Kun 2020 komenciĝanta muĝo, estas sekure diri, ke meze de jaro via sperto pri videokonferenco pliboniĝis dekoble. Via oficejo plej verŝajne konvertiĝis al pli interreta labor-de-hejma aliro, malfermante la pordojn al interreta komunikado per videokonferenco kun klientoj, en informkunvenoj de teamoj, konferencaj alvokoj de alta administrado, cerbumaj kunsidoj, statusaj kunvenoj ... kaj la listo daŭras plu.
Krome, dum ni daŭre adaptiĝas al la ŝanĝiĝantaj tempoj, kiujn ĉiuj nuntempe alfrontas, la laborantaro dividiĝas pri tio, kiel ili devas fizike (aŭ praktike!) Aperi. Ĉu vi havas kolegojn, kiuj laboras hejme plentempe? Ĉu administrado eniras 2 tagojn semajne en la oficejo kaj poste laboras malproksime? Ĉu vi iras tien kaj reen inter klientoj, kiuj devas resti en la oficejo 5 tagojn semajne?
Kiam kolegoj kaj teamanoj disvastiĝis tra ciferecaj kaj fizikaj pejzaĝoj, teni ĉiujn kune povas montriĝi malfacila tasko kvankam ne malebla! Kvankam ekzistas tempolimoj, lingvaj baroj, diferencoj en la hierarkio kaj ĝeneralaj defioj kun tempo-administrado, ĉiuj vere volas fari laboron kune kiel eble plej efika kaj produktema.
Jen kiel efike konservi kunlaboran labormedion se via teamo estas disigita hejme, en la oficejo aŭ en la kampo.
9 Manieroj Administri Trans-Oficejan Kunlaboron:
9. Evitu Retpoŝton Malordigi
Retpoŝtoj estas ŝlosilaj por komuniki rapide kaj efike, certigante ke ekzistas "spuro". Sed kiam malgranda demando ŝvelas en gigantan konversacion, kiu fariĝas longa kaj komplika, la efektiva efikeco de la interŝanĝo fariĝas komplika.
Transiri al komerca komunikilo, kiu provizas kanalon, kie laboro, statoj kaj ĝisdatigoj fariĝas videblaj kaj grafikaj, donas al ĉiuj sur la ferdeko pli regeblan vidon pri tio, kio okazas. Kunlabora ilo kiel Slack kreas ĉi tiun specon de kohereco, same kiel videokonferenca programaro, kiu estas ŝarĝita per integriĝaj opcioj. Tiel vi povas kunigi du platformojn por la fina kunlabora agado.
8. Atentu Laborŝarĝojn
Vidi, pri kio ĉiuj laboras per projekt-administra ilo, helpas distingi la staton de la projekto kaj kiu estas en ĝi. Tiel ĉu vi estas hejme aŭ vojaĝas por laboro, vi povas salti kaj vidi kio estas en la dukto.
Profitu de kolor-kodigo, kaj uzante vicojn kaj kolumnojn por organizi dosierojn, lokojn kaj tempospuradon. Male, havi interreta kunveno uzi videokonferencon por diskuti la projekton en reala tempo ofertas al kolegoj la eblon malfermi informon pri tio, kie ili estas kaj kiel ili sentas sin en la dika afero. Akceli rutinon de interretaj kunvenoj, kie statuso kaj ĝisdatigoj estas diskutitaj, helpos identigi prioritatajn erojn, proplempunktojn kaj redukti maltrafitajn templiniojn.
(alt-tag: Eleganta virino iranta laŭ la strato tenante poŝtelefonon rigardante ĝin kaj trarigardante.)
7. Atentu Pri Horzonoj
Ne estas ideale devi aliĝi al "ruĝokula" renkontiĝo aŭ al unu ĝuste antaŭ ol enlitiĝi, sed kiam oni planas projektojn aŭ sinkronigojn, horzonoj ludas rolon por decidi kiam fari trans-oficejan kunvenon.
Havi ĉies horaron oportunan kaj disponeblan permesas al la gastiganto aŭ organizanto havi videblecon de la plej bona tempo por havi interretan renkontiĝon. Serĉu programon pri videokonferenca programo kun horzona planilo aŭ estu malfermita al iuj invititaj partoprenantoj, kiuj devas registri la kunvenon nun por spekti ĝin poste.
6. Enregistri Regule
Kiam via teamo estas disvastigita tra oficejo, hejmo kaj kampo, estas facile perdi iujn el la pli tipaj kondutoj akiritaj kiam vi laboras en tandemo kaj nur kelkajn piedojn unu de la alia - kiel rigardi por fari demandon aŭ preterpasi unu la alian en la halo aŭ rompĉambro.
Por certigi, ke ĉiuj estas sur la sama paĝo, alprenu la kutimon tuŝi bazon ofte. Ne hezitu fari konekton plurfoje semajne ĉu per retpoŝto, sinkronigado, konferencvoko, videokonferenco aŭ teksta babilado!
5. Fidu Al Aŭtomatigo Por Spuri
Administri templimojn, statojn kaj laboran progreson ne estas tiel facilaj, kiam vi ne povas fari ĝin persone. Sed kiam vi povas malŝarĝi tempopostulan ripetantan laboron, vi malstreĉas tempon por pasigi pli gravajn taskojn. Krome, forigi la homan elementon produktas pli bonajn, pli precizajn rezultojn. Lasu aŭtomatigon fari por vi pezan pezon:
- Planu invitojn kaj memorigojn por venontaj videokonferencoj
- Integri Google-Kalendaron kun via videokonferenca programaro por senproblema horaro kaj sciigoj
- Kunhavigu realtempajn informojn kun Google Doc kaj ricevu tujajn redaktojn kaj ŝanĝojn senditajn al via retpoŝto
- Projektadministrado kaj videiloj, kiuj aŭtomatigas kalkultabelojn, klientajn informojn, registradojn, transskribaĵojn kaj pli.
4. Uzu Poŝtelefonon
Kaze de interreta renkontiĝo, poŝtelefona programo donas al kolegoj la rapidan kaj facilan eblon povi telefoni de kie ajn ili estas - surstrate, en la postkorto aŭ en la manĝejo.
Komenci kunvenon dum via irado de la manplato donas al vi altkvalitajn kunvenojn, kiuj estas same bonaj kiel se ili estus sur via labortablo. Vi ankoraŭ povas plani kunvenojn anticipe aŭ surloke; vi povas aliri kaj sinkronigi vian Kalendaron kaj Adresaron; kaj kompreneble ĝuste kie vi estas, kie estas via renkontiĝo. Poŝtelefona programo donas al vi la liberecon fari renkontiĝon aŭ telefoni ĉie, kie estas interreta konekto.
Krome, vi ankoraŭ ricevas aliron al via alvoko-historio, transskribaĵoj kaj registradoj, en sekura kaj sekura kunveno.
3. Kreu "Normigitan" Laboran Stokan Nabon
Faru ĉiujn gravajn dosierojn, ligojn, dokumentojn kaj amaskomunikilarojn facile alireblaj kaj stokitaj en unu loko. Kiam ĝi estas centralizita en unu loko, atingi ĝin ne devas ŝajni tia tasko. Kiam artikoloj estas katalogitaj, organizitaj kaj haveblaj en reala tempo, ĉiuj povas aliri la plej novajn dosierojn, plej lastatempajn dokumentitajn kunvenojn kaj gravajn decidojn.
Iuj aliaj proponoj:
Se vi havas oficejojn en diversaj lokoj, eble estos parolata pli ol unu lingvo. Provu resti kun la plej parolata lingvo kaj se vi bezonas komuniki en alia lingvo, konduku la konversacion private per tekst-babilejo aŭ en aparta kanalo.
Evitu krei kopiojn de dokumentoj, etikedante ilin ĝuste, evidente kaj klarigante, ke ekzistas procedo por prilabori ilin. Nenio pli malbona ol malŝpari horojn en dokumento jam farita, havas pli freŝan version aŭ perdiĝinta.
Discernu kiun komunikmanieron plej taŭgas por via celo. Se vi bezonas klarigon pri detalo aŭ jes aŭ neniu demando, sendu al via kolego mesaĝon en teksta babilejo. Se vi havas zorgon pri venonta tempolima peto, pafu retpoŝton. Se estas problemo kun kolego kaj tio influas vian kapablon plenumi kaj produkti bonan laboron, planu unu-al-unu videokonferencon.
2. Adopti Aliron "Video-Unue"
Precipe en la lumo de a pandemia tio influis la mondon, videocentra aliro, kiu taksas vid-al-vizaĝajn interagojn, funkcias por ke kolegoj sentu, ke ili laboras kun reala persono anstataŭ la ideo de unu. Montri vian vizaĝon, dividi vian voĉon, movi vian korpon - ĉi tio estas parto de krei pli realisman version de vi en virtuala agordo. Videokonferenco funkcias por krei normalan oficejan medion en ciferecan pejzaĝon.
Krome, kial "diri" kiam vi povas "montri?" Iuj prezentoj - precipe tiuj, kiuj koncernas konceptojn, kaj abstraktajn ideojn aŭ iomete gravan navigadon tra reteja projektado - pli bone funkcias per pruvo per interŝanĝo de ekranoj. Kolegoj laŭvorte troviĝas sur la sama paĝo de via videokonferenca kunsido kun unua vica sidloko al viaj ideoj.
1. Eksperimentu Kaj Ricevu Respondojn
Kiel plej multaj aranĝoj, estas iomete transiro kaj eksperimentado. Trans-oficeja kunlaboro, kiu funkcias pli kiel bone oleita maŝino anstataŭ rustigita, bezonas efektivigi malsamajn strategiojn, komunikajn reĝimojn kaj ilojn por vidi la plej bonan agmanieron, kiu funkcias por la teamo.
Unu el la plej gravaj faktoroj, kiuj determinos la sukceson de la teamo aŭ produkto de la projekto, estas la volo de ĉiuj fidi unu la alian. Ĉu teamanoj kapablas trakti unu la alian kun respekto? Ĉu malproksimaj laboristoj streĉas sian pezon anstataŭ nur ripozi? Ĉu oficejaj laboristoj prenas tro multe, avidajn impresi kaj ekgvidi?
Kun fokuso al planado, uzado de teamkonstruaj iloj kaj iom da kamaradeco tie kaj tie, eĉ se via teamo estas disvastigita, provi novajn aferojn por superi la breĉon ne devas esti timiga. Gravas provi novajn strategiojn kaj ilojn kaj vidi, kiuj alportas la plej bonajn rezultojn por via teamo kaj celo.
Trans-oficeja kunlaboro ĉiam venos kun aro de konfliktoj kaj defioj. La rezultoj de kolegoj laborantaj en kaj ekster la oficejo, proksime kaj malproksime, kaj laborantaj laŭ malsamaj horaroj kiel fleksi horojn, partatempa aŭ plentempa ĉiuj efikas sur la produktaĵo kaj fluo de laboro. Tamen, eĉ en la nuna stato de la mondo, ĉi tio estas okazo por adaptiĝi al eble pli integra labor-familia ekvilibro, kiu moviĝas kaj fleksiĝas kun la teknologio, kiun ni uzas.
Lasu la unikan aron de dudirektaj videokonferencaj programoj de Callbridge krei koherecon inter teamoj. Ĝia teknologio estas desegnita por konekti homojn, do via kompanio povas prosperi sendepende de kiom disa estas via laborantaro.
Callbridge servas mezgrandajn kompaniojn serĉantajn kompleksajn solvojn, kiuj malvastigas la diferencojn interne inter kolegoj kaj ekstere kun klientoj, vendistoj, koncernatoj kaj aliaj gravaj movaj partoj de via kreskanta komerco. Ofertante larĝan gamon de kunlaboraj funkcioj por antaŭenigi engaĝiĝon kaj produktivecon, la sperta platformo de aŭdvidaj, videaj kaj interretaj konferencoj de Callbridge tenas vin ligita sekure kaj sekure, kien ajn vi estas kaj kien ajn vi iros.
Kio diferencigas Callbridge?
Kunvenaj transskribaĵoj per AI - Via artefarite inteligenta persona asistanto Cue ™ zorgas registri viajn kunvenojn kaj identigi parolantojn, temojn kaj temojn.
Integriĝoj kun Slack kaj Google Calendar - Neniam maltrafu, kiam vi povas integri kune kun Google Suite, Outlook kaj Slack.
Esceptaj Trajtoj - Ĝuu mondklasajn trajtojn kiel Rekorda Kunveno, Ekrano-Dividado, Dokumenta Dividado, Interreta Blanka Tabulo, kaj pli!
Altnivela Sekureco - Fidu vin certa, ke viaj informoj estas sekuraj kun Unufoja Alira Kodo, Kunveno-Ŝlosilo kaj Sekureca Kodo.
Propra Markigo - Faru vian interretan kunvenejon markita kaj unike via per via propra logoo kaj markaj normoj.
Neniu Elŝutado Necesas - Ne estas ŝnuroj kaj peza ekipaĵo, nur nul elŝutaĵo, retumilaj videokonferencaj solvoj.
