Με το 2020 να ξεκινάει με βρυχηθμό, είναι ασφαλές να πούμε ότι μέχρι τώρα, στα μέσα του έτους, η εμπειρία σας με τη διάσκεψη βίντεο έχει βελτιωθεί δέκα φορές. Το γραφείο σας πιθανότατα έχει μετατραπεί σε μια πιο διαδικτυακή προσέγγιση «εργασία από το σπίτι», ανοίγοντας τις πόρτες σε διαδικτυακή επικοινωνία χρησιμοποιώντας βιντεοδιάσκεψη με πελάτες, σε ομαδικές ενημερώσεις, κλήσεις συνεδρίων ανώτερης διαχείρισης, συνεδρίες καταιγισμού ιδεών, συναντήσεις κατάστασης… και η λίστα πηγαίνει επί.
Επιπλέον, καθώς συνεχίζουμε να προσαρμόζουμε στους μεταβαλλόμενους χρόνους που αντιμετωπίζει ο καθένας, το εργατικό δυναμικό διαιρείται με τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να εμφανίζονται σωματικά (ή σχεδόν!). Έχετε συναδέλφους που εργάζονται από το σπίτι με πλήρη απασχόληση; Η διοίκηση τοποθετεί 2 ημέρες την εβδομάδα στο γραφείο και μετά λειτουργεί εξ αποστάσεως; Πηγαίνετε μεταξύ των πελατών που πρέπει να παραμείνουν στο γραφείο 5 ημέρες την εβδομάδα;
Όταν οι συνάδελφοι και τα μέλη της ομάδας έχουν εξαπλωθεί σε ψηφιακά και φυσικά τοπία, η διατήρηση όλων μαζί μπορεί να αποδειχθεί δύσκολη, αν και όχι αδύνατη! Παρόλο που υπάρχουν χρονικοί περιορισμοί, γλωσσικά εμπόδια, διαφορές στην ιεραρχία και γενικές προκλήσεις με τη διαχείριση του χρόνου, όλοι θέλουν πραγματικά να κάνουν τη συνεργασία μαζί όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματική και παραγωγική.
Δείτε πώς μπορείτε να διατηρήσετε αποτελεσματικά ένα συνεργατικό περιβάλλον εργασίας εάν η ομάδα σας χωρίζεται στο σπίτι, στο γραφείο ή στο πεδίο.
9 τρόποι διαχείρισης της συνεργασίας μεταξύ γραφείων:
9. Αποφύγετε την ακαταστασία του email
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το κλειδί για την γρήγορη και αποτελεσματική επικοινωνία, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι υπάρχει "ίχνος". Αλλά όταν μια μικρή ερώτηση μπαλονίζει σε μια γιγαντιαία συνομιλία που παίρνει μακρά και περίπλοκη, η πραγματική αποτελεσματικότητα της ανταλλαγής γίνεται περίπλοκη.
Η μετάβαση σε ένα εργαλείο επικοινωνίας επιχειρήσεων που παρέχει ένα κανάλι όπου η εργασία, οι καταστάσεις και οι ενημερώσεις γίνονται ορατές και γραφικές, δίνει σε όλους τους συμμετέχοντες μια πιο διαχειρίσιμη εικόνα για το τι συμβαίνει. Ένα εργαλείο συνεργασίας όπως το Slack δημιουργεί αυτό το είδος συνοχής, όπως και το λογισμικό τηλεδιάσκεψης που διαθέτει επιλογές ενσωμάτωσης . Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να συνδυάσετε δύο πλατφόρμες για την απόλυτη συνεργατική απόδοση.
8. Παρακολουθήστε τους φόρτους εργασίας
Το να βλέπει κανείς τι δουλεύει ο καθένας μέσω ενός εργαλείου διαχείρισης έργου βοηθά να διακρίνει την κατάσταση του έργου και ποιος είναι σε αυτό. Με αυτόν τον τρόπο, είτε βρίσκεστε στο σπίτι είτε ταξιδεύετε για δουλειά, μπορείτε να πηδήξετε και να δείτε τι βρίσκεται σε εξέλιξη.
Επωφεληθείτε από την χρωματική κωδικοποίηση και τη χρήση γραμμών και στηλών για την οργάνωση αρχείων, τοποθεσιών και παρακολούθησης χρόνου. Αντίθετα, η διεξαγωγή μιας διαδικτυακής συνάντησης με χρήση βιντεοδιάσκεψης για τη συζήτηση του έργου σε πραγματικό χρόνο προσφέρει στους συναδέλφους την ευκαιρία να μιλήσουν ανοιχτά για το πού βρίσκονται και πώς αισθάνονται την τρέχουσα κατάσταση. Η καλλιέργεια μιας ρουτίνας διαδικτυακών συναντήσεων όπου συζητείται η κατάσταση και οι ενημερώσεις θα βοηθήσει στον εντοπισμό θεμάτων προτεραιότητας, στα σημεία συμφόρησης και στη μείωση των χαμένων χρονοδιαγραμμάτων.
(alt-tag: Κομψή γυναίκα που περπατάει στο δρόμο κρατώντας ένα κινητό τηλέφωνο ενώ το κοιτάζει και περνάει μέσα από.)
7. Να προσέχετε τις ζώνες ώρας
Δεν είναι ιδανικό να συμμετάσχετε σε μια συνάντηση «κόκκινων ματιών» ή σε μια συνάντηση λίγο πριν από το κρεβάτι, αλλά κατά τον προγραμματισμό έργων ή συγχρονισμών, οι ζώνες ώρας διαδραματίζουν ρόλο στην απόφαση για το πότε θα πραγματοποιηθεί μια συγκέντρωση μεταξύ γραφείων.
Έχοντας το πρόγραμμα όλων εύχρηστο και διαθέσιμο επιτρέπει στον οικοδεσπότη ή τον διοργανωτή να έχει την ορατότητα της καλύτερης στιγμής για μια διαδικτυακή συνάντηση. Αναζητήστε λογισμικό τηλεδιάσκεψης που συνοδεύει προγραμματιστή ζώνης ώρας ή ανοίξτε σε ορισμένους προσκεκλημένους συμμετέχοντες που πρέπει να εγγράψουν τη συνάντηση τώρα για να την παρακολουθήσουν αργότερα.
6. Check-In τακτικά
Όταν η ομάδα σας απλώνεται σε γραφείο, σπίτι και γήπεδο, είναι εύκολο να χάσετε μερικές από τις πιο τυπικές συμπεριφορές που αποκτάτε όταν εργάζεστε παράλληλα και μόνο λίγα μέτρα ο ένας από τον άλλο - όπως να κοιτάζετε μια ερώτηση ή να περνάτε ο ένας τον άλλον στην αίθουσα ή στην αίθουσα διακοπών.
Για να βεβαιωθείτε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα, ακολουθήστε τη συνήθεια να αγγίζετε συχνά τη βάση. Μην διστάσετε να κάνετε σύνδεση πολλές φορές την εβδομάδα είτε μέσω email, συγχρονισμού, κλήσης συνδιάσκεψης, βιντεοδιάσκεψης ή συνομιλίας μέσω κειμένου!
5. Βασιστείτε στον αυτοματισμό για να παρακολουθείτε
Η διαχείριση προθεσμιών, καταστάσεων και προόδου εργασίας δεν είναι τόσο εύκολη όταν δεν μπορείτε να το κάνετε αυτοπροσώπως. Αλλά όταν μπορείτε να εκφορτώσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες που χρονοβόρα, χαλαρώνετε χρόνο για να περάσετε σε πιο σημαντικές εργασίες. Επιπλέον, η αφαίρεση του ανθρώπινου στοιχείου παράγει καλύτερα, πιο ακριβή αποτελέσματα. Αφήστε τον αυτοματισμό να κάνει τη βαριά ανύψωση για εσάς:
- Προγραμματίστε προσκλήσεις και υπενθυμίσεις για επερχόμενες βιντεοδιασκέψεις
- Ενσωματώστε το Ημερολόγιο Google με το λογισμικό βιντεοδιάσκεψης για ένα απρόσκοπτο πρόγραμμα και ειδοποιήσεις
- Μοιραστείτε πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο με το Έγγραφο Google και λάβετε άμεσες τροποποιήσεις και αλλαγές που αποστέλλονται στο email σας
- Εργαλεία διαχείρισης έργων και βίντεο που αυτοματοποιούν υπολογιστικά φύλλα, πληροφορίες πελατών, ηχογραφήσεις, μεταγραφές και άλλα.
4. Χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή για κινητά
Σε περίπτωση διαδικτυακής συνάντησης, μια εφαρμογή για κινητά δίνει στους συναδέλφους τη γρήγορη και εύκολη επιλογή να μπορούν να κάνουν μια κλήση από οπουδήποτε κι αν βρίσκονται - στο δρόμο, στην αυλή ή στην αίθουσα μεσημεριανού γεύματος.
Ξεκινώντας μια συνάντηση εν κινήσει από την παλάμη του χεριού σας, μπορείτε να έχετε συναντήσεις υψηλής ποιότητας που είναι εξίσου καλές σαν να ήταν στην επιφάνεια εργασίας σας. Μπορείτε ακόμα να προγραμματίσετε συναντήσεις εκ των προτέρων ή επί τόπου. μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση και να συγχρονίσετε το Ημερολόγιο και το Βιβλίο Διευθύνσεών σας. και φυσικά, ακριβώς εκεί που βρίσκεστε είναι η συνάντησή σας. Μια εφαρμογή για κινητά σάς δίνει την ελευθερία να πραγματοποιείτε μια συνάντηση ή να καλείτε οπουδήποτε υπάρχει σύνδεση στο Διαδίκτυο.
Επιπλέον, εξακολουθείτε να έχετε πρόσβαση στο ιστορικό κλήσεων, τις μεταγραφές και τις ηχογραφήσεις σας, σε ένα ασφαλές περιβάλλον συσκέψεων.
3. Δημιουργήστε ένα "Τυποποιημένο" Κέντρο αποθήκευσης εργασίας
Κάντε όλα τα σημαντικά αρχεία, συνδέσμους, έγγραφα και πολυμέσα εύκολα προσβάσιμα και αποθηκευμένα σε μία τοποθεσία. Όταν είναι συγκεντρωμένο σε ένα μέρος, το να φτάσετε σε αυτό δεν πρέπει να φαίνεται σαν κάτι τέτοιο. Όταν τα στοιχεία καταγράφονται, οργανώνονται και διατίθενται σε πραγματικό χρόνο, ο καθένας μπορεί να έχει πρόσβαση στα πιο πρόσφατα αρχεία, στις πιο πρόσφατες τεκμηριωμένες συναντήσεις και σε σημαντικές αποφάσεις.
Μερικές άλλες προτάσεις:
Εάν έχετε γραφεία σε διαφορετικές τοποθεσίες, ενδέχεται να υπάρχουν περισσότερες από μία γλώσσες. Προσπαθήστε να παραμείνετε στη γλώσσα που είναι πιο διαδεδομένη και εάν χρειάζεται να επικοινωνήσετε σε διαφορετική γλώσσα, πραγματοποιήστε τη συνομιλία ιδιωτικά μέσω συνομιλίας κειμένου ή σε ξεχωριστό κανάλι.
Αποφύγετε τη δημιουργία αντιγράφων εγγράφων επισημαίνοντάς τα σωστά, προφανώς και καθιστώντας σαφές ότι υπάρχει μια διαδικασία για την επεξεργασία τους. Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το να σπαταλάς ώρες σε ένα έγγραφο που έχει ήδη γίνει, έχει μια πιο πρόσφατη έκδοση ή έχει χαθεί.
Διαπιστώστε ποιος τρόπος επικοινωνίας ταιριάζει καλύτερα στον στόχο σας. Εάν χρειάζεστε διευκρινίσεις σχετικά με μια λεπτομέρεια ή ναι ή όχι, στείλτε στον συνάδελφό σας ένα μήνυμα σε συνομιλία μέσω κειμένου. Εάν ανησυχείτε για ένα επερχόμενο αίτημα λήξης χρόνου, στείλτε ένα email. Εάν υπάρχει πρόβλημα με έναν συνάδελφο και επηρεάζει την ικανότητά σας να εκτελείτε και να παράγετε καλή δουλειά, προγραμματίστε μια βιντεοδιάσκεψη ένας-προς-έναν.
2. Υιοθετήστε μια προσέγγιση "Video-First"
Ειδικά υπό το πρίσμα μιας πανδημίας που έχει επηρεάσει τον κόσμο, μια προσέγγιση που βασίζεται στο βίντεο και δίνει έμφαση στις αλληλεπιδράσεις πρόσωπο με πρόσωπο λειτουργεί ώστε οι συνάδελφοι να νιώθουν ότι εργάζονται με ένα πραγματικό άτομο αντί για την ιδέα ενός πραγματικού ατόμου. Το να δείχνεις το πρόσωπό σου, να μοιράζεσαι τη φωνή σου, να κινείς το σώμα σου - όλα αυτά αποτελούν μέρος της δημιουργίας μιας πιο ρεαλιστικής εκδοχής του εαυτού σου σε ένα εικονικό περιβάλλον. Μια βιντεοδιάσκεψη λειτουργεί για να δημιουργήσει ένα κανονικό περιβάλλον γραφείου σε ένα ψηφιακό τοπίο.
Επιπλέον, γιατί "πείτε" πότε μπορείτε να "δείξετε;" Ορισμένες παρουσιάσεις - ειδικά αυτές που περιλαμβάνουν έννοιες και αφηρημένες ιδέες ή λιτή πλοήγηση μέσω ενός σχεδιασμού ιστότοπου - γίνονται καλύτερα με μια επίδειξη χρησιμοποιώντας κοινή χρήση οθόνης. Οι συνάδελφοι κυριολεκτικά μπορούν να βρίσκονται στην ίδια σελίδα της συνεδρίασης της βιντεοδιάσκεψης με μια πρώτη θέση στις ιδέες σας.
1. Πειραματιστείτε και λάβετε σχόλια
Όπως και οι περισσότερες διευθετήσεις, υπάρχει λίγο μετάβαση και πειραματισμός. Η συνεργασία μεταξύ γραφείων που λειτουργεί περισσότερο σαν μια καλά λιπαντική μηχανή αντί για μια σκουριασμένη, πρέπει να εφαρμόσει διαφορετικές στρατηγικές, τρόπους επικοινωνίας και εργαλεία για να δει την καλύτερη πορεία δράσης που λειτουργεί για την ομάδα.
Ένας από τους πιο σημαντικούς παράγοντες που θα καθορίσουν την επιτυχία της ομάδας ή το αποτέλεσμα του έργου είναι η προθυμία του καθενός να εμπιστευτεί ο ένας τον άλλον. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να αντιμετωπίζουν ο ένας τον άλλο με σεβασμό; Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι τραβούν το βάρος τους αντί να χαλαρώνουν; Οι υπάλληλοι γραφείου αναλαμβάνουν πάρα πολύ, ανυπόμονοι να εντυπωσιάσουν και να ηγηθούν;
Με έμφαση στον προγραμματισμό, τη χρήση εργαλείων δημιουργίας ομάδων και μια μικρή συντροφικότητα εδώ και εκεί, ακόμα κι αν η ομάδα σας είναι απλωμένη, η προσπάθεια νέων πραγμάτων για να γεφυρωθεί το κενό δεν χρειάζεται να είναι τρομακτική. Είναι σημαντικό να δοκιμάσετε νέες στρατηγικές και εργαλεία και να δείτε ποιες αποφέρουν τα καλύτερα αποτελέσματα για την ομάδα και τον στόχο σας.
Η συνεργασία μεταξύ γραφείων θα συνοδεύεται πάντα από μια σειρά συγκρούσεων και προκλήσεων. Τα αποτελέσματα των συναδέλφων που εργάζονται εντός και εκτός γραφείου, κοντά και μακριά, και λειτουργούν με διαφορετικά ωράρια, όπως ευέλικτο ωράριο , μερική ή πλήρη απασχόληση, επηρεάζουν όλα την απόδοση και τη ροή της εργασίας. Ωστόσο, ακόμη και στην τρέχουσα κατάσταση πραγμάτων στον κόσμο, αυτή είναι μια ευκαιρία να προσαρμοστούμε σε μια δυνητικά πιο ολοκληρωμένη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής που εξελίσσεται και προσαρμόζεται στην τεχνολογία που χρησιμοποιούμε.
Αφήστε τη μοναδική σουίτα λογισμικού αμφίδρομης τηλεδιάσκεψης της Callbridge να δημιουργήσει συνοχή μεταξύ των ομάδων. Η τεχνολογία της έχει σχεδιαστεί για να συνδέει ανθρώπους, έτσι ώστε η επιχείρησή σας να μπορεί να αναπτυχθεί ανεξάρτητα από το πόσο διασκορπισμένο είναι το εργατικό δυναμικό σας.
Η Callbridge εξυπηρετεί επιχειρήσεις μεσαίου μεγέθους που αναζητούν εξελιγμένες λύσεις που περιορίζουν τις διαφορές εσωτερικά μεταξύ συναδέλφων και εξωτερικά με πελάτες, προμηθευτές, ενδιαφερόμενους φορείς και άλλα σημαντικά κινούμενα μέρη της αναπτυσσόμενης επιχείρησής σας. Προσφέροντας ένα ευρύ φάσμα συνεργατικών δυνατοτήτων για να προωθήσει την αφοσίωση και την παραγωγικότητα, η εξειδικευμένη πλατφόρμα διασκέψεων ήχου, βίντεο και ιστού της Callbridge σας κρατά συνδεδεμένους με ασφάλεια με ασφάλεια όπου κι αν βρίσκεστε και όπου κι αν πάτε.
Τι κάνει το Callbridge διαφορετικό;
Μεταγραφές συναντήσεων μέσω Τεχνητής Νοημοσύνης – Ο τεχνητά νοήμων προσωπικός σας βοηθός Cue™ φροντίζει για την καταγραφή των συναντήσεών σας και τον εντοπισμό ομιλητών, θεμάτων και θεμάτων.
Ενσωματώσεις με Slack και Google Calendar – Μην χάνετε χρόνο όταν μπορείτε να ενσωματώσετε το Google Suite, το Outlook και το Slack.
Εξαιρετικά Χαρακτηριστικά – Απολαύστε λειτουργίες παγκόσμιας κλάσης όπως ηχογράφηση συσκέψεων , η κοινή χρήση οθόνης , η κοινή χρήση εγγράφων , ο ηλεκτρονικός πίνακας και πολλά άλλα!
Ασφάλεια υψηλού επιπέδου – Νιώστε σίγουροι ότι οι πληροφορίες σας είναι ασφαλείς με τον Κωδικό Πρόσβασης Μίας Χρήσης, το Κλείδωμα Συνάντησης και τον Κωδικό Ασφαλείας.
Προσαρμοσμένη Εμπορική Ικανοποίηση – Δώστε στην αίθουσα συσκέψεων σας μια επώνυμη και μοναδική εικόνα, χρησιμοποιώντας το δικό σας λογότυπο και τα δικά σας πρότυπα.
Δεν απαιτούνται λήψεις – Δεν υπάρχουν καλώδια και βαρύς εξοπλισμός, απλώς λύσεις τηλεδιάσκεψης χωρίς λήψεις, που βασίζονται σε πρόγραμμα περιήγησης.
