Wie viele Arbeitsmeetings haben Sie schon erlebt? Mindestens eine Handvoll diesen Monat. Sicherlich haben Sie sich in einem Online-Meeting am frühen Morgen wiedergefunden, um den Status oder die Entwicklung eines Projekts zu besprechen. Wenn nicht, haben Sie vielleicht an einem Webinar, einer Präsentation, einem Workshop oder einem Online-Kurs teilgenommen. Vielleicht waren Sie in einer Brainstorming-Sitzung oder führen eine virtuelle Verkaufspräsentation. Wie auch immer Sie aufgetaucht sind, ein Online-Meeting besteht in der Regel aus den gleichen beweglichen Teilen: Auftauchen und Gastgeber sein, präsentiert werden und sich einklinken.
Es ist die gleiche Formel, aber es muss nicht die gleiche Erfahrung sein. Wenn Sie feststellen, dass die Teilnehmer nicht so engagiert sind, wie Sie es gerne hätten, oder wenn die Teilnehmerzahl nachlässt, ist es an der Zeit, zum Zeichenbrett zurückzukehren und zu sehen, wo Sie den Ablauf des Meetings verbessern können.
Aber keine Sorge, es ist keine so große Aufgabe, wie Sie vielleicht denken! Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Besprechungen aufbauen können, um sie nützlicher und konstruktiver zu gestalten.
Das Wichtigste zuerst – was macht ein nutzloses Meeting aus? Ein nicht hilfreiches Meeting, das mehr behindern als helfen könnte, ist das, was passiert, wenn niemand es leitet, die Tagesordnung sich sporadisch anfühlt, die Diskussion aus der Bahn gerät oder zu lange dauert und es keine Ziele gibt, die getroffen werden müssen (eine Entscheidung, ein zu besprechendes Thema, ein Problem). zu lösen, eine Lösung zu finden, eine einzustellende Person, ein zu vereinbarendes Datum usw.).
Ein konstruktives Treffen? Außergewöhnliche Tools sowie außergewöhnliche Funktionen und Praktiken in Bewegung gesetzt. Dies sind die 5 Qualitäten, die die Stärke und Integrität Ihres Online-Meetings erhöhen:
1. Einen definierten Zweck und ein Ziel haben
Bevor Sie ein Online-Meeting einrichten, fragen Sie sich: „Muss ich den Workflow mit einem Meeting unterbrechen?“ Genau zu wissen, was Sie brauchen, bestimmt die Art Ihrer Anfrage und letztendlich das Treffen.
Von dort aus können Sie erkennen, ob Sie lediglich ein Dokument erstellen müssen, das die Teilnehmer lesen und Ihnen Feedback zu ihrer eigenen Zeit geben können, oder ob Sie nur ein oder zwei Personen anstelle des gesamten Teams benötigen.
2. Klar delegierte Rollen
Für ein effektives Meeting, das Sie tatsächlich weiterbringt, nimm die folgenden Rollen an und ihre jeweiligen Personen:
Der Fahrer: Der Meetingleiter, der alle zusammengebracht hat.
Der Genehmiger: Der Eigentümer oder Interessenvertreter, der die endgültige Entscheidung treffen kann.
Die Mitwirkenden: Diejenigen, die die Informationen und Daten haben und das Ziel des Treffens erreichen können.
Die Informierten: Diejenigen, die sich vor und nach dem Treffen auskennen, aber nicht teilnehmen müssen.
Pro-Tipp: Videokonferenz-Software, die in Projektmanagement-Tools und Kalender integriert ist, wird gegenüber nicht kompatiblen Lösungen bevorzugt.
3. Eine einladende Struktur
Während alle Meetings etwas Freiraum und Freiraum für spontane Veranstaltungen bieten sollten, ist die Schaffung eines Containers, der die Zeit und Energie der Menschen respektiert, die Grundlage für Meetings, die Ideen inspirieren, anstatt sie zu verdrängen. Erstellen Sie eine Agenda, die Diskussionsthemen umreißt, und verwenden Sie einen Timer, um den Überblick zu behalten.
Machen Sie darauf aufmerksam, dass Einzelpersonen eine bestimmte Zeit zum Antworten haben. Stellen Sie die Idee eines Parkplatzes vor, auf dem Ideen „geparkt“ werden, wenn Potenzial vorhanden ist, aber sie im Moment nirgendwo hinführen.
4. Aktionspunkte löschen
Jeder hat also seinen Beitrag gesagt und das zu besprechende Ziel hat nun Handlungspunkte und Orientierung. Pro-Tipp: Beenden Sie das Meeting nicht ohne einen Call-to-Action – wird es ein Folge-Meeting geben? Wer ist verantwortlich für das, was als nächstes kommt? Weiß jeder, wofür er verantwortlich ist? Was ist die Frist? Stellen Sie sicher, dass die richtigen Notizen gemacht, Aufzeichnungen gemacht und das Projektmanagement-Tool aktualisiert wurde.
Okay, jetzt zum lustigen Teil
5. Spaß injizieren
Sicher, jedes Team hat seinen eigenen Ansatz, wenn es darum geht, eine Unternehmenskultur zu schaffen oder eine kleine Portion Aufregung hinzuzufügen, aber dieses Element des Spaßes und der Überraschung zu erhalten, erfordert ein wenig zusätzliche Anstrengung.
Versuchen Sie, das Eis mit einer Frage zu brechen, die auf dem Online-Whiteboard veröffentlicht wird, oder organisieren Sie eine professionelle und dennoch unbeschwerte Aktivität wie Virtual Show and Tell. Es gibt genügend von Teambuilding-Übungen zur Auswahl.
Sobald Sie die 5 Eigenschaften, die ein gutes Meeting ausmachen, fest im Griff haben, können Sie die Videokonferenzfunktionen von Calbridge erkunden, die die Textur und den Fluss Ihrer Synchronisierungen prägen. Überlassen Sie es der Technologie, Besprechungen mit Funktionen und Tools konstruktiv zu gestalten, die Präsenz und Engagement steigern.
Pro-Tipp: Oh, und wenn du wirklich willst das Beste aus Ihren Meetings (Spaß inklusive) – immer Video verwenden und Teilnehmer auch daran erinnern.
So können Sie sich vom Ermüdungsgefühl zu einem aufgeregteren Gefühl bewegen:
Automatische Transkription
Mit Callbridges charakteristischem Feature Cue™ muss sich niemand darum kümmern, ob er „das“ aufgeschrieben hat. Die Teilnehmer müssen sich keine Sorgen machen oder den nächsten Satz verpassen, wenn Cue™ Aufnahmen automatisch transkribiert.
Außerdem bietet Cue™ automatisch Sprecher-Tags sowie Zeit- und Datumsstempel. Machen Sie sich Notizen, wenn Sie möchten, aber seien Sie versichert, dass alles für Sie erledigt ist!
Gewinnen Sie ein tieferes Verständnis von Emotionen
Messen Sie die emotionale Temperatur Ihres Online-Meetings mit der Stimmungsanalyse; Eine ausgeklügelte Funktion, die positive und negative Emotionen hervorruft, um Ihnen ein gründlicheres Verständnis der Nuancen und Bedeutungen zu vermitteln.
Bonus: Sehen Sie sich die Insight Bar an, um einen besseren Überblick darüber zu erhalten, wo und welche Fragen während des Meetings gestellt wurden
Ziehen Sie einen virtuellen Hintergrund hoch
Lassen Sie Callbridges Reihe von virtuellen Hintergründen die Szene für Ihre Ankunft und Anwesenheit bestimmen. Wählen Sie reale Einstellungen, abstrakte Farben und Formen oder laden Sie Ihr eigenes benutzerdefiniertes und Markendesign hoch.
Förderung engerer Verbindungen
Sorgen Sie mit Breakout Rooms für kleinere Gruppen, die sich in einem vom Hauptmeeting isolierten Raum verbinden möchten. Nutzen Sie diese Räume, um Spin-off-Diskussionen zu erleichtern, an separaten Aufgaben zu arbeiten oder 1:1 zu unterstützen.
Kreativ zusammenarbeiten
Lassen Sie die Teilnehmer mithilfe des Online-Whiteboards ausdrücken, was sie mit Farbe, Form, Ton, Video und Bildern teilen müssen. Jeder kann in Echtzeit hinzufügen und teilen. Sie können jetzt daran arbeiten oder es speichern und später erneut aufrufen.
Arbeiten Sie mit Callbridge und Sie werden schnell einen Eindruck davon gewinnen, wie Ihre Online-Meetings durchgeführt und besucht werden, insbesondere mit Integrationen von Drittanbietern, einschließlich Slack und Google Kalender. Nutzung modernster Funktionen wie Stimmungsanalyse, Transkription, Bildschirm teilen, und mehr, sind Sie im Vergleich zu anderer Videokonferenzsoftware auf dem Markt bereits im Vorteil.
