Οι εξ αποστάσεως συναντήσεις έχουν γίνει ουσιαστικό μέρος του τρόπου με τον οποίο γίνεται η εργασία σε όλο τον κόσμο. Ακόμα κι αν ζείτε σε μια μεγάλη πόλη, σας βοηθά να γεφυρώσετε το χάσμα αν βρίσκεστε σε ένα μέρος της πόλης και το γραφείο σας στο άλλο. Κλήσεις συνδιάσκεψης και τηλεδιάσκεψη κάνει να φαίνεται ότι δεν υπάρχει κυριολεκτικά καμία απόσταση μεταξύ του αποστολέα και του παραλήπτη, αλλάζοντας τον τρόπο με τον οποίο επικοινωνούμε. Είναι πραγματικά εκπληκτικό που ζούμε σε μια εποχή όπου μπορούμε να διατηρούμε γραφεία στη Σιγκαπούρη, το Λονδίνο, τη Νέα Υόρκη και τις μητέρες που μένουν στο σπίτι που ζουν στα προάστια – όλες στην ίδια σελίδα δουλεύοντας μαζί.
Τώρα λοιπόν που η εταιρεία σας διαθέτει κορυφαία ταλέντα και έχετε δημιουργήσει έναν αποτελεσματικό ρυθμό συναντήσεων, υπάρχει το στίγμα ότι οι διευθυντές προτιμούν τις αυτοπροσώπως συναντήσεις παρά τις εξ αποστάσεως. Αν και αυτό ισχύει παραδοσιακά, το ίδιο ισχύει και για την ικανότητα προσαρμογής και εγκατάστασης απομακρυσμένων εργαζομένων με τα καλύτερα εργαλεία του κλάδου για πιο παραγωγική, αφοσιωμένηκαι κυβερνοασφάλεια!) συναντήσεις που οδηγούν σε νούμερα και σε συντριβή στόχων.
Εφόσον ισχύουν διαφορετικοί κανόνες όταν δεν βρίσκεστε σε συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο, η συζήτηση σχετικά με τους «χρυσούς κανόνες» περιλαμβάνει όλους, ώστε κάθε συγχρονισμός να μπορεί να παραδοθεί και να ληφθεί με τρόπο που να έχει αποτελέσματα. Ακολουθούν βασικοί κανόνες που πρέπει να έχετε υπόψη σε μια σχέση εργασίας εξ αποστάσεως:
ΠΡΙΝ ΤΗΝ ΣΥΝΑΝΤΗΣΗ
Εξοικειωθείτε με την τεχνολογία σας
Η ενεργοποίηση της βιντεοκάμερας και η αποστολή κωδικού για την κλήση συνδιάσκεψης είναι εύκολη. Όμως, να εξοικειωθείτε λίγο καλύτερα με τον τρόπο λειτουργίας του λογισμικού και του υλικού θα μπορούσε να σας ρυθμίσει σε καλή κατάσταση εάν - παράδεισος απαγορεύεται - υπάρχει τεχνολογική δυσκολία κατά τη διάρκεια της κλήσης του συνεδρίου. Αποφύγετε τυχόν λόξυγγες στο διαδίκτυο 5 λεπτά νωρίτερα από το πρόγραμμα, ώστε να μπορείτε να ρυθμίσετε νωρίς. ή έχετε ένα σχέδιο β έτοιμο να ξεκινήσει σε δράση. Ακόμη και η πραγματοποίηση μιας πρόβας εγγραφής βίντεο είναι μια έξυπνη κίνηση!
Προσθήκη επιπέδων σε κοινόχρηστο χώρο
Ο κοινόχρηστος χώρος δεν είναι αίθουσα συσκέψεων. Στην πραγματικότητα, είναι η αίθουσα συσκέψεων που διατηρεί τους κοινόχρηστους χώρους όπως τα χαρτοπίνακα, και διαδικτυακός πίνακας, κοινόχρηστες οθόνες και άλλα. Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορούν να αισθανθούν το δεύτερο καλύτερο πράγμα για να είναι φυσικά εκεί, επηρεασμένοι από έναν συνδυασμό αυτών των χώρων κατά τη διάρκεια της τηλεδιάσκεψης.
Ορίστε μια ατζέντα, μοιραστείτε το πριν από το χρόνο
Μια απομακρυσμένη κλήση διάσκεψης περιλαμβάνει προσπάθεια και προγραμματισμό για να διασφαλιστεί ότι όλοι μπορούν να παρευρεθούν. Με την επισήμανση των θεμάτων που καλύπτονται και την κοινή χρήση της ατζέντας εκ των προτέρων, μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύτιμες στιγμές ακολουθώντας ένα σχέδιο. Με αυτόν τον τρόπο, οι συμμετέχοντες γνωρίζουν τι έρχεται και μπορούν να ακούσουν ενεργά καθώς και να προετοιμαστούν με το μέρος της συνάντησης.
Πρόσκληση σε λίγες επιλογές
Όσο υψηλότερος είναι ο αριθμός των συμμετεχόντων στην κλήση του συνεδρίου, τόσο χαμηλότερη είναι η προσδοκία να συμβάλει στη συζήτηση. 1-10 συμμετέχοντες είναι ιδανικό.
ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗ
Διατηρήστε το στόχο της σύσκεψης μπροστά και στο κέντρο
Με απλά λόγια, υπενθυμίστε σε όλους τι πρέπει να επιτευχθεί μέχρι το τέλος της τηλεδιάσκεψης. Καταγράψτε το στον διαδικτυακό πίνακα, για παράδειγμα, έτσι ώστε όλοι να μπορούν να το δουν καθαρά και να το χρησιμοποιήσουν για να προσγειώσουν τους συμμετέχοντες εάν απομακρυνθούν από την πορεία κατά τη διάρκεια της συζήτησης.
Ρόλοι κλήσεων διάσκεψης Gamify
Ρόλοι μπορούν να δοθούν σε διαφορετικούς παρευρισκόμενους, όπως μεσολαβητής, χρονομετρητής και γραμματέας για να λάβουν υπόψη όλα τα σημεία δράσης και τις αποφάσεις που λαμβάνονται. Για επαναλαμβανόμενες συναντήσεις, σχεδιάστε ονόματα και αλλάξτε τους ρόλους, ώστε να αποφασιστεί στην αρχή της συνάντησης και - έκπληξη! - θα μπορούσε να είναι εσείς! Αυτό Το gamification θα διασφαλίσει ότι οι άνθρωποι θα παραμείνουν αφοσιωμένοι.
Ο καθένας παίρνει μια εισαγωγή
Οι συμμετέχοντες είναι πιο πρόθυμοι να συμμετάσχουν στο κλήση συνδιάσκεψης όταν καταλαβαίνουν καλύτερα ποιος είναι σε κλήση μαζί τους. Μια γρήγορη εισαγωγή όλων στη συνάντηση, (ακόμα και αν υπάρχει εικονίδιο ή εικόνα) προσθέτει ένα άγγιγμα της ανθρωπότητας και κάνει τους απομακρυσμένους εργαζόμενους να νιώθουν να βλέπουν και να ακούν!
Ενθαρρύνετε μια μικρή μικρή συζήτηση
Η σύνδεση με απομακρυσμένους συναδέλφους κάνει την παρουσία τους αισθητή στη συνάντηση. Μια γρήγορη ενημέρωση της ημέρας τους, ο καιρός, τα σχέδια για το Σαββατοκύριακο - τους κάνει να νιώθουν σαν να είναι γνωστοί στον πραγματικό κόσμο καθώς και στον ψηφιακό χώρο.
ΜΕΤΑ ΤΗ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗ
Βάλτε μαζί μια συνέχεια
Συνοψίστε τα κύρια σημεία και τις ανακαλύψεις της συνάντησης που θα σταλεί. Το μέρος που το καθιστά ελκυστικό; Προσθέστε ένα στοιχείο διασκέδασης και συντροφικότητας. Ένα gif, ένα βίντεο ή μια αστεία φωτογραφία βοηθά να κάνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το συνομιλία αξέχαστο, το οποίο με τη σειρά του θα κάνει όλους να προσβλέπουν στο επόμενο email μετά από μελλοντικές συναντήσεις.
Αναφέρετε αριθμούς
Η υγεία και η παραγωγικότητα μιας σχέσης εργασίας εξ αποστάσεως βασίζεται στην επίτευξη στόχων, στην επίτευξη αριθμών και στην επίτευξη στόχων απόδοσης. Αφιερώστε χρόνο για να τα συζητήσετε στη σύσκεψη ή στείλτε ένα επακόλουθο email που περιγράφει τις αλλαγές, τα επιτεύγματα, τις βελτιώσεις κ.λπ.
Αφήστε το λογισμικό διασκέψεων υψηλής απόδοσης της Calmbridge να δώσει ζωή στις κλήσεις επαγγελματικών συνεδριάσεων. Η πρώτης τάξεως πλατφόρμα της αίθουσας συσκέψεων γεφυρώνει το χάσμα για εικονικές και πραγματικές συναντήσεις. Με εξαιρετικές δυνατότητες συνεργασίας Που περιλαμβάνουν κοινή χρήση οθόνης, κοινή χρήση αρχείων, παρουσίαση εγγράφων και ομαδική συνομιλία, η εξαιρετική οπτικοακουστική τεχνολογία του Calmbridge καλλιεργεί σχέσεις εργασίας από απόσταση.
