Con 2020 con un comienzo espectacular, es seguro decir que a mediados de año, su experiencia con las videoconferencias se ha mejorado diez veces. Lo más probable es que su oficina se haya convertido a un enfoque más en línea, de trabajo desde casa, abriendo las puertas a la comunicación en línea mediante videoconferencias con clientes, en reuniones informativas del equipo, conferencias telefónicas de la alta gerencia, sesiones de lluvia de ideas, reuniones de estado ... y la lista continúa en.
Además, a medida que continuamos adaptándonos a los tiempos cambiantes que todos enfrentan actualmente, la fuerza laboral se divide en cómo deben presentarse físicamente (¡o virtualmente!) Al trabajo. ¿Tiene colegas que trabajan desde casa a tiempo completo? ¿La gerencia trabaja 2 días a la semana en la oficina y luego trabaja de forma remota? ¿Va y viene entre clientes que tienen que permanecer en la oficina 5 días a la semana?
Cuando los colegas y los miembros del equipo se han dispersado por paisajes digitales y físicos, mantener a todos juntos puede resultar una tarea difícil, ¡aunque no imposible! Aunque existen limitaciones de tiempo, barreras de idioma, diferencias en la jerarquía y desafíos generales con la administración del tiempo, todos realmente quieren que el trabajo en equipo sea lo más efectivo y productivo posible.
A continuación, le mostramos cómo mantener de manera eficaz un entorno de trabajo colaborativo si su equipo está dividido en casa, en la oficina o en el campo.
9 formas de gestionar la colaboración entre oficinas:
9. Evite el desorden del correo electrónico
Los correos electrónicos son clave para comunicarse de manera rápida y eficaz y, al mismo tiempo, garantizar que haya un "rastro". Pero cuando una pequeña pregunta se convierte en una conversación gigantesca que se vuelve larga y complicada, la efectividad real del intercambio se vuelve complicada.
Al adoptar una herramienta de comunicación empresarial que proporcione un canal donde el trabajo, los estados y las actualizaciones sean visibles y gráficos, todos los participantes tendrán una visión más clara de lo que está sucediendo. Una herramienta de colaboración como Slack crea este tipo de cohesión, al igual que el software de videoconferencia con múltiples opciones de integración . De esta forma, se pueden combinar dos plataformas para lograr un rendimiento colaborativo óptimo.
8. Vigile las cargas de trabajo
Ver en qué están trabajando todos a través de una herramienta de gestión de proyectos ayuda a discernir el estado del proyecto y quién está en él. De esa manera, ya sea que esté en casa o viajando por trabajo, puede saltar y ver lo que hay en camino.
Aprovecha el uso de códigos de color, filas y columnas para organizar archivos, ubicaciones y el seguimiento del tiempo. Por otro lado, realizar reuniones virtuales mediante videoconferencia para discutir el proyecto en tiempo real ofrece a los compañeros la oportunidad de hablar abiertamente sobre su situación y cómo se sienten durante el proceso. Fomentar la rutina de reuniones virtuales para analizar el estado y las actualizaciones ayudará a identificar prioridades, cuellos de botella y a reducir los retrasos.
(Alt-tag: mujer elegante caminando por la calle sosteniendo un teléfono móvil mientras lo mira y hojea).
7. Tenga en cuenta las zonas horarias
No es ideal tener que unirse a una reunión de "ojos rojos" o una justo antes de acostarse, pero al programar proyectos o sincronizaciones, las zonas horarias juegan un papel importante a la hora de decidir cuándo tener una reunión entre oficinas.
Tener el horario de todos a mano y disponible permite al anfitrión u organizador tener visibilidad del mejor momento para tener una reunión en línea. Busque un software de videoconferencia que venga con un programador de zona horaria o esté abierto a que algunos participantes invitados tengan que grabar la reunión ahora para verla más tarde.
6. Regístrese regularmente
Cuando su equipo se distribuye en la oficina, el hogar y el campo, es fácil perder algunos de los comportamientos más típicos que se adquieren cuando se trabaja en conjunto y a solo unos metros el uno del otro, como mirar para hacer una pregunta o pasar de largo. unos a otros en el pasillo o en la sala de descanso.
Para asegurarse de que todos estén en la misma página, adopte el hábito de tocar la base con frecuencia. ¡No dude en hacer una conexión varias veces a la semana, ya sea por correo electrónico, sincronización, llamada de conferencia, videoconferencia o chat de texto!
5. Confíe en la automatización para realizar un seguimiento
Gestionar los plazos, los estados y el progreso del trabajo no es tan fácil cuando no puede hacerlo en persona. Pero cuando puede descargar el trabajo repetitivo que consume mucho tiempo, pierde tiempo para dedicarlo a tareas más importantes. Además, eliminar el elemento humano produce resultados mejores y más precisos. Deje que la automatización haga el trabajo pesado por usted:
- Programe invitaciones y recordatorios para las próximas videoconferencias
- Integre Google Calendar con su software de videoconferencia para una programación y notificaciones sin inconvenientes
- Comparta información en tiempo real con Google Doc y obtenga ediciones y cambios instantáneos enviados a su correo electrónico
- Gestión de proyectos y herramientas de video que automatizan hojas de cálculo, información del cliente, grabaciones, transcripciones y más.
4. Utilice una aplicación móvil
En el caso de una reunión en línea, una aplicación móvil brinda a los colegas la opción rápida y fácil de poder realizar una llamada desde cualquier lugar: en la calle, en el patio trasero o en el comedor.
Iniciar una reunión sobre la marcha desde la palma de su mano le brinda reuniones de alta calidad que son tan buenas como si estuvieran en su escritorio. Aún puede programar reuniones con anticipación o en el lugar; puede acceder y sincronizar su calendario y libreta de direcciones; y, por supuesto, justo donde está es donde está su reunión. Una aplicación móvil le da la libertad de realizar una reunión o llamar dondequiera que haya una conexión a Internet.
Además, sigue teniendo acceso a su historial de llamadas, transcripciones y grabaciones, en un entorno de reunión seguro y protegido.
3. Cree un centro de almacenamiento de trabajo "estandarizado"
Haga que todos los archivos, enlaces, documentos y medios importantes sean fácilmente accesibles y se almacenen en una ubicación. Cuando está centralizado en un solo lugar, llegar a él no tiene por qué parecer una tarea así. Cuando los elementos están catalogados, organizados y disponibles en tiempo real, todos pueden tener acceso a los archivos más recientes, las reuniones documentadas más recientes y las decisiones importantes.
Algunas otras sugerencias:
Si tiene oficinas en diferentes ubicaciones, es posible que se hable más de un idioma. Intente permanecer en el idioma que se habla más y, si necesita comunicarse en un idioma diferente, lleve a cabo la conversación en privado a través del chat de texto o en un canal separado.
Evite hacer duplicados de documentos etiquetándolos correctamente, obviamente, y dejando claro que existe un procedimiento para trabajar en ellos. No hay nada peor que perder horas en un documento que ya estaba hecho, tiene una versión más reciente o se perdió.
Discernir qué modo de comunicación es el más adecuado para su objetivo. Si necesita una aclaración sobre un detalle o una pregunta de sí o no, envíe un mensaje a su colega en el chat de texto. Si tiene alguna inquietud sobre una próxima solicitud de tiempo libre, envíe un correo electrónico. Si hay un problema con un colega y está afectando su capacidad para realizar y producir un buen trabajo, programe una videoconferencia individual.
2. Adopte un enfoque de "video primero"
Sobre todo en el contexto de una pandemia que ha afectado al mundo, un enfoque centrado en el vídeo que valora las interacciones cara a cara ayuda a que los compañeros sientan que trabajan con una persona real, en lugar de con una simple idea. Mostrar el rostro, compartir la voz, moverse: todo esto forma parte de crear una versión más realista de uno mismo en un entorno virtual. Una videoconferencia permite recrear un ambiente de oficina normal en el entorno digital.
Además, ¿por qué "decir" cuando puede "mostrar"? Algunas presentaciones, especialmente aquellas que involucran conceptos e ideas abstractas o una navegación meticulosa a través del diseño de un sitio web, aterrizan mejor con una demostración que usa la pantalla compartida. Los colegas, literalmente, pueden estar en sintonía con su sesión de videoconferencia con un asiento de primera fila para sus ideas.
1. Experimente y obtenga comentarios
Como la mayoría de los arreglos, hay un poco de transición y experimentación involucrada. La colaboración entre oficinas que funciona más como una máquina bien engrasada en lugar de una oxidada, necesita implementar diferentes estrategias, modos de comunicación y herramientas para ver el mejor curso de acción que funciona para el equipo.
Uno de los factores más importantes que determinará el éxito del equipo o el resultado del proyecto es la voluntad de todos para confiar en los demás. ¿Los miembros del equipo pueden tratarse con respeto? ¿Los trabajadores remotos están haciendo todo lo posible en lugar de simplemente holgazanear? ¿Los trabajadores de oficina asumen demasiado, ansiosos por impresionar y tomar la iniciativa?
Con un enfoque en la planificación, el uso de herramientas de creación de equipos y un poco de camaradería aquí y allá, incluso si su equipo está disperso, intentar cosas nuevas para cerrar la brecha no tiene por qué ser abrumador. Es importante probar nuevas estrategias y herramientas y ver cuáles brindan los mejores resultados para su equipo y su objetivo.
La colaboración entre departamentos siempre conlleva conflictos y desafíos. El hecho de que los compañeros trabajen dentro y fuera de la oficina, cerca o lejos, y con horarios diferentes (como horarios flexibles , jornada parcial o completa) influye en la productividad y el flujo de trabajo. Sin embargo, incluso en la situación actual, esto representa una oportunidad para lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal potencialmente más integrado, que se adapta a las nuevas tecnologías.
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