Πόσες συναντήσεις εργασίας κάνατε; Τουλάχιστον μια χούφτα αυτόν τον μήνα. Σίγουρα βρεθήκατε σε μια διαδικτυακή συνάντηση νωρίς το πρωί, συζητώντας την κατάσταση ή την ανάπτυξη ενός έργου. Εάν όχι, ίσως έχετε παρακολουθήσει σεμινάριο, παρουσίαση, εργαστήριο ή διαδικτυακό μάθημα. Σως ήσασταν σε μια συνεδρία καταιγισμού ιδεών ή είστε επικεφαλής εικονική παρουσίαση πωλήσεωνΤο Με όποιον τρόπο και αν έχετε εμφανιστεί, μια διαδικτυακή συνάντηση περιλαμβάνει συνήθως τα ίδια κινούμενα μέρη: Εμφανιστείτε και φιλοξενήστε, παρουσιαστείτε και καλέστε.
Είναι η ίδια φόρμουλα, αλλά δεν χρειάζεται να είναι η ίδια εμπειρία. Εάν διαπιστώνετε ότι οι άνθρωποι δεν είναι τόσο αφοσιωμένοι όσο θα θέλατε ή εάν η συμμετοχή μειώνεται, ήρθε η ώρα να επιστρέψετε στον πίνακα σχεδίων και να δείτε πού μπορείτε να βελτιώσετε τη ροή της συνάντησης.
Μην ανησυχείτε όμως, δεν είναι τόσο μεγάλο έργο όσο νομίζετε! Ακολουθούν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να δημιουργήσετε συναντήσεις για να τις κάνετε πιο χρήσιμες και εποικοδομητικές.
Πρώτα πράγματα πρώτα - τι σημαίνει μια άχρηστη συνάντηση; Μια άχρηστη συνάντηση που θα μπορούσε να εμποδίσει περισσότερο από τη βοήθεια είναι αυτό που συμβαίνει όταν κανείς δεν την καθοδηγεί, η ατζέντα φαίνεται σποραδική, η συζήτηση βγαίνει εκτός τροχιάς ή διαρκεί πολύ και δεν υπάρχουν στόχοι για επίτευξη (απόφαση για λήψη, θέμα προς συζήτηση, πρόβλημα για επίλυση, λύση για εύρεση, άτομο προς πρόσληψη, ημερομηνία για συμφωνία κ.λπ.).
Μια εποικοδομητική συνάντηση; Εξαιρετικά εργαλεία και εξαιρετικά χαρακτηριστικά και πρακτικές που τίθενται σε κίνηση. Αυτές είναι οι 5 ιδιότητες που ενισχύουν τη δύναμη και προσθέτουν στην ακεραιότητα της διαδικτυακής σας συνάντησης:
1. Έχοντας καθορισμένο σκοπό και στόχο
Πριν δημιουργήσετε μια διαδικτυακή συνάντηση, αναρωτηθείτε: "Πρέπει να διακόψω τη ροή εργασίας με μια συνάντηση;" Το να γνωρίζετε ακριβώς τι χρειάζεστε θα καθορίσει τη φύση του αιτήματός σας και τελικά τη συνάντηση.
Από εκεί, μπορείτε να διακρίνετε αν το μόνο που χρειάζεστε είναι να προετοιμάσετε ένα έγγραφο που οι συμμετέχοντες μπορούν να διαβάσουν και να σας δώσουν σχόλια για τον χρόνο τους ή εάν χρειάζεστε μόνο ένα ή δύο άτομα για να εμφανιστείτε αντί για ολόκληρη την ομάδα.
2. Σαφώς εξουσιοδοτημένοι ρόλοι
Για μια αποτελεσματική συνάντηση που θα σας οδηγήσει κάπου, επιστρατεύστε τους παρακάτω ρόλους και τα αντίστοιχα άτομα τους:
Ο οδηγός: Ο αρχηγός της συνάντησης που έχει συγκεντρώσει τους πάντες στην αρχή.
Ο Εγκρίτης: Ο ιδιοκτήτης ή ο ενδιαφερόμενος που μπορεί να πάρει την τελική απόφαση.
Οι συνεισφέροντες: Όσοι διαθέτουν πληροφορίες και δεδομένα και μπορούν να επιτύχουν τον στόχο της συνάντησης.
Οι ενημερωμένοι άνθρωποι: Όσοι γνωρίζουν πριν και μετά τη συνάντηση, αλλά δεν απαιτείται να παρευρεθούν.
Pro-tip: Το λογισμικό τηλεδιάσκεψης που ενσωματώνεται με εργαλεία διαχείρισης έργων και ημερολόγια προτιμάται πολύ από λύσεις που δεν είναι συμβατές.
3. Μια δομή φιλοξενίας
Ενώ όλες οι συναντήσεις θα πρέπει να επιτρέπουν σε κάποια ελευθερία και χώρο να είναι αυτοσχέδιες, η δημιουργία ενός δοχείου που σέβεται τον χρόνο και την ενέργεια των ανθρώπων είναι η βάση για συναντήσεις που εμπνέουν ιδέες αντί να τις αποβάλλουν. Δημιουργήστε μια ατζέντα που περιγράφει θέματα συζήτησης και χρησιμοποιήστε ένα χρονόμετρο για να παραμείνετε σε καλό δρόμο.
Γνωστοποιήστε ότι τα άτομα έχουν καθορισμένο χρόνο για να απαντήσουν. Εισάγετε την ιδέα ενός Χώρου Στάθμευσης όπου οι ιδέες "παρκάρονται" εάν υπάρχουν δυνατότητες, αλλά δεν πάνε πουθενά αυτή τη στιγμή.
4. Διαγραφή σημείων δράσης
Έτσι, ο καθένας είπε το κομμάτι του και ο στόχος που έπρεπε να συζητηθεί τώρα έχει σημεία δράσης και προσανατολισμό. Pro-tip: Μην τελειώσετε τη συνάντηση χωρίς παρότρυνση για δράση-θα υπάρξει συνεδρίαση παρακολούθησης; Ποιος είναι υπεύθυνος για τα επόμενα; Γνωρίζει ο καθένας για τι ευθύνεται; Ποια είναι η προθεσμία; Βεβαιωθείτε ότι λαμβάνονται οι κατάλληλες σημειώσεις, γίνονται εγγραφές και ότι το εργαλείο διαχείρισης έργου έχει ενημερωθεί.
Εντάξει, τώρα για το διασκεδαστικό κομμάτι
5. Έγχυση διασκέδασης
Σίγουρα, κάθε ομάδα έχει τη δική της προσέγγιση όταν πρόκειται να δημιουργήσει την κουλτούρα της εταιρείας ή να προσθέσει μια μικρή δόση ενθουσιασμού, αλλά η διατήρηση αυτού του στοιχείου διασκέδασης και έκπληξης είναι αυτό που χρειάζεται λίγη επιπλέον προσπάθεια.
Δοκιμάστε να σπάσετε τον πάγο με μια ερώτηση που δημοσιεύτηκε στον διαδικτυακό πίνακα ή οργανώστε μια επαγγελματική αλλά ελαφριά ψυχική δραστηριότητα όπως το Virtual Show and Tell. Υπάρχουν πολλά ασκήσεις οικοδόμησης ομάδας για να διαλέξετε.
Μόλις αποκτήσετε σταθερή διαχείριση των 5 ιδιοτήτων που ενισχύουν αυτό που κάνει μια καλή συνάντηση, είστε έτοιμοι να εξερευνήσετε τις δυνατότητες τηλεδιάσκεψης από το Calbridge που διαμορφώνουν την υφή και τη ροή των συγχρονισμών σας. Αφήστε την τεχνολογία να κάνει τις συναντήσεις εποικοδομητικές με χαρακτηριστικά και εργαλεία που ενισχύουν την παρουσία και την αφοσίωση.
Pro-Συμβουλή: Ω, και αν θέλετε πραγματικά να το πάρετε τα περισσότερα από τις συναντήσεις σας (συμπεριλαμβάνεται η διασκέδαση) - χρησιμοποιήστε πάντα βίντεο και υπενθυμίστε επίσης στους συμμετέχοντες.
Δείτε πώς μπορείτε να απομακρυνθείτε από το να αισθάνεστε κουρασμένοι και να αισθάνεστε πιο αναστατωμένοι:
Αυτόματη μεταγραφή
Με τη δυνατότητα υπογραφής του Callbridge Cue no, κανείς δεν πρέπει να τονίσει εάν έγραψε «αυτό». Οι συμμετέχοντες δεν χρειάζεται να ανησυχούν ή να χάσουν την επόμενη πρόταση όταν το Cue trans μεταγράψει αυτόματα τις ηχογραφήσεις.
Επιπλέον, το Cue ™ παρέχει αυτόματα ετικέτες ηχείων και σφραγίδες ώρας και ημερομηνίας. Κρατήστε σημειώσεις αν θέλετε, αλλά να είστε σίγουροι ότι όλα φροντίζονται για εσάς!
Αποκτήστε βαθύτερη κατανόηση των συναισθημάτων
Μετρήστε τη συναισθηματική θερμοκρασία της διαδικτυακής σας συνάντησης με το Sentiment Analysis. Ένα εξελιγμένο χαρακτηριστικό που βγάζει θετικά και αρνητικά συναισθήματα για να σας δώσει μια πιο εμπεριστατωμένη κατανόηση της απόχρωσης και του νοήματος στο παιχνίδι.
Μπόνους: Δείτε το Insight Bar για να λάβετε μια καλύτερη ένδειξη για το πού και τι είδους ερωτήσεις τέθηκαν καθ 'όλη τη διάρκεια της συνάντησης
Τραβήξτε ένα εικονικό υπόβαθρο
Αφήστε τη σειρά εικονικών φόντων του Callbridge να θέσει το σκηνικό για την άφιξη και την παρουσία σας. Επιλέξτε πραγματικές ρυθμίσεις, αφηρημένα χρώματα και σχήματα ή ανεβάστε το δικό σας προσαρμοσμένο και επώνυμο σχέδιο.
Ενθαρρύνετε πιο στενές συνδέσεις
Καλύψτε μικρότερες ομάδες που θέλουν να συνδεθούν σε ένα χώρο απομονωμένο από την κύρια συνάντηση με τα Breakout Rooms. Χρησιμοποιήστε αυτούς τους χώρους για να διευκολύνετε τις συνομιλίες, να εργαστείτε σε ξεχωριστές εργασίες ή να υποστηρίξετε 1: 1.
Συνεργαστείτε δημιουργικά
Αφήστε τους συμμετέχοντες να εκφράσουν αυτό που έχουν να μοιραστούν χρησιμοποιώντας χρώμα, σχήμα, ήχο, βίντεο και εικόνες με τη βοήθεια του διαδικτυακού πίνακα. Όλοι μπορούν να προσθέσουν και να μοιραστούν σε πραγματικό χρόνο. Μπορείτε να το επεξεργαστείτε τώρα ή να το αποθηκεύσετε και να το ξαναεπισκεφτείτε αργότερα.
Συνεργαστείτε με το Callbridge και θα αποκτήσετε γρήγορα έμφαση στον τρόπο λειτουργίας και παρακολούθησης των διαδικτυακών σας συναντήσεων, ειδικά με ενσωματώσεις τρίτων, συμπεριλαμβανομένων Χαλαρότητα και Ημερολόγιο GoogleΤο Χρησιμοποιώντας υπερσύγχρονες λειτουργίες όπως Ανάλυση συναισθημάτων, Μεταγραφή, Κοινή χρήση οθόνης, και περισσότερο, είστε ήδη σε πλεονέκτημα σε σύγκριση με άλλα λογισμικά τηλεδιάσκεψης στην αγορά.
