Foraj renkontiĝoj fariĝis esenca parto de kiel laboro estas farita tra la mondo. Eĉ se vi loĝas en granda urbo, ĝi helpas limigi la interspacon se vi situas en unu parto de la urbo kaj via oficejo estas en la alia. Konferencovokoj kaj videokonferenco ŝajnigu, ke laŭvorte ne ekzistas distanco inter sendinto kaj ricevilo, ŝanĝante la manieron en kiu ni komunikas. Estas vere mirinde, ke ni vivas en epoko, kie ni povas konservi oficejojn en Singapuro, Londono, Novjorko kaj hejm-panjoj loĝantaj en la antaŭurboj – ĉiuj sampaĝe laborante kune.
Do nun, kiam via kompanio eniris plej altan talenton kaj vi establis efikan kunvenritmon, ekzistas la stigmato, ke administrantoj preferas kunvenojn en persona prefere ol malproksimajn. Kvankam ĉi tio estas tradicie vera, ankaŭ estas la kapablo adaptiĝi kaj starigi forajn laboristojn per la plej bonaj iloj de la komerco por pli produktivaj, engaĝaj (kaj cibersekuro!) renkontiĝoj kiuj kondukas al trafado de nombroj kaj disbatado de celoj.
Ĉar malsamaj reguloj validas kiam vi ne estas en vizaĝ-al-vizaĝa renkontiĝo, havi konversacion pri "la oraj reguloj" implikas ĉiujn, tiel ke ĉiu sinkronigo povas esti liverita kaj ricevita en maniero kiu ricevas rezultojn. Jen esencaj reguloj por konservi en menso en fora laborrilato:
ANTAE LA RENKONTIĜO
Ekkonu Vian Teknologion
Ŝalti la vidbendan kameraon kaj sendi kodon por via konferenca telefonado estas facila. Sed iomete pli bone konatiĝi kun kiel la programaro kaj aparataro funkcias povus starigi vin anstataŭe se - ĉiel malpermesu - ekzistas teknologia malfacilo dum la konferenca alvoko. Malhelpu iajn singultojn irante interrete 5 minutojn antaŭ la horo, por ke vi povu starigi frue; aŭ havas planon b pretan ekagi. Eĉ realigi provregistraĵon de video estas inteligenta movo!
Aldonu tavolojn al komuna spaco
Komuna spaco ne estas kunvenejo. Fakte ĝi estas la kunvenejo, kiu tenas la komunajn spacojn kiel folietoj, kaj interreta tabulo, komunaj ekranoj kaj pli. Izolitaj laboristoj povas senti la duan plej bonan aferon por esti fizike tie, influataj de kombinaĵo de ĉi tiuj spacoj dum la konferenca alvoko.
Metu Agendon, Dividu Ĝin Antaŭ Tempo
Malproksima konferenca alvoko implicas penon kaj planadon por certigi, ke ĉiuj povas ĉeesti. Elstarigante traktitajn temojn kaj dividante la tagordon antaŭe, vi povas ŝpari grandvalorajn momentojn per tenado al plano. Tiel, partoprenantoj scias, kio okazos, kaj ili povas aktive aŭskulti kaj veni pretaj kun sia parto de la kunveno.
Invitu Elektitan Malmultan
Ju pli alta estas la nombro de partoprenantoj ĉe la konferenca alvoko, des pli malalta estas la atendo kontribui al la diskuto. 1-10 ĉeestantoj estas ideala.
DUM LA RENKONTIĜO
Konservu La Kunvenan Celon Antaŭe Kaj Centro
Per simplaj vortoj, memorigu al ĉiuj, kio devas esti atingita antaŭ la fino de la konferenca alvoko. Notu ĝin ekzemple sur la interreta tabulo, por ke ĉiuj povu vidi ĝin klare, kaj uzu ĝin por surterigi partoprenantojn, se ili devojiĝos dum la diskuto.
Roloj de Gamify-Konferenco
Roloj povas esti disdonitaj al diversaj ĉeestantoj kiel faciliganto, kronometristo kaj skribisto por noti ĉiujn agadpunktojn kaj decidojn. Por ripetaj kunvenoj, desegnu nomojn kaj ŝanĝu la rolojn, do ĝi estas decidita komence de la kunveno kaj - surprize! - povus esti vi! Ĉi tio ludado certigos homojn resti engaĝitaj.
Ĉiuj Akiras Enkondukon
La ĉeestantoj pli volonte partoprenas en la konferenca alvoko kiam ili pli bone komprenas, kiu vokas kun ili. Rapida enkonduko de ĉiuj en la kunveno, (eĉ se estas ikono aŭ bildo) aldonas tuŝon de homaro kaj igas forajn laboristojn vidi kaj aŭdiĝi!
Kuraĝigu Iometan Babiladon
Ligi kun foraj kolegoj sentas ilian ĉeeston en la kunveno. Rapida kaptado de ilia tago, la vetero, planoj por la semajnfino - igas ilin senti, ke ili estas konataj en la reala mondo kaj ankaŭ en la cifereca regno.
POST LA RENKONTIĜO
Kunmetu Sekvadon
Resumu la ĉefajn punktojn kaj progresojn de la sendota kunveno. La parto, kiu allogas ĝin? Aldonu elementon de amuzo kaj kamaradeco. Gif, filmeto aŭ amuza bildo helpas memorigi la retpoŝton aŭ retbabilan mesaĝon, kiu siavice havos ĉiujn antaŭĝojas pri la sekva retpoŝto post estontaj kunvenoj.
Menciaj Nombroj
La sano kaj produktiveco de malproksima laborrilato dependas de atingado de celoj, trafi nombrojn kaj atingado de agado-celoj. Apartigu tempon por diskuti ilin en la renkontiĝo, aŭ sendu sekvan retpoŝton priskribante ŝanĝojn, atingojn, plibonigojn ktp.
Lasu la alt-efikan konferencan programaron de Callbridge enspiri al komercaj konferencovokoj. Ĝia bonega kunvenĉambro platformo transpontas la interspacon por virtualaj kaj realaj renkontiĝoj. Kun esceptaj kunlaboraj trajtoj kiuj inkluzivas ekrano dividanta, kundivido de dosieroj, prezentado de dokumentoj kaj grupa babilado, la escepta aŭdvida teknologio de Callbridge nutras forajn laborrilatojn.
