Όταν σχεδιάζετε μια διαδικτυακή συνάντηση, πρέπει να ελπίζετε ότι οι συμμετέχοντες δίνουν προσοχή! Στην πραγματικότητα, θέλετε να τους εμπνεύσετε να ασχοληθούν και να παρουσιάσουν. Για να συμβεί αυτό, η διαδικτυακή σας συνάντηση πρέπει να είναι δομημένη. Πρέπει να σχεδιαστεί και εξυπηρετούσε το κοινό σας.
Σε τελική ανάλυση, ποιος είναι ο σκοπός διαφορετικά; Γιατί να αφιερώσετε χρόνο συγκεντρώνοντας τα στρατεύματα για να εξετάσετε τις εκθέσεις προόδου ή να ανοίξετε τις γραμμές επικοινωνίας για να κάνετε καταιγισμό ιδεών, εάν ο μόνος ήχος που ακούγεται είναι γρύλοι;
Με μια πιο διαδραστική προσέγγιση στις διαδικτυακές σας συναντήσεις, μπορείτε να περιμένετε υψηλή αφοσίωση, καλύτερη απορρόφηση πληροφοριών και πιο εμπεριστατωμένη κατανόηση του περιεχομένου σας. Ίσως ακόμη και λίγο διασκεδαστικό!
Ας φτάσουμε στις επαγγελματικές - επαγγελματικές συναντήσεις, δηλαδή!
Σύμφωνα με ένα άρθρο του Harvard Business Review, οι ανώτεροι διευθυντές, οι διευθυντές επιπέδου C και άλλοι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων περνούν σχεδόν τα τρία τέταρτα του χρόνου τους συναντώντας με άλλους για να συζητήσουν την πρόοδο της εργασίας. Αυτός είναι πολύς χρόνος που αφιερώνεται στις συναντήσεις.
Ας μην ξεχνάμε και τους απομακρυσμένους εργαζόμενους. Χάρη στην προηγμένη τεχνολογία, είναι δυνατές οι διαδικτυακές συναντήσεις με ομάδες και συναδέλφους σε διαφορετικές τοποθεσίες, αλλά εξακολουθούν να υπάρχουν προκλήσεις με ζώνες ώρας, συνδεσιμότητα και συντονισμό έργων. Αυτό είναι όπου ο χρόνος που αφιερώνεται μπορεί να χαθεί ή να χρησιμοποιηθεί κατάχρηση.
Κάνετε ό, τι μπορείτε για να διασφαλίσετε ότι οι διαδικτυακές σας συναντήσεις είναι παραγωγικές και καλή χρήση του χρόνου;
Αν ψάχνετε:
- Βρείτε απλούστερους τρόπους συντονισμού με συναδέλφους και απομακρυσμένους εργαζομένους
- Μείνετε συνδεδεμένοι ανεξάρτητα από το χρόνο ή την απόσταση
- Αναζωογονήστε τις αλληλεπιδράσεις
- Πιέστε για περισσότερη συμμετοχή και αποτελεσματικότητα
Ακολουθούν μερικές ιδέες για να ζωντανέψετε τις συναντήσεις για να τις κάνετε πιο διαδραστικές και αποτελεσματικές:
Πρώτον, αναρωτηθείτε: Είναι επιτακτική αυτή η συνάντηση; Πρέπει πραγματικά να πραγματοποιήσετε αυτήν τη συνάντηση;
Για να αλληλεπιδράσουν και να συνεργαστούν οι συμμετέχοντες, πρέπει να ακουστούν οι φωνές, οι απόψεις, τα ευρήματα και η ανταλλαγή πληροφοριών. Στην περίπτωση μιας διαδικτυακής συνάντησης, προτιμάται ένας διάλογος από έναν μονόλογο.
Εάν υπάρχει μια ανακοίνωση ή πληροφορίες που δεν απαιτούν από τους συμμετέχοντες να προσθέσουν ή να εργαστούν από και να ακούσουν μόνο, σκεφτείτε πώς το μήνυμά σας μπορεί να ταιριάζει καλύτερα σε ένα email. Για συναντήσεις που είναι διαδραστικές και ενδιαφέρουσες, ζητώντας από τους συμμετέχοντες να ακούσουν μόνο μπορεί να τους προκαλέσουν να χάσουν ή να προσποιηθούν το ενδιαφέρον τους.
Μόλις το περιεχόμενο και ο σκοπός μιας διαδικτυακής συνάντησης έχουν καθοριστεί ως "απαραίτητο", ακολουθήστε τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια:
12. Διαχείριση προσδοκιών
Καλλιεργήστε τη σωστή νοοτροπία μεταξύ συναδέλφων ενημερώνοντάς τους εκ των προτέρων ότι απαιτείται η συμμετοχή τους. Στην ημερήσια διάταξη που αποστέλλεται πριν από τη διαδικτυακή συνάντηση, παρουσιάστε μια απλή διάταξη του τι μπορεί να περιμένει ο καθένας.
Δείξτε το πρόβλημα και ενημερώστε τους συμμετέχοντες ότι ζητούνται οι ιδέες και η συμβολή τους. Αυτό τους παρέχει το χρόνο να σκεφτούν και να λύσουν τα προβλήματα, ενώ θέτουν επίσης ορισμένους βασικούς κανόνες.
Επιπλέον, αφήστε τους να γνωρίζουν κάποια βασική αναμενόμενη εθιμοτυπία, όπως:
- Πατήστε "σίγαση" όταν δεν μιλάτε
- Αποφύγετε να τρώτε ή να πίνετε
- Βάλτε τα τηλέφωνα και άλλες περισπασμούς σε παύση
11. Check-in με συναδέλφους
Υπό το φως μιας πρόσφατης πανδημίας με εκατομμύρια ανθρώπους που εργάζονται από το σπίτι ως αποτέλεσμα, η απομακρυσμένη εργασία μπορεί να αισθάνεται απομονωμένη. Απλώς προγραμματίζοντας μια συνάντηση τη Δευτέρα και ξεκινώντας με την απλή ερώτηση, "Τι έκανες αυτό το Σαββατοκύριακο;" μπορείτε να προκαλέσετε συμμετοχή και να ενθαρρύνετε τους συναδέλφους να ανοίξουν.
Ακόμα καλύτερα, ανάλογα με το μέγεθος της συνάντησής σας, χρησιμοποιήστε αυτόν τον χρόνο εισαγωγής για να κάνετε όλους να επικοινωνήσουν και να ευχαριστήσουν έναν συνάδελφο για κάτι που έκανε. Μεγάλο ή μικρό, δείχνοντας εκτίμηση με μια απλή κλήση ονόματος και φωνή εργασίας, η ευγνωμοσύνη λειτουργεί για να κάνει όλους νιώθετε πιο συνδεδεμένοι. Αυτός είναι ένας μικρός αλλά ισχυρός τρόπος για να ενθαρρύνετε τον κοινωνικό δεσμό σε μια εικονική πλατφόρμα.
Η ομάδα σας αποτελείται από πολλούς απομακρυσμένους εργαζόμενους; Ενσταλάξτε περισσότερο μια αίσθηση κοινωνικού δεσμού με την ένεση λίγη διασκέδαση για να βοηθήσετε να σπάσετε τον πάγο και να κάνετε τους ανθρώπους να αισθάνονται λιγότερο μοναχικοί με κοινωνικές αποστάσεις ή να εργάζονται από το σπίτι:
- Εισαγωγές Spice Up:
Διαδικτυακή αίθουσα συσκέψεων γεμάτη από αγνώστους; Προσκαλέστε τους συμμετέχοντες να παρουσιάσουν τους εαυτούς τους και ένα περίεργο κομμάτι πληροφοριών:
-
- Το αγαπημένο τους τραγούδι καραόκε
- Το σπιτικό τους πιάτο
- Η καλύτερη συναυλία που πήγαν ποτέ
Διαδικτυακή αίθουσα συσκέψεων με τους ίδιους συναδέλφους; Προσκαλέστε οικεία πρόσωπα για:
-
- Συζητήστε εν συντομία μια καλή ταινία που είδαν πρόσφατα
- Μοιραστείτε την κατάσταση του κατοικίδιου ζώου σας
- Ανοίξτε για ένα χόμπι ή ένα προσωπικό έργο που έχουν αναλάβει
- Χρησιμοποίησε το μυαλό σου:
Οι ασκήσεις δημιουργίας ομάδων δεν πρέπει να πέφτουν στο δρόμο μόνο επειδή τα μέλη της ομάδας είναι πιο διασκορπισμένα. Δώστε τα κριτήρια εκ των προτέρων, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να εμφανίζονται έτοιμοι. Δοκιμάστε μια σύντομη διαδικτυακή απόδοση των Charades ή Balderdash για έναν πιο ενδιαφέρον τρόπο για να ανοίξετε τη συνάντηση. - Παίξτε ένα παιχνίδι μαντείας:
Ένας άλλος τρόπος για να προσελκύσετε περισσότερους ανθρώπους είναι να ζητήσετε από κάθε συμμετέχοντα να παίξει μια απλή έκδοση του ISpy, περιγράφοντας ένα στοιχείο στην απομακρυσμένη περιοχή εργασίας του.
10. Δημιουργήστε την ατζέντα της συνάντησής σας μπροστά από το χρόνο
Εάν η ημερήσια διάταξη της σύσκεψης είναι σαφής και αρθρωτή, μπορείτε να περιμένετε την ίδια απόδοση επένδυσης με τη διαδικτυακή σας συνάντηση! Χωρίς σχέδιο ή πρόβλεψη, ένας αόριστος συγχρονισμός με εσφαλμένη πληροφόρηση θα οδηγήσει σε σύγχυση και σπατάλη χρόνου.
Προετοιμάστε μια δομημένη ατζέντα που περιγράφει βασικά ζητήματα και αναφέρετε τι απαιτείται και αναμένεται από τους συμμετέχοντες. Στείλτε τουλάχιστον μια μέρα νωρίτερα και μην ξεχάσετε να χρησιμοποιήσετε τις ρυθμίσεις προσκλήσεων και υπενθυμίσεων για γρήγορη διάδοση πληροφοριών.
9. Ετοιμάστε την τεχνολογία σας
Όσο θαυμάσια είναι η τεχνολογία, υπάρχουν ακόμα περιπτώσεις που μπορεί να είναι λίγο περίεργη. Νιώστε σίγουροι ότι όλα λειτουργούν ομαλά δοκιμάζοντας την τεχνολογία σας και ελέγχοντας ότι όλες οι συσκευές έχουν φορτιστεί. Γνωρίστε πού βρίσκονται οι πρίζες και πλησιάστε τους φορτιστές σας. Δοκιμάστε τη φωτογραφική σας μηχανή, το μικρόφωνο, τη σύνδεση στο Διαδίκτυο και σκεφτείτε οτιδήποτε άλλο μπορεί να χρειαστείτε:
- Είναι ο φωτισμός σας πολύ φωτεινός ή πολύ σκοτεινός;
- Περιβάλλεται από πολλή ακαταστασία;
- Βρίσκεστε σε μια περιοχή υψηλής κυκλοφορίας όπου οι άνθρωποι έρχονται και πηγαίνουν;
- Πότε ήταν η τελευταία φορά που κλείσατε / επαναφέρετε τη συσκευή σας;
Σκεφτείτε να συμπεριλάβετε αυτά τα σημεία στο email της ημερήσιας διάταξης πριν από τη σύσκεψη, ώστε όλοι να γνωρίζουν.
8. Αναπνεύστε τη ζωή σας στην παράδοση
Σίγουρα μπορείτε να εκτελέσετε αποτελεσματικά τη διαδικτυακή σας συνάντηση ξεφορτώνοντας βασικά στοιχεία, αλλά μπορείτε επίσης να προσθέσετε κάποια πίτσα για να κρατήσετε τους ανθρώπους εντυπωσιασμένους:
- Πρόσκληση κίνησης
Όλοι γνωρίζουμε πόσο εύκολο είναι να επενδύσουμε στην εργασία. Το να σηκωθείτε από το γραφείο σας είναι μια εξαιρετική ιδέα, αλλά μπορεί να ξεχάσετε όταν είστε στη βαλβίδα να σβήσετε μια φωτιά ή να γράψετε ένα μεγάλο email. Σε κάποιο σημείο της διαδικτυακής συνάντησής σας, ανακινήστε λίγο κάνοντας τους συμμετέχοντες να μετακινήσουν το αίμα τους. Απλές κινήσεις όπως το τέντωμα των χεριών σας πάνω από το κεφάλι σας ή το όρθιο και το κάθισμα μερικές φορές ή κάνοντας μερικές τεντώσεις γραφείου μπορεί να αυξήσει το οξυγόνο στον εγκέφαλο και να λειτουργήσει για να ξεπεράσει τα συναισθήματα της κόπωσης και του λήθαργου. - Προσθήκη οπτικών
Ενθαρρύνετε την αλληλεπίδραση και μεταφέρετε το περιεχόμενό σας στο κοινό σας έως
χρησιμοποιώντας φωτεινά χρώματα, βίντεο, φωτογραφίες και γρήγορες εκκλήσεις. Κάντε το περιεχόμενό σας εύπεπτο και αξέχαστο με μια απλή και κατανοητή παρουσίαση που είναι ελκυστική με τη χρήση οπτικών εικόνων και ίσως ένα καλά τοποθετημένο, κατάλληλο meme! - Λάβετε σχόλια σε πραγματικό χρόνο
Δείτε πώς οι άνθρωποι απορροφούν το περιεχόμενό σας διεξάγοντας μια επιτόπια ψηφοφορία. Δεν είναι μόνο αυτά τα διασκεδαστικά, αλλά διακόπτουν πραγματικά το πρόγραμμα και σας παρέχουν πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο που είναι χρήσιμες. Εξυπηρετεί ένα άμεσο εργαλείο λήψης αποφάσεων, διατηρεί την αφοσίωση υψηλή και βοηθά στη δομή των επόμενων βημάτων.
7. Ανάθεση εργασιών
Όταν τα άτομα είναι υπεύθυνα για τη συνεισφορά κάτι στη διαδικτυακή συνάντηση, όπως η εποπτεία, η εκτέλεση μιας δραστηριότητας παγοδρομίας ή η λήψη σημειώσεων, τόσο πιο αφοσιωμένοι θα είναι κάθε άτομο. Επιπλέον, αυτό βοηθά στη διατήρηση μικρών συσκέψεων. Διατηρήστε τους ρόλους προφανείς συμπεριλαμβάνοντας μόνο εκείνους που πρέπει να είναι εκεί, όπως ένας υπεύθυνος λήψης αποφάσεων, σύμβουλος, ο ασκούμενος κ.λπ.
- Επιλογή συντονιστή
Ένας συντονιστής διασφαλίζει ότι η συνάντηση δεν θα εκτροχιαστεί. Η δουλειά του είναι να παρακολουθεί την τεχνολογία, να οδηγεί με εξουσία, να δίνει άδεια ομιλίας σε όσους τη χρειάζονται, να είναι υπεύθυνη για την εγγραφή και να παρακολουθεί τη φροντίδα της ποιότητας ήχου και βίντεο.
6. Παραμείνετε στο χρονοδιάγραμμα
Όταν γνωρίζετε τον περιορισμένο χρόνο που έχετε, η παραγωγικότητα τείνει να αυξάνεται. Δουλεύοντας με ένα χρονικό όριο «πλαισιώνει» τη συνάντηση και της δίνει έμφαση. Αντιστοιχίστε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για κάθε βασικό σημείο με 10 λεπτά buffer. Με αυτόν τον τρόπο ο καθένας μπορεί να τελειώσει εγκαίρως ή λίγο νωρίτερα!
5. Κατάργηση περισπασμών
Είναι εύκολο (και πολύ συνηθισμένο) να θέλετε να ελέγξετε το email σας ή να ρίξετε μια ματιά στο τηλέφωνό σας ενώ βρίσκεστε σε μια ηλεκτρονική συνάντηση. Παραμείνετε στο χρονοδιάγραμμα και αποφύγετε τον πειρασμό αφαιρώντας τις περισπασμούς από την αρχή: κλείστε τις καρτέλες στον φορητό υπολογιστή σας, θέστε το τηλέφωνό σας σε αθόρυβη (ή λειτουργία αεροπλάνου!), Κλείστε το παράθυρο για να κλείσετε τον θόρυβο στο παρασκήνιο (ή να χρησιμοποιήσετε ακουστικά) και να αποθηκεύσετε το σνακ για μετά!
(alt-tag: Γυναίκα που κάθεται στο γραφείο με εργασία σε ανοιχτό φορητό υπολογιστή που κάθεται κοντά σε παράθυρο νωρίς το πρωί)
4. Προώθηση της συνεργασίας
Χρησιμοποιήστε μια ηλεκτρονική συνάντηση για να δημιουργήσετε ιδέες από τους συμμετέχοντες. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να πάρετε τα χαρακτηριστικά μιας δεξαμενής σκέψης ή μιας συνεδρία ανταλλαγής ιδεών. Επιτρέψτε στους ανθρώπους να βρουν τις δικές τους ιδέες ή να ξεφύγουν από τις ιδέες των άλλων. Δοκιμάστε μια λειτουργία όπως ο διαδικτυακός πίνακας για να δημιουργείτε δημιουργικούς χυμούς.
3. Ενσωμάτωση παιχνιδιών
Μέσω Gamification, μπορείτε να περιμένετε τα επίπεδα αλληλεπίδρασης στη διαδικτυακή σας συνάντηση να πυροβολήσουν από την οροφή! Συμπεριλάβετε μια μικρή ερώτηση στην αρχή και ζητήστε από τους συμμετέχοντες να ακολουθήσουν. Αυτά μπορούν να παρακινηθούν πολύ - μεσημεριανό γεύμα, ανταλλαγή εταιρειών, πρόωρη άδεια κ.λπ. Για παράδειγμα:
- Επιλέξτε μια εικόνα ή χαρακτήρα για ενσωμάτωση σε όλες τις διαφάνειες και ζητήστε από τους συμμετέχοντες να απαντήσουν πόσες φορές εμφανίστηκε σε όλη την παρουσίαση.
- Ρίξτε ένα απλό κουίζ στο τέλος για να δοκιμάσετε την κατανόηση του περιεχομένου από τους συμμετέχοντες.
- Συλλέξτε αποσπάσματα από συναδέλφους και ζητήστε τους να μαντέψουν ποιος είπε τι.
2. Τερματισμός με καλά αρθρωτά στοιχεία δράσης
Το σημείο μιας διαδικτυακής συνάντησης είναι να συγκεντρωθούν οι συμμετέχοντες και να έρθουν μαζί για να σημειώσουν πρόοδο στο επόμενο βήμα. Αυτό μπορεί να γίνει μόνο με σαφή στοιχεία ενεργειών. Όταν όλοι γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν μόνο τότε μπορούν να γίνουν τα πράγματα. Πριν από τη λήξη της συνάντησης, βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες είναι σαφείς σχετικά με το ρόλο τους. Περάστε λίγες στιγμές αναλύοντας αυτό που συζητήθηκε και αναθέτοντας το άτομο για τη δουλειά.
1. Μοιραστείτε την περίληψη
Πολλά μπορούν να εμφανιστούν σε μια διαδικτυακή συνάντηση. Πολλές ιδέες, προτάσεις και απόψεις απορρίπτονται, γι 'αυτό και οι καλά συνοπτικές σημειώσεις είναι αποτελεσματικές στη διατήρηση της ακεραιότητας του συγχρονισμού.
Επιλέξτε λογισμικό βιντεοδιάσκεψης που συνοδεύεται από μια δυνατότητα εγγραφής και ή δυνατότητες AI για να καταγράψετε όλα όσα έπεσαν. Η μη αυτόματη λήψη σημειώσεων είναι πάντα μια καλή ιδέα, αλλά όταν έχετε τεχνολογία που λειτουργεί στο παρασκήνιο για εσάς, μπορείτε να εκτελέσετε κατά τη διάρκεια της συνάντησης γνωρίζοντας ότι τα υπόλοιπα φροντίζονται.
Ακολουθούν μερικά ακόμη κόλπα για να κάνετε την επόμενη διαδικτυακή σας συνάντηση να λάμψει:
- Ενσωματώστε την επωνυμία σας σε όλα τα σημεία επαφής της συνάντησής σας
Προσαρμογή στις προοπτικές Καταγράψτε το δικό σας μήνυμα που εισάγει το όνομα της εταιρείας σας, το σλόγκαν και τις σημαντικές ανακοινώσεις ενώ οι συμμετέχοντες εμφανίζονται στο προσαρμόσιμη ηλεκτρονική αίθουσα συσκέψεων. Κάντε μια εξαιρετική πρώτη εντύπωση που είναι στιλβωμένη και επαγγελματική με τα χρώματα του λογότυπου και της επωνυμίας σας στο περιβάλλον εργασίας χρήστη. - Χρησιμοποιήστε το AI για να κάνετε το Legwork
Σε μια ηλεκτρονική συνάντηση, κάνετε τη μελλοντική δουλειά. ΔΙΑΛΕΞΕ ΕΝΑ τηλεδιάσκεψη λύση που λειτουργεί στο παρασκήνιο για την παροχή μεταγραφών, ετικετών ηχείων και σφραγίδων ημερομηνίας για εύκολη αναζήτηση αργότερα. - Κοινή χρήση οθόνης για "Εμφάνιση" αντί για "Πείτε"
Με την κοινή χρήση οθόνης Η επιλογή, η πλοήγηση σε δύσκολες εξηγήσεις και τα χαρακτηριστικά των προϊόντων κατά τη διάρκεια μιας διαδικτυακής συνάντησης έγινε πιο εύκολη. Όλοι μπορούν να κατανοήσουν αυτό που λέτε όταν είναι σε θέση να το δουν μπροστά στα μάτια τους. Φέρτε τους συμμετέχοντες στην ίδια σελίδα όταν κάθε πορεία δράσης μπορεί να εμφανίζεται σε πραγματικό χρόνο.
Αφήστε το Callbridge να αναζωογονήσει τις διαδικτυακές σας συναντήσεις. Με εξελιγμένη τεχνολογία, προσαρμόσιμες δυνατότητες και ένα διαισθητικά σχεδιασμένο περιβάλλον εργασίας χρήστη, οι συναντήσεις σας έγιναν πιο ενδιαφέρουσες και παραγωγικές.
