Mit dem Beginn des Jahres 2020 kann man mit Sicherheit sagen, dass sich Ihre Erfahrung mit Videokonferenzen Mitte des Jahres verzehnfacht hat. Ihr Büro hat höchstwahrscheinlich auf einen Online-Work-from-Home-Ansatz umgestellt, der die Türen zur Online-Kommunikation mithilfe von Videokonferenzen mit Kunden, Teambesprechungen, Telefonkonferenzen des oberen Managements, Brainstorming-Sitzungen, Statusbesprechungen usw. öffnet auf.
Darüber hinaus wird die Belegschaft, während wir uns weiterhin an die sich ändernden Zeiten anpassen, in denen sich alle derzeit befinden, darin gespalten, wie sie physisch (oder virtuell!) Zur Arbeit erscheinen sollen. Haben Sie Kollegen, die hauptberuflich von zu Hause aus arbeiten? Setzt das Management 2 Tage die Woche im Büro ein und arbeitet dann remote? Gehen Sie zwischen Kunden hin und her, die 5 Tage die Woche im Büro bleiben müssen?
Wenn sich Kollegen und Teammitglieder über digitale und physische Landschaften verteilt haben, kann es sich als schwierig, wenn auch nicht unmöglich erweisen, alle zusammen zu halten! Obwohl es zeitliche Einschränkungen, Sprachbarrieren, Unterschiede in der Hierarchie und allgemeine Herausforderungen beim Zeitmanagement gibt, möchte wirklich jeder die Zusammenarbeit so effektiv und produktiv wie möglich gestalten.
Hier erfahren Sie, wie Sie eine kollaborative Arbeitsumgebung effektiv aufrechterhalten können, wenn Ihr Team zu Hause, im Büro oder vor Ort aufgeteilt ist.
9 Möglichkeiten zur Verwaltung der Cross-Office-Zusammenarbeit:
9. Vermeiden Sie E-Mail-Unordnung
E-Mails sind der Schlüssel für eine schnelle und effektive Kommunikation und stellen gleichzeitig sicher, dass es eine „Spur“ gibt. Aber wenn eine kleine Frage zu einem gigantischen Gespräch wird, das lang und kompliziert wird, wird die tatsächliche Wirksamkeit des Austauschs verworren.
Der Wechsel zu einem Business-Kommunikationstool, das einen Kanal bietet, auf dem Arbeit, Statusmeldungen und Updates übersichtlich und grafisch dargestellt werden, ermöglicht allen Beteiligten einen besseren Überblick über die aktuellen Vorgänge. Kollaborationstools wie Slack fördern diese Art von Zusammenhalt, ebenso wie Videokonferenzsoftware mit umfangreichen Integrationsmöglichkeiten . So lassen sich zwei Plattformen für optimale Zusammenarbeit kombinieren.
8. Behalten Sie die Arbeitsbelastung im Auge
Wenn Sie über ein Projektmanagement-Tool sehen, woran alle arbeiten, können Sie den Status des Projekts erkennen und feststellen, wer daran beteiligt ist. Auf diese Weise können Sie, egal ob Sie zu Hause sind oder zur Arbeit reisen, darauf zugreifen und sehen, was in der Pipeline ist.
Nutzen Sie Farbkennzeichnungen und verwenden Sie Zeilen und Spalten, um Dateien, Speicherorte und Zeiterfassung zu organisieren. Umgekehrt bietet ein Online-Meeting per Videokonferenz, in dem das Projekt in Echtzeit besprochen wird, Kollegen die Möglichkeit, sich offen über ihren aktuellen Stand und ihre Gefühle inmitten des Projekts auszutauschen. Regelmäßige Online-Meetings, in denen Status und Updates besprochen werden, helfen, Prioritäten und Engpässe zu identifizieren und Terminüberschreitungen zu vermeiden.
(Alt-Tag: Stilvolle Frau, die mit einem Handy die Straße entlang geht, während sie es betrachtet und durchblättert.)
7. Achten Sie auf Zeitzonen
Es ist nicht ideal, an einem „Rote-Augen“ -Treffen oder einem kurz vor dem Schlafengehen teilnehmen zu müssen, aber bei der Planung von Projekten oder Synchronisierungen spielen Zeitzonen eine Rolle bei der Entscheidung, wann ein Cross-Office-Meeting stattfinden soll.
Wenn der Zeitplan für alle griffbereit und verfügbar ist, kann der Gastgeber oder Organisator die beste Zeit für ein Online-Meeting anzeigen. Suchen Sie nach Videokonferenzsoftware, die mit einem Zeitzonenplaner geliefert wird, oder stehen Sie einigen eingeladenen Teilnehmern offen, die das Meeting jetzt aufzeichnen müssen, um es später anzusehen.
6. Checken Sie regelmäßig ein
Wenn Ihr Team über Büro, Heim und Außendienst verteilt ist, können Sie leicht einige der typischeren Verhaltensweisen verlieren, die Sie bei der Arbeit im Tandem und nur wenige Meter voneinander entfernt haben - wie einen Blick auf eine Frage zu werfen oder vorbeizukommen einander in der Halle oder im Pausenraum.
Um sicherzustellen, dass sich alle auf derselben Seite befinden, sollten Sie es sich zur Gewohnheit machen, die Basis häufig zu berühren. Zögern Sie nicht, mehrmals pro Woche eine Verbindung herzustellen, sei es per E-Mail, Synchronisierung, Telefonkonferenz, Videokonferenz oder Text-Chat!
5. Verlassen Sie sich auf die Automatisierung, um den Überblick zu behalten
Das Verwalten von Fristen, Status und Arbeitsfortschritt ist nicht so einfach, wenn Sie dies nicht persönlich tun können. Wenn Sie jedoch zeitaufwändige sich wiederholende Arbeiten auslagern können, verlieren Sie Zeit, um sich um wichtigere Aufgaben zu kümmern. Außerdem führt das Entfernen des menschlichen Elements zu besseren und genaueren Ergebnissen. Lassen Sie die Automatisierung das schwere Heben für Sie erledigen:
- Planen Sie Einladungen und Erinnerungen für bevorstehende Videokonferenzen
- Integrieren Sie Google Kalender in Ihre Videokonferenzsoftware, um einen nahtlosen Zeitplan und Benachrichtigungen zu erhalten
- Teilen Sie Echtzeitinformationen mit Google Doc und erhalten Sie sofortige Änderungen und Änderungen, die an Ihre E-Mail gesendet werden
- Projektmanagement- und Video-Tools, die Tabellenkalkulationen, Kundeninformationen, Aufzeichnungen, Transkriptionen und mehr automatisieren.
4. Verwenden Sie eine mobile App
Im Falle eines Online-Meetings bietet eine mobile App Kollegen die schnelle und einfache Möglichkeit, von jedem Ort aus einen Anruf zu tätigen - auf der Straße, im Hinterhof oder im Speisesaal.
Wenn Sie ein Meeting von unterwegs aus starten, erhalten Sie qualitativ hochwertige Meetings, die genauso gut sind, als wären sie auf Ihrem Desktop. Sie können Besprechungen weiterhin im Voraus oder vor Ort planen. Sie können auf Ihren Kalender und Ihr Adressbuch zugreifen und diese synchronisieren. Und natürlich ist genau dort, wo Sie sind, Ihr Meeting. Eine mobile App gibt Ihnen die Freiheit, ein Meeting durchzuführen oder anzurufen, wo immer eine Internetverbindung besteht.
Außerdem erhalten Sie in einer sicheren Besprechungsumgebung weiterhin Zugriff auf Ihre Anrufliste, Transkripte und Aufzeichnungen.
3. Erstellen Sie einen „standardisierten“ Work Storage Hub
Machen Sie alle wichtigen Dateien, Links, Dokumente und Medien leicht zugänglich und speichern Sie sie an einem Ort. Wenn es an einem Ort zentralisiert ist, muss es nicht wie eine solche Aufgabe erscheinen, dorthin zu gelangen. Wenn Elemente in Echtzeit katalogisiert, organisiert und verfügbar sind, kann jeder auf die neuesten Dateien, die zuletzt dokumentierten Besprechungen und wichtige Entscheidungen zugreifen.
Einige andere Vorschläge:
Wenn Sie Büros an verschiedenen Standorten haben, wird möglicherweise mehr als eine Sprache gesprochen. Versuchen Sie, bei der Sprache zu bleiben, die am häufigsten gesprochen wird. Wenn Sie in einer anderen Sprache kommunizieren müssen, führen Sie die Konversation privat per Text-Chat oder in einem separaten Kanal.
Vermeiden Sie es, Duplikate von Dokumenten zu erstellen, indem Sie sie offensichtlich korrekt kennzeichnen und klarstellen, dass es ein Verfahren für die Bearbeitung gibt. Es gibt nichts Schlimmeres, als Stunden mit einem Dokument zu verschwenden, das bereits erstellt wurde, eine neuere Version hat oder verloren gegangen ist.
Ermitteln Sie, welcher Kommunikationsmodus für Ihr Ziel am besten geeignet ist. Wenn Sie eine Klärung eines Details oder eine Ja- oder Nein-Frage benötigen, senden Sie Ihrem Kollegen eine Nachricht im Text-Chat. Wenn Sie Bedenken hinsichtlich einer bevorstehenden Freistellungsanfrage haben, schreiben Sie eine E-Mail. Wenn es ein Problem mit einem Kollegen gibt und es Ihre Fähigkeit beeinträchtigt, gute Arbeit zu leisten und zu produzieren, planen Sie eine Einzelvideokonferenz.
2. Nehmen Sie einen "Video-First" -Ansatz an
Gerade angesichts der weltweiten Pandemie ist ein videobasierter Ansatz, der den persönlichen Kontakt wertschätzt, besonders hilfreich. Er trägt dazu bei, dass sich Kollegen weiterhin wie mit einem realen Menschen und nicht nur wie mit einer virtuellen Person fühlen. Gesicht zeigen, sprechen, Körpersprache – all das hilft, in der virtuellen Umgebung ein realistischeres Bild von sich zu vermitteln. Videokonferenzen schaffen eine vertraute Büroatmosphäre im digitalen Raum.
Und warum "erzählen", wenn Sie "zeigen" können? Einige Präsentationen - insbesondere solche, die Konzepte und abstrakte Ideen oder eine einfache Navigation durch ein Website-Design beinhalten - lassen sich besser mit einer Demonstration mithilfe der Bildschirmfreigabe erzielen. Kollegen befinden sich buchstäblich auf derselben Seite Ihrer Videokonferenzsitzung und haben einen Platz in der ersten Reihe für Ihre Ideen.
1. Experimentieren Sie und erhalten Sie Feedback
Wie bei den meisten Arrangements ist ein gewisser Übergang und Experimentieren erforderlich. Die büroübergreifende Zusammenarbeit, die eher wie eine gut geölte als wie eine rostige Maschine funktioniert, muss verschiedene Strategien, Kommunikationsmodi und Tools implementieren, um die beste Vorgehensweise für das Team zu ermitteln.
Einer der wichtigsten Faktoren, die den Erfolg des Teams oder die Ergebnisse des Projekts bestimmen, ist die Bereitschaft aller, sich gegenseitig zu vertrauen. Können Teammitglieder respektvoll miteinander umgehen? Ziehen entfernte Arbeiter ihr Gewicht, anstatt nur zu faulenzen? Übernehmen Büroangestellte zu viel, um zu beeindrucken und die Führung zu übernehmen?
Mit einem Fokus auf Planung, dem Einsatz von Teambuilding-Tools und ein wenig Kameradschaft hier und da, auch wenn Ihr Team verteilt ist, muss es nicht entmutigend sein, neue Dinge zu versuchen, um die Lücke zu schließen. Es ist wichtig, neue Strategien und Tools auszuprobieren und herauszufinden, welche die besten Ergebnisse für Ihr Team und Ihr Ziel bringen.
Die standortübergreifende Zusammenarbeit birgt immer auch Konfliktpotenzial und Herausforderungen. Die Arbeitsbedingungen von Kollegen, die im Büro oder außerhalb, nah oder fern arbeiten und unterschiedliche Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit , Teilzeit oder Vollzeit nutzen, beeinflussen die Produktivität und den Arbeitsablauf. Doch selbst in der aktuellen Weltlage bietet dies die Chance, eine potenziell besser integrierte Work-Life-Balance zu entwickeln, die sich flexibel an die von uns genutzten Technologien anpasst.
Lassen Sie Callbridges einzigartige Suite von Zwei-Wege-Videokonferenzsoftware den Zusammenhalt zwischen den Teams herstellen. Die Technologie wurde entwickelt, um Menschen miteinander zu verbinden, sodass Ihr Unternehmen unabhängig von der Streuung Ihrer Belegschaft florieren kann.
Callbridge richtet sich an mittelständische Unternehmen, die nach ausgeklügelten Lösungen suchen, die die internen und externen Unterschiede zwischen Kollegen, Kunden, Lieferanten, Stakeholdern und anderen wichtigen beweglichen Teilen Ihres wachsenden Geschäfts verringern. Die professionelle Audio-, Video- und Webkonferenzplattform von Callbridge bietet eine breite Palette an Funktionen für die Zusammenarbeit, um das Engagement und die Produktivität zu steigern. So bleiben Sie überall sicher und sicher in Verbindung.
Was unterscheidet Callbridge?
Besprechungsprotokollierung durch KI – Ihr künstlich intelligenter persönlicher Assistent Cue™ übernimmt die Aufzeichnung Ihrer Besprechungen und die Identifizierung von Sprechern, Themen und Inhalten.
Integrationen mit Slack und Google Kalender – Verpassen Sie nichts mehr, wenn Sie Google Suite, Outlook und Slack integrieren können.
Herausragende Funktionen – Profitieren Sie von erstklassigen Funktionen wie Besprechungsaufzeichnung , Bildschirmfreigabe , Dokumentenfreigabe , Online-Whiteboard und vielem mehr!
Höchste Sicherheitsstufe – Mit Einmalzugangscode, Besprechungssperre und Sicherheitscode können Sie sicher sein, dass Ihre Daten sicher sind.
Individuelles Branding – Gestalten Sie Ihren Online-Meetingraum individuell und einzigartig mit Ihrem Logo und Ihren Markenstandards.
