Kiel Gastigi Konferencan Kunvenon
Se vi estas kiel plej multaj malgrandaj komercaj posedantoj, vi devis gastigi kunveno de konferenco aŭ du en ordo planu aŭ cerbumu kun via teamo. Vi ankaŭ verŝajne jam nun rimarkis, ke ne ĉiuj renkontiĝoj estas tiel produktivaj kiel ili povus esti.
Foje dungitoj aperas malfrue. Foje ili estas tro dormemaj aŭ distritaj. Alifoje ili tute ne aperas. Estas facile kelkfoje scivoli, ĉu eĉ eblas aranĝi konferencan telefonan kunvenon, kie nenio fiaskas.
Feliĉe por vi eblas signifoplena kaj produktema konferenca telefonado. Ĉe Callbridge, ni vidis kaj faciligis sufiĉe da kunvenoj por scii ĝuste kion vi faru por aranĝi la plej bonan kunvenon eblan. Vi nur bezonas sekvi ĉi tiujn rapidajn kaj facilajn paŝojn:
Paŝo 1: Pensu klaran kunvenan celon antaŭ ol fari ion alian.
Paŝo 2: Kreu konferencan kunvenan tagordon kiel eble plej detalan.
Paŝo 3: Sendu detalajn kunvenajn invitojn kaj sekvu viajn gastojn.
Paŝo 4: Konservu neparencajn temojn por poste por ke via renkontiĝo ne estu dereligita.
Paŝo 5: Konsentu pri sekvaj paŝoj por ĉiuj en la kunveno antaŭ ol fini ĝin.
Havu Klaran Kunvenan Celon
Estas facile turniĝi en rondoj kiam vi gastigi kunvenon por “trairi projekton X” aŭ “esplori temojn rilatajn al Y”, ĉar vi ne fiksis klarajn celojn por la renkontiĝo. Anstataŭe, kiel pri fiksi celon kiel "solvi direkton por la aŭtuna kampanjo", aŭ "establi kaj konsenti mezuran kadron por niaj reklamoj pri sociaj amaskomunikiloj".
Provu esti kiel eble plej specifa kun viaj celoj, kaj vi ne nur povos diri, ĉu via renkontiĝo sukcesas aŭ ne, kaj ankaŭ ĉu vi malrekomencas en viaj diskutoj.
Kreu Agendon de Kunvenvoko
Neniu verkas libron elspezante 90% de sia tempo en la antaŭparolo. Havi tagordon kaj aliĝi al ĝi multe pli proksimigos vin efektive al la realigo de la celo por via konferenca telefona kunveno, kiun vi pli frue starigis, ĉar estos tempo asignita por diskuti ĉiujn gravajn temojn en via kunveno.
Ankaŭ gravas memori, ke ni ĉiuj estas nur homoj, kaj kelkfoje la plej bonaj el ni faras erarojn, klopodas aŭ simple malsaĝas. Vi devas plenumi vian konferencan kunvenon laŭ la horo, sed bonvolu ne esti batalema pri ĝi. Estas spaco por iom da amuzo en ĉiu kunveno.
Sendu Detalajn Kunvenajn Invitojn kaj Sekvu Ilin
Sendante kunveninvitojn, la regulo estas "ju pli frue, des pli bone". Tiel vi havas tempon milde memorigi homojn, se ili forgesis respondi al via kunveno. Doni tempon al viaj partoprenantoj ankaŭ permesas al ili prepari vian kunvenon, kaj plirapidigi ilin, kion ili bezonas scii antaŭ la kunveno.
Kial via tagordo bezonas esti detala? Simple ĉar kiam partoprenantoj scios, ke ili estos demanditaj pri certa temo aŭ laboro, ili emos prepari respondon antaŭe. Esence ili estos pli pretaj por sia renkontiĝo, eĉ se nur por eviti esti elektitaj kiel iu ne preparita.
"Parka" Konferenco-Kunvoko-Kunvenaj Temoj Ne Gravaj
Kion vi faras, kiam via kunveno ekfluas en senrilatan klavon? Vi povus simple diri al ili, ke ili haltu, sed eble tio ne estas la plej delikata kaj bone ricevita solvo. Anstataŭe provu "parkumi" ĉi tiujn klavojn por esti vizititaj ĉe la fino de la kunveno, aŭ poste. Iuj homoj nomas ĉi tion la "parkejo".
La parkejo ankaŭ bonegas, se iu pripensas validan punkton, sed tamen ne eksplicite rilatas al la kunveno. Tiel, al gravaj temoj oni ankoraŭ povas doni la atenton, kiun ili bezonas dum via kunveno daŭras, sen malhelpoj de ekster-temaj diskutoj.
Certigu, ke la Sekvantaj Paŝoj estas interkonsentitaj
Ĉi tiu paŝo estas esenca. Fine de la kunveno, ripetu ĉiujn sekvajn paŝojn, kaj ankaŭ kiu ekposedos. Post kiam ĉiuj partioj konsentis siajn taskojn, neniu povas preteksti konfuzon aŭ diri, ke io "glitis ilian menson".
Danke al Cue, vi ankaŭ povas sendi AI-generitan kunsidan transskribon al ĉiuj partoprenantoj, por ke ne estu konfuzo pri tio, kion oni devas fari.
Konsentinte, kiam estos la sekva renkontiĝo, vi povas rondiri al via parkejo kaj trakti iujn kromajn detalojn, aŭ simple babili. Kvankam povas ŝajni sencele paroli pri aferoj kiel aktualaĵoj kaj filmoj kiam vi aranĝas konferencan telefonan kunvenon, ĝi estas esenca por pozitiva laboreja ekosistemo kaj feliĉaj dungitoj.
