Cuando todos se unen para una reunión de conferencia telefónica, quieres asegurarte de traer tu juego A. Representar a su empresa de la mejor manera y causar una buena primera impresión es lo que lo distingue del resto, lo que lo ayuda a cerrar un trato o hacer un lanzamiento espectacular. Si bien su presentación puede ser excelente, lo que realmente cuenta es la entrega. Todos tenemos un colega al que le vendría bien un repaso de la etiqueta en las reuniones. El que decide abrir una bolsa de papas fritas ruidosa y arrugada durante una conferencia telefónica. Aquel cuya alarma suena en su teléfono celular, minutos después de iniciada la reunión. Aquí hay un curso intensivo sobre lo que no debe hacer la próxima vez que su equipo tenga una conferencia telefónica.
Yendo por la tangente
Cada equipo tiene alguien a quien le gusta escuchar el sonido de su propia voz. Es el empleado quien muestra sus habilidades pontificantes para la audiencia cautiva, utilizando una reunión como escenario para hacer que se escuche su opinión prolija o descarrilar en la hora del cuento. El truco aquí es señalar el momento en que está a punto de despegar y guiarlos cortés pero firmemente al siguiente punto. Al tomarlos con la guardia baja, aunque solo sea por un segundo, puede hacer que dejen de hablar para que pueda pasar a otro tema y hacer que la reunión vuelva a su punto de partida.
Llegando más tarde de lo programado
Una de las muchas ventajas de una llamada de conferencia con video es la capacidad de ver a todos en su pantalla, todo en un solo lugar, independientemente de la ubicación física real de todos. Y con diferentes ubicaciones, viene con diferentes zonas horarias. Es fácil ponerse al día con la vida y retrasarse en el horario, pero llegar tarde de forma habitual es frustrante y afecta el flujo de todos los involucrados. Retrasar la reunión consume el horario de todos y hace que el equipo sea menos productivo en general. La próxima vez, un recordatorio amistoso para el asistente tardío podría ser lo que necesita escuchar para llegar a tiempo a la siguiente reunión.
Interrumpir e intervenir fuera de turno
Ser consciente de interrumpir a los demás durante una conferencia telefónica ayuda a mantener el flujo de la conversación por buen camino. Hacer que otra persona se apodere del proverbial podio a mitad de una idea puede desestabilizar toda la reunión. Además, es confuso para todos los que están en la llamada tratando de mantenerse al día con quién está hablando. Recuerde dejar que cada persona diga su parte y esperar un descanso en la conversación para poner su granito de arena. Si alguien interviene demasiado pronto saltando y cambiando el tema antes de que termines, evite la incómoda lucha por el poder agradeciéndoles su opinión, pero deje en claro que aún no estaba listo para seguir adelante, y luego asegúrese de continuar donde lo dejó.
Inquieto y preocupado
Todo el mundo tiene el hábito de los nervios, pero cuando está en una conferencia telefónica, es mejor evitar inquietarse. Después de todo, todo está en pantalla, por lo que sus colegas no solo lo verán, sino que también lo escucharán tocar el lápiz al ritmo de su canción favorita. Es ese sonido de fondo constante y audible de los dedos tamborileando o moviendo los pies lo que resta valor a la reunión. Por lo general, echar una mirada o apartar a la persona después de la reunión es suficiente para detener el comportamiento ansioso. ¡Y en la mayoría de los casos, la persona ni siquiera se da cuenta de que lo está haciendo!
Comer y beber delante de todos para ver
Hay una hora y un lugar para almorzar o tomar un refrigerio, y no suele ser a la misma hora que una llamada de conferencia programada. Comer un bocado antes o después de sentarse y ponerse manos a la obra es mucho más preferible y considerado que masticar galletas y hacer migas o sorber un batido con una pajita. ¡Y no olvidemos lo feo que es un trozo de comida cuando queda atrapado entre los dientes!
Estar preocupado por su teléfono
Noticia de última hora: estás en una conferencia telefónica. Levantarse para contestar una llamada personal o tocar su teléfono para contestar correos electrónicos es una distracción. No solo rompe tu enfoque, sino que también es perturbador para las personas que te rodean. Además, dividir su atención no produce los mejores resultados, y tratar de ser hábil haciéndolo debajo de la mesa sigue siendo obvio. Tus compañeros de equipo pueden verlo. Por supuesto, existen circunstancias atenuantes y emergencias, pero una buena regla general es poner el teléfono en silencio o dejarlo en su escritorio.
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Siempre hay margen de mejora cuando se trata de asegurarse de que todos estén en sintonía sobre la etiqueta adecuada en las conferencias telefónicas. Dominar estas habilidades de conferencia es solo la mitad de tener una reunión productiva. ¿La otra mitad? El uso de la plataforma de colaboración de sala de reuniones SIP, audio y video de Callbridge que hace que las reuniones y conferencias sean fluidas y sin estrés, para que pueda concentrarse en otras cosas, como transmitir su punto de vista de manera clara y precisa.
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