Remote-Meetings sind zu einem wesentlichen Bestandteil der weltweiten Arbeit geworden. Selbst wenn Sie in einer Großstadt leben, hilft es, die Lücke zu schließen, wenn Sie sich in einem Stadtteil befinden und Ihr Büro in einem anderen liegt. Telefonkonferenzen und Videokonferenzen den Anschein erwecken, als gäbe es buchstäblich keine Distanz zwischen Sender und Empfänger, was die Art und Weise, wie wir kommunizieren, verändert. Es ist wirklich erstaunlich, dass wir in einer Zeit leben, in der wir Büros in Singapur, London, New York und zu Hause bleibende Mütter in den Vororten halten können – alle auf derselben Seite arbeiten zusammen.
Nun, da Ihr Unternehmen Top-Talente an Bord hat und Sie einen effektiven Besprechungsrhythmus etabliert haben, gibt es das Stigma, dass Manager persönliche Besprechungen anstelle von Ferngesprächen bevorzugen. Dies gilt zwar traditionell, aber auch die Fähigkeit, Remote-Mitarbeiter mit den besten Tools der Branche anzupassen und einzurichten, um produktivere, engagiertere (und Cybersicherheit!) Meetings, die zu hohen Zahlen und vernichtenden Zielen führen.
Da andere Regeln gelten, wenn Sie sich nicht in einem persönlichen Meeting befinden, sind alle an einem Gespräch über die „goldenen Regeln“ beteiligt, damit jede Synchronisierung auf eine Weise geliefert und empfangen werden kann, die zu Ergebnissen führt. Hier sind die wichtigsten Regeln, die Sie bei einer Remote-Arbeitsbeziehung beachten sollten:
VOR DEM TREFFEN
Machen Sie sich mit Ihrer Technologie vertraut
Das Einschalten der Videokamera und das Senden eines Codes für Ihre Telefonkonferenz ist einfach. Wenn Sie sich jedoch ein wenig besser mit der Funktionsweise von Software und Hardware vertraut machen, können Sie gute Dienste leisten, wenn - wie der Himmel es verbietet - während der Telefonkonferenz technologische Schwierigkeiten auftreten. Verhindern Sie Schluckauf, indem Sie 5 Minuten vor dem geplanten Termin online gehen, damit Sie sich frühzeitig einrichten können. oder haben Sie einen Plan b bereit, um in Aktion zu treten. Sogar die Durchführung einer Videoaufnahmeprobe ist ein kluger Schachzug!
Hinzufügen von Ebenen zu einem gemeinsam genutzten Bereich
Ein gemeinsamer Raum ist kein Besprechungsraum. Tatsächlich ist es der Besprechungsraum, in dem sich die gemeinsam genutzten Räume wie Flipcharts befinden Online-Whiteboard, freigegebene Bildschirme und mehr. Remote-Mitarbeiter können das zweitbeste Gefühl haben, physisch da zu sein, indem sie während der Telefonkonferenz von einer Kombination dieser Räume beeinflusst werden.
Legen Sie eine Agenda fest und teilen Sie sie im Voraus
Eine Remote-Telefonkonferenz erfordert Aufwand und Planung, um sicherzustellen, dass jeder teilnehmen kann. Indem Sie die behandelten Themen hervorheben und die Agenda im Voraus teilen, können Sie wertvolle Momente sparen, indem Sie sich an einen Plan halten. Auf diese Weise wissen die Teilnehmer, was auf sie zukommt, und können aktiv zuhören und sich auf ihren Teil des Meetings vorbereiten.
Laden Sie ein paar ausgewählte ein
Je höher die Anzahl der Teilnehmer an der Telefonkonferenz ist, desto geringer ist die Erwartung, zur Diskussion beizutragen. 1-10 Teilnehmer sind ideal.
WÄHREND DER BESPRECHUNG
Halten Sie das Meeting-Ziel vorne und in der Mitte
In einfachen Worten, erinnern Sie alle daran, was bis zum Ende der Telefonkonferenz erreicht werden muss. Notieren Sie es zum Beispiel auf dem Online-Whiteboard, damit jeder es klar sehen kann, und verwenden Sie es, um die Teilnehmer zu erden, wenn sie während der Diskussion zu weit vom Kurs abweichen.
Gamify-Telefonkonferenzrollen
Rollen können an verschiedene Teilnehmer wie Moderator, Zeitnehmer und Schreiber vergeben werden, um alle Aktionspunkte und getroffenen Entscheidungen zu notieren. Zeichnen Sie für wiederkehrende Besprechungen Namen und ändern Sie die Rollen, damit zu Beginn der Besprechung entschieden wird, und - Überraschung! - Sie könnten es sein! Diese Gamification stellt sicher, dass die Leute engagiert bleiben.
Jeder bekommt eine Einführung
Die Teilnehmer sind eher bereit, an der Telefonkonferenz wenn sie besser verstehen, wer mit ihnen telefoniert. Eine kurze Vorstellung aller Teilnehmer des Meetings (auch wenn es ein Symbol oder Bild gibt) fügt einen Hauch von Menschlichkeit hinzu und lässt entfernte Arbeiter sich gesehen und gehört fühlen!
Ermutigen Sie ein wenig Smalltalk
Durch die Verbindung mit Remote-Kollegen macht sich ihre Präsenz in der Besprechung bemerkbar. Ein kurzer Überblick über ihren Tag, das Wetter und die Pläne für das Wochenende - sie fühlen sich sowohl in der realen als auch in der digitalen Welt bekannt.
NACH DEM TREFFEN
Stellen Sie ein Follow-up zusammen
Fassen Sie die wichtigsten Punkte und Durchbrüche des zu sendenden Meetings zusammen. Der Teil, der es spannend macht? Fügen Sie ein Element von Spaß und Kameradschaft hinzu. Ein GIF, Video oder ein lustiges Bild hilft dabei, die E-Mail- oder Chat-Nachricht unvergesslich zu machen, was wiederum dazu führt, dass sich alle nach zukünftigen Besprechungen auf die Folge-E-Mail freuen.
Nummern erwähnen
Die Gesundheit und Produktivität einer Remote-Arbeitsbeziehung hängt davon ab, Ziele zu erreichen, Zahlen zu erreichen und Leistungsziele zu erreichen. Nehmen Sie sich Zeit, um sie im Meeting zu besprechen, oder senden Sie eine Folge-E-Mail, in der Änderungen, Errungenschaften, Verbesserungen usw. beschrieben werden.
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