Πώς να φιλοξενήσετε μια συνάντηση τηλεδιάσκεψης
Αν είστε όπως οι περισσότεροι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, έπρεπε να φιλοξενήσετε μια συνάντηση τηλεδιάσκεψης ή t wo σε ένα σχέδιο σειράς ή καταιγισμός ιδεών με την ομάδα σας. Επίσης, πιθανότατα έχετε συνειδητοποιήσει μέχρι τώρα ότι δεν είναι όλες οι συναντήσεις τόσο παραγωγικές όσο θα μπορούσαν να είναι.
Μερικές φορές οι υπάλληλοι εμφανίζονται αργά. Μερικές φορές είναι πολύ υπνηλία ή αποσπούν την προσοχή. Άλλες φορές, δεν εμφανίζονται καθόλου. Είναι εύκολο να αναρωτιέστε μερικές φορές αν είναι ακόμη δυνατό να φιλοξενήσετε μια συνάντηση τηλεδιάσκεψης όπου τίποτα δεν πάει στραβά.
Ευτυχώς για εσάς, είναι δυνατή μια ουσιαστική και παραγωγική συνάντηση τηλεδιάσκεψης. Στο Κάλμπριτζ, έχουμε δει και διευκολύνει αρκετές συναντήσεις για να γνωρίζουμε ακριβώς τι πρέπει να κάνετε για να φιλοξενήσετε την καλύτερη δυνατή συνάντηση. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ακολουθήσετε αυτά τα γρήγορα και εύκολα βήματα:
Βήμα 1: Έχετε υπόψη σας έναν σαφή στόχο συνάντησης προτού κάνετε οτιδήποτε άλλο.
Βήμα 2: Δημιουργήστε μια ημερήσια διάταξη ημερήσιας διάσκεψης για την πρόσκληση σε διάσκεψη.
Βήμα 3: Στείλτε λεπτομερείς προσκλήσεις σε σύσκεψη και επικοινωνήστε με τους καλεσμένους σας.
Βήμα 4: Αποθηκεύστε άσχετα θέματα για αργότερα, ώστε η συνάντησή σας να μην εκτροχιασθεί.
Βήμα 5: Συμφωνήστε για τα επόμενα βήματα για όλους στη σύσκεψη προτού το τερματίσετε.
Έχετε έναν σαφή στόχο σύσκεψης
Είναι εύκολο να περιστρέφεστε σε κύκλους όταν το κάνετε φιλοξενήσει μια συνάντηση για να «περάσετε το έργο X» ή «να εξερευνήσετε θέματα που σχετίζονται με το Y», επειδή δεν έχετε θέσει σαφείς στόχους για τη συνάντηση. Αντ 'αυτού, τι θα λέγατε να θέσετε έναν στόχο όπως "να ρυθμίσετε μια κατεύθυνση για την φθινοπωρινή καμπάνια" ή "να δημιουργήσετε και να συμφωνήσετε σε ένα πλαίσιο μέτρησης για τις διαφημίσεις μας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης".
Προσπαθήστε να πάρετε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένους με τους στόχους σας, και όχι μόνο θα μπορείτε να πείτε εάν η συνάντησή σας είναι επιτυχής ή όχι, αλλά και αν ξεκινάτε ή όχι στις συζητήσεις σας.
Δημιουργήστε μια ατζέντα συνάντησης κλήσης συνδιάσκεψης
Κανείς δεν γράφει ένα βιβλίο ξοδεύοντας το 90% του χρόνου του στον πρόλογο. Έχοντας μια ατζέντα και εμμείνουμε σε αυτό θα σας φέρει πολύ πιο κοντά στην επίτευξη του στόχου για τη συνάντηση τηλεδιάσκεψης που ορίσατε νωρίτερα, επειδή θα υπάρχει χρόνος για να συζητήσετε όλα τα σημαντικά θέματα στη συνάντησή σας.
Είναι επίσης σημαντικό να θυμόμαστε ότι είμαστε όλοι μόνο άνθρωποι, και μερικές φορές οι καλύτεροι από εμάς κάνουμε λάθη, πηγαίνουμε σε εφαπτόμενες ή απλά βγαίνουμε για διασκέδαση. Θα πρέπει να διατηρήσετε τη συνάντηση τηλεφωνικών συνομιλιών σας σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, αλλά παρακαλώ μην είστε αγωνιστικές για αυτό. Υπάρχει χώρος για διασκέδαση σε κάθε συνάντηση.
Στείλτε λεπτομερείς προσκλήσεις σε σύσκεψη και συνέχεια
Στέλνοντας προσκλήσεις σε σύσκεψη, ο κανόνας είναι «το νωρίτερο, το καλύτερο». Με αυτόν τον τρόπο, έχετε χρόνο να υπενθυμίσετε απαλά στους ανθρώπους εάν έχουν ξεχάσει να απαντήσουν στη συνάντησή σας. Το να δώσετε χρόνο στους συμμετέχοντες σας επιτρέπει επίσης να προετοιμαστούν για τη συνάντησή σας και να επιταχύνουν την ανάγκη τους να γνωρίζουν πριν από τη συνάντηση.
Γιατί πρέπει να αναλυθεί η ατζέντα σας; Απλώς επειδή όταν οι συμμετέχοντες γνωρίζουν ότι θα ερωτηθούν για ένα συγκεκριμένο θέμα ή εργασία, θα τείνουν να προετοιμάσουν μια απάντηση εκ των προτέρων. Βασικά, θα είναι πιο προετοιμασμένοι για τη συνάντησή τους, ακόμα κι αν απλώς αποφεύγουν να ξεχωρίζουν ως κάποιος που δεν ήταν προετοιμασμένος.
Θέματα συσκέψεων συνδιάσκεψης «Park» που δεν είναι συναφή
Τι κάνετε όταν η συνάντησή σας αρχίζει να εξελίσσεται σε μια άσχετη εφαπτομένη; Θα μπορούσατε απλώς να τους πείτε να σταματήσουν, αλλά αυτή μπορεί να μην είναι η πιο συνετή και καλά λαμβανόμενη λύση. Αντ 'αυτού, δοκιμάστε να "σταθμεύσετε" αυτές τις εφαπτομενές για να επισκεφτείτε στο τέλος της συνάντησης ή αργότερα. Μερικοί άνθρωποι το αποκαλούν «χώρο στάθμευσης».
Ο χώρος στάθμευσης είναι επίσης εξαιρετικός εάν κάποιος θέσει ένα έγκυρο σημείο πρέπει να αντιμετωπιστεί, αλλά εξακολουθεί να μην σχετίζεται ρητά με τη συνάντηση. Με αυτόν τον τρόπο, σε σημαντικά θέματα μπορεί να δοθεί η προσοχή που χρειάζονται ενώ η συνάντησή σας συνεχίζεται, χωρίς εμπόδια από συζητήσεις εκτός θέματος.
Βεβαιωθείτε ότι τα επόμενα βήματα συμφωνούνται
Αυτό το βήμα είναι απαραίτητο. Στο τέλος της συνάντησης, επαναλάβετε όλα τα επόμενα βήματα, καθώς και ποιος θα αναλάβει την κυριότητα. Μόλις όλα τα μέρη συμφωνήσουν για τα καθήκοντά τους, κανείς δεν μπορεί να κάνει τη δικαιολογία να συγχέεται ή να λέει ότι κάτι «γλίστρησε το μυαλό τους».
Χάρη σε Σύνθημα, μπορείτε επίσης να στείλετε μια μεταγραφή σύσκεψης που δημιουργείται από AI σε όλους τους συμμετέχοντες, ώστε να μην υπάρχει σύγχυση σχετικά με το τι πρέπει να γίνει.
Αφού συμφωνήσετε για το πότε θα γίνει η επόμενη συνάντηση, μπορείτε στη συνέχεια να επιστρέψετε στο χώρο στάθμευσης και να απευθυνθείτε σε τυχόν επιπλέον λεπτομέρειες ή απλώς να συνομιλήσετε. Αν και μερικές φορές φαίνεται άσκοπο να μιλάμε για πράγματα όπως τρέχοντα γεγονότα και ταινίες όταν φιλοξενείτε μια συνάντηση τηλεδιάσκεψης, είναι απαραίτητο για ένα θετικό οικοσύστημα στο χώρο εργασίας και για ευτυχείς εργαζόμενους.
