Cuando todos se reúnen para una teleconferencia , es fundamental dar lo mejor de uno mismo. Representar a la empresa de la mejor manera y causar una buena primera impresión es lo que marca la diferencia y ayuda a cerrar un trato o a hacer una presentación impactante. Si bien la presentación puede ser impecable, lo que realmente cuenta es cómo se comunica. Todos conocemos a algún compañero que necesita repasar las normas de etiqueta en las reuniones. Ese que decide abrir una bolsa de patatas fritas ruidosa y crujiente durante una teleconferencia. Ese al que se le activa la alarma del móvil a los pocos minutos de empezar la reunión. Aquí tienes un curso intensivo sobre lo que no debes hacer la próxima vez que tu equipo tenga una teleconferencia.
Yendo por la tangente
Cada equipo tiene alguien a quien le gusta escuchar el sonido de su propia voz. Es el empleado quien muestra sus habilidades pontificantes para la audiencia cautiva, utilizando una reunión como escenario para hacer que se escuche su opinión prolija o descarrilar en la hora del cuento. El truco aquí es señalar el momento en que está a punto de despegar y guiarlos cortés pero firmemente al siguiente punto. Al tomarlos con la guardia baja, aunque solo sea por un segundo, puede hacer que dejen de hablar para que pueda pasar a otro tema y hacer que la reunión vuelva a su punto de partida.
Llegando más tarde de lo programado
Una de las muchas ventajas de una llamada de conferencia con video es la capacidad de ver a todos en su pantalla, todo en un solo lugar, independientemente de la ubicación física real de todos. Y con diferentes ubicaciones, viene con diferentes zonas horarias. Es fácil ponerse al día con la vida y retrasarse en el horario, pero llegar tarde de forma habitual es frustrante y afecta el flujo de todos los involucrados. Retrasar la reunión consume el horario de todos y hace que el equipo sea menos productivo en general. La próxima vez, un recordatorio amistoso para el asistente tardío podría ser lo que necesita escuchar para llegar a tiempo a la siguiente reunión.
Interrumpir e intervenir fuera de turno
Ser consciente de interrumpir a los demás durante una conferencia telefónica ayuda a mantener el flujo de la conversación. Que alguien tome el control de la palabra a mitad de una idea puede desestabilizar toda la reunión. Además, resulta confuso para los demás participantes, que intentan seguir quién está hablando. Recuerda dejar que cada persona exprese su opinión y espera una pausa para intervenir. Si alguien interviene demasiado pronto cambiando de tema antes de que termines , evita una incómoda lucha de poder agradeciéndole su opinión, pero dejando claro que aún no estabas listo para continuar; luego, retoma la conversación donde la dejaste.
Inquieto y preocupado
Todo el mundo tiene el hábito de los nervios, pero cuando está en una conferencia telefónica, es mejor evitar inquietarse. Después de todo, todo está en pantalla, por lo que sus colegas no solo lo verán, sino que también lo escucharán tocar el lápiz al ritmo de su canción favorita. Es ese sonido de fondo constante y audible de los dedos tamborileando o moviendo los pies lo que resta valor a la reunión. Por lo general, echar una mirada o apartar a la persona después de la reunión es suficiente para detener el comportamiento ansioso. ¡Y en la mayoría de los casos, la persona ni siquiera se da cuenta de que lo está haciendo!
Comer y beber delante de todos para ver
Hay un momento y un lugar para almorzar o merendar, y normalmente no coincide con una teleconferencia programada . Comer algo antes o después de sentarse a trabajar es mucho más recomendable y considerado que comer galletas y dejar migas o sorber un batido con pajita. ¡Y no olvidemos lo antiestético que resulta un trozo de comida cuando se queda atascado entre los dientes!
Estar preocupado por su teléfono
Noticia de última hora: estás en una conferencia telefónica. Levantarse para contestar una llamada personal o tocar su teléfono para contestar correos electrónicos es una distracción. No solo rompe tu enfoque, sino que también es perturbador para las personas que te rodean. Además, dividir su atención no produce los mejores resultados, y tratar de ser hábil haciéndolo debajo de la mesa sigue siendo obvio. Tus compañeros de equipo pueden verlo. Por supuesto, existen circunstancias atenuantes y emergencias, pero una buena regla general es poner el teléfono en silencio o dejarlo en su escritorio.
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Siempre hay margen de mejora cuando se trata de asegurarse de que todos estén en sintonía sobre la etiqueta adecuada en las conferencias telefónicas. Dominar estas habilidades de conferencia es solo la mitad de tener una reunión productiva. ¿La otra mitad? El uso de la plataforma de colaboración de sala de reuniones SIP, audio y video de Callbridge que hace que las reuniones y conferencias sean fluidas y sin estrés, para que pueda concentrarse en otras cosas, como transmitir su punto de vista de manera clara y precisa.
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