Cuando se trata de hacer más trabajo más rápido, parece que siempre surgen nuevas tendencias. Salas de reuniones para discusiones enfocadas; trabajo flexible para mejorar la felicidad de los empleados; cabinas telefónicas para la privacidad, y estos solo están rascando la superficie. Si eso significa acelerar la misma calidad de trabajo o mejor de una manera optimizada, por supuesto, las empresas deberían subirse al tren y ver qué funciona.
Algunos de los obstáculos a los que se enfrenta cualquier tipo de equipo, ya sea de nueva creación o empresarial, incluyen la reunión de miembros del equipo para una sincronización rápida o una reunión virtual. No es raro planificar una reunión con anticipación cuando se trata de grandes sesiones de lluvia de ideas y evaluaciones, pero son las reuniones más pequeñas las que tienden a quedarse en el camino. ¡Y son igual de beneficiosos! Las sincronizaciones más pequeñas para compartir el progreso, eliminar obstáculos y mantenerse alineados requieren ancho de banda mental y presencia física (¡o virtual!). Dejarlos pasar por alto puede ser más perjudicial para la salud de su negocio de lo que cree.
Entra, ponte de pie reuniones virtuales. Obtenga una idea del pulso de su empresa al tener reuniones poco frecuentes, más pequeñas e informales con colegas mientras literalmente está de pie. A veces, no hay necesidad de formalidades. En una reunión de pie, el tono es más fluido, menos intrusivo y puede ser mucho más esclarecedor sin tener que sentarse y hacer que se sienta sofocado. Aquí hay un par de cosas que debe y no debe hacer la próxima vez que tenga una reunión de pie.
Encienda la cámara
Por lo general, hay al menos una persona presente con su computadora portátil o una computadora de escritorio cerca. Mantenga informados a los empleados remotos invitándolos al stand-up y convirtiéndolo en una reunión virtual. Con videoconferencia y capacidades para compartir pantalla, es fácil unirse a través de un enlace de reunión y hacer que se sientan presentes.
Quédate de pie
De acuerdo, esto puede ser obvio, pero mantenerse fiel a esta regla hace que todas las demás sean más fáciles de seguir. Estar de pie durante una reunión virtual mantiene a los oradores enfocados y evita que sigan hablando. Quite las sillas o empújelas hacia un lado de la habitación o sincronice su equipo en un entorno más informal.
No dejes que los miembros del equipo divaguen
Es fácil que un pensamiento se convierta en un tren fuera de control, pero con reuniones de pie, manténgalo conciso. Si no es valioso para todos los asistentes, absténgase de decirlo. O mantenga un límite de tiempo para cada orador.
Mantenga las paradas poco frecuentes
Estos íntimos reuniones virtuales solo debería suceder cuando sea necesario, por lo tanto, no es necesario un flujo reglamentado que requiera que todos se reúnan a la misma hora el mismo día, a menos que su flujo de trabajo lo requiera.
Ir a corto y dulce
La gente está de pie, por lo tanto, la naturaleza misma de este tipo de reunión virtual es breve. Las actualizaciones importantes deben compartirse sin los detalles. Piense en ello como el carrete de lo más destacado desde el último stand-up: no más de 15 minutos y se pueden incluir más detalles en un correo electrónico de seguimiento.
No espere a su equipo
Empiece a tiempo. Cualquiera que se pierda o llegue tarde hará todo lo posible para hacerlo la próxima vez. Esto ayuda a que el horario de todos funcione sin problemas.
Mantenga la integridad estructural
Una reunión virtual informal, rápida, pero enfocada en el láser, no debería alejarse demasiado de los miembros del equipo que comparten actualizaciones de progreso, el estado actual del trabajo y dónde se quedan atascados.
Mantenga su herramienta de gestión de proyectos a mano
Abra la pizarra en línea o comparta archivos al instante para que todos estén en sintonía con el flujo de proyectos. Revisar lo que está en movimiento, lo que está pendiente o necesita para comenzar ayuda al equipo a ver el panorama general.
Manténgase orientado a los objetivos con 3 preguntas
¿No está seguro de cómo debería fluir la reunión virtual de pie? Haga que cada miembro del equipo responda las siguientes preguntas para mantener la productividad:
1) ¿Qué logró desde la última reunión de pie?
2) ¿Qué tiene sobre la marcha hasta la próxima reunión de pie?
3) ¿Existe algún bloqueo o desafío que le impida lograr lo que se ha propuesto?
No intente presentar ideas frescas
En su lugar, cíñete a las 3 preguntas. Traer una nueva idea desviará el ritmo de la reunión virtual stand-up y la hará más larga para todos. Si le llega la inspiración, menciónelo en un correo electrónico de seguimiento.
Fomente otras formas de comunicación en equipo
El stand-up es ventajoso para la comunicación de primera línea, pero no debería ser la única forma en que el equipo toca la base, especialmente para trabajadores remotos. Mantenga a todos informados a través de sesiones más largas y detalladas, o mediante chat de texto durante la semana laboral.
Deje que Callbridge facilite los medios para que su equipo maximice su tiempo. Una reunión virtual stand-up que utiliza capacidades de audio y video de alta calidad, mejores funciones para compartir y una conexión conveniente con cero descargas une al equipo como un todo. Obtenga una mejor vista del proyecto o flujo de trabajo con software de videoconferencia que funciona contigo.
