Cómo organizar una conferencia telefónica
Si es como la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, ha tenido que alojar una reunión de conferencia telefónica o dos en orden planificar o intercambiar ideas con su equipo. Probablemente ya se haya dado cuenta de que no todas las reuniones son tan productivas como podrían ser.
A veces, los empleados llegan tarde. A veces tienen demasiado sueño o están distraídos. Otras veces, no aparecen en absoluto. A veces es fácil preguntarse si es posible organizar una conferencia telefónica en la que nada sale mal.
Afortunadamente para usted, es posible una conferencia telefónica significativa y productiva. A Puente de llamadas, hemos visto y facilitado suficientes reuniones para saber exactamente qué debe hacer para organizar la mejor reunión posible. Todo lo que necesita hacer es seguir estos sencillos y rápidos pasos:
Paso 1: tenga en mente un objetivo de reunión claro antes de hacer cualquier otra cosa.
Paso 2: Cree una agenda de reunión de conferencia telefónica que sea lo más detallada posible.
Paso 3: envíe invitaciones detalladas a reuniones y haga un seguimiento de sus invitados.
Paso 4: guarde los temas no relacionados para más adelante para que su reunión no se descarrile.
Paso 5: Acuerde los próximos pasos para todos en la reunión antes de finalizarla.
Tener un objetivo de reunión claro
Es fácil girar en círculos cuando anfitrión de una reunión para “repasar el proyecto X” o “explorar temas relacionados con Y”, porque no ha establecido metas claras para la reunión. En cambio, ¿qué tal establecer un objetivo como "establecer una dirección para la campaña de otoño", o "establecer y acordar un marco de medición para nuestros anuncios en las redes sociales".
Trate de ser lo más específico posible con sus objetivos, y no solo podrá decir si su reunión es un éxito o no, sino también si se está desviando o no en sus discusiones.
Crear una agenda de reunión de conferencia telefónica
Nadie escribe un libro dedicando el 90% de su tiempo al prefacio. Tener una agenda y ceñirse a ella lo acercará mucho más a lograr la meta de la conferencia telefónica que estableció anteriormente porque habrá un tiempo asignado para discutir todos los temas importantes en su reunión.
También es importante recordar que todos somos humanos y, a veces, los mejores cometemos errores, nos tomamos la tangente o simplemente nos divertimos. Debe mantener su reunión de conferencia telefónica a tiempo, pero no sea militante al respecto. Hay espacio para divertirse en cada reunión.
Envíe invitaciones detalladas para reuniones y haga un seguimiento de ellas
Al enviar invitaciones a reuniones, la regla es "cuanto antes, mejor". De esa manera, tendrá tiempo para recordarle amablemente a las personas si se han olvidado de confirmar su asistencia a su reunión. Darles tiempo a los participantes también les permite prepararse para la reunión y ponerse al día con lo que necesitan saber antes de la reunión.
¿Por qué es necesario detallar su agenda? Simplemente porque cuando los participantes saben que se les preguntará sobre un tema o trabajo determinado, tenderán a preparar una respuesta con anticipación. Básicamente, estarán más preparados para su reunión, incluso si es solo para evitar ser señalados como alguien que no estaba preparado.
"Estacionar" los temas de la reunión de conferencias telefónicas que no son relevantes
¿Qué hace cuando su reunión comienza a desviarse hacia una tangente no relacionada? Simplemente podría decirles que se detuvieran, pero puede que esa no sea la solución más discreta y bien recibida. En su lugar, intente "estacionar" estas tangentes para visitarlas al final de la reunión o en un momento posterior. Algunas personas llaman a esto el "estacionamiento".
El estacionamiento también es excelente si alguien plantea un punto válido que debe abordarse, pero aún no es explícitamente relevante para la reunión. De esta manera, los temas importantes aún pueden recibir la atención que necesitan mientras continúa su reunión, sin obstáculos por discusiones fuera del tema.
Asegúrese de que se acuerden los siguientes pasos
Este paso es fundamental. Al final de la reunión, repita todos los pasos siguientes, así como quién asumirá la responsabilidad. Una vez que todas las partes han acordado con sus tareas, nadie puede tener la excusa de estar confundido o decir que algo “se les pasó por alto”.
Gracias a Señal, también puede enviar una transcripción de la reunión generada por IA a todos los participantes para que no haya confusión sobre lo que se debe hacer.
Después de acordar cuándo será la próxima reunión, puede regresar a su estacionamiento y abordar cualquier detalle adicional, o simplemente charlar. Si bien a veces puede parecer inútil hablar de cosas como eventos actuales y películas cuando organizas una conferencia telefónica, es esencial para un ecosistema de lugar de trabajo positivo y empleados felices.
