Από την αρχή έως το τελικό προϊόν, κάθε βήμα απαιτεί τη βέλτιστη αποτελεσματικότητα της ομάδας και την παραγωγικότητα της ομάδας για τα καλύτερα αποτελέσματα. Ωστόσο, με τη μετάβαση από πρόσωπο σε άτομο στο διαδίκτυο, ο τρόπος βελτίωσης της απόδοσης της ομάδας σας ξεκινάει αναγνωρίζοντας πώς η ομαδική εργασία επηρεάζει κάθε πτυχή του οργανισμού σας σε ένα εικονικό περιβάλλον. Λαμβάνοντας υπόψη ότι το παιχνίδι αλλάζει όταν δεν υπάρχει καθόλου πρόσωπο με πρόσωπο χρόνος ή αλληλεπιδράσεις με άτομα σε ένα φυσικό περιβάλλον, τα δυνατά σημεία και οι αδυναμίες κάθε μέλους της ομάδας μπορεί να αυξηθούν ή να μειωθούν μέσα στην ομάδα.
Μην ανησυχείτε όμως! Υπάρχουν πολλές στρατηγικές για τη βελτίωση της απόδοσης της ομάδας σε έναν ψηφιακό-κεντρικό χώρο. Σε αυτήν την ανάρτηση ιστολογίου, θα καλύψουμε:
- Το μικρό μυστικό που πρέπει να γνωρίζει κάθε διευθυντής
- Οι 2 τύποι KPI
- Πώς να γίνετε καλύτερος επικοινωνιακός
- Γιατί μια σιωπηλή παύση στη συνομιλία δεν πρέπει να είναι κακό
- … κι αλλα!
Το πρώτο βήμα προς οικοδόμηση μιας σταθερής ομάδας που αποπνέει συνεργασία και αφοσίωση για βέλτιστη απόδοση είναι να προσλαμβάνεις καλά. Το να γνωρίζετε τι χρειάζεστε από μελλοντικούς προσλήψεις και να είστε ξεκάθαροι για τις προσδοκίες από τους σημερινούς υπαλλήλους βοηθά να δημιουργήσετε μια εικόνα στο μυαλό σας για το τι πρέπει να φέρετε στο τραπέζι από κάθε άτομο. Περιγράφοντας τις απαιτήσεις εργασίας, έχοντας πλήρη κατανόηση των ιδιαιτεροτήτων ενός έργου, ευθυγραμμίζοντας με την κατάλληλη επικοινωνία, και έχοντας μια ισχυρή σχέση με τους υπαλλήλους, όλοι συνεργάζονται για να δημιουργήσουν ζωντάνια μέσα στην ομάδα.
Εδώ είναι ένα μικρό μυστικό: Ως διευθυντής, όλοι όσοι συμμετέχουν σε οποιαδήποτε διαδικασία πρέπει να γνωρίζουν τις προσδοκίες που έχετε. Ο τρόπος βελτίωσης της απόδοσης της ομάδας μπορεί να χωριστεί σε 4 διαφορετικές μεθόδους που ενδυναμώνουν τη συνεργασία, διαχέουν προκλήσεις και αυξάνουν την παραγωγικότητα:
1. Ορίστε, Εγκαταστήστε και Ζήστε με βασικούς δείκτες απόδοσης
Εάν δεν μπορείτε να το μετρήσετε, δεν μπορείτε να το διαχειριστείτε, είναι τόσο απλό! Εάν δεν ξέρετε πού βρίσκεστε, πώς μπορείτε να ξέρετε πού πηγαίνετε; Οι περισσότερες επιχειρήσεις είναι εξοικειωμένες με τους βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI), ένα μέτρο που ποσοτικοποιεί και αξιολογεί την απόδοση, την επιτυχία μιας επιχείρησης ή μιας δραστηριότητας. Αλλά πιο συγκεκριμένα, τα KPI παρέχουν συγκεκριμένη συλλογιστική και σας δείχνουν ακριβώς εάν πετύχετε τον στόχο σας ή όχι. Είναι ιδιαίτερα ευνοϊκοί για να εντοπίσουν πού, γιατί και πώς επιτεύχθηκαν ή δεν επιτεύχθηκαν αυτοί οι στόχοι.
Η οργανωτική ευθυγράμμιση είναι το κλειδί. Αυτό που κάνει ένα KPI αποτελεσματικό είναι ότι όλοι γνωρίζουν ποια είναι η μέτρηση πριν συμφωνήσουν σε αυτήν.
Υπάρχουν δύο τύποι KPI:
- Ένα ποσοτικό KPI μετράται σε μετρήσεις. Ασχολείται με αριθμούς και παρέχει στους υπαλλήλους έναν αριθμημένο στόχο να χτυπήσει, όπως η απόκτηση πελατών XX ανά τρίμηνο.
- Ένα ποιοτικό KPI είναι περιγραφικό και προσανατολίζεται περισσότερο στις εργασίες, όπως η μέτρηση μέσω μιας δημοσκόπησης ή μιας δημοσκόπησης για την καλύτερη κατανόηση των δημογραφικών στοιχείων του έργου.
Η κορυφαία 10 KPI οι μετρήσεις περιλαμβάνουν:
- Ποσοτικός: Προγράμματα εργασιών, αποδοτικότητα φόρτου εργασίας, υποβολή φύλλου χρόνου, εξαρτήσεις εργασιών και χρονοδιάγραμμα έργου
- Ποιοτικός: Χρόνος καθοδήγησης, συνεργασία, ικανοποίηση ενδιαφερομένων και πελατών, επικοινωνία και αξιολόγηση ομάδας
Για τα KPI να αναφλέξουν πραγματικά την απόδοση της ομάδας σας, αναρωτηθείτε:
- Είναι ο στόχος σας σαφής;
Θα πρέπει να είναι πραγματικά προφανές τι προσπαθείτε να πετύχετε. Να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι και συγκεκριμένοι. Όσο πιο εστιασμένος στο λέιζερ είναι ο τελικός στόχος, τόσο πιο μετρημένη και ελεγχόμενη είναι η απόδοση της ομάδας σας. - Έχει κοινοποιηθεί στην ομάδα;
Γνωρίστε το κοινό σας. Αποφύγετε τη φανταχτερή, συγκεχυμένη γλώσσα. Προχωρήστε κατευθείαν στο σημείο και βεβαιωθείτε ότι όλοι στην ομάδα σας έχουν πρόσβαση σε αυτό. Κοινοποιήστε τα KPI σε μια ηλεκτρονική σύσκεψη, στείλτε τα σε ένα email ή συμπεριλάβετε τα στο εγχειρίδιο. Χρειάζεται τα μάτια όλων για να είναι όλα τα μέλη της ομάδας στην ίδια σελίδα και μπορούν να ζητήσουν διευκρινίσεις εάν χρειαστεί. - Πότε ενημερώθηκε τελευταία φορά;
Οι στόχοι και τα έργα θα υποχωρήσουν και θα ρέουν. Όταν αλλάζει ένα KPI, βεβαιωθείτε ότι όλοι συμμετέχουν. - Μιλάμε;
Παραμείνετε ενήμεροι με συχνές διαδικτυακές συναντήσεις και ενημερώσεις. Κρατήστε την πόρτα ανοιχτή για ερωτήσεις και απαντήσεις ενώ συζητάτε την πορεία του έργου. Ενημερώστε τους ανθρώπους πώς κάνουν, πώς είναι το έργο και τι μετράται και πώς.
2. Προσδιορίστε, αγκαλιάστε και συνδυάστε διαφορετικά στυλ επικοινωνίας
Ο καθένας έχει ένα προσωπικό στυλ επικοινωνίας. Η κατανόηση του τρόπου με τον οποίο στέλνετε μηνύματα και λαμβάνετε τα μηνύματα άλλων είναι μια ισχυρή άσκηση συνειδητοποίησης. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εργαλείο για την προώθηση αποτελεσματικότερης ομαδικής εργασίας και επικοινωνίας εντός και εκτός μιας διαδικτυακής συνάντησης.
Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι απαραίτητη για όλες τις σχέσεις, συμπεριλαμβανομένης της δυναμικής της ομάδας. Μάθετε πώς να είστε ικανοί επικοινωνιακοί σε μια ομαδική ρύθμιση και να παρακολουθείτε την απόδοση της ομάδας σας να βελτιώνεται σε μεγάλο βαθμό στο διαδίκτυο και προσωπικά:
Εδώ είναι ένα με λίγους τρόπους για να γίνετε καλύτερος συνεργάτης σε μια ομάδα:
- Ακούστε να καταλάβετε…
… Αντί να ακούτε απάντηση. Ακούγεται απλό, αλλά όταν ζούμε και επικεντρωνόμαστε σε αυτό που λέει ένας συνάδελφος ή διευθυντής, μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ των πληροφοριών που απορροφώνται ή όχι! Είτε αυτοπροσώπως είτε μέσω τηλεδιάσκεψης, όλοι ανταποκρίνονται καλύτερα όταν αισθάνονται ότι τους βλέπουν και ακούγονται. - Παρακολουθήστε τη γλώσσα του σώματος
Η ομιλούμενη γλώσσα είναι σημαντική, αλλά αυτό που επικοινωνεί το σώμα προωθεί πραγματικά το μήνυμά σας. Πώς είναι το άτομο που μιλάτε να στέκεται; Είναι τα μάτια τους λαμπερά ή γυαλιστερά; Είναι τα χέρια σταυρωμένα ή γίνοντα; Λάβετε επίσης υπόψη τη γλώσσα του σώματός σας. Είστε ανοιχτό ή κλειστό; Στέκομαι πολύ κοντά ή όχι αρκετά μακριά; - Παρακολουθήστε πώς οι άλλοι λαμβάνουν υπόψη το πλαίσιο
Εάν ανησυχείτε για την παρουσίαση ενός απομακρυσμένο γήπεδο πωλήσεων, προσέξτε πώς το κάνει η ομάδα σας. Παρακολουθήστε διαδικτυακά βίντεο διάσημων ομιλητών και παρουσιαστών. Σημειώστε τη θέση και τη στάση του σώματός τους. Το φωνητικό τους ρυθμό και το λεξιλόγιο. Πάρτε ενδείξεις από τα άτομα γύρω σας, ώστε να μπορείτε να μάθετε από τους επαγγελματίες και να απευθυνθείτε στο κοινό σας! - Η σιωπή είναι εντάξει
Η σιωπή δεν πρέπει να είναι αμήχανη. Είναι φυσικό και παρέχει στους ακροατές την ευκαιρία να απορροφήσουν το υλικό και να διατυπώσουν μια ερώτηση ή σχόλιο. Ειδικά σε ομάδες όπου υπάρχει ένας συνδυασμός τόσο αργών όσο και γρήγορων ομιλητών, μια στιγμή σιωπής δίνει τη θέση στην ολοκλήρωση της σκέψης, ώστε κανείς να μην διακόπτεται. - Αποφύγετε τα λογοτεχνικά πατερίτσες
Είναι φυσικό να θέλεις να χρησιμοποιήσεις τις λέξεις "um", "like" και "er" ως πατερίτσες για να κρατήσεις τη θέση σου ενώ μιλάς ή να σε βοηθάς να δημιουργήσεις την επόμενη σκέψη σκέψης σου. Αντ 'αυτού, μιλήστε πιο αργά και κάντε ζώνη στην αναπνοή σας. - Ρίξτε σε ένα ρήμα δράσης για βελτιωμένη γλώσσα
Για σαφέστερη και επαγγελματικότερη ακρόαση ομιλίας και επικοινωνίας, δοκιμάστε να ακουμπήσετε ισχυρά ρήματα δράσης όπως «αιχμή αιχμής», «ενισχυμένη» και «αναζωογονημένη». - Αναζητήστε το κοινό νήμα σε ένα επιχείρημα
Ακόμα κι αν ψάχνετε για ένα έργο σε μια διαδικτυακή συνάντηση με έναν μη συμπαθητικό συνάδελφο, χρησιμοποιήστε τη συνομιλία ως πρόσκληση για να καταλάβετε σε τι μπορείτε να συμφωνήσετε αντί να διαφωνείτε. Η αναζήτηση αυτού του κοινού εδάφους σε μια τεταμένη συζήτηση ή ένα επιχείρημα μπορεί να φέρει σαφήνεια και να ενισχύσει το ηθικό της ομάδας. Εάν έχετε τον ίδιο στόχο ή τελικό αποτέλεσμα, για παράδειγμα, να ρίξετε μια λάμψη σε αυτό μπορεί να είναι αρκετό για να διορθώσετε φυσικά τη συνομιλία. - Επιλέξτε "Ξέρω" αντί "Νομίζω"
Η γνώση του τι μιλάτε και η παρουσίαση των γεγονότων θα σας τοποθετήσουν ως ένα ισχυρό μέλος της ομάδας που μπορούν να βασίζονται σε άλλους. Μιλώντας σε μισές αλήθειες και κάνοντας τεκμήρια λέγοντας, "Νομίζω ότι είναι αυτό ..." ή "Είμαι πολύ σίγουρος ότι αυτό ..." δεν σας δίνει μεγάλη εξουσία ή αξιοπιστία. Ενσταλάξτε την εμπιστοσύνη κάνοντας την έρευνα, μιλώντας στους σωστούς ανθρώπους και βεβαιώνοντας την αξίωσή σας, ώστε κανείς δεν μπορεί να το διαλύσει. - Εφαρμόστε λεκτικές γέφυρες
Μερικές φορές οι συνομιλίες οδηγούν σε μια καλή παλιά συντριβή και κάψιμο. Ανακατευθύνετε τη διαδρομή βρίσκοντας μια γέφυρα για να επιστρέψετε κάπου πιο ευχάριστο. Για να αλλάξετε την εστίαση, χρησιμοποιήστε ένα "Ναι, αλλά ..." "Είμαι περίεργος να μάθω περισσότερα για ..." "Σας καλώ να σκεφτείτε ..." "Το σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε ..." Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ρίξετε μια παροιμία μαϊμού κλειδί και επαναλάβετε τη συνομιλία με πιο εποικοδομητικό τρόπο. - Μάθετε πού πηγαίνει η ιστορία σας
Η εφαπτομένη απαιτεί χρόνο και όταν διευθύνετε μια επιχείρηση, δεν θέλετε να χαθείτε στο δίλημμα κάποιου. Ενθαρρύνετε τους ανθρώπους (και τον εαυτό σας) να γνωρίζουν όταν λένε μια ιστορία. Μιλάς για μια ιστορία; Εξηγώντας μια θεωρία; Καταστρέφοντας μια ιδέα; Πριν ξεκινήσετε, μάθετε ποιο είναι το νόημα του μεριδίου σας και ενώ το λέτε, προσπαθήστε να αφαιρέσετε το περιττό συναίσθημα, πάρα πολλές λεπτομέρειες και να έχετε πάντα έναν προορισμό! - Ηρέμησε
Θυμηθείτε να αναπνέετε. Απλά χαλαρώστε, μιλήστε αργά και με πρόθεση! Η ομάδα σας αποτελείται από άτομα στην άλλη πλευρά της οθόνης. Όσο είστε ευγενικοί και επαγγελματίες, θα ακολουθήσει φυσικά εξαιρετική επικοινωνία.
3. Συνεργαστείτε για να εργαστείτε ως ένα
Ακόμη και με μια πλήρη κατανόηση των βασικών δεικτών απόδοσης και της αυξημένης αίσθησης δυναμικής συνομιλίας, η διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας μπορεί να αισθάνεται σαν να υπάρχουν πολλά κινούμενα μέρη, αλλά στο τέλος της ημέρας, εξακολουθεί να είναι μία ομάδα. Να θυμάστε ότι όλοι εργάζεστε μαζί καθώς αναπνέει ζωή στο συλλογικό ον της ομάδας σας.
Η ιδιοκτησία, τα σχόλια από ομοτίμους και τα συχνά check-in συμβάλλουν στη διατήρηση συγχρονισμού όλων των κινούμενων μερών. Για παράδειγμα, εποικοδομητική καθοδήγηση και ανατροφοδότηση που εστιάζει στη συμπεριφορά και όχι στο άτομο προωθεί λιγότερη άμυνα και καλύτερη ιδιοκτησία. Δίνει ένα παράδειγμα του τι πρέπει να κάνετε χωρίς να επιτεθείτε προσωπικά σε κανέναν.
Όταν τα μέλη της ομάδας συνειδητοποιούν ότι δεν χρειάζεται να εργάζονται σε σιλό και ότι οι άνθρωποι μπορούν να βασίζονται ο ένας στον άλλο, η παραγωγή της εργασίας αυξάνεται. Δεν χρειάζεται να κάνετε τα πάντα μόνοι σας δημιουργεί μια δυναμική ροή. Όσο όλοι είναι σαφείς σχετικά με την ιεραρχία και τους ρόλους του έργου, η δύναμη μιας ομάδας γίνεται εκθετικά ισχυρότερη. Ειδικά αν τα μέλη της ομάδας είναι πρόθυμα να καθοδηγήσουν και να ενσωματώσουν νέο ταλέντο.
Με εξελιγμένες δυνατότητες που συνοδεύουν το λογισμικό τηλεδιάσκεψης για τη βελτίωση της σύνδεσης όπως κοινή χρήση οθόνης, μια διαδικτυακός πίνακας και διαδικτυακές ηχογραφήσεις συναντήσεων, η εργασία ως συνεκτική μονάδα είναι πολύ δυνατή στο Διαδίκτυο. Επιπλέον, οι ενσωματώσεις για το Slack, το Ημερολόγιο Google και το Outlook προσθέτουν πραγματικά μια απρόσκοπτη εικονική σύνδεση σε διαδικτυακές συναντήσεις, διαχείριση έργων, παρουσιάσεις και άλλα.
4. Ενθαρρύνετε την πρόσθετη μάθηση ως ομάδα
Κάθε υπάλληλος φέρνει το δικό του μοναδικό σετ δεξιοτήτων και εμπειρίας στην ομάδα, αλλά για κάθε μέλος να κάνει πραγματικά λάμψη και να είναι επιτυχής σε οποιονδήποτε ρόλο, είναι κρίσιμο να βασιστεί σε αυτό το σετ δεξιοτήτων μεμονωμένα και ως ομάδα. Η εκμάθηση στην εργασία (και με την ταχύτητα της τεχνολογίας!) Είναι επιτακτική ανάγκη για τις ομάδες να προσαρμοστούν και να αποδώσουν παράλληλα με τον ανταγωνισμό.
Πώς μαθαίνουν λοιπόν οι υπάλληλοί σας; Εκπαίδευση στο Διαδίκτυο, σεμινάρια, υλικό μαθημάτων με βάση το βίντεο - οι ευκαιρίες για βελτίωση των δεξιοτήτων και εκμάθηση νέων είναι τεράστιες. Σκεφτείτε πώς οι νέοι υπάλληλοι εντάσσονται, εκπαιδεύονται και εισέρχονται στην εταιρεία. Ή για το πόσο μεγαλύτερης ηλικίας, πιο πιστοί εργαζόμενοι παρέχονται τα μέσα για να παραμείνουν σχετικοί και να παρακολουθούν τις νέες τάσεις στην τεχνολογία και στην αγορά.
Μια ισχυρή στρατηγική κατάρτισης που αναπτύσσει την επωνυμία σας και δίνει σκοπό στους υπαλλήλους θα κάνει την επιχείρησή σας ελκυστική για νέα ταλέντα ενώ θα ενισχύσει τους δεσμούς της ομάδας σας. Η εκμάθηση κατά την εργασία, η καθοδήγηση, η εσωτερική εκπαίδευση, η ατομική μελέτη, το προ-ηχογραφημένο υλικό και πολλά άλλα μπορούν να διατεθούν μέσω λογισμικού τηλεδιάσκεψης. Ζωντανή ροή στο YouTube ή πρόσβαση στα βίντεο μέσω μιας διαδικτυακής πύλης υπαλλήλων.
Επιλέγοντας το Callbridge για τις ανάγκες σας σε διαδικτυακές διασκέψεις, μπορείτε να επηρεάσετε σημαντικά τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας επικοινωνεί σε έναν διαδικτυακό χώρο. Βελτιώστε σημαντικά τον τρόπο χειρισμού των έργων, διεξάγονται διαδικτυακές συναντήσεις και βασίζεται η δυναμική της ομάδας. Χρησιμοποιήστε εξελιγμένες δυνατότητες, όπως Spotlight Speaker, Gallery View και Screen Sharing για να εμπλουτίσετε τη συνομιλία σας και να την προωθήσετε προς τη βελτίωση της απόδοσης της ομάδας στο διαδίκτυο.
