Αναρωτιέστε πώς να δημιουργήσετε μια εικονική συνάντηση; Καλύτερα ακόμα, αναρωτιέστε τι είναι μια εικονική συνάντηση; Εδώ είναι τα καλά νέα. Σε αυτό το σημείο, δεν θα ήταν πιο εύκολο να δημιουργήσετε μια εικονική σύσκεψη και εάν εξακολουθείτε να μην είστε σαφείς σχετικά με το τι είναι, είστε στο σωστό μέρος.
Είστε έτοιμοι να δείτε πιο κοντά;
Μια εικονική συνάντηση είναι…
Διαφορετικά γνωστή ως διαδικτυακή σύσκεψη, ή βιντεοδιάσκεψη και ηχητική διάσκεψη κάτω από την ομπρέλα της διαδικτυακής διάσκεψης, ο εικονικός ορισμός της σύσκεψης σύμφωνα με Εκπαίδευση είναι: "Οι εικονικές συναντήσεις είναι αλληλεπιδράσεις σε πραγματικό χρόνο που πραγματοποιούνται μέσω του Διαδικτύου χρησιμοποιώντας ενσωματωμένο ήχο και βίντεο, εργαλεία συνομιλίας και κοινή χρήση εφαρμογών." Ακριβώς όπως μια προσωπική συνάντηση, μια εικονική σύσκεψη συγκεντρώνει τους συμμετέχοντες για να μοιραστούν ιδέες, να συνομιλήσουν και να συνεργαστούν σε μια δυναμική ρύθμιση μεταξύ δύο ή περισσότερων τελικών σημείων, εκτός από το ότι είναι στην πραγματικότητα φυσική παρουσία, χρησιμοποιείται μια συσκευή.
Μια εικονική συνάντηση είναι κρίσιμη για την υγεία μιας αναπτυσσόμενης επιχείρησης. Οποιοσδήποτε από έναν υπάλληλο σε έναν υπεύθυνο έργου, εκτελεστικό επίπεδο c και HR επαγγελματίας πρέπει να βασίζεται στην τεχνολογία ομαδικής επικοινωνίας για να μπορεί να κάνει τη δουλειά του και να γεφυρώνει το χάσμα μεταξύ άλλων ανθρώπων στο χρόνο και στο χώρο. Οι φαρμακευτικές εταιρείες και οι εταιρείες πληροφορικής, οι δικηγορικές εταιρείες, οι μικρές και οι επιχειρήσεις και πολλά άλλα, επωφελούνται από την άμεση και συνάφεια μιας προσέγγισης επικοινωνίας με κεντρικό βίντεο.
Αυτή είναι μια εικονική συνάντηση:
Με τη δυνατότητα να επικοινωνείτε με οποιονδήποτε, οπουδήποτε και οποτεδήποτε, οι εικονικές συναντήσεις επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να αναπτυχθούν ανεξάρτητα από την τοποθεσία. Χωρικοί φραγμοί που συνήθως εμποδίζουν τις εργασιακές σχέσεις, τη συνέχεια και τις παραγωγικές συνεργασίες δεν υπάρχουν πια με εικονικές συναντήσεις που ενθαρρύνουν τη σύνδεση. Μερικά από τα συνολικά οφέλη περιλαμβάνουν:
- Μειωμένος χρόνος μετακίνησης
- Μείωση του κόστους μεταφοράς, ταξιδιού και διαμονής
- Αύξηση παραγωγικότητας = Λιγότερος πλεονασμός
- Καλύτερη διατήρηση εργαζομένων
- Ανταγωνιστικό πλεονέκτημα
Και όταν πρόκειται για επιχειρήσεις, σκεφτείτε πώς η ενσωμάτωση μιας βιντεοκεντρικής προσέγγισης στη στρατηγική επικοινωνίας σας λειτουργεί για να υποστηρίξει:
- Ένα πιο ψηφιακά ενεργοποιημένο και συνδεδεμένο εργατικό δυναμικό
- Πρόσβαση στη διαχείριση
- Ένα βελτιωμένο παγκόσμιο κουλτούρα επικοινωνίας
- Καλύτερη αξιοπιστία που ισούται με ταχύτερα αποτελέσματα
- Μειωμένες απολύσεις και επικαιροποιημένα δεδομένα και πληροφορίες
- Καλύτερη αξία
- Ακόμα λίγο ασαφές ως προς το πώς να ξεκινήσετε με τη διάσκεψη βίντεο; Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε μια εικονική σύσκεψη:
Επιλέξτε το σωστό λογισμικό
Εξετάστε μερικά logistics πριν προχωρήσετε σε δέσμευση με έναν πάροχο υπηρεσιών.
Πόσο συχνά πιστεύετε ότι θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό; Αν ψάχνετε για βιντεοδιάσκεψη έτοιμη για επιχειρήσεις, σκεφτείτε πού θα βρίσκονται οι συμμετέχοντες. στο σπίτι ή στην αίθουσα συνεδριάσεων; Αν είναι το προηγούμενο, τότε η διαδικτυακή διάσκεψη είναι πιο κατάλληλη, ευκολότερη και βολική στη χρήση.
Ρίξτε μια ματιά σε ποια χαρακτηριστικά παρέχονται. Έρχεται με κοινή χρήση οθόνης (ιδανικό για εξυπηρέτηση πελατών και παρουσιάσεις πληροφορικής); ένας διαδικτυακός πίνακας (χρήσιμος για εκπαιδευτικούς σκοπούς ή δημιουργικό έργο "brainstorming"). ή κοινή χρήση εγγράφων (καθιστά την κοινή χρήση φυλλαδίων, σημαντικών εγγράφων και την ενσωμάτωση νέων ταλέντων πολύ πιο απλοποιημένη) κ.λπ.
Ξεκαθαρίστε γιατί χρειάζεστε μια εικονική σύσκεψη
Γιατί καλείτε μαζί μια συνάντηση πρώτα; Είναι εσωτερικό (ανακοινώσεις, επιβίβαση, συνεδρίες ιστού, διοικητική συνάντηση) ή εξωτερικό (βήμα πωλήσεων, νέα επιχειρηματική ανάπτυξη); Σκεφτείτε τη δομή και τον λόγο και στη συνέχεια φυσικά, άλλα κομμάτια θα τεθούν στη θέση τους όπως η παρουσία.
Αποφασίστε ποιος πρέπει να παρευρεθεί
Οι εικονικές συναντήσεις είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικές για την ταλαιπωρία των ανθρώπων ταυτόχρονα, σε διαφορετικό μέρος. Έτσι, εάν έχετε συμμετέχοντες στο εξωτερικό, στο σπίτι ή στο χολ, μπορείτε να συνδεθείτε εύκολα και αποτελεσματικά ανεξάρτητα από την τοποθεσία. Εφόσον όλοι γνωρίζουν μια πιθανή διαφορά ώρας ή χρησιμοποιούν το Χρονοδιάγραμμα ζώνης ώρας, είναι εύκολο να παρακολουθήσετε. Λάβετε υπόψη, ωστόσο, ότι πρέπει να προσκαλούνται μόνο τα απαραίτητα άτομα. Εξοικονομήστε χρόνο και χρήμα συμπεριλαμβάνοντας μόνο συμμετέχοντες που είναι απαραίτητοι. Για οποιονδήποτε άλλο, καταγράψτε τη συνάντηση για αποστολή αργότερα.
Δημιουργήστε ένα περίγραμμα
Η εκπόνηση μιας ημερήσιας διάταξης θα οργανώσει τις σκέψεις σας, ώστε να μπορείτε να έχετε μια έγκαιρη, κρυστάλλινη και ελκυστική εικονική συνάντηση. Επιπλέον, θα βοηθήσει τους συμμετέχοντες να γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς. Τι πρέπει να συνεισφέρουν; Υπάρχει κάποιο υλικό στο οποίο πρέπει να ανανεωθούν πριν από τον συγχρονισμό; Πόσο διαρκεί η συνάντηση; Η συμπερίληψη μιας σύντομης διάταξης θα αποτρέψει τη σύγχυση και θα βοηθήσει τους συμμετέχοντες να αισθάνονται προετοιμασμένοι.
Στείλτε προσκλήσεις και υπενθυμίσεις
Αυτό που είναι υπέροχο για τις εικονικές συναντήσεις είναι ότι μπορείτε να φιλοξενήσετε μία τώρα ως μια αυτοσχέδια συνεδρία ή πρόγραμμα εκ των προτέρων. Είναι εύκολο να συνδέσετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες στην αρχική πρόσκληση, όπως ώρα, ημερομηνία και άλλες σημαντικές πληροφορίες, επειδή είναι αυτόματη. Ρυθμίστε τις υπενθυμίσεις για να συμβάλλετε στο συντονισμό των κλήσεών σας για να υπενθυμίσετε στους συμμετέχοντες τον επερχόμενο συγχρονισμό. Για πιο επείγουσες συναντήσεις που πρέπει να πραγματοποιηθούν επιτόπου, χρησιμοποιήστε ειδοποιήσεις SMS για να ενεργοποιήσετε τις λεπτομέρειες της σύσκεψης απευθείας στις συσκευές των συμμετεχόντων. Δεν υπάρχει πλέον χαμένος χρόνος αναμονής για καθυστερημένες αφίξεις ή μη παρευρισκόμενους.
Χρησιμοποιήστε λειτουργίες για πιο αποτελεσματικές εικονικές συναντήσεις
Το σωστό λογισμικό τηλεδιάσκεψης για την εικονική σας συνάντηση θα συνοδεύεται από πολλές πρακτικές και βολικές δυνατότητες για να βελτιώσετε την εμπειρία σας στο διαδίκτυο. Για τα καλύτερα αποτελέσματα, βεβαιωθείτε ότι η τεχνολογία που επιλέγετε συνοδεύεται από:
- Κοινή χρήση οθόνης: Μοιραστείτε άμεσα την οθόνη σας με τους συμμετέχοντες για να οδηγήσετε μια παρουσίαση ή να λύσετε ένα πρόβλημα πληροφορικής.
- Εγγραφή: Πατήστε τώρα εγγραφή για παρακολούθηση αργότερα. Ιδανικό για συμμετέχοντες που δεν μπορούν να παρακολουθήσουν μια κλήση.
- απομαγνητοφώνηση: Οι αυτόματες μεταγραφές όλων των ηχογραφημένων συσκέψεων διασφαλίζουν ότι δεν αφήνεται καμία ιδέα.
- Διαδικτυακός πίνακας: Ένας δημιουργικός τρόπος έκφρασης εννοιών και γραφικών χρησιμοποιώντας εικόνες, χρώματα και σχήματα.
Συμπεριλάβετε A Take Away
Στο τέλος της εικονικής σας συνάντησης, με τι θέλετε να αποχωρήσουν οι συμμετέχοντες; Ποιος ήταν ο σκοπός και ποια είναι τα επόμενα βήματα; Βεβαιωθείτε ότι όλοι περπατούν μακριά γνωρίζοντας τον στόχο και τι πρέπει να γίνει στη συνέχεια.
Παρακολούθηση με email
Διατηρήστε το όσο πιο σύντομο και γλυκό μπορείτε, αλλά εδώ τι πρέπει να συμπεριλάβετε σε ένα επόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Περίληψη πρακτικών συσκέψεων, επόμενα βήματα, το βασικό επίτευγμα της συνάντησης (αυτό θα πρέπει να ταιριάζει με τον στόχο της συνάντησής σας) και την ηχογράφηση (εάν την καταγράψατε ).
Βέλτιστες πρακτικές εικονικής σύσκεψης
Τώρα που έχετε καλύτερη κατανόηση για το πώς μια εικονική σύσκεψη μπορεί να ενισχύσει την επικοινωνία μεταξύ του αποστολέα και του παραλήπτη, υπάρχουν ορισμένα επιγραφή ακολουθώ. Εδώ είναι μερικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε:
Τεχνολογία: Κάντε έναν έλεγχο πριν από τη σύσκεψη για να βεβαιωθείτε ότι η τεχνολογία σας είναι ενημερωμένη και λειτουργεί. Βεβαιωθείτε ότι τα μικρόφωνα, τα ηχεία και η κάμερα είναι έτοιμα για χρήση. Επαληθεύστε τις ρυθμίσεις σας και, εάν κάνετε εποπτεία, ξεκινήστε μια αίθουσα αναμονής και βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν ρυθμιστεί αυτόματα σε σίγαση.
Συμμετοχή: Ελέγξτε το περίγραμμα της συνάντησής σας και προχωρήστε στη ροή προτού ξεκινήσουν τα πράγματα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να προετοιμάσετε πού βρίσκονται οι παύσεις και τα διαλείμματα και να προγραμματίσετε ερωτήσεις για να κάνετε τους συμμετέχοντες. Προσπαθήστε να συμπεριλάβετε μια δραστηριότητα χρησιμοποιώντας τον διαδικτυακό πίνακα και χρησιμοποιήστε τη λειτουργία κοινής χρήσης οθόνης για να "εμφανίσετε" αντί για "πείτε".
Σύμπλεξη: Οι συμμετέχοντες είναι πιο πιθανό να απορροφήσουν τις πληροφορίες σας όταν κάνετε την παράδοσή σας ενδιαφέρουσα. Αντί να μεταδίδετε απλώς στατιστικά στοιχεία και ξηρές μετρήσεις, πείτε μια ιστορία με αρχή, μεσαίο και τέλος. Ενσωματώστε τα απαραίτητα δεδομένα και πληροφορίες χρησιμοποιώντας εικόνες, βίντεο, φωτεινά χρώματα και επισημαίνοντας σημαντικές λέξεις.
Καλα να περνας: Ας μην ξεχνάμε να κάνουμε μια εικονική συνάντηση κοινωνική! Ανοίξτε την εικονική συνάντηση με ερωτήσεις παγοθραυστικών. Ερωτήσεις που είναι λίγο πιο προσωπικές δουλειές σε μικρές ομάδες, όπως, "Τι πήρατε αυτό το Σαββατοκύριακο;" ή "Πείτε μας τι βλέπετε στο Netflix."
Με μεγαλύτερες ομάδες, μπορείτε να είστε πιο αόριστοι και διασκεδαστικοί, "Ποια είναι η προσωπική δικαιολογία που χρησιμοποιείτε συνεχώς;" ή "Ποια παιδική ταινία ή χαρακτήρας βιβλίου θυμίζει τον εαυτό σας;"
Και σε μια συνάντηση, σκεφτείτε να κάνετε μια σχετική ερώτηση όπως, "Πότε ήταν η τελευταία φορά που μιλήσατε σε μια ομάδα;" ή κάτι λίγο πιο μοναδικό όπως, "Εάν θα μπορούσατε να έχετε ουρά ζώου, τι θα ήταν;"
Η ιδέα είναι να γνωριστούμε σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον αλλά με πιο απλό ύφος. Ένα παγοθραυστικό εμπνέει το κατάλληλο συναίσθημα, διεγείρει τη μάθηση και ενθαρρύνει τη σύνδεση. Όλες οι εξαιρετικές δεξιότητες για να φέρετε στον εικονικό πίνακα!
Επιλέξτε Callbridge ως πλατφόρμα ομαδικής επικοινωνίας σας και παρακολουθήστε την αύξηση της παραγωγικότητας και της αφοσίωσης μόλις μάθετε πώς να ρυθμίζετε μια εικονική σύσκεψη. Με premium λειτουργίες που περιλαμβάνουν Κοινή χρήση οθόνης, μεταγραφή και περιλήψεις με τεχνολογία AI, καθώς και αυξημένα μέτρα ασφαλείας, μηδενικές λήψεις και προσαρμογή, μπορείτε να κάνετε οποιαδήποτε εικονική συνάντηση επιτυχημένη με τους συμμετέχοντες.
