So veranstalten Sie eine Telefonkonferenz
Wenn Sie wie die meisten Kleinunternehmer sind, müssen Sie Gastgeber sein eine Telefonkonferenz oder XNUMX in auftrag Planen oder brainstormen Sie mit Ihrem Team. Wahrscheinlich haben Sie inzwischen auch festgestellt, dass nicht alle Meetings so produktiv sind, wie sie sein könnten.
Manchmal kommen Mitarbeiter zu spät. Manchmal sind sie zu schläfrig oder abgelenkt. Andere Male tauchen sie gar nicht auf. Manchmal fragt man sich leicht, ob es überhaupt möglich ist, eine Telefonkonferenz abzuhalten, bei der nichts schief geht.
Zum Glück ist eine sinnvolle und produktive Telefonkonferenz möglich. Wir von Callbridge haben bereits so viele Meetings begleitet und moderiert, dass wir genau wissen, was Sie für ein optimales Meeting tun müssen. Folgen Sie einfach diesen kurzen und einfachen Schritten:
Schritt 1: Haben Sie ein klares Meeting-Ziel vor Augen, bevor Sie irgendetwas anderes tun.
Schritt 2: Erstellen Sie eine möglichst detaillierte Tagesordnung für die Telefonkonferenz.
Schritt 3: Versenden Sie detaillierte Besprechungseinladungen und halten Sie Rücksprache mit Ihren Gästen.
Schritt 4: Speichern Sie nicht verwandte Themen für später, damit Ihr Meeting nicht entgleist.
Schritt 5: Vereinbaren Sie die nächsten Schritte für alle im Meeting, bevor Sie es beenden.
Haben Sie ein klares Meeting-Ziel
Es ist leicht, sich im Kreis zu drehen, wenn man ein Meeting abhält , um „Projekt X zu besprechen“ oder „Themen im Zusammenhang mit Y zu erörtern“, weil man keine klaren Ziele für das Meeting festgelegt hat. Wie wäre es stattdessen mit einem Ziel wie „Eine Richtung für die Herbstkampagne festlegen“ oder „Ein Messmodell für unsere Social-Media-Anzeigen entwickeln und vereinbaren“?
Versuchen Sie, Ihre Ziele so genau wie möglich zu formulieren, und Sie werden nicht nur feststellen können, ob Ihr Meeting ein Erfolg war oder nicht, sondern auch, ob Sie in Ihren Diskussionen vom Kurs abgekommen sind oder nicht.
Erstellen Sie eine Tagesordnung für eine Telefonkonferenz
Niemand schreibt ein Buch, indem er 90 % seiner Zeit mit dem Vorwort verbringt. Wenn Sie eine Tagesordnung haben und sich daran halten, werden Sie dem Ziel Ihrer Telefonkonferenz, das Sie sich zuvor gesetzt haben, viel näher kommen, da Ihnen eine bestimmte Zeit zur Verfügung steht, um alle wichtigen Themen in Ihrer Besprechung zu besprechen.
Es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass wir alle nur Menschen sind, und manchmal machen die Besten von uns Fehler, gehen auf Tangenten oder machen einfach nur Spaß. Sie sollten Ihre Telefonkonferenz im Zeitplan halten, aber seien Sie bitte nicht militant. In jedem Meeting ist Platz für etwas Spaß.
Versenden Sie detaillierte Besprechungseinladungen und verfolgen Sie diese nach
Beim Versenden von Meeting-Einladungen gilt die Regel „Je früher, desto besser“. Auf diese Weise haben Sie Zeit, die Leute sanft daran zu erinnern, wenn sie vergessen haben, sich zu Ihrem Meeting zu melden. Wenn Sie Ihren Teilnehmern Zeit geben, können sie sich auch auf Ihr Meeting vorbereiten und sich vor dem Meeting auf den neuesten Stand bringen, was sie wissen müssen.
Warum muss Ihre Agenda detailliert sein? Ganz einfach, weil die Teilnehmer, wenn sie wissen, dass sie zu einem bestimmten Thema oder Job befragt werden, dazu neigen, eine Antwort im Voraus vorzubereiten. Im Grunde werden sie besser auf ihr Treffen vorbereitet sein, auch wenn es nur darum geht, nicht als jemand herausgegriffen zu werden, der nicht vorbereitet war.
„Parken“ Sie nicht relevante Konferenzthemen
Was tun Sie, wenn Ihr Meeting beginnt, in eine nicht verwandte Tangente abzudriften? Sie könnten ihnen einfach sagen, dass sie aufhören sollen, aber das ist vielleicht nicht die taktvollste und am besten angenommene Lösung. Versuchen Sie stattdessen, diese Tangenten zu „parken“, um sie am Ende des Meetings oder zu einem späteren Zeitpunkt zu besuchen. Manche Leute nennen dies den „Parkplatz“.
Der Parkplatz ist auch großartig, wenn jemand einen wichtigen Punkt anspricht, der angesprochen werden muss, aber immer noch nicht explizit relevant für das Meeting ist. Auf diese Weise können wichtige Themen während Ihres Meetings weiterhin die Aufmerksamkeit erhalten, die sie benötigen, ungehindert durch Off-Topic-Diskussionen.
Stellen Sie sicher, dass die nächsten Schritte vereinbart sind
Dieser Schritt ist unerlässlich. Wiederholen Sie am Ende des Meetings alle nächsten Schritte und wer die Verantwortung übernehmen wird. Sobald sich alle Parteien auf ihre Aufgaben geeinigt haben, kann sich niemand mehr damit entschuldigen, verwirrt zu sein oder zu sagen, dass ihnen etwas „aus dem Kopf gegangen“ sei.
Mit unserer Stichwort, können Sie auch eine KI-generierte Meeting-Transkription an alle Teilnehmer senden, damit es keine Verwirrung darüber gibt, was zu tun ist.
Nachdem Sie vereinbart haben, wann das nächste Treffen stattfinden wird, können Sie dann zu Ihrem Parkplatz zurückkehren und zusätzliche Details ansprechen oder einfach nur chatten. Während es manchmal sinnlos erscheint, über Dinge wie aktuelle Ereignisse und Filme zu sprechen, wenn Sie eine Telefonkonferenz veranstalten, ist dies für ein positives Ökosystem am Arbeitsplatz und zufriedene Mitarbeiter unerlässlich.
