Wenn etwas so Großes wie eine Pandemie die Welt betrifft, verändert es unweigerlich die Funktionsweise der Welt. Schritt für Schritt durchquert jede Branche und jedes Unternehmen unbekannte Gebiete und lernt, sich an diese neue Normalität anzupassen und erfolgreich zu sein - insbesondere in Bezug auf die Gesetzgebung.
Das Rechtssystem hat mehrere Beschränkungen und Beschränkungen erfahren und infolgedessen die Häufigkeit und Verfügbarkeit von Anträgen, Vorverfahren, Gerichtsverfahren und den gesamten Prozess als Ganzes beeinflusst.
Als Jurist haben Sie sicherlich aus erster Hand erfahren, welche Auswirkungen es hat, von zu Hause aus arbeiten zu müssen. Virtuelle Meetings sind zur Währung geworden, da sich frühere Prozesse und Systeme in einen Online-Bereich verwandelt haben. In einer sich offensichtlich ändernden Rechtslandschaft werden Videokonferenzen zur Lösung für viele Gerichtsverfahren, beginnend mit Entdeckungsprüfungen.
Videokonferenzen ermöglichen es beiden Seiten des Rechtsanwalts, notwendige und kritische Fakten, Beweise, Unterstützung, Ansprüche, Beweise und Verteidigungen in der Klage zu erfassen, ohne jemals vor Gericht treten zu müssen.
Angenommen, Ihre Anwaltskanzlei hat den Übergang online vollzogen - Erhöhung der Anzahl der Remote-Meetings, Stärkung der IT-Abteilung und Erlernen der Verwendung Bildschirm teilen und virtuelle Hintergründe, die die Anpassung an kürzere, präzisere Online-Meetings und Präsentationen ermöglichen - Sie können jetzt sehen, wie die Technologie die Möglichkeit bietet, problemlos aus der Ferne zu kommunizieren.
Lassen Sie uns genauer untersuchen, wie dies in Bezug auf verschiedene rechtliche Auswirkungen Gestalt annimmt.
Eine der handlichsten und zukunftsweisendsten Funktionen von Videokonferenzen ist das Aufzeichnen. Wenn Sie eine Aufzeichnung treffen, sobald ein Online-Meeting läuft, erhalten die Teilnehmer eine vollständige Aufzeichnung von Anfang bis Ende, die alles erfasst, was sich in der Synchronisierung abgespielt hat.
Dies kann jedoch für viele Unternehmen und Unternehmen eine Verfahrensverschiebung sein. Wurden Teamanrufe aufgezeichnet, bevor sie online gingen und die meisten Menschen von zu Hause aus arbeiteten? Wer hat Besprechungsnotizen gemacht? Wie viel Zeit wurde für die Einberufung aufgewendet? Machen Sie den Umzug nahtloser, indem Sie Technologien integrieren, die das Aufheben von Audio-, Video-, Bildschirmfotos, gesendeten Links und Dokumenten für Sie erleichtern.
Neben dem Vorteil der Aufzeichnung stehen in der Regel Transkription und intelligente Zusammenfassungen, zwei Funktionen, die den Prozess der Ermittlung von Untersuchungen verbessern. Nuancen und Körpersprache werden nicht nur per Video erfasst, sondern auch der Tonfall, die Gedankenmuster und das Vokabular können anhand der Lautsprecher-Tags, fortschrittlichen Algorithmen und allgemeinen Themenlinks der Technologie erkannt werden.
Auf der anderen Seite der Medaille stehen jedoch einige Herausforderungen, die zukünftige Rechtsstreitigkeiten und Ermittlungen berücksichtigen sollten. Die Massenaufzeichnung wirft unter dem Gesichtspunkt der Datenspeicherung drei Punkte auf:
Die Multiplikation von Daten
Wenn immer mehr Online-Austausche aufgezeichnet werden, häufen sich mehr Dateien und damit auch die Größe der Videodateien. Mit zunehmender Datenmenge steigt die Fähigkeit zum sicheren Speichern und Abrufen gleichzeitig.
Datensätze verwalten
Eine sichere Datenspeicherung ist unerlässlich, da die geteilten und diskutierten Informationen sehr sensibel sein können und nicht für andere sichtbar sind. Überlegen Sie, wie und wo diese Dateien gespeichert werden. Wer oder was ist der Schutz? Wer hat Zugang und wie werden sie geschützt?
Angewandte F&E
Bisher war es möglich, dass Besprechungen aufgezeichnet oder in ein Textverarbeitungsdokument geschrieben wurden, wodurch die Genauigkeit und der Umfang der bereitgestellten Informationen eingeschränkt wurden.
Möglicherweise wurden die Daten in einer Präsentation oder Agenda zusammengestellt. Das Potenzial für detailliertere elektronische Dateien und Transkriptionen ist jetzt weitaus vorteilhafter als je zuvor. Aufgezeichnete Online-Besprechungen können neben allen Besprechungsinhalten, die jede Transaktion und jeden Austausch während der Besprechung umfassen, Audio- und / oder Videodaten erfassen.
Denken Sie an den Wert von Gesichtsausdrücken, Gestikulationen und allem, was ist kommuniziert ohne zu sprechen.
Etwas zu erinnern:
Der Zugriff auf aufgezeichnete Besprechungen kann beides sein positiv und negativ als „digitaler Fußabdruck“ könnte ein Grund für eine spätere Verwendung sein. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen auf dem neuesten Stand und transparent sind, da Anfragen zur Ermittlung von Rechtsstreitigkeiten genauso häufig Videokonferenzen enthalten können wie E-Mails und Dokumente.
Um allgemeine Genauigkeit und Transparenz zu gewährleisten, legen Sie Richtlinien fest, die bei Videokonferenzen für Zusammenhalt sorgen. Durch die Organisation von Daten, die Festlegung von Richtlinien und die allgemeine Festlegung eines Ablaufs oder Verfahrens für Online-Besprechungen wird sichergestellt, dass die Sicherheitsrisiken begrenzt sind, Daten abgebaut werden und Informationen leicht verfügbar sind:
- Legen Sie fest, welche Namenskonventionen für Besprechungen gelten und wer für die Verwaltung der Aufzeichnungen verantwortlich ist. Wo werden die Aufzeichnungen gespeichert und wie lauten die Verwaltungsregeln für Speicherung, Zugänglichkeit, Löschung, Ermittlung usw.?
- Delegieren Sie je nach Größe des Meetings die Aufzeichnungsverantwortung an einen oder mehrere Teilnehmer. Wählen Sie aus jeder Abteilung, jedem Vorgesetzten oder Manager einen Teilnehmer aus, der für die Aufzeichnung verschiedener Arten von Besprechungen verantwortlich ist. Wer wird der Moderator sein und welche Richtlinien, Regeln und Verfahren müssen für verschiedene virtuelle Besprechungen festgelegt werden?
- Welche "Ansicht" möchten Sie speichern? Wenn Sie sich entschieden haben, wer der Moderator ist (oder vielleicht gibt es einige), wählen Sie aus, welche der verschiedenen Besprechungsoptionen den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen und wer die Aufzeichnung von welchem Computer aus oder von welchem Standpunkt aus durchführen wird.
- Behalte das Ende im Auge Zusammenfassungen und Berichte, die von der Videokonferenzplattform bereitgestellt werden, und bestimmen, wer für sie verantwortlich ist. Wer wird sie erhalten und wie wird auf sie zugegriffen?
- Vermeiden Sie es, Entdeckungen mit Videokonferenz-Depositionen zu entgleisen, die:
Stellen Sie den physischen Standort des Deponenten fest und wie er / sie logistisch eingerichtet wird, um eine Verbindung zum virtuellen Meeting herzustellen
Kommen Sie mit einer anderen Option, wenn der Gerichtsreporter und der Abgeordnete nicht am selben Ort erscheinen können
Holen Sie sich Exponate vorab per Post oder elektronisch während der Ablagerung per Post an den Deponenten
Laufen Sie reibungslos - testen Sie die Technologie vor dem Tag der virtuellen Abscheidung
Verbinden Sie mehrere Anwälte und Teilnehmer aus verschiedenen geografischen Regionen
Sind sich alle einig, ob es aufgezeichnet wird oder nicht - holen Sie Ihre Zustimmung ein - Haben Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie, die aufschlüsselt, wie Videokonferenzen gespeichert und später nach einer bestimmten Zeit zerstört werden.
Nach Abschluss eines Online-Meetings werden die Aufzeichnungen in der Cloud gespeichert und bleiben über das Firmenportal oder den Moderator zugänglich. Das Zulassen des Zugriffs bestimmter Teilnehmer ist eine Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahme. Die allgemeine Verwaltung von Aufzeichnungen, Betriebsprotokollen und der Zugriff sollten durch Erörterung und Entwicklung von Richtlinien und Verfahren festgelegt werden.
Verhindern Sie Sicherheitsverletzungen und das Abhören von Videos mit einer Technologie, die jeden Online-Austausch sicher und privat macht. Beauftragen Sie die Verwendung eines einmaligen Zugangscodes oder einer Person, die während des Meetings einen Datensatz erstellt. Suchen Sie nach Funktionen wie:
- Einmaliger Zugangscode: Jeder Anruf wird mit einem eindeutigen und privaten Code verschlüsselt, der nur für den angegebenen und geplanten Zeitpunkt gültig ist Telefonkonferenz.
- Besprechungssperre: Aktivieren Sie diese Funktion direkt nach dem Erscheinen der Teilnehmer, um zu verhindern, dass unerwünschte Teilnehmer eingreifen. Jeder, der zu spät kommt, muss den Moderator um Erlaubnis bitten.
- Sicherheits-Code: Wenn die Online-Meeting-Agenda die Diskussion hochsensibler Informationen beinhaltet, fügen Sie eine weitere Sicherheitsebene mit einem zusätzlichen Code hinzu, der beim Betreten einer Konferenz erforderlich ist.
Technologien, die leicht verfügbar sind und die Grundlage für die Existenz von Entdeckungen bilden, werden immer häufiger eingesetzt. In Zukunft ist es unwahrscheinlich, dass persönliche Verfahren Vorrang haben. Wenn rechtliche Entdeckungen und andere Prozesse online durchgeführt werden können, werden sie möglicherweise weiterhin online durchgeführt.
Wenn es darum geht, auf etwas zurückzugreifen Videokonferenzsoftware anstatt persönlich aufzutauchen,
Die Vorteile - einschließlich Kosteneinsparungen, weniger Reisekosten, mehr Zeit, Remote-Zusammenarbeit, Produktivitätssteigerung und weniger Verzögerungen - überwiegen mit Sicherheit die Herausforderungen:
Herausforderung #1:
Traditionell befindet sich jede Partei in der Regel in physischer Anwesenheit ihres Rechtsberaters, der während der Prüfung Dokumente und Exponate bereitstellen, unterstützen und erläutern muss.
Lösung:
Bei Videokonferenzen ist dies stattdessen eine Gelegenheit, vorausschauend zu planen. Anwälte und Rechtsberater müssen alle Beweise, Exponate, Dokumente und Beweise im Voraus aussortieren. Es sollte klar, beschriftet, organisiert, betitelt und per Post verschickt oder bereit sein, elektronisch abgefeuert zu werden. Stellen Sie sicher, dass die Adressen aktuell und korrekt geschrieben sind und dass jeder, der die Daten benötigt, in die digitale Transaktion oder den Postversand einbezogen wird.
Herausforderung #2:
Die Beurteilung des Verhaltens und der Gelassenheit eines Zeugen kann über eine Videoverbindung trübe sein, anstatt sich am selben physischen Ort zu befinden.
Lösung:
Ein Technologietest, der in den Tagen vor dem virtuellen Meeting durchgeführt wurde, stellt sicher, dass der Teilnehmer klar und vollständig gesehen wird. Erstellen Sie ein Referenzhandbuch für Videokonferenzen für Kunden, Kollegen und andere Juristen in Ihrer Kanzlei, das obligatorische Verfahren für Stimmprojektion, Beleuchtung, Körperhaltung, akzeptable Hintergründe und andere Informationen enthält, die die Videoerkennung auf den Punkt bringen, polieren und professionell machen.
Herausforderung #3:
Eine Einstellung, die nicht institutionell ist oder nicht als neutral oder angemessen erscheint, kann erschütternd oder irreführend sein oder zu einer unzureichenden Prüfung führen.
Lösung:
Stellen Sie Beispielvideos und Online-Tutorials bereit, in denen beschrieben wird, wie sich die Hinterlegung von Videokonferenzen, der Ermittlungsaufruf, die Vorprüfung oder der Testprozess entwickeln sollen. Beschreiben Sie, was akzeptabel ist und welche Einstellungen und Hintergründe zu einer erfolgreichen Prüfung führen. Nennen Sie Beispiele für schlechte Videos und was Sie nicht tun sollten.
Herausforderung #4:
Wenn Sie sich nicht im selben physischen Raum befinden, wird die Untersuchung für potenziellen Missbrauch oder Fehlverhalten geöffnet.
Lösung:
Volle Transparenz der Diskussion ist von Anfang bis Ende erforderlich. Die Zustimmung zu einer spürbaren Aufforderung zu Beginn des Meetings stellt sicher, dass alle konform sind. Darüber hinaus werden durch die Bereitstellung von Schulungen und Schulungen zu Best Practices während der Prüfung die Prozesse gefestigt, um sicherzustellen, dass sie rationalisiert und auf dem neuesten Stand sind.
In Bezug auf die tatsächliche Qualität der Kommunikation während der Untersuchungen zur Entdeckung per Videokonferenz sind hier einige bewährte Methoden aufgeführt:
• Stellen Sie die Zeit beiseite - vorher, während und nachher
Check-ins, Interviews, Zeugnisse, Besprechungen, Ablagerungen - stellen Sie sicher, dass einige Zeit vor der Vorbereitung, genügend Zeit zum Durchstehen und etwas Zeit zum Nachdenken und Durchgehen der Aufzeichnung oder Zusammenfassungen zur Verfügung steht.
• Stellen Sie sicher, dass alle Technologien funktionieren
Wenn es auf die Zeit ankommt, versuchen Sie nicht, technische Probleme zu beheben, während alle warten. Zeigen Sie sich etwas früher zur Videokonferenz und testen Sie Ihr Mikrofon, Ihren Lautsprecher und Ihre Verbindung.
Überprüfen Sie, ob alles aufgeladen ist, zusätzliche Kabel verfügbar sind, WLAN stark ist usw. Nutzen Sie die Audio- und Videotests, die von Konferenzplattformen auf Unternehmensebene angeboten werden.
• Überprüfen Sie den Spot
Wählen Sie einen Ort, der ruhig, steril und ablenkungsfrei ist. Eine weiße Wand oder ein abgeschlossener Raum mit einem einfachen, unterbrechungsfreien Hintergrund funktioniert am besten.
• Halten Sie sich an das Timing
Teilen Sie die Länge des Meetings im Voraus mit, damit jeder entsprechend planen kann. Erstellen Sie wie bei einem persönlichen Meeting eine Agenda, halten Sie sich daran und schützen Sie die Zeit aller.
• Überprüfen Sie die Audio- und Videoverbindung
Verwenden Sie ein Headset, um Rückkopplungen zu minimieren und Ihr Gehör und Ihre Projektion zu maximieren. Verwenden Sie Videokonferenzen mit hochwertigen Audio- / Videofunktionen.
Lassen Sie Callbridge Ihrer Anwaltskanzlei die Videokonferenztechnologie zur Verfügung stellen, mit der Vorverfahren in einer virtuellen Umgebung reibungslos ablaufen. Mit dem unglaublichen Potenzial, viele persönliche Verfahren online zu stellen, haben Sie die Möglichkeit, Kosten zu senken, mehr von zu Hause aus zu arbeiten, Gerichtsverfahren zu beschleunigen und mehr Informationen schneller zu erhalten.
Die bidirektionale Kommunikationsplattform von Callbridge bietet die Möglichkeit, die Art und Weise, wie Anwaltskanzleien ihre Geschäfte führen, zu vertiefen und zu dimensionieren. Aufgezeichnete Online-Meetings geben allen Parteien das Gefühl, von Angesicht zu Angesicht, aber aus sicherer und gesunder Entfernung zu sein. Darüber hinaus bietet es eine flexiblere Anwesenheit und mit der richtigen Voraussicht ist Planung und Vorbereitung ein geeigneter Ersatz für persönliche Besprechungen.
