Las reuniones remotas se han convertido en una parte esencial de cómo se realiza el trabajo en todo el mundo. Incluso si vive en una gran ciudad, ayuda a cerrar la brecha si se encuentra en una parte de la ciudad y su oficina está en la otra. Conferencias telefónicas y videoconferencia haga que parezca que literalmente no hay distancia entre el remitente y el receptor, lo que cambia la forma en que nos comunicamos. Es realmente sorprendente que vivamos en una era en la que podemos mantener oficinas en Singapur, Londres, Nueva York y amas de casa que viven en los suburbios, todo en la misma página trabajando juntas.
Entonces, ahora que su empresa ha incorporado a los mejores talentos y ha establecido un ritmo de reunión efectivo, existe el estigma de que los gerentes prefieren las reuniones en persona en lugar de las remotas. Si bien esto es tradicionalmente cierto, también lo es la capacidad de adaptar y configurar a los trabajadores remotos con las mejores herramientas del oficio para que sean más productivos y atractivos (y ciberseguro!) reuniones que conducen a alcanzar números y metas aplastantes.
Dado que se aplican diferentes reglas cuando no está en una reunión cara a cara, tener una conversación sobre "las reglas de oro" involucra a todos para que cada sincronización se pueda entregar y recibir de una manera que obtenga resultados. Estas son las reglas clave que se deben tener en cuenta en una relación de trabajo remoto:
ANTES DE LA REUNIÓN
Familiarícese con su tecnología
Encender la cámara de video y enviar un código para su llamada de conferencia es fácil. Pero familiarizarse un poco más con la forma en que se ejecuta el software y el hardware podría ser beneficioso para usted si, Dios no lo quiera, hay una dificultad tecnológica durante la conferencia telefónica. Evite cualquier contratiempo conectándose en línea 5 minutos antes de lo programado para que pueda configurarlo temprano; o tenga un plan b listo para entrar en acción. ¡Incluso realizar un ensayo de grabación de video es una decisión inteligente!
Agregar capas a un espacio compartido
Un espacio compartido no es una sala de reuniones. De hecho, es la sala de reuniones la que alberga los espacios compartidos como rotafolios, una pizarra en línea, pantallas compartidas y más. Los trabajadores remotos pueden sentirse como lo mejor de estar físicamente allí al verse influenciados por una combinación de estos espacios durante la conferencia telefónica.
Establezca una agenda, compártala con anticipación
Una llamada de conferencia remota implica esfuerzo y planificación para garantizar que todos puedan asistir. Al resaltar los temas cubiertos y compartir la agenda de antemano, puede ahorrar momentos preciosos si sigue un plan. De esta manera, los participantes saben lo que se avecina y pueden escuchar activamente, así como venir preparados con su parte de la reunión.
Invite a unos pocos seleccionados
Cuanto mayor sea el número de asistentes a la teleconferencia, menor será la expectativa de contribuir a la discusión. Lo ideal es de 1 a 10 asistentes.
DURANTE LA REUNIÓN
Mantenga la meta de la reunión al frente y al centro
En palabras simples, recuerde a todos lo que se debe lograr al final de la conferencia telefónica. Anótelo en la pizarra en línea, por ejemplo, para que todos puedan verlo con claridad y utilícelo para conectar a los participantes si se desvían demasiado del curso durante la discusión.
Funciones de llamada de conferencia de Gamify
Los roles se pueden asignar a diferentes asistentes como facilitador, cronometrador y escribiente para tomar nota de todos los puntos de acción y decisiones tomadas. Para reuniones recurrentes, dibuje nombres y cambie los roles para que se decida al comienzo de la reunión y, ¡sorpresa !, ¡podría ser usted! Esto La gamificación asegurará que las personas sigan comprometidas.
Todos reciben una introducción
Los asistentes están más dispuestos a participar en la conferencia cuando comprenden mejor quién está en la llamada con ellos. Una introducción rápida de todos los asistentes a la reunión, (incluso si hay un icono o una imagen) agrega un toque de humanidad y hace que los trabajadores remotos se sientan vistos y escuchados.
Fomente una pequeña charla trivial
La conexión con colegas remotos hace sentir su presencia en la reunión. Una rápida puesta al día de su día, el clima, los planes para el fin de semana, les hace sentir que son conocidos tanto en el mundo real como en el digital.
DESPUÉS DE LA REUNIÓN
Prepare un seguimiento
Resuma los puntos principales y los avances de la reunión que se enviará. ¿La parte que lo hace atractivo? Agregue un elemento de diversión y camaradería. Un gif, un video o una foto divertida ayuda a que el correo electrónico o el mensaje de chat sean memorables, lo que a su vez hará que todos estén ansiosos por recibir el correo electrónico de seguimiento después de futuras reuniones.
Números de mención
La salud y la productividad de una relación de trabajo remota se basa en lograr metas, alcanzar números y alcanzar los objetivos de desempeño. Reserve tiempo para discutirlos en la reunión o envíe un correo electrónico de seguimiento que describa los cambios, logros, mejoras, etc.
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