Κάθε επιχείρηση βασίζεται στην ικανότητά τους να διαχειρίζονται το χρόνο και τη δουλειά τους προκειμένου να έχουν τα καλύτερα αποτελέσματα. Η ανάπτυξη, η κλιμάκωση, η επέκταση, απλώς δεν είναι δυνατή χωρίς την εφαρμογή μιας σταθερής δομής ροής εργασίας και τη διαχείριση του τρόπου με τον οποίο ξετυλίγεται. Εν τέλει, αν δεν μπορείτε να το διαχειριστείτε, δεν μπορείτε να το μετρήσετε. Λοιπόν, τι είναι ακριβώς η διαχείριση της εργασίας και πώς βελτιστοποιεί τις ομάδες; Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε περισσότερα.
Τι είναι η Διαχείριση Εργασίας;
Στους πιο βασικούς όρους της, η διαχείριση της εργασίας αναφέρεται στο σημείο όπου οι διαδικασίες της ομάδας και οι διαδικασίες της επιχείρησης συναντώνται για να σχηματίσουν συνοχή στις ροές εργασίας και την παραγωγή.
Το λογισμικό διαχείρισης εργασίας είναι ιδιαίτερα χρήσιμο στην ενορχήστρωση ροών και στην οριοθέτηση διαδικασιών που δημιουργούν πληροφορίες. Σε συνδυασμό με διαδικτυακές συναντήσεις με χρήση λογισμικού τηλεδιάσκεψης, μια προσέγγιση διαχείρισης εργασίας δημιουργεί ρυθμό και ορατότητα για όλους, από υπαλλήλους έως πελάτες και βελτιστοποιεί τις διαδικασίες για βελτιωμένη απόδοση και τα αποτελέσματα.
Η διαχείριση της εργασίας μπορεί να αναλυθεί για τη διαχείριση ενός συγκεκριμένου έργου ή ατόμου. Η διαδικασία διαχείρισης εργασίας ξεκινά στην αρχή του κύκλου διαχείρισης έργου, ώστε να μπορείτε να αποκτήσετε μια πιο σαφή κατανόηση του σχετικού πεδίου για την καλύτερη ανάλυση του τρόπου με τον οποίο θα ξεδιπλώνεται ένα μεμονωμένο (ή πολλαπλό) έργο.
Η διαχείριση της εργασίας επηρεάζει τον τρόπο χειρισμού των ομάδων. Αυτό περιλαμβάνει:
- Διαχείριση ατόμων
- Παρακολούθηση της ροής εργασίας
- Κατεύθυνση του φόρτου εργασίας
- Κατανομή εργασίας σε ομάδες
- Αποφασίζοντας τι είναι προτεραιότητα
- Δημιουργία προθεσμιών
- Ενημέρωση πελατών και υπαλλήλων σχετικά με αλλαγές ή αποκλεισμούς
… Όλα αυτά μπορούν να αντιμετωπιστούν μέσω λογισμικού διαχείρισης εργασίας και περαιτέρω εξουσιοδότησης μέσω διαδικτυακών συναντήσεων και συνομιλιών μέσω βίντεο.
Διαχείριση έργου Vs. Διαχείριση εργασίας
Η διαχείριση έργων είναι μια ολιστική προσέγγιση στο σύνολο, ενώ η διαχείριση της εργασίας είναι μια προσέγγιση που συνδυάζει τη διαχείριση έργων, τον αυτοματισμό εργασίας και τη συνεργασία για την ενδυνάμωση των ομάδων να εργάζονται καλύτερα σε όλα τα έργα, εργασίες, παραδοτέα κ.λπ.
Η διαχείριση έργων βοηθά στη διαχείριση έργων που έχουν αρχή και τέλος και σαφείς ρόλους για διαφορετικούς υπαλλήλους. Μπορεί, ωστόσο, να εκπτώσεις σε έκτακτα έργα ή ad-hoc έργα, καθαρές εργασίες τελευταίας στιγμής και άλλα. Επιπλέον, ας λάβουμε υπόψη τον χρόνο που αφιερώνεται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εργασίες διαχειριστή, παρακολούθηση συνεδριάσεων και άλλα αντικείμενα που δεν λειτουργούν, ένας υπάλληλος έφερε συγκεκριμένα στην ομάδα να κάνει.
Γιατί η διαχείριση της εργασίας είναι τόσο κρίσιμη;
Σε βασικούς όρους: βελτιώνει την απόδοση. Όπως και με οποιοδήποτε διαχειριστικό σύστημα ή άτομο σε θέση διευθυντή, η διαχείριση της εργασίας είναι ένας άλλος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι η ομάδα σας εργάζεται σε κορυφαία απόδοση για να προσφέρει την καλύτερη ποιότητα με την πιο αποτελεσματική ταχύτητα παράδοσης χωρίς να χρειάζεται να εξαντλήσετε τα οικονομικά. Η μείωση των απολύσεων, ο εντοπισμός σημείων συμφόρησης, ο καθορισμός του χρόνου έναντι του προϋπολογισμού μπορούν να καθοριστούν με σωστή επικοινωνία και στρατηγικές για το καλύτερο σύστημα διαχείρισης της εργασίας.
Κατανομή της διαχείρισης της εργασίας
Οι λεπτομέρειες θα αλλάξουν από βιομηχανία σε βιομηχανία και μεταξύ οργανισμών, ωστόσο, υπάρχουν κάποιες ομοιότητες και κοινές προκλήσεις για τη διαχείριση της εργασίας:
- Ομάδες εργασίας
Όταν εμφανιστεί ένα νέο έργο, ο οργανισμός και η ανάθεση έρχονται πρώτοι. Είναι ευθύνη του διευθυντή να εκχωρεί και να κατανέμει πόρους, ενώ ταυτόχρονα διασφαλίζει ότι έχει το κατάλληλο άτομο για τη δουλειά ή την εργασία και να διασφαλίζει ότι έχει γίνει εγκαίρως και είναι υψηλής ποιότητας. Είναι χρήσιμο να παρακολουθείτε ποιος κάνει τι με τα ψηφιακά εργαλεία και το λογισμικό διαχείρισης, ενώ ταυτόχρονα διατηρείτε συχνά εικονική συνάντηση πρόγραμμα για ενημερώσεις κατάστασης, check-in και ενημερώσεις - Καθορισμός της γραμμής μεταξύ επειγόντων και υψηλών προτεραιοτήτων
Ειδικά αν κάτι ξεφύγει από το πουθενά, μπορεί να υπάρχει κάποια σύγχυση ως προς το τι πρέπει να γίνει σύντομα. Η επίγνωση των επερχόμενων προθεσμιών και η ορατότητα του τι βρίσκεται σε εξέλιξη δημιουργεί μια καλύτερη κατανόηση και πλεονέκτημα για να μάθουμε αν θα πούμε ναι ή όχι στα παραδοτέα. - Δημιουργία προθεσμιών για εργασίες
Ένας διευθυντής που έχει γνώση και εμπειρία θα είναι ικανός να ορίσει κατάλληλες προθεσμίες για εργασίες. Τα προβλήματα προκύπτουν όταν αλλάζουν οι προθεσμίες ή δεν υπάρχει αρκετός χρόνος προσωρινής αποθήκευσης. Οι ημερομηνίες λήξης πρέπει να περιγράφονται με σαφήνεια και να είναι ορατές για όλους. - Παραμένει διαφανές με τους πελάτες
Ο γενικός κανόνας είναι η υποπροβολή και η υπερπροσφορά, όχι το αντίστροφο. Οι σαφείς και συνοπτικές συνομιλίες με πελάτες και ομάδες βοηθούν στη διαχείριση των προσδοκιών και στον καθορισμό προτεραιοτήτων, ώστε οι άνθρωποι να βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Είναι όταν οι αλλαγές και οι ανακατευθύνσεις στο έργο, η προθεσμία και η κατανομή των πόρων δεν διευκρινίζονται ότι το έργο μπορεί να εκτροχιαστεί ή να γίνει πιο δύσκολο.
Με τη σωστή ροή διαχείρισης εργασίας που επιτρέπει συνεπείς διαδικτυακές συναντήσεις και ενημερώσεις, τα έργα μπορούν να διαμορφωθούν με μεγαλύτερη ακρίβεια και να παραμείνουν στον προϋπολογισμό και στην ώρα τους.
Βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης εργασίας
Είτε διαθέτετε συγκεκριμένο λογισμικό διαχείρισης της εργασίας είτε έχετε ένα άλλο σύστημα, όπως ρουτίνες διαδικτυακές συναντήσεις, απλώς ξέρετε ότι δεν χρειάζεται να είναι γραπτή. Η πιο αποτελεσματική διαχείριση της εργασίας είναι η ζωή και η αναπνοή και πρέπει να ελέγχονται συχνά. Εδώ είναι μερικά dos και δεν πρέπει:
- Πρακτική Εξαιρετική Επικοινωνία
Δημιουργήστε συνεργατικά περιβάλλοντα ομάδας με επικοινωνία που είναι ξεκάθαρη και έγκαιρη. Δημιουργήστε συγκεντρωτικές πληροφορίες και έγγραφα, συχνές διαδικτυακές συναντήσεις και συγκεντρώσεις ομάδων. Ενσταλάξτε μια εταιρική κουλτούρα επικοινωνίας συμφωνώντας με τους κανόνες δέσμευσης: Πότε είναι καλύτερο να στείλετε email ή να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση; Ποιος είναι υπεύθυνος για το τι και πώς μπορεί να επικοινωνήσει μαζί τους; Πώς εντάσσονται νέοι υπάλληλοι; Πού μπορούν οι υπάλληλοι να κάνουν ερωτήσεις; - Μην αποφεύγετε τη διαφάνεια
Ενημερώστε τα μέλη της ομάδας τι συμβαίνει μόλις συμβεί ή μόλις είναι κατάλληλο. Υπήρξε περικοπή προϋπολογισμού; Μια αλλαγή στην ηγεσία; Νέα επιχειρηματική ανάπτυξη; Κρατήστε τους ανθρώπους ενήμερους και αναφέρετε τους λόγους πίσω από την αλλαγή όταν είναι κατάλληλο. Επίσης, προσπαθήστε να αποφύγετε την απόκρυψη σημαντικών πληροφοριών. Οι φήμες χάνουν χρόνο και καταστρέφουν το ηθικό. - Ενθαρρύνετε έναν συνεχή βρόχο ανατροφοδότησης
Για τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα, η εκτίμηση και η ανατροφοδότηση ευκαιριών ενισχύουν την ακρόαση και ενθαρρύνουν τα αποτελέσματα. Όχι μόνο χτίζει εμπιστοσύνη, διατηρεί υπαλλήλους και κάνει τους ανθρώπους να αισθάνονται εκτιμημένοι. Αφήστε τα σχόλια να είναι μέρος της διαδικασίας διαχείρισης εργασίας για καλύτερη παραγωγικότητα και λιγότερο σπατάλη χρόνου. - Μην κάνετε μικροδιαχείριση
Τα μέλη της ομάδας προσλήφθηκαν για να κάνουν τη δουλειά. Μόλις τους δοθούν τα εργαλεία και ο χρόνος που χρειάζονται, δεν χρειάζεται να παρακολουθούνται σαν γεράκι. Αφήστε τους να έχουν πρόσβαση στο λογισμικό και τις πλατφόρμες που διαθέτουν τις πληροφορίες που χρειάζονται και έπειτα εμπιστευτείτε τους για να επιτύχουν αυτό που έχουν αρχίσει να κάνουν. Με άλλα λόγια, ενημερώστε τα και ρυθμίστε τα για επιτυχία, ώστε να μπορούν να εργαστούν στο μέγιστο των δυνατοτήτων τους χωρίς διακοπή.
Αφήστε την εξελιγμένη πλατφόρμα τηλεδιάσκεψης της Callbridge να δημιουργήσει συνδέσεις για την ενδυνάμωση ατόμων και των εργασιών διαχείρισης εργασίας που αντιμετωπίζουν. Με μια βιντεοκεντρική προσέγγιση που συνδυάζεται άψογα με άλλα εργαλεία διαχείρισης έργων και επιχειρήσεων, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τον τρόπο λειτουργίας της ομάδας σας αμέσως.
