Sie fragen sich, wie Sie ein virtuelles Meeting einrichten können? Besser noch, Sie fragen sich immer noch, was ein virtuelles Meeting ist? Hier sind die guten Nachrichten; Zu diesem Zeitpunkt könnte es nicht einfacher sein, ein virtuelles Meeting einzurichten. Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, um welches es sich handelt, sind Sie hier richtig.
Bereit, genauer hinzuschauen?
Ein virtuelles Meeting ist…
Andernfalls bekannt als Online-Besprechung oder Videokonferenz und Audiokonferenz unter dem Dach der Webkonferenz, die Definition der virtuellen Besprechung gemäß Erziehung lautet: „Virtuelle Besprechungen sind Echtzeitinteraktionen, die über das Internet mit integrierten Audio- und Videodaten, Chat-Tools und Anwendungsfreigabe stattfinden.“ Genau wie bei einer persönlichen Besprechung versammelt eine virtuelle Besprechung die Teilnehmer, um Ideen auszutauschen, sich zu unterhalten und in einer dynamischen Umgebung zwischen zwei oder mehr Endpunkten zusammenzuarbeiten, außer dass tatsächlich ein Gerät verwendet wird, anstatt tatsächlich physisch anwesend zu sein.
Ein virtuelles Meeting ist für die Gesundheit eines wachsenden Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Jeder, vom Mitarbeiter bis zum Projektmanager, C-Level-Manager und HR-Fachmann muss sich auf Gruppenkommunikationstechnologie verlassen, um ihre Arbeit erledigen und die zeitliche und räumliche Kluft zwischen anderen Menschen überbrücken zu können. Pharma- und IT-Unternehmen, Anwaltskanzleien, Klein- und Unternehmensunternehmen und mehr profitieren von der Unmittelbarkeit und Relevanz eines videozentrierten Kommunikationsansatzes.
Dies ist ein virtuelles Meeting:
Durch die Möglichkeit, jederzeit und überall mit jedem zu kommunizieren, ermöglichen virtuelle Meetings Unternehmen, unabhängig vom Standort zu florieren. Räumliche Barrieren, die normalerweise Arbeitsbeziehungen, Kontinuität und produktive Zusammenarbeit blockieren würden, gibt es bei virtuellen Besprechungen, die die Verbindung fördern, nicht mehr. Einige der allgemeinen Vorteile umfassen:
- Reduzierte Pendelzeit
- Senkung der Transport-, Reise- und Unterbringungskosten
- Steigerung der Produktivität = weniger Redundanz
- Bessere Mitarbeiterbindung
- Wettbewerbsvorteil
Wenn es ums Geschäft geht, sollten Sie überlegen, wie die Integration eines videozentrierten Ansatzes in Ihre Kommunikationsstrategie Folgendes unterstützt:
- Eine digitalere und vernetzte Belegschaft
- Zugang zum Management
- Eine verbesserte globale Kultur der Kommunikation
- Bessere Zuverlässigkeit, die schnelleren Ergebnissen entspricht
- Reduzierte Redundanzen und aktuelle Daten und Informationen
- Besserer Wert
- Noch ein wenig unklar, wie man mit Videokonferenzen anfängt? So richten Sie ein virtuelles Meeting ein:
Wählen Sie die richtige Software
Betrachten Sie einige logistische Aspekte, bevor Sie eine Verpflichtung bei einem Dienstleister eingehen.
Wie oft müssen Sie die Software Ihrer Meinung nach verwenden? Wenn Sie nach unternehmensfähigen Videokonferenzen suchen, überlegen Sie, wo sich die Teilnehmer befinden. zu Hause oder im Sitzungssaal? Wenn es das erstere ist, sind webbasierte Konferenzen besser geeignet, einfacher und bequemer zu verwenden.
Schauen Sie sich an, welche Funktionen bereitgestellt werden. Kommt es mit Bildschirmfreigabe (perfekt für IT-Kundendienst und Präsentationen); ein Online-Whiteboard (hilfreich für Bildungszwecke oder zum Brainstorming kreativer Arbeit); oder Dokumentfreigabe (macht das Teilen von Handouts, wichtigen Dokumenten und das Einbinden neuer Talente wesentlich effizienter) usw.
Machen Sie sich klar, warum Sie ein virtuelles Meeting benötigen
Warum rufst du überhaupt ein Treffen zusammen? Ist es intern (Ankündigungen, Onboarding, Tissue-Sitzungen, Management-Meeting) oder extern (Verkaufsgespräch, Neugeschäftsentwicklung)? Denken Sie über die Struktur und den Grund nach, und dann fallen natürlich andere Teile wie die Anwesenheit zusammen.
Entscheiden Sie, wer teilnehmen muss
Virtuelle Meetings sind besonders effektiv, um Personen gleichzeitig an einem anderen Ort zu erreichen. Wenn Sie also Teilnehmer in Übersee haben, zu Hause oder im Flur, können Sie unabhängig vom Standort einfach und effektiv eine Verbindung herstellen. Solange jeder einen möglichen Zeitunterschied kennt oder den Zeitzonenplaner verwendet, ist die Teilnahme einfach. Beachten Sie jedoch, dass nur die erforderlichen Personen eingeladen werden sollten. Sparen Sie Zeit und Geld, indem Sie nur wichtige Teilnehmer einbeziehen. Notieren Sie für alle anderen das Meeting, um es später zu versenden.
Erstellen Sie eine Gliederung
Wenn Sie eine Agenda festlegen, werden Ihre Gedanken so organisiert, dass Sie ein zeitnahes, kristallklares und ansprechendes virtuelles Meeting haben können. Außerdem wissen die Teilnehmer, was von ihnen erwartet wird. Was müssen sie beitragen? Gibt es Material, das sie vor der Synchronisierung auffrischen müssen? Wie lange dauert das Meeting? Das Einfügen eines kurzen Layouts verhindert Verwirrung und hilft den Teilnehmern, sich vorbereitet zu fühlen.
Versenden Sie Einladungen und Erinnerungen
Das Besondere an virtuellen Besprechungen ist, dass Sie eine Besprechung jetzt als spontane Sitzung oder als Zeitplan im Voraus veranstalten können. Es ist einfach, alle erforderlichen Informationen wie Uhrzeit, Datum und andere wichtige Informationen in die erste Einladung einzufügen, da diese automatisch erfolgen. Legen Sie die Erinnerungen fest, um Ihre Anrufe zu koordinieren und die Teilnehmer an die bevorstehende Synchronisierung zu erinnern. Verwenden Sie für dringendere Besprechungen, die vor Ort stattfinden müssen, SMS-Benachrichtigungen, um Besprechungsdetails direkt auf die Geräte der Teilnehmer zu übertragen. Verschwenden Sie keine Zeit mehr damit, auf verspätete Ankünfte oder Nichtteilnehmer zu warten.
Nutzen Sie Funktionen für effektivere virtuelle Besprechungen
Die richtige Videokonferenzsoftware für Ihr virtuelles Meeting bietet eine Vielzahl praktischer und praktischer Funktionen, um Ihr Online-Erlebnis zu verbessern. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen ausgewählte Technologie mit folgenden Funktionen ausgestattet ist:
- Bildschirm teilen: Teilen Sie Ihren Bildschirm sofort mit den Teilnehmern, um eine Präsentation zu leiten oder ein IT-Problem zu lösen.
- Aufzeichnung: Hit Rekord jetzt, um später zu sehen. Perfekt für Teilnehmer, die nicht an einem Anruf teilnehmen können.
- Transkription: Automatische Transkriptionen aller aufgezeichneten Besprechungen stellen sicher, dass keine Idee zurückbleibt.
- Online-Whiteboard: Eine kreative Möglichkeit, Konzepte und Grafiken mithilfe von Bildern, Farben und Formen auszudrücken.
Fügen Sie ein Take Away hinzu
Womit sollen die Teilnehmer am Ende Ihres virtuellen Meetings abreisen? Was war der Zweck und was sind die nächsten Schritte? Stellen Sie sicher, dass alle weggehen und das Ziel kennen und wissen, was als nächstes getan werden muss.
Follow-up mit einer E-Mail
Halten Sie es so kurz und bündig wie möglich, aber Folgendes sollte in eine Folge-E-Mail aufgenommen werden: Zusammenfassung der Besprechungsprotokolle, nächste Schritte, die wichtigste Leistung der Besprechung (dies sollte dem Ziel Ihrer Besprechung entsprechen) und die Aufzeichnung (falls Sie sie aufgezeichnet haben) ).
Best Practices für virtuelle Besprechungen
Nachdem Sie nun besser verstanden haben, wie ein virtuelles Meeting die Kommunikation zwischen Absender und Empfänger stärken kann, gibt es einige Etikette Folgen. Hier sind einige Dinge zu beachten:
Technologie: Führen Sie vor dem Meeting eine Überprüfung durch, um sicherzustellen, dass Ihre Technologie aktualisiert wurde und funktioniert. Stellen Sie sicher, dass Mikrofon, Lautsprecher und Kamera betriebsbereit sind. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen. Wenn Sie moderieren, starten Sie einen Warteraum und stellen Sie sicher, dass alle automatisch stummgeschaltet sind.
Beteiligung: Überprüfen Sie Ihre Besprechungsübersicht und gehen Sie den Ablauf durch, bevor die Dinge beginnen. Auf diese Weise können Sie vorbereiten, wo sich die Pausen und Pausen befinden, und Fragen planen, die den Teilnehmern gestellt werden sollen. Versuchen Sie, eine Aktivität über das Online-Whiteboard einzuschließen und die Bildschirmfreigabefunktion zu verwenden, um "anzuzeigen" statt "zu erzählen".
Engagement: Es ist wahrscheinlicher, dass Teilnehmer Ihre Informationen aufnehmen, wenn Sie Ihre Lieferung interessant machen. Anstatt nur Statistiken und trockene Metriken weiterzuleiten, erzählen Sie eine Geschichte mit einem Anfang, einer Mitte und einem Ende. Betten Sie die erforderlichen Daten und Informationen mithilfe von Bildern, Videos, leuchtenden Farben und Hervorhebungen wichtiger Wörter ein.
Habe Spaß: Vergessen wir nicht, ein virtuelles Meeting sozial zu gestalten! Öffnen Sie das virtuelle Meeting mit Fragen zu Eisbrechern. Fragen, die in kleinen Gruppen etwas persönlicher sind, wie „Was hast du an diesem Wochenende gemacht?“ oder "Sagen Sie uns, was Sie auf Netflix sehen."
Bei größeren Gruppen können Sie vager und lustiger sein: "Was ist eine persönliche Ausrede, die Sie ständig verwenden?" oder "Welche Film- oder Buchfigur eines Kindes erinnert dich an dich selbst?"
Stellen Sie in einer Besprechung eine relevante Frage wie: „Wann haben Sie das letzte Mal in einer Gruppe gesprochen?“ oder etwas Einzigartigeres wie: "Wenn du einen Tierschwanz haben könntest, welcher wäre es?"
Die Idee ist, sich in einem professionellen Umfeld kennenzulernen, aber mit einem lockeren Ton. Ein Eisbrecher weckt entsprechende Emotionen, regt das Lernen an und fördert die Bindung. Alle exzellenten Fähigkeiten, um sie an den virtuellen Tisch zu bringen!
Wählen Sie Callbridge als Kommunikationsplattform für Ihre Gruppe und beobachten Sie, wie die Produktivität und das Engagement steigen, sobald Sie gelernt haben, wie Sie ein virtuelles Meeting einrichten. Mit Premium-Funktionen wie Bildschirmfreigabe, AI-gestützter Transkription und Zusammenfassungen sowie erhöhten Sicherheitsmaßnahmen, null Downloads und Anpassungen können Sie jedes virtuelle Meeting mit den Teilnehmern nach Hause bringen.
