Wenn Sie ein Online-Meeting planen, müssen Sie mehr als hoffen, dass die Teilnehmer aufmerksam sind! Tatsächlich möchten Sie sie dazu inspirieren, sich zu engagieren und präsent zu sein. Dazu muss Ihr Online-Meeting strukturiert sein. Es muss entworfen werden und für Ihr Publikum gesorgt.
Was ist der Zweck sonst? Warum die Zeit damit verbringen, die Truppen zu sammeln, um Fortschrittsberichte durchzugehen oder die Kommunikationswege zu öffnen, um ein Pitch zu erarbeiten, wenn nur Grillen zu hören sind?
Mit einem interaktiveren Ansatz für Ihre Online-Meetings können Sie ein hohes Engagement, eine bessere Aufnahme von Informationen und ein gründlicheres Verständnis Ihrer Inhalte erwarten. Vielleicht sogar ein bisschen Spaß!
Kommen wir zum Geschäft - also zu Geschäftstreffen!
Laut einem Artikel von Harvard Business Review verbringen das obere Management, Führungskräfte auf C-Ebene und andere Entscheidungsträger fast drei Viertel ihrer Zeit damit, sich mit anderen zu treffen, um den Arbeitsfortschritt zu besprechen. Das ist viel Zeit für Besprechungen.
Vergessen wir auch nicht die Remote-Mitarbeiter. Dank ausgefeilter Technologie sind Online-Meetings mit Teams und Kollegen an verschiedenen Standorten möglich, aber es gibt immer noch Herausforderungen hinsichtlich Zeitzonen, Konnektivität und Koordinierung von Projekten. Hier kann die aufgewendete Zeit verloren gehen oder missbraucht werden.
Tun Sie alles, um sicherzustellen, dass Ihre Online-Meetings produktiv sind und die Zeit gut nutzen?
Wenn Sie suchen:
- Finden Sie einfachere Möglichkeiten zur Koordination mit Kollegen und Remote-Mitarbeitern
- Bleiben Sie in Verbindung, unabhängig von Zeit oder Entfernung
- Interaktionen neu beleben
- Streben Sie nach mehr Beteiligung und Effektivität
Dann sind hier einige Ideen, um Meetings zu beleben, um sie interaktiver und effektiver zu gestalten:
Fragen Sie sich zunächst: Ist dieses Treffen unbedingt erforderlich? Müssen Sie dieses Treffen wirklich abhalten?
Damit die Teilnehmer interagieren und zusammenarbeiten können, müssen Stimmen, Meinungen, Erkenntnisse und der Austausch von Informationen gehört werden. Bei einem Online-Meeting wird ein Dialog einem Monolog vorgezogen.
Wenn es eine Ankündigung oder Information gibt, bei der die Teilnehmer nichts hinzufügen oder bearbeiten und nur zuhören müssen, überlegen Sie, wie Ihre Nachricht in einer E-Mail besser geeignet sein könnte. Bei interaktiven und ansprechenden Besprechungen kann die Aufforderung an die Teilnehmer, nur zuzuhören, dazu führen, dass sie das Interesse verlieren oder vortäuschen.
Nachdem Inhalt und Zweck eines Online-Meetings als „notwendig“ festgelegt wurden, gehen Sie wie folgt vor:
12. Erwartungen verwalten
Entwickeln Sie die richtige Einstellung unter Kollegen, indem Sie sie im Voraus darüber informieren, dass ihre Teilnahme erforderlich ist. Präsentieren Sie in der vor dem Online-Meeting versendeten Tagesordnung ein einfaches Layout dessen, was jeder erwarten kann.
Präsentieren Sie das Problem und teilen Sie den Teilnehmern mit, dass ihre Ideen und Beiträge angefordert werden. Dies gibt ihnen die Zeit zum Nachdenken und Lösen von Problemen, während sie gleichzeitig einige Grundregeln festlegen.
Lassen Sie sie außerdem einige grundlegende erwartete Etikette wissen, wie:
- Drücken Sie "Stumm", wenn Sie nicht sprechen
- Essen oder trinken Sie nicht
- Legen Sie Telefone und andere Ablenkungen in die Pause
11. Mit Kollegen einchecken
Angesichts einer jüngsten Pandemie, bei der Millionen von Menschen von zu Hause aus arbeiten, kann sich Fernarbeit isolierend anfühlen. Planen Sie einfach ein Meeting an einem Montag und beginnen Sie mit der einfachen Frage: "Was haben Sie an diesem Wochenende gemacht?" Sie können die Teilnahme anregen und Kollegen ermutigen, sich zu öffnen.
Besser noch, abhängig von der Größe Ihres Meetings, nutzen Sie diese Einführungszeit, um alle dazu zu bringen, sich zu melden und einem Kollegen für etwas zu danken, das sie getan haben. Ob groß oder klein, durch Dankbarkeit mit einem einfachen Namensaufruf und einem Ausruf von Aufgaben wirkt Dankbarkeit, um alle zu erreichen fühle mich verbundener. Dies ist eine kleine, aber mächtige Möglichkeit, die soziale Bindung auf einer virtuellen Plattform zu fördern.
Besteht Ihr Team aus vielen Remote-Mitarbeitern? Vermitteln Sie mehr soziale Bindung, indem Sie ein wenig Spaß daran haben, das Eis zu brechen und die Menschen weniger einsam zu fühlen, wenn sie sich sozial distanzieren oder von zu Hause aus arbeiten:
- Spice Up Einführungen:
Online-Besprechungsraum voller Fremder? Laden Sie die Teilnehmer ein, sich und eine skurrile Information vorzustellen:
-
- Ihr Lieblings-Karaoke-Song
- Ihr charakteristisches hausgemachtes Gericht
- Das beste Konzert, das sie je besucht haben
Online-Besprechungsraum mit denselben Kollegen? Laden Sie bekannte Gesichter ein zu:
-
- Besprechen Sie kurz einen guten Film, den sie kürzlich gesehen haben
- Teilen Sie mit, wie es ihrem Haustier geht
- Öffnen Sie sich über ein Hobby oder ein persönliches Projekt, das sie übernommen haben
- Benutze dein Gehirn:
Teambuilding-Übungen sollten nicht auf der Strecke bleiben, nur weil die Teammitglieder mehr verteilt sind. Geben Sie die Kriterien im Voraus an, damit die Teilnehmer bereit erscheinen können. Versuchen Sie eine kurze Online-Wiedergabe von Charades oder Balderdash, um das Meeting interessanter zu eröffnen. - Ein Ratespiel spielen:
Eine andere Möglichkeit, die Menschen stärker zu motivieren, besteht darin, jeden Teilnehmer zu bitten, eine einfache Version von ISpy zu spielen, indem er einen Gegenstand in seinem Remote-Arbeitsbereich beschreibt.
10. Erstellen Sie Ihre Meeting-Agenda im Voraus
Wenn Ihre Meeting-Agenda klar und klar formuliert ist, können Sie mit Ihrem Online-Meeting den gleichen ROI erwarten! Ohne Plan oder Voraussicht führt eine vage, falsch informierte Synchronisierung zu Verwirrung und Zeitverschwendung.
Bereiten Sie eine strukturierte Agenda vor, in der wichtige Themen beschrieben werden, und erwähnen Sie, was von den Teilnehmern verlangt und erwartet wird. Senden Sie mindestens einen Tag im Voraus und vergessen Sie nicht, Ihre Einladungs- und Erinnerungseinstellungen zu verwenden, um Informationen schnell zu verbreiten.
9. Bereiten Sie Ihre Technologie vor
So wunderbar Technologie auch ist, es gibt immer noch Fälle, in denen es ein wenig wackelig werden kann. Seien Sie sicher, dass alles reibungslos funktioniert, indem Sie Ihre Technologie testen und überprüfen, ob alle Geräte aufgeladen sind. Erfahren Sie, wo sich Ihre Steckdosen befinden, und halten Sie Ihre Ladegeräte in der Nähe. Testen Sie Ihre Kamera, Ihr Mikrofon und Ihre Internetverbindung und überlegen Sie, was Sie sonst noch benötigen:
- Ist Ihre Beleuchtung zu hell oder zu schwach?
- Sind Sie von viel Unordnung umgeben?
- Befinden Sie sich in einem stark frequentierten Bereich, in dem Menschen kommen und gehen?
- Wann haben Sie Ihr Gerät das letzte Mal ausgeschaltet / zurückgesetzt?
Erwägen Sie, diese Punkte in die E-Mail mit der Tagesordnung vor dem Meeting aufzunehmen, damit alle Bescheid wissen.
8. Atmen Sie Ihrer Lieferung Leben ein
Sicher, Sie können Ihr Online-Meeting effektiv durchlaufen, indem Sie wichtige Elemente loswerden, aber Sie können auch etwas Pizzazz hinzufügen, um die Leute zu faszinieren:
- Bewegung einladen
Wir alle wissen, wie einfach es ist, in die Arbeit zu investieren. Das Aufstehen von Ihrem Schreibtisch ist eine großartige Idee, kann aber vergessen werden, wenn Sie gerade ein Feuer löschen oder eine lange E-Mail schreiben. Schütteln Sie es irgendwann in Ihrem Online-Meeting ein wenig auf, indem Sie die Teilnehmer dazu bringen, ihr Blut zu bewegen. Einfache Bewegungen wie das Strecken der Arme über den Kopf oder ein paar Mal aufstehen und sitzen oder ein paar Schreibtischstrecken können den Sauerstoffgehalt des Gehirns erhöhen und dazu beitragen, Müdigkeit und Lethargie zu überwinden. - Visuals hinzufügen
Fördern Sie die Interaktion und bringen Sie Ihre Inhalte durch zu Ihrem Publikum
mit leuchtenden Farben, Videos, Fotos und bissigen Hinweisen. Machen Sie Ihre Inhalte verdaulich und unvergesslich mit einer einfach verständlichen Präsentation, die durch die Verwendung von Grafiken und möglicherweise einem gut platzierten, geeigneten Mem ansprechend ist! - Erhalten Sie Feedback in Echtzeit
Sehen Sie, wie die Leute Ihre Inhalte aufnehmen, indem Sie eine Umfrage vor Ort durchführen. Diese machen nicht nur Spaß, sie unterbrechen auch das Programm und liefern Ihnen nützliche Echtzeitinformationen. Es dient als sofortiges Entscheidungsinstrument, hält das Engagement hoch und hilft bei der Strukturierung der nächsten Schritte.
7. Aufgaben delegieren
Wenn Personen dafür verantwortlich sind, etwas zum Online-Meeting beizutragen, z. B. zu moderieren, eine Eisbrecheraktivität durchzuführen oder Notizen zu machen, ist jede Person umso engagierter. Dies hilft außerdem, Besprechungen klein zu halten. Halten Sie Rollen offensichtlich, indem Sie nur diejenigen einbeziehen, die dort sein müssen, wie Entscheidungsträger, Berater, Praktikanten usw.
- Einen Moderator auswählen
Ein Moderator stellt sicher, dass das Meeting nicht entgleist. Seine / ihre Aufgabe ist es, die Technologie im Auge zu behalten, mit Autorität zu führen, denjenigen, die sie benötigen, die Erlaubnis zum Sprechen zu erteilen, für die Aufnahme verantwortlich zu sein und darauf zu achten, dass für die Audio- und Videoqualität gesorgt wird.
6. Halten Sie sich an den Zeitrahmen
Wenn Sie sich der begrenzten Zeit bewusst sind, die Sie haben, wird die Produktivität tendenziell gesteigert. Das Arbeiten mit einer Zeitbeschränkung „umrahmt“ das Meeting und gibt ihm den Fokus. Weisen Sie jedem Schlüsselpunkt mit einem 10-Minuten-Puffer eine bestimmte Zeit zu. Auf diese Weise kann jeder pünktlich oder einfach vorzeitig enden!
5. Ablenkungen entfernen
Es ist einfach (und sehr häufig), während einer Online-Besprechung Ihre E-Mails abrufen oder einen Blick auf Ihr Telefon werfen zu wollen. Halten Sie sich an das Timing und vermeiden Sie die Versuchung, indem Sie Ablenkungen von Anfang an entfernen: Schalten Sie die Laschen Ihres Laptops aus, schalten Sie Ihr Telefon stumm (oder im Flugzeugmodus!), Schließen Sie das Fenster, um Hintergrundgeräusche auszuschalten (oder verwenden Sie Kopfhörer), und speichern Sie das naschen für nachher!
(Alt-Tag: Frau sitzt am Schreibtisch und arbeitet am frühen Morgen am offenen Laptop in der Nähe des Fensters)
4. Förderung der Zusammenarbeit
Verwenden Sie ein Online-Meeting, um Ideen von Teilnehmern zu generieren. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich mit den Merkmalen einer Denkfabrik oder einer Brainstorming-Sitzung zu befassen. Erlauben Sie den Menschen, ihre eigenen Ideen zu entwickeln oder die Ideen anderer zu übernehmen. Probieren Sie eine Funktion wie das Online-Whiteboard aus, um kreative Säfte zum Fließen zu bringen.
3. Spiele einbinden
Durch gamificationkönnen Sie erwarten, dass die Interaktivität in Ihrem Online-Meeting durch das Dach schießt! Fügen Sie zu Beginn eine kleine Frage hinzu und lassen Sie die Teilnehmer durchgehen. Auch diese können Anreize bieten - verlängertes Mittagessen, Firmenbegeisterung, vorzeitiger Urlaub usw. Zum Beispiel:
- Wählen Sie ein Bild oder einen Charakter aus, der in die Folien eingebettet werden soll, und lassen Sie die Teilnehmer antworten, wie oft es während der Präsentation gesehen wurde.
- Machen Sie am Ende ein einfaches Quiz, um das Verständnis der Teilnehmer für den Inhalt zu testen.
- Sammeln Sie Angebote von Kollegen und lassen Sie sie erraten, wer was gesagt hat.
2. Beenden Sie mit gut artikulierten Aktionselementen
Bei einem Online-Meeting geht es darum, Teilnehmer zu sammeln und zusammenzukommen, um Fortschritte für den nächsten Schritt zu erzielen. Dies ist nur mit eindeutigen Aktionselementen möglich. Wenn jeder weiß, was er zu tun hat, können die Dinge erledigt werden. Überprüfen Sie vor dem Ende des Meetings, ob sich die Teilnehmer über ihre Rolle im Klaren sind. Verbringen Sie einige Momente damit, das Besprochene zu besprechen und die Person für den Job zuzuweisen.
1. Teilen Sie die Zusammenfassung
In einem Online-Meeting kann viel passieren. Viele Ideen, Vorschläge und Meinungen werden herumgeworfen, weshalb gut zusammengefasste Notizen die Integrität der Synchronisierung effektiv aufrechterhalten.
Wählen Sie eine Videokonferenzsoftware mit Aufnahmefunktion und / oder KI-Funktionen, um alles zu erfassen, was ausgefallen ist. Manuelles Notieren ist immer eine gute Idee, aber wenn im Hintergrund Technologie für Sie arbeitet, können Sie während des Meetings wissen, dass der Rest erledigt ist.
Hier sind einige weitere Tricks, mit denen Sie Ihr nächstes Online-Meeting zum Leuchten bringen können:
- Verschönern Sie Ihre Marke über alle Berührungspunkte Ihres Meetings hinweg
Interessenten ansprechen? Nehmen Sie Ihre eigene Nachricht auf, die Ihren Firmennamen, Ihren Slogan und wichtige Ankündigungen enthält, während die Teilnehmer zum anpassbarer Online-Besprechungsraum. Machen Sie einen großartigen ersten Eindruck, der mit Ihrem Logo und Ihren Markenfarben auf der Benutzeroberfläche poliert und professionell ist. - Verwenden Sie KI, um die Beinarbeit zu erledigen
In einem Online-Meeting erledigen Sie die vorausschauende Arbeit. Wähle ein Videokonferenzen Lösung, die im Hintergrund arbeitet und Transkriptionen, Lautsprecher-Tags und Datumsstempel für eine spätere einfache Suche bereitstellt. - Drücken Sie die Bildschirmfreigabe, um "Anzeigen" anstelle von "Sagen" anzuzeigen.
Mit der Bildschirm teilen Die Option, während eines Online-Meetings durch schwer zu erklärende Demonstrationen und Produktfunktionen zu navigieren, ist jetzt noch einfacher. Jeder kann verstehen, was Sie sagen, wenn er es vor seinen Augen sehen kann. Bringen Sie die Teilnehmer auf dieselbe Seite, wenn jede Vorgehensweise in Echtzeit angezeigt werden kann.
Lassen Sie Callbridge Ihre Online-Meetings beleben. Mit ausgefeilter Technologie, anpassbaren Funktionen und einer intuitiv gestalteten Benutzeroberfläche werden Ihre Meetings noch interessanter und produktiver.
