatfirmas omdømme dit telefonkort. De fleste advokatfirmaer kæmper for forretning baseret på deres erfaring.
- Vil du skille dig ud? Tilgang til din klientkommunikationsstrategi med avancerede værktøjer og metoder, der giver dig den nøgleindsigt, du har brug for for at forstå hinanden.
- Skaber harmoni mellem dig og din klient. Løbende kommunikation ved hvert berøringspunkt i processen virker for at undgå, at noget fejes under tæppet eller ikke opdrages.
Især i begyndelsen, når klienten bare prøver at finde ud af, om de kan lide dig som advokat og ønsker at ansætte dig, mens du samtidig prøver at vurdere, om de har et juridisk problem, du kan hjælpe dem med at løse.
Det er så vigtigt at lægge et fundament for korrekt kommunikation fra starten. Lad ikke underkommunikationsmetoder, dårlig forholdsstyring og forkert tidsanvendelse påvirke, hvordan dine kunder håndteres.
I stedet skal du tilføje videokonferencer til mixet, der følger med disse 3 vigtige fordele:
Nøglefordel nr. 1
Høje sikkerhedsstandarder i hele opkaldets varighed.
At holde din klients oplysninger sikre og sikre er en topprioritet for enhver advokat. Onlinemøder om kort eller forlænget skal være udstyret med alle de bedste trin i praksis mod passende sikkerhedsforanstaltninger:
- Obligatorisk at give adgang til en sikkert konferenceopkald
- Skal være i stand til at kontrollere deltagerne i et opkald
- Tilføj ekstra lag af sikkerhed, hvis det er nødvendigt (Mødelås, Engangs adgangskode osv.)
- Garanti for, at deltagerne i opkaldet er de eneste deltagere i opkaldet
- Portal til konferenceopkald
Nøglefordel nr. 2
Nem transmission af afsendelse og modtagelse af information.
Når du beskæftiger dig med klienter, er det vigtigt at tilbyde brugervenlig, intuitivt designet kommunikationsteknologi, der hjælper mere end hindrer. En platform, der er brugervenlig og kan tilpasses til at afspejle dit brand, viser sig at være en mere behagelig oplevelse.
Desuden skal du vælge en platform fyldt med funktioner, der understøtter din samtale som:
- Skærmdeling til at pore dokumenter og filer i realtid online. Ved at dele dit skrivebord kan du inkludere andre deltagere for at se og se nøjagtigt, hvad du ser. Alle handlinger gøres “synlige” for mere forbedret samarbejde, øget kommunikation og hurtigere deltagelse. Skærmdeling gør enhver chat mere dynamisk og lettere at lette.
- Mødeoptagelser for nøjagtig fortælling af tidligere begivenheder, detaljer og historie. Brugt under en video konference (eller konferenceopkald), en optagelse giver et større billede af, hvad der foregår. Især når man stiller nogle hårde spørgsmål, kan optagelse af et møde vise sig at være en fordel undervejs, når man gennemgår for flere detaljer som en persons kropssprog, nuancer og stemmetone kommer tydeligere igennem via video.
- Video- og lydoptagelser fungerer også meget godt, hvis nogen ikke kan deltage eller se nu, da de i stedet kan se det senere.
- AI-transkriptioner hjælpe dig og dit team med at være til stede og holde plads i stedet for at dele din opmærksomhed mellem at tage noter og lytte. Med detaljerede transkriptioner, der er udført, så du inkluderer højttalertags og tids- og datostempler, kan du fortsætte med et vidnesbyrd eller anden videobaseret kommunikation uden at bekymre dig om, hvorvidt der blev fanget information. Datoer, navne, steder og almindelige temaer og emner filtreres alle og registreres for nem tilbagekaldelse og mere dybtgående data efter konferencen.
Den detaljerede information, der er lagt med højttalermærker, datostempler og letlæselig tale til tekstnoter, sparer dig tid. Dette er især nyttigt til vidnesbyrd eller andre retlige processer, herunder warrants osv.
Nøglefordel nr. 3
Adgang til alle de erhvervede oplysninger, når opkaldet er afsluttet.
Det er især vigtigt og gavnligt for videokonferensteknologi at levere opkaldsoversigter og transkriptioner organiseret i slutningen af synkroniseringen. Data efter konferencen, der er tagget og er lige så nem at søge igennem, som din e-mail gør dit job lettere og mere effektivt. Plus, al information inklusive sendte links, medier, videoer og optagelser plus filer og dokumenter gemmes i skyen for en mere central, nem adgangsnavigationssti, som du og alle i dit team eller i dit firma kan få adgang til.
Et resumé af videoopkaldet, der har alt på ét sted, gør informationsdeling mere jævn og problemfri. Intet falder mellem revnerne, når alt er lagt foran dig.
Nu hvor fordelene er lidt mere indlysende, er det mere klart, hvordan implementering af videokonferencer i din hverdag i høj grad kan påvirke kvaliteten af din kommunikation. Se hvordan strømmen af ting bliver mere strømlinet, når alle er forbundet. Kunder ønsker at vide, at du tager vare på deres behov, og medarbejderne ønsker at føle, at deres øverste ledelse har tillid til dem.
Når du overvejer videokonferenceløsninger til dit advokatfirma, er der 6 spørgsmål, du skal stille først:
6. Hvordan vil du integrere videokonferencer i din praksis?
Hvor er dit firma i forhold til politistationer, hospitaler, retsbygninger, tilbageholdelsescentre osv.? Tillader disse steder videoindsendelser og andre former for kommunikation til juridiske procedurer? Hvor teknisk klog er din kundekreds?
5. Hvor ofte planlægger du at planlægge videokonferencer?
Vær opmærksom på størrelsen på dit firma og hvad fremtiden har i vente for vækst. Desuden vil andre afdelinger også springe på vognen? Dette er en fremragende mulighed for HR at holde kontakten med andre firmaer og ansætte internationalt.
4. Vil du bruge videokonferencer til yderligere træning og webinarer?
For advokater, der ønsker at forbedre deres færdigheder; Til tilslutning af partnere og søster advokatfirmaer; blive mentor eller træne it - at bruge videokonferencer er en effektiv, omkostningseffektiv måde at bruge teknologi til at styrke folk i deres rolle.
HR kan bruge videokonference løsninger til at fremskynde og forbedre rekruttering og ansættelsesprocessen ved at åbne talentpoolen i udlandet. IT er i stand til hurtigt at løse eventuelle tekniske problemer og tilbyde support via tekstchats plus med hjælp skærmdeling og videochat, tilbyder kompliceret vejledning, navigation og opsætning - hvor som helst og når som helst.
3. Hvor mange advokater og klienter er villige til at bruge denne teknologi?
Overvej, hvordan dit team fungerer ved at diskutere funktionerne og fordelene ved en mere videocentreret kommunikationsstrategi. Vil dette styrke balance mellem arbejde og privatliv? Kan advokater arbejde hjemmefra nogle dage? Dette gælder også for klienter. Er de lydhøre over for potentielt mere virtuel facetime? Vil implementering af en mere online tilgang til møder og forhold mellem advokat og klient spare rejsetid og forbedre produktiviteten?
2. Hvilket investeringsafkast kan du forvente?
Dyk ned i, hvad det omtrentlige omfang af brugen vil være. Med en hurtig beregning kan du sammenligne og kontrastere den aktuelle tid brugt på bestemte tilfælde mellem rejsetid og ressourcer. Tilføj det for at finde ud af timerne pr. Måned og se, hvordan implementering af videokonferencer kan gøre en forskel.
1. Hvor strømlinet er den teknologi, du ser på?
Undersøg, hvordan tovejskommunikationssoftware kan integreres med din eksisterende infrastruktur, og hvordan det kan påvirke din arbejdsgang. Se efter noget, der forenkler processer; er let for alle at bruge opretter forbindelse til den eksterne virtuelle arbejdsstyrke og tilbyder applikationer og funktioner, der giver værdi og mere meningsfuld interaktion.
Opfølgningsspørgsmål for at overveje:
• Hvilke sikkerhedsfunktioner er inkluderet?
• Hvor mange deltagere er der plads til?
• Er der kundesupport?
• Hvilke funktioner er inkluderet? Er der optagelse? Skærmdeling? Resuméer?
• Hvordan er mobiloplevelsen? Er der en app?
Ved at kombinere både konferenceopkald og videokonference ind i din hver dag: fra interne møder til medarbejderens ombordstigning og fortsat læring til virtuelle aflejringer og mere bliver det indlysende, at advokatfirmaer skal omfatte digitalisering for at bevæge sig med tiden.
Onlinetilbud åbner dørene for mere forretning, produktivitet og forbedret tillid og tilgængelighed hos kunder. Højere kommunikation gør alles rolle - separat eller som helhed - mere effektiv.
Lad Callbridge give dit advokatfirma avancerede sofistikerede konferencer i topklassen, der bygger en bemyndiget kultur for kommunikation inden for dit nærmeste team og kontor, mens du skinner et lys over, hvordan du styrer og plejer klientrelationer.
At tilbyde en tovejs kommunikationsplatform til at tilskynde til klar og kortfattet kommunikation inden for og uden for retssalen starter med teknologi, der er designet til at bygge bro over kløften mellem møder, der afholdes personligt og online.
Callbridge s dragt af digitale tjenester fungerer til:
- Hold medarbejdere og kunder informeret med nem overførsel og tilgængelighed af oplysninger
- Oprethold en privat og sikker forbindelse til enhver tid
- Forenkle og oprette forbindelse til funktioner som f.eks AI-transkription, Mødeindspilning , Skærmedeling der forbedrer produktivitet, effektivitet og deltagelse
- Tilskynd mere ansigtstid i realtid med video- og lydkonference i høj kvalitet
- Og meget mere!
Find ud af, hvordan Callbridge-videokonferenceløsninger kan give din virksomhed en konkurrencemæssig fordel ved at udnytte det arbejde, der bliver gjort, og hvordan klienter bliver taget hånd om.
