Jeder, egal in welcher Branche, nimmt mindestens einmal pro Woche an einer Telefonkonferenz oder einem Online-Meeting teil . Man könnte also annehmen, dass die meisten von uns mittlerweile Profis in virtuellen Meetings sind, oder? Leider nein. Wir alle kennen diese Meetings um 9 Uhr morgens, in denen alle hektisch nach ihren Zugangsdaten fragen, wir uns die Warteschleifenmusik anhören müssen und natürlich die endlosen fünf Minuten überstehen, in denen nur „Hallo, können Sie mich hören?“ gesagt wird.
Hier sind 10 goldene Regeln für Telefonkonferenzen, mit denen Sie Ihre Montagsmeetings und Ihre geistige Gesundheit retten können.
10. Machen Sie es sich leicht und aktivieren Sie die automatische Aufnahme.
Ingenieure lieben zusätzliche Funktionen und Widgets in Anwendungen. Eine der besten Zeitersparnisse ist jedoch die Aufnahmefunktion, die später von Cue in eine Transkription umgewandelt wird. Haben Sie bei einem Anruf etwas verpasst? Hören Sie sich die Aufnahme an oder überprüfen Sie das Transkript später. Callbridge wird mit automatischer Aufzeichnung geliefert. Schalten Sie es ein und Ihre Anrufaufzeichnung beginnt sofort, wenn Sie in der Leitung sind.
9. Wählen Sie sich mindestens 10 Minuten vor dem Anruf ein.
Versuchen Sie, die Zeit für Ihren Anruf nicht zu verkürzen. 10 Minuten sollten mehr als genug Zeit sein, um Dokumente hochzuladen, Fragen zu beantworten und nicht verwandte Themen mit Ihren Kollegen zu besprechen. Und wenn Sie in Schwierigkeiten geraten, sollten 10 Minuten ausreichen, um Ihren Dienstanbieter (uns!) Zu kontaktieren und Ihnen zu helfen.
8. Führen Sie eine ordnungsgemäße Due Diligence durch.
Wie oft hat Sie jemand zu einer Telefonkonferenz mit einem neuen Dienstanbieter eingeladen, ohne mindestens eine Telefonkonferenz zu haben, um zu sehen, wie die Dinge funktionieren? Die meisten Konferenzsysteme sind recht einfach herauszufinden, aber nicht alle haben dieselben Schlüsselcodes, Benutzeroberflächenkonventionen oder Funktionen. Machen Sie einen guten Eindruck bei Ihrem Kunden - wenn es sich um ein neues Konferenzsystem handelt, probieren Sie es zuerst aus.
7. Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um sich und Ihre Teilnehmer vorzustellen
Einige Konferenzschaltungsdienste wie Callbridge können die einzelnen Teilnehmer identifizieren und anzeigen. Noch besser: Machen Sie sich mit der Stimme jedes Teilnehmers vertraut. So behalten Sie den Überblick über Aufgaben, Nachfassaktionen und Protokolle.
6. Reduzieren Sie nicht die Kosten, wenn es um Kunden geht.
Das Web bietet viele kostenlose Einwahlmethoden zur Auswahl. Beachten Sie, dass viele dieser Technologien große Vorteile zu bieten scheinen, aber tatsächlich „in Arbeit“ sind. Es ist besser, ein wenig Geld zu investieren, als zu riskieren, einen Verkauf zu verlieren oder bei einem wichtigen Meeting einen schlechten Eindruck zu hinterlassen. Es kostet nicht einmal so viel.
5. Sprechen Sie klar und deutlich.
Wir leben in einer globalisierten Welt. Auch wenn Ihr Unternehmen auf Nordamerika beschränkt ist, denken Sie daran, dass Sie möglicherweise viele Teilnehmer haben, für die Englisch nicht ihre Muttersprache ist. Wenn Sie schnell sprechen, werden Sie nicht nur als klarer Redner dargestellt, sondern es wird auch anderen Zeit gegeben, sich Notizen zu machen.
4. Nehmen Sie nicht an Nebengesprächen teil.
Alle haben mindestens 12 Schuljahre durchlaufen, in denen sie gelernt haben, still zu bleiben und den Lehrer sprechen zu lassen. Warum fliegt diese Lektion aus dem Fenster, sobald wir unsere Anzüge anziehen? Nebengespräche führen zu Verwirrung, Umgebungsgeräuschen und sind, ganz zu schweigen, einfach unhöflich. Mit Callbridge können Sie die gesamte Konversation einfach verwalten. Sie können Ihre Hand heben, um im Chat-Fenster zu sprechen oder Notizen zu machen.
3. Geben Sie den Menschen die Möglichkeit zu sprechen.
Bei Meetings dreht sich alles um aktive Gespräche. Unabhängig von Ihrem Dienstalter im Unternehmen haben Studien gezeigt, dass diktatorisches Management zu einer schlechten Führung führt und zu Missverständnissen führt. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter sprechen. Vielleicht lernen Sie nicht nur etwas Neues, sondern lassen sie auch das Gefühl haben, dass ihr Beitrag gefragt ist.
2. Wählen Sie sich mit der richtigen Telefonnummer und PIN ein.
Es tut uns leid, dass wir uns wiederholen. Es ist nur so, dass wir viele Last-Minute-E-Mails erhalten, in denen wir nach der Einwahlnummer gefragt werden. Darüber hinaus verwenden einige Anrufe aus Sicherheitsgründen eindeutige Zugangscodes. Glücklicherweise finden Sie Ihre PIN in der E-Mail- oder SMS-Einladung, die Sie erhalten haben!
1. Wenn Sie nichts zu sagen haben, schalten Sie sich bitte stumm.
Haben Sie sich jemals gefragt, warum bei großen Telefonkonferenzen Lärm entsteht? Haben Sie sich gefragt, woher diese verzweifelte Eingabe kommt? Wenn Sie mit Ihren Freunden auf Facebook chatten, schalten Sie sich bitte stumm. Jeder kann Ihre Eingabe hören! Drücken Sie * 6 oder die Stummschalttaste auf der Callbridge-Benutzeroberfläche, und Sie können mithören (und nebenbei ein wenig arbeiten), ohne dass es jemand anderes weiß.
Und jetzt haben Sie ein paar produktive und unterhaltsame Telefonkonferenzen!
