Todos, sin importar el sector, participan en una teleconferencia o reunión en línea al menos una vez por semana. Probablemente podríamos suponer que a estas alturas la mayoría somos expertos en estas reuniones virtuales, ¿verdad? Desafortunadamente, no. Todos hemos estado en esa reunión de las 9:00 de la mañana con gente pidiendo frenéticamente sus códigos de acceso, obligados a escuchar la música de espera de otra persona y, por supuesto, soportando esos interminables 5 minutos en los que las únicas palabras que se dicen son "¿Hola, me oyes?".
Aquí hay 10 reglas de oro para las conferencias telefónicas que puede usar para rescatar sus reuniones de los lunes y su cordura.
10. Tómatelo con calma y habilita la grabación automática.
A los ingenieros les encantan las funciones y los widgets adicionales en las aplicaciones. Sin embargo, uno de los mejores ahorradores de tiempo es la función de grabación, que luego Cue convierte en una transcripción. ¿Te perdiste algo en una llamada? Escuche la grabación o consulte la transcripción más tarde. Callbridge viene con grabación automática. Enciéndalo y la grabación de su llamada comenzará inmediatamente cuando se ponga en línea.
9. Marque al menos 10 minutos antes de la llamada.
Trate de no acortar el tiempo para atender su llamada. 10 minutos deberían ser tiempo más que suficiente para cargar documentos, responder preguntas y discutir asuntos no relacionados con sus compañeros. Y si se encuentra en problemas, 10 minutos deberían ser suficientes para que se comunique con su proveedor de servicios (¡nosotros!) Para que lo ayude.
8. Realice la debida diligencia.
¿Cuántas veces alguien lo ha invitado a una conferencia telefónica utilizando un nuevo proveedor de servicios sin tener al menos una conferencia telefónica de práctica para ver cómo funcionan las cosas? La mayoría de los sistemas de conferencias son bastante fáciles de entender, pero no todos tienen los mismos códigos clave, convenciones de interfaz de usuario o funciones. Dé una buena impresión a su cliente: si se trata de un nuevo sistema de conferencias, pruébelo primero.
7. Tómese un minuto para presentarse a sí mismo y a sus participantes.
Algunos servicios de audioconferencia, como Callbridge, permiten identificar y mostrar a cada participante. Mejor aún: familiarícese con la voz de cada uno. Esto le permitirá llevar un mejor control de las tareas pendientes, los seguimientos y las actas.
6. No reduzca los costos cuando se trata de clientes.
La web tiene muchos métodos de acceso telefónico gratuitos para elegir. Tenga en cuenta que muchas de estas tecnologías parecen ofrecer grandes beneficios, pero de hecho son "trabajos en curso". Es mejor invertir un poco de dinero que arriesgarse a perder una venta o causar una mala impresión en una reunión importante. Ni siquiera cuesta tanto.
5. Hablar con claridad y enunciar correctamente.
Vivimos en un mundo globalizado. Incluso si su negocio se limita a América del Norte, tenga en cuenta que puede tener muchos participantes para quienes el inglés no es su primer idioma. Hablar de manera pausada no solo lo retratará como un orador claro, sino que también les dará tiempo a los demás para tomar notas.
4. No participe en conversaciones paralelas.
Todos pasaron por lo menos 12 años de escuela en los que aprendieron a guardar silencio y dejar que el maestro hablara. ¿Por qué es que tan pronto como nos ponemos nuestros trajes en esta lección vuela por la ventana? Las conversaciones secundarias resultan en confusión, ruido ambiental y, por no mencionar, son simplemente groseras. Callbridge facilita la gestión de toda la conversación: puede levantar la mano para hablar o tomar notas en la ventana de chat.
3. Déle a la gente la oportunidad de hablar.
Las reuniones se tratan de conversaciones activas. Independientemente de su antigüedad en la empresa, los estudios han demostrado que la gestión dictatorial da como resultado un liderazgo deficiente y conduce a la falta de comunicación. Deje que sus compañeros de trabajo hablen. No solo aprenderá algo nuevo, sino que les hará sentir que buscan su contribución.
2. Marque con el número de teléfono y PIN correctos.
Perdón por ser repetitivo ... es solo que recibimos muchos correos electrónicos de última hora solicitando el número de marcación. Además, algunas llamadas utilizan códigos de acceso únicos por motivos de seguridad. Afortunadamente, puede encontrar su PIN en el correo electrónico o en la invitación por SMS que recibió.
1. Si no tiene nada que decir, por favor muévase.
¿Alguna vez se preguntó por qué el ruido comienza a acumularse en las grandes conferencias telefónicas? ¿Te has preguntado de dónde viene esa mecanografía desesperada? Si está chateando con sus amigos en Facebook, silenciar. ¡Todos pueden escuchar tu escritura! Presione * 6, o el botón de silencio en la interfaz de usuario de Callbridge, y podrá escuchar (y hacer un poco de trabajo lateral) sin que nadie más lo sepa.
¡Y ahora, disfrute de unas cuantas conferencias telefónicas productivas y agradables!
