¿Se pregunta cómo configurar una reunión virtual? Mejor aún, ¿todavía te preguntas qué es una reunión virtual? Estas son las buenas noticias; En este momento, no podría ser más fácil configurar una reunión virtual y si aún no tiene claro cuál es, está en el lugar correcto.
¿Listo para verlo más de cerca?
Una reunión virtual es ...
También conocidas como reuniones en línea, videoconferencias o audioconferencias (dentro del concepto de conferencias web), la definición de reunión virtual según Educause es: «Las reuniones virtuales son interacciones en tiempo real que tienen lugar a través de Internet utilizando audio y vídeo integrados, herramientas de chat y uso compartido de aplicaciones». Al igual que una reunión presencial, una reunión virtual reúne a los participantes para compartir ideas, conversar y colaborar en un entorno dinámico entre dos o más puntos finales, con la diferencia de que, en lugar de estar físicamente presentes, se utiliza un dispositivo.
Las reuniones virtuales son fundamentales para el buen funcionamiento de cualquier empresa en crecimiento. Desde empleados hasta gerentes de proyecto, ejecutivos de alto nivel y profesionales de recursos humanos , todos necesitan la tecnología de comunicación grupal para desempeñar sus funciones y conectar con otras personas a través del tiempo y el espacio. Empresas farmacéuticas y de TI, bufetes de abogados, pequeñas y grandes empresas, entre otras, se benefician de la inmediatez y la relevancia de un enfoque de comunicación centrado en el video.
Esta es una reunión virtual:
Al poder comunicarse con cualquier persona, en cualquier lugar y en cualquier momento, las reuniones virtuales permiten que las empresas prosperen independientemente de la ubicación. Las barreras espaciales que normalmente bloquearían las relaciones de trabajo, la continuidad y las colaboraciones productivas ya no existen con las reuniones virtuales que fomentan la conexión. Algunos de los beneficios generales incluyen:
- Desplazamientos de tiempo reducido
- Reducir los costos de transporte, viaje y alojamiento
- Aumente la productividad = Menos redundancia
- Mejor retención de empleados
- Ventaja competitiva
Y cuando se trata de negocios, considere cómo la incorporación de un enfoque centrado en video a su estrategia de comunicación funciona para respaldar:
- Una fuerza laboral más conectada y habilitada digitalmente
- Acceso a la gestión
- Un mundo mejorado cultura de la comunicación
- Mayor confiabilidad que equivale a resultados más rápidos
- Reducción de redundancias y datos e información actualizados
- Mejor valor
- ¿Aún no tienes claro cómo empezar con las videoconferencias? A continuación, le indicamos cómo configurar una reunión virtual:
Elija el software adecuado
Considere algunas cuestiones de logística antes de comprometerse con un proveedor de servicios.
¿Con qué frecuencia cree que necesitará utilizar el software? Si está buscando una videoconferencia preparada para la empresa, piense dónde se ubicarán los participantes; en casa o en la sala de juntas? Si es lo primero, entonces la conferencia basada en web es más adecuada, más fácil y conveniente de usar.
Eche un vistazo a las funciones que se proporcionan. ¿Viene con pantalla compartida (perfecto para presentaciones y servicio al cliente de TI); una pizarra en línea (útil para fines educativos o para intercambiar ideas sobre el trabajo creativo); o compartir documentos (hace que compartir folletos, documentos importantes y la incorporación de nuevos talentos sea mucho más ágil), etc.
Aclare por qué necesita una reunión virtual
¿Por qué están convocando a una reunión en primer lugar? ¿Es interno (anuncios, incorporación, sesiones de tejido, reunión de gestión) o externo (argumento de venta, desarrollo de nuevos negocios)? Piense en la estructura y la razón y luego, naturalmente, otras piezas encajarán en su lugar, como la asistencia.
Decide quién debe asistir
Las reuniones virtuales son especialmente efectivas para acorralar a las personas al mismo tiempo, en un lugar diferente. Entonces, si tiene participantes en el extranjero, en casa o al final del pasillo, puede conectarse fácil y eficazmente independientemente de la ubicación. Siempre que todos estén al tanto de una posible diferencia horaria o utilicen el Programador de zona horaria, es fácil asistir. Sin embargo, tenga en cuenta que solo se debe invitar a las personas necesarias. Ahorre tiempo y dinero al incluir solo a los participantes que sean esenciales. Para cualquier otra persona, grabe la reunión para enviarla más tarde.
Crear un esquema
Establecer una agenda permitirá organizar sus pensamientos para que pueda tener una reunión virtual oportuna, clara y atractiva. Además, ayudará a los participantes a saber qué se espera de ellos. ¿Qué necesitan para contribuir? ¿Hay algún material que necesiten repasar antes de la sincronización? ¿Cuánto durará la reunión? Incluir un diseño breve evitará confusiones y ayudará a los participantes a sentirse preparados.
Envíe invitaciones y recordatorios
Lo bueno de las reuniones virtuales es que puede organizar una ahora como una sesión improvisada o programarla con anticipación. Es fácil ingresar toda la información necesaria en la invitación inicial, como la hora, la fecha y otra información importante, porque es automática. Configure los recordatorios para ayudar a coordinar sus llamadas para recordar a los participantes la próxima sincronización. Para reuniones más urgentes que deben tener lugar en el lugar, use las notificaciones por SMS para enviar los detalles de la reunión directamente a los dispositivos de los participantes. No más tiempo perdido esperando a los que lleguen tarde o a los que no asistan.
Utilice funciones para reuniones virtuales más efectivas
El software de videoconferencia adecuado para su reunión virtual vendrá con una multitud de funciones prácticas y convenientes para mejorar su experiencia en línea. Para obtener los mejores resultados, asegúrese de que la tecnología que elija venga cargada con:
- Compartir pantalla: Comparta instantáneamente su pantalla con los participantes para dirigir una presentación o resolver un problema de TI.
- Grabación: Pulsa grabar ahora para ver más tarde. Perfecto para participantes que no pueden asistir a una llamada.
- Transcripción: Las transcripciones automáticas de todas las reuniones grabadas garantizan que ninguna idea se quede atrás.
- Pizarra en línea: Una forma creativa de expresar conceptos y gráficos utilizando imágenes, colores y formas.
Incluir una comida para llevar
Al final de su reunión virtual, ¿con qué quiere que se vayan los participantes? ¿Cuál fue el propósito y cuáles son los próximos pasos? Asegúrese de que todos se vayan sabiendo el objetivo y lo que debe hacerse a continuación.
Seguimiento con un correo electrónico
Manténgalo tan breve y conciso como pueda, pero esto es lo que debe incluir en un correo electrónico de seguimiento: resumen de las actas de la reunión, próximos pasos, el logro clave de la reunión (esto debe coincidir con el objetivo de la reunión) y la grabación (si la registró) ).
Mejores prácticas para reuniones virtuales
Ahora que comprende mejor cómo una reunión virtual puede fortalecer la comunicación entre el emisor y el receptor, existen algunas normas de etiqueta que debe seguir. Aquí le presentamos algunos aspectos a tener en cuenta:
Tecnología: Antes de la reunión, revisa que tu equipo tecnológico esté actualizado y funcione correctamente. Verifica que el micrófono, los altavoces y la cámara estén listos. Revisa la configuración y, si vas a moderar, crea una sala de espera y asegúrate de que todos tengan el micrófono silenciado automáticamente.
Participación: Repase el esquema de la reunión y el desarrollo antes de que comience. De esta manera, podrá planificar las pausas y los descansos, así como las preguntas para los participantes. Intente incluir una actividad con la pizarra virtual y utilice la función de compartir pantalla para mostrar información en lugar de explicarla.
Participación: Los participantes asimilan mejor la información si la presentas de forma interesante. En lugar de limitarte a transmitir estadísticas y datos áridos, cuenta una historia con principio, desarrollo y final. Integra los datos y la información necesarios a lo largo del texto mediante imágenes, vídeos, colores vivos y resaltando las palabras clave.
¡Diviértete! ¡ No olvidemos que la reunión virtual debe ser un espacio social! Comienza la reunión con preguntas para romper el hielo. Las preguntas un poco más personales funcionan bien en grupos pequeños, como "¿Qué hiciste este fin de semana?" o "¿Qué estás viendo en Netflix?".
Con grupos más grandes, puede ser más vago y divertido, "¿Cuál es una excusa personal que usa todo el tiempo?" o "¿Qué personaje de libro o película infantil te recuerda a ti mismo?"
Y en una reunión, considere hacer una pregunta relevante como: "¿Cuándo fue la última vez que habló en un grupo?" o algo un poco más único como, "Si pudieras tener una cola de animal, ¿cuál sería?"
La idea es conocerse en un ambiente profesional pero con un tono más desenfadado. Un rompehielos inspira la emoción apropiada, estimula el aprendizaje y fomenta la vinculación. ¡Todas las habilidades excelentes para llevar a la mesa virtual!
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