Όταν κάτι τόσο μεγάλο όσο μια πανδημία επηρεάζει τον κόσμο, αλλάζει αναπόφευκτα πώς λειτουργεί ο κόσμος. Βήμα προς βήμα, διασχίζοντας άγνωστη περιοχή, κάθε κλάδος και κάθε επιχείρηση μαθαίνει πώς να προσαρμόζεται και να είναι επιτυχής σε αυτό το νέο φυσιολογικό - ειδικά νομικό.
Το νομικό σύστημα έχει υποστεί πολλαπλούς περιορισμούς και περιορισμούς και, ως εκ τούτου, έχει επηρεάσει τη συχνότητα και τη διαθεσιμότητα των κινήσεων, των προδικαστικών δοκιμών, των δοκιμών και του συνόλου της διαδικασίας προσφυγής στο σύνολό της.
Ως νομικός επαγγελματίας, σίγουρα έχετε βιώσει από πρώτο χέρι τις συνέπειες της υποχρεωτικής εργασίας από το σπίτι. Οι εικονικές συναντήσεις έχουν γίνει το νόμισμα καθώς οι προηγούμενες διαδικασίες και συστήματα έχουν μετατοπιστεί για να μετατραπούν σε διαδικτυακό χώρο. Με ένα προφανώς μεταβαλλόμενο νομικό τοπίο, η τηλεδιάσκεψη γίνεται η λύση για πολλές νομικές διαδικασίες, ξεκινώντας από εξετάσεις για ανακάλυψη.
Η τηλεδιάσκεψη επιτρέπει σε αμφότερες τις πλευρές του συμβούλου να αποκτήσουν τα απαραίτητα και κρίσιμα γεγονότα, αποδεικτικά στοιχεία, υποστήριξη, αξιώσεις, αποδείξεις και υπεράσπιση στην αγωγή χωρίς να χρειαστεί ποτέ να περπατήσουν στο δικαστήριο.
Υποθέτοντας ότι η δικηγορική σας εταιρεία έχει κάνει τη μετάβαση στο διαδίκτυο - αύξηση του αριθμού των απομακρυσμένων συσκέψεων, ενίσχυση του τμήματος πληροφορικής, εκμάθηση του τρόπου χρήσης κοινή χρήση οθόνης και εικονικό υπόβαθρο, κάνοντας την προσαρμογή σε συντομότερες, πιο περιεκτικές διαδικτυακές συναντήσεις και παρουσιάσεις - μπορείτε τώρα να δείτε πώς η τεχνολογία παρέχει την ευκαιρία να επικοινωνείτε εξ αποστάσεως με ευκολία.
Ας δούμε πιο βαθιά το πώς διαμορφώνεται σε διαφορετικές νομικές επιπτώσεις.
Ένα από τα πιο εύχρηστα και προωθητικά χαρακτηριστικά της τηλεδιάσκεψης περιλαμβάνει εγγραφή. Χτυπώντας ρεκόρ μόλις ξεκινήσει μια διαδικτυακή σύσκεψη, παρέχει στους συμμετέχοντες μια καταγραφή από την αρχή έως το τέλος, πλήρως καταγεγραμμένη για όλα όσα συνέβησαν στο συγχρονισμό.
Αυτό, ωστόσο, μπορεί να είναι μια διαδικαστική αλλαγή για πολλές επιχειρήσεις και επιχειρήσεις. Πριν από τη μετάβαση στο διαδίκτυο και οι περισσότεροι άνθρωποι που εργάζονται από το σπίτι, καταγράφηκαν ποτέ ομαδικές κλήσεις; Ποιος έλαβε σημειώσεις συνάντησης; Πόσος χρόνος αφιερώθηκε στη σύγκληση; Κάντε την κίνηση πιο απρόσκοπτη με την ενσωμάτωση τεχνολογίας που κάνει το βαρύ ανυψωτικό όπως η καταγραφή ήχου, βίντεο, screengrabs, αποστέλλονται σύνδεσμοι και έγγραφα για εσάς.
Παράλληλα με το πλεονέκτημα της εγγραφής συνήθως υπάρχει μεταγραφή και έξυπνες περιλήψεις, δύο χαρακτηριστικά που ενισχύουν τη διαδικασία ανακάλυψης της εξέτασης. Όχι μόνο η απόχρωση και η γλώσσα του σώματος καταγράφονται μέσω βίντεο, αλλά και ο τόνος της φωνής, τα σχέδια σκέψης και το λεξιλόγιο μπορούν να διακριθούν μέσω των ετικετών ηχείων της τεχνολογίας, των προηγμένων αλγορίθμων και των κοινών συνδέσμων θεμάτων.
Στην άλλη πλευρά του νομίσματος, ωστόσο, υπάρχουν μερικές προκλήσεις που πρέπει να εξετάσουν οι μελλοντικές διαφορές και η έρευνα. Η μαζική εγγραφή εγείρει τρία σημεία ανησυχίας από την άποψη της αποθήκευσης δεδομένων:
Ο πολλαπλασιασμός των δεδομένων
Όταν καταγράφονται όλο και περισσότερες ανταλλαγές στο διαδίκτυο, συσσωρεύονται περισσότερα αρχεία και το ίδιο μέγεθος των αρχείων βίντεο. Καθώς αυξάνεται το μέγεθος των δεδομένων, η ικανότητα αποθήκευσης και ανάκτησης με ασφάλεια θα αυξηθεί παράλληλα.
Διαχείριση εγγραφών
Η ασφαλής και ασφαλής αποθήκευση δεδομένων είναι επιτακτική, καθώς οι πληροφορίες που κοινοποιούνται και συζητούνται μπορεί να είναι εξαιρετικά ευαίσθητες και να μην προορίζονται για κανέναν άλλο. Σκεφτείτε πώς και πού αποθηκεύονται αυτά τα αρχεία. Ποιος ή ποια είναι η προστασία; Ποιος έχει πρόσβαση και πώς προστατεύονται;
Ανακάλυψη
Προηγουμένως, είναι πιθανό οι συσκέψεις να έχουν ηχογραφηθεί ή να καταγραφεί σε ένα έγγραφο επεξεργασίας κειμένου, επομένως, περιορίζοντας την ακρίβεια και το εύρος των παρεχόμενων πληροφοριών.
Ίσως τα δεδομένα ταξινομήθηκαν σε παρουσίαση ή ημερήσια διάταξη. Τώρα, η δυνατότητα για πιο λεπτομερή ηλεκτρονικά αρχεία και μεταγραφές είναι πολύ πιο συμφέρουσα από ποτέ. Οι ηχογραφημένες διαδικτυακές συναντήσεις έχουν τη δυνατότητα λήψης ήχου ή βίντεο μαζί με όλο το περιεχόμενο της σύσκεψης που περιλαμβάνει κάθε συναλλαγή και ανταλλαγή καθ 'όλη τη διάρκεια της συνάντησης.
Λάβετε υπόψη την αξία των εκφράσεων του προσώπου, των γαστελίων και ό, τι είναι επικοινωνήθηκε χωρίς να μιλήσει.
Κάτι που πρέπει να θυμάστε:
Η πρόσβαση σε καταγεγραμμένες συσκέψεις μπορεί να αποδειχθεί και οι δύο ΘΕΤΙΚΟ και ΑΡΝΗΤΙΚΟ ως «ψηφιακό αποτύπωμα» θα μπορούσε να είναι λόγος για μελλοντική χρήση. Βεβαιωθείτε ότι τα μέτρα απορρήτου και ασφάλειας είναι ενημερωμένα και διαφανή, καθώς τα αιτήματα ανακάλυψης αγωγής μπορούν να περιλαμβάνουν συσκέψεις βίντεο εξίσου κοινά με τα email και τα έγγραφα.
Για να διασφαλίσετε τη συνολική ακρίβεια και διαφάνεια, ορίστε πολιτικές που δημιουργούν συνοχή όταν πρόκειται για βιντεοδιάσκεψη. Η οργάνωση δεδομένων, η απόφαση σχετικά με τις οδηγίες και γενικά ο καθορισμός ροής ή διαδικασίας όταν πρόκειται για διαδικτυακές συναντήσεις θα διασφαλίσει ότι οι κίνδυνοι ασφαλείας είναι περιορισμένοι, τα δεδομένα εξορύσσονται και οι πληροφορίες είναι άμεσα διαθέσιμες:
- Αποφασίστε σχετικά με την ονομασία συμβάσεων για συναντήσεις και ποιος είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση των ηχογραφήσεων. Πού θα ζουν οι ηχογραφήσεις και ποιοι είναι οι διοικητικοί κανόνες αποθήκευσης, προσβασιμότητας, διαγραφής, ανακάλυψης κ.λπ.;
- Ανάλογα με το μέγεθος της συνάντησης, αναθέστε αρμοδιότητες καταγραφής σε έναν ή λίγους συμμετέχοντες. Επιλέξτε έναν συμμετέχοντα από κάθε τμήμα, επόπτη ή διευθυντή για να είναι υπεύθυνος για την καταγραφή διαφορετικών τύπων συναντήσεων. Ποιος θα είναι ο συντονιστής και ποιες πολιτικές, κανόνες και διαδικασίες πρέπει να εφαρμοστούν για διαφορετικές εικονικές συναντήσεις;
- Ποια «προβολή» θέλετε να αποθηκεύσετε; Μόλις αποφασίσετε ποιος είναι ο συντονιστής (ή ίσως υπάρχουν μερικοί) επιλέξτε ποιες από τις διάφορες επιλογές συνάντησης ικανοποιούν τις ανάγκες της εταιρείας σας και ποιος θα κάνει την ηχογράφηση από ποιον υπολογιστή - ή πλεονεκτικό σημείο.
- Παρακολουθήστε το τέλος περιλήψεις και αναφορές που παρέχονται από την πλατφόρμα τηλεδιάσκεψης και καθορίζουν ποιος είναι υπεύθυνος για αυτές. Ποιος θα τους λάβει και πώς θα έχουν πρόσβαση;
- Αποφύγετε την εκτροχιαστική ανακάλυψη με καταθέσεις τηλεδιάσκεψης που:
Καθορίστε τη φυσική τοποθεσία του εκπροσώπου και πώς θα ρυθμιστεί λογικά για να συνδεθεί στην εικονική σύσκεψη
Ελάτε με μια άλλη επιλογή εάν ο δημοσιογράφος και ο εκπρόσωπος του δικαστηρίου δεν μπορούν να εμφανιστούν στην ίδια τοποθεσία
Λάβετε εκθέματα στον εκπρόσωπο μέσω ταχυδρομείου εκ των προτέρων ή ηλεκτρονικά κατά τη διάρκεια της κατάθεσης
Ομαλή λειτουργία - δοκιμάστε την τεχνολογία πριν από την ημέρα της εικονικής απόθεσης
Συνδέστε πολλούς δικηγόρους και συμμετέχοντες από διάφορες γεωγραφικές τοποθεσίες
Συμφωνούνται από όλους ως προς το εάν θα καταγραφεί ή όχι - λάβετε τη συγκατάθεσή σας - Έχετε μια πολιτική διατήρησης που αναλύει τον τρόπο αποθήκευσης των τηλεδιάσκεψης και αργότερα καταστρέφεται μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα.
Αφού ολοκληρωθεί μια ηλεκτρονική συνάντηση, οι ηχογραφήσεις αποθηκεύονται στο cloud και παραμένουν προσβάσιμες μέσω της πύλης της εταιρείας ή από τον επόπτη. Η πρόσβαση σε συγκεκριμένους συμμετέχοντες αποτελεί μέτρο προστασίας προσωπικών δεδομένων και ασφάλειας. Η γενική διαχείριση αρχείων, τα πρωτόκολλα λειτουργίας και η πρόσβαση πρέπει να καθοριστούν μέσω της συζήτησης και της ανάπτυξης πολιτικής και διαδικασίας.
Αποφύγετε παραβιάσεις ασφάλειας και παραβίαση βίντεο με τεχνολογία που καθιστά κάθε online ανταλλαγή ασφαλές και ιδιωτικό. Εντοπίστε τη χρήση ενός εφάπαξ κωδικού πρόσβασης ή ενός ατόμου που χτυπά ρεκόρ κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Αναζητήστε λειτουργίες όπως:
- Κωδικός πρόσβασης μίας χρήσης: Κάθε κλήση είναι κρυπτογραφημένη με έναν μοναδικό και ιδιωτικό κωδικό που ισχύει μόνο για το καθορισμένο και προγραμματισμένο κλήση συνδιάσκεψης.
- Κλείδωμα συνάντησης: Αμέσως μετά την εμφάνιση των συμμετεχόντων, ενεργοποιήστε αυτήν τη λειτουργία για να αποτρέψετε την παρέμβαση των ανεπιθύμητων συμμετεχόντων. Όποιος εμφανιστεί αργά θα πρέπει να ζητήσει άδεια από τον επόπτη.
- Κωδικός Ασφαλείας: Αν η διαδικτυακή ημερήσια διάταξη της σύσκεψης συνεπάγεται τη συζήτηση εξαιρετικά ευαίσθητων πληροφοριών, προσθέστε σε ένα άλλο επίπεδο ασφάλειας με έναν επιπλέον κωδικό που απαιτείται κατά την είσοδο σε μια διάσκεψη.
Τεχνολογία που είναι άμεσα διαθέσιμη και παρέχει τους λόγους για την ανακάλυψη που υπάρχει αποδεικνύεται να γίνει πιο διαδεδομένη. Και προς τα εμπρός, είναι απίθανο να προηγηθεί η προσωπική διαδικασία. Εάν η νομική ανακάλυψη και άλλες διαδικασίες μπορούν να πραγματοποιηθούν στο διαδίκτυο, είναι πιθανό ότι θα συνεχίσουν να πραγματοποιούνται στο διαδίκτυο.
Όταν πρόκειται να καταφύγουμε λογισμικό τηλεδιάσκεψης αντί να εμφανίζονται αυτοπροσώπως,
τα οφέλη - όπως εξοικονόμηση κόστους, λιγότερα ταξίδια, περισσότερος χρόνος, απομακρυσμένη συνεργασία, αύξηση της παραγωγικότητας, λιγότερες καθυστερήσεις - ξεπερνούν σίγουρα τις προκλήσεις:
Πρόκληση # 1:
Παραδοσιακά, κάθε μέρος συνήθως βρίσκεται στη φυσική παρουσία του νομικού συμβούλου του, ο οποίος απαιτείται να παρέχει, να βοηθά και να εξηγεί έγγραφα και εκθέματα κατά τη διάρκεια της εξέτασης.
Λύση:
Αντ 'αυτού, με τη διάσκεψη μέσω βίντεο, αυτή είναι μια ευκαιρία να προγραμματίσετε μπροστά. Οι δικηγόροι και οι νομικοί σύμβουλοι πρέπει να διευθετήσουν κάθε αποδεικτικό στοιχείο, έκθεμα, έγγραφο και απόδειξη εκ των προτέρων. Θα πρέπει να είναι σαφές, επισημασμένο, οργανωμένο, με τίτλο και να αποστέλλεται μέσω ταχυδρομείου ή να είναι έτοιμο να απολυθεί ηλεκτρονικά. Βεβαιωθείτε ότι οι διευθύνσεις είναι ενημερωμένες, γραμμένες σωστά και ότι όλοι όσοι χρειάζονται τα δεδομένα συμπεριλαμβάνονται στην ψηφιακή συναλλαγή ή σε ταχυδρομική ανάρτηση.
Πρόκληση # 2:
Η εκτίμηση της συμπεριφοράς και της ψυχραιμίας των μαρτύρων θα μπορούσε να είναι σκοτεινή μέσω ενός συνδέσμου βίντεο αντί να είναι παρόντα στην ίδια φυσική τοποθεσία.
Λύση:
Μια δοκιμασία τεχνολογίας που έγινε τις ημέρες πριν από την εικονική συνάντηση θα διασφαλίσει ότι ο συμμετέχων θα δει καθαρά και πλήρως. Δημιουργήστε έναν οδηγό αναφοράς τηλεδιάσκεψης για πελάτες, συναδέλφους και άλλους νομικούς επαγγελματίες εντός της εταιρείας σας που περιλαμβάνει υποχρεωτικές πρακτικές για φωνητική προβολή, φωτισμό, στάση, αποδεκτά υπόβαθρα και οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες που κάνουν την ανακάλυψη βίντεο επίκαιρη, στιλβωμένη και επαγγελματική.
Πρόκληση # 3:
Μια ρύθμιση που δεν είναι θεσμική ή δεν φαίνεται ουδέτερη ή κατάλληλη θα μπορούσε να είναι ενοχλητική, παραπλανητική ή να οδηγήσει σε ανεπαρκή εξέταση.
Λύση:
Παρέχετε παραδείγματα βίντεο και διαδικτυακούς οδηγούς για τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να ξεδιπλώνεται η κατάθεση βιντεοδιάσκεψης, η κλήση ανακάλυψης, η προ-δοκιμή ή η δοκιμαστική διαδικασία. Περιγράψτε τι είναι αποδεκτό και ποιες ρυθμίσεις και υπόβαθρα θα οδηγήσουν σε επιτυχή εξέταση. Δώστε παραδείγματα κακών βίντεο και τι να μην κάνετε επίσης.
Πρόκληση # 4:
Το να μην βρίσκεστε στον ίδιο φυσικό χώρο ανοίγει την εξέταση για πιθανή κακοποίηση ή κακή πρακτική.
Λύση:
Απαιτείται πλήρης διαφάνεια της συζήτησης από την αρχή έως το τέλος. Η συγκατάθεση με μια εμφανή προτροπή στην αρχή της συνάντησης διασφαλίζει ότι όλοι συμμορφώνονται. Επιπλέον, η παροχή εκπαίδευσης και κατάρτισης σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές κατά τη διάρκεια της εξέτασης σταθεροποιεί τις διαδικασίες για να βεβαιωθείτε ότι είναι εξορθολογισμένες και ενημερωμένες.
Όσον αφορά την πραγματική ποιότητα της επικοινωνίας σε όλες τις εξετάσεις για ανακάλυψη μέσω τηλεδιάσκεψης, ακολουθούν μερικές βέλτιστες πρακτικές:
• Ορίστε την ώρα - Πριν, κατά τη διάρκεια και μετά
Check-in, συνεντεύξεις, μαρτυρίες, συναντήσεις, καταθέσεις - βεβαιωθείτε ότι υπάρχει αρκετός χρόνος πριν από την προετοιμασία, αρκετός χρόνος για να περάσετε και κάποιος χρόνος να αφεθεί για να προβληματιστείτε και να περάσετε από την ηχογράφηση ή τις περιλήψεις.
• Βεβαιωθείτε ότι όλη η τεχνολογία λειτουργεί
Όταν ο χρόνος είναι ουσιαστικής σημασίας, μην παγιδεύεστε προσπαθώντας να επιλύσετε και να επιλύσετε τεχνικά ζητήματα ενώ όλοι περιμένουν. Εμφανίστε στη βιντεοδιάσκεψη λίγο νωρίτερα και δοκιμάστε το μικρόφωνο, το ηχείο και τη σύνδεσή σας.
Ελέγξτε για να δείτε αν όλα έχουν φορτιστεί, είναι διαθέσιμα επιπλέον καλώδια, το wifi είναι δυνατό κ.λπ. Επωφεληθείτε από τις δοκιμές ήχου και βίντεο που προσφέρονται από πλατφόρμες συνεδρίων σε επίπεδο επιχειρήσεων.
• Ελέγξτε ξανά το σημείο
Επιλέξτε ένα σημείο που είναι ήσυχο, αποστειρωμένο και χωρίς περισπασμούς. Λειτουργεί καλύτερα ένας λευκός τοίχος ή ένα κλειστό δωμάτιο με απλό, μη αναστατωτικό φόντο.
• Παραμείνετε στο χρονοδιάγραμμα
Κοινοποιήστε τη διάρκεια της συνάντησης εκ των προτέρων, ώστε όλοι να μπορούν να προγραμματίσουν ανάλογα. Ακριβώς όπως μια προσωπική συνάντηση, δημιουργήστε μια ατζέντα, ακολουθήστε την και προστατέψτε την ώρα όλων.
• Ελέγξτε τη σύνδεση ήχου και βίντεο
Χρησιμοποιήστε ένα ακουστικό για να ελαχιστοποιήσετε τα σχόλια και να μεγιστοποιήσετε την ακοή και την προβολή σας. Χρησιμοποιήστε τηλεδιάσκεψη που διαθέτει δυνατότητες ήχου / βίντεο υψηλής ποιότητας.
Αφήστε την Callbridge να παράσχει στη δικηγορική σας εταιρεία την τεχνολογία τηλεδιάσκεψης που κάνει τις προδικαστικές διαδικασίες να λειτουργούν ομαλά σε μια εικονική ρύθμιση. Με την απίστευτη δυνατότητα να φέρει πολλές προσωπικές διαδικασίες στο διαδίκτυο, η ευκαιρία να μειώσετε το κόστος, να εργαστείτε περισσότερο από το σπίτι, να επιταχύνετε τις δικαστικές διαδικασίες και να λάβετε περισσότερες πληροφορίες με ταχύτερο ρυθμό βρίσκεται στα χέρια σας.
Η πλατφόρμα αμφίδρομης επικοινωνίας της Callbridge έχει τη δύναμη να προχωρήσει σε βάθος και να δώσει διάσταση στον τρόπο με τον οποίο οι δικηγορικές εταιρείες διεξάγουν τις δραστηριότητές τους. Οι ηχογραφημένες διαδικτυακές συναντήσεις δίνουν σε όλα τα μέρη την αίσθηση ότι είναι πρόσωπο με πρόσωπο αλλά από μια ασφαλή και υγιή απόσταση. Επιπλέον, παρέχει πιο ευέλικτη συμμετοχή και με τη σωστή σκέψη, ο προγραμματισμός και η ετοιμότητα είναι το κατάλληλο υποκατάστατο των προσωπικών συναντήσεων.
