Jedes Unternehmen verlässt sich auf seine Fähigkeit, Zeit und Arbeit zu verwalten, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Wachsen, skalieren, expandieren, es ist einfach nicht möglich, eine solide Workflow-Struktur zu implementieren und deren Entwicklung zu verwalten. Denn wer es nicht schafft, kann es auch nicht messen. Was also genau ist Arbeitsmanagement und wie optimiert es Teams? Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Was ist Arbeitsmanagement?
Im einfachsten Sinne bezieht sich Arbeitsmanagement darauf, wo sich die Prozesse des Teams und die Prozesse des Unternehmens treffen, um einen Zusammenhalt in Arbeitsabläufen und Ergebnissen zu bilden.
Arbeitsverwaltungssoftware ist besonders hilfreich bei der Orchestrierung von Arbeitsabläufen und der Abgrenzung von Prozessen, die Informationen generieren. Gepaart mit Online-Meetings mit Videokonferenz-Software schafft ein Arbeitsmanagement-Ansatz Rhythmus und Transparenz für alle, von Mitarbeitern bis hin zu Kunden, und rationalisiert Prozesse für verbesserte Performance und Ergebnisse.
Die Arbeitsverwaltung kann aufgeschlüsselt werden, um ein bestimmtes Projekt oder eine Person zu verwalten. Der Arbeitsmanagement-Prozess beginnt am Anfang des Projektmanagement-Zyklus, damit Sie den Umfang des Projekts besser verstehen und besser aufschlüsseln können, wie sich ein einzelnes (oder mehrere) Projekt entwickeln wird.
Arbeitsmanagement beeinflusst, wie Teams gehandhabt werden. Das beinhaltet:
- Verwalten von Einzelpersonen
- Überwachung des Arbeitsablaufs
- Lenkung der Arbeitsbelastung
- Zuweisen einer Aufgabe zu Teams
- Entscheiden, was Priorität hat
- Fristen erstellen
- Aktualisieren von Kunden und Mitarbeitern über Änderungen oder Sperren
… die alle über eine Arbeitsverwaltungssoftware abgewickelt und über Online-Meetings und Video-Chats weiter unterstützt werden können.
Projektmanagement vs. Arbeitsmanagement
Projektmanagement ist ein ganzheitlicher Ansatz für das Ganze, während Arbeitsmanagement ein Ansatz ist, der Projektmanagement, Arbeitsautomatisierung und Zusammenarbeit kombiniert, um Teams zu befähigen, über alle Projekte, Aufgaben, Ergebnisse usw. hinweg besser zu arbeiten.
Projektmanagement hilft, Projekte zu managen, die einen Anfang und ein Ende haben und klare Rollen für verschiedene Mitarbeiter haben. Es kann jedoch Notfall- oder Ad-hoc-Projekte, klare Last-Minute-Aufgaben und mehr ausschließen. Berücksichtigen wir außerdem die Zeit, die für E-Mails, Admin-Aufgaben, die Teilnahme an Meetings und andere Dinge aufgewendet wird, für die ein Mitarbeiter speziell in das Team geholt wurde.
Warum ist Arbeitsmanagement so wichtig?
Einfach ausgedrückt: Es steigert die Leistung. Wie jedes Managementsystem und jede Führungskraft ist auch Arbeitsmanagement ein Weg, um sicherzustellen, dass Ihr Team Höchstleistungen erbringt und beste Qualität in kürzester Zeit liefert, ohne das Budget zu sprengen. Redundanzen reduzieren, Engpässe identifizieren und das Verhältnis von Zeit und Budget optimieren – all das lässt sich durch gute Kommunikation und die richtigen Strategien für ein optimales Arbeitsmanagementsystem erreichen.
Arbeitsmanagement aufschlüsseln
Die Details werden sich von Branche zu Branche und zwischen Unternehmen ändern, es gibt jedoch einige Gemeinsamkeiten und auch gemeinsame Herausforderungen beim Arbeitsmanagement:
- Tasking-Teams
Wenn ein neues Projekt ansteht, stehen Organisation und Delegation an erster Stelle. Es liegt in der Verantwortung eines Managers, Ressourcen zuzuweisen und zuzuweisen und gleichzeitig sicherzustellen, dass er die richtige Person für den Job oder die Aufgabe hat, und außerdem sicherzustellen, dass er pünktlich und von hoher Qualität erledigt wird. Es ist hilfreich, den Überblick zu behalten, wer was mit digitalen Tools und Verwaltungssoftware tut, und sich gleichzeitig an eine häufige virtuelles Treffen Zeitplan für Status-Updates, Check-Ins und Briefings - Die Grenze zwischen dringenden und hoch priorisierten Aufgaben ziehen
Vor allem, wenn etwas aus dem Nichts auftaucht, kann es zu Verwirrung kommen, was bald getan werden muss. Die Kenntnis bevorstehender Fristen und die Transparenz dessen, was in der Pipeline ist, schafft ein besseres Verständnis und einen besseren Blickwinkel, um zu wissen, ob Sie zu Ergebnissen ja oder nein sagen müssen. - Erstellen von Fristen für Aufgaben
Ein Manager, der über Wissen und Erfahrung verfügt, ist geschickt darin, angemessene Fristen für Aufgaben zu setzen. Die Probleme entstehen, wenn sich Fristen ändern oder die Pufferzeit nicht ausreicht. Enddaten müssen klar umrissen und für alle sichtbar sein. - Mit Kunden transparent bleiben
Als allgemeine Faustregel gilt, zu wenig zu versprechen und zu viel zu liefern, nicht umgekehrt. Klare und prägnante Gespräche mit Kunden und Teams helfen, Erwartungen zu erfüllen und Prioritäten zu setzen, damit die Leute auf dem gleichen Stand sind. Wenn Änderungen und Umleitungen des Projekts, der Frist und der Zuweisung von Ressourcen nicht geklärt sind, kann das Projekt aus der Bahn geraten oder schwieriger werden.
Mit einem ordnungsgemäßen Arbeitsmanagement, das konsistente Online-Meetings und Updates ermöglicht, können Projekte präziser Gestalt annehmen und das Budget und die Zeit einhalten.
Beste Arbeitsmanagement-Praktiken
Ob Sie nun eine spezielle Projektmanagement-Software oder ein anderes System wie regelmäßige Online-Meetings nutzen – denken Sie daran, dass es nicht in Stein gemeißelt sein muss. Effektives Projektmanagement ist dynamisch und muss regelmäßig überprüft werden. Hier sind einige Tipps und Hinweise :
- Praktizieren Sie ausgezeichnete Kommunikation
Schaffen Sie kollaborative Teamumgebungen mit klarer und zeitnaher Kommunikation. Richten Sie zentralisierte Informationen und Dokumente, häufige Online-Meetings und Teamtreffen ein. Schaffen Sie eine Unternehmenskultur der Kommunikation, indem Sie sich auf die Regeln des Engagements einigen: Wann ist es am besten, eine E-Mail zu senden oder ein Meeting abzuhalten? Wer ist für was zuständig und wie kann man sie erreichen? Wie werden neue Mitarbeiter aufgenommen? Wo können Mitarbeiter Fragen stellen? - Vermeide Transparenz nicht
Lassen Sie die Teammitglieder wissen, was vor sich geht, sobald es passiert oder sobald es angebracht ist. Gab es eine Budgetkürzung? Ein Führungswechsel? Neue Geschäftsentwicklung? Halten Sie die Leute auf dem Laufenden und erwähnen Sie die Gründe für die Änderung, wenn es angebracht ist. Versuchen Sie außerdem, wichtige Informationen nicht zu verdecken. Gerüchte verschwenden Zeit und reißen die Moral nieder. - Fördern Sie eine kontinuierliche Feedback-Schleife
Um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, fördern Wertschätzung und Feedback zu Gelegenheiten ein besseres Zuhören und fördern Ergebnisse. Es schafft nicht nur Vertrauen, es bindet Mitarbeiter und gibt den Menschen das Gefühl, wertgeschätzt zu werden. Lassen Sie Feedback Teil des Arbeitsmanagementprozesses sein, um die Produktivität zu steigern und weniger Zeit zu verschwenden. - Kein Mikromanagement
Für die Arbeit wurden Teammitglieder eingestellt. Wenn ihnen die Werkzeuge und die Zeit gegeben wurden, die sie brauchen, müssen sie nicht wie ein Falke beobachtet werden. Geben Sie ihnen Zugriff auf die Software und Plattformen, die über die benötigten Informationen verfügen, und vertrauen Sie ihnen dann, dass sie das erreichen, was sie sich vorgenommen haben. Mit anderen Worten, informieren Sie sie und bereiten Sie sie auf Erfolg vor, damit sie ununterbrochen ihr volles Potenzial ausschöpfen können.
Lassen Sie die ausgeklügelte Videokonferenzplattform von Callbridge Verbindungen herstellen, um Einzelpersonen und ihre Arbeitsmanagementaufgaben zu stärken. Mit einem videozentrierten Ansatz, der sich nahtlos in andere Projektmanagement- und Geschäftskommunikationstools integrieren lässt, können Sie die Arbeitsweise Ihres Teams sofort optimieren.
