¿A cuántas reuniones de trabajo te has sentado? Al menos un puñado este mes. Seguro que te has encontrado en una reunión online a primera hora de la mañana discutiendo el estado o el desarrollo de un proyecto. De lo contrario, tal vez haya asistido a un seminario web, una presentación, un taller o una clase en línea. Tal vez ha estado en una sesión de lluvia de ideas o está dirigiendo una presentación de ventas virtual. Independientemente de la forma en que se haya presentado, una reunión en línea generalmente consta de las mismas partes móviles: presentarse, organizar, presentarse y participar.
Es la misma fórmula, pero no tiene por qué ser la misma experiencia. Si descubre que la gente no está tan comprometida como le gustaría o si la asistencia está disminuyendo, es hora de volver a la mesa de dibujo y ver dónde puede mejorar el flujo de la reunión.
Sin embargo, no se preocupe, ¡no es una tarea tan grande como podría pensar! A continuación, se muestran algunas formas en las que puede organizar reuniones para que sean más útiles y constructivas.
Lo primero es lo primero: ¿qué hace que una reunión sea inútil? Una reunión inútil que podría obstaculizar más que ayudar es lo que sucede cuando nadie la dirige, la agenda se siente esporádica, la discusión se desvía o toma demasiado tiempo y no hay objetivos que alcanzar (una decisión que tomar, un tema para discutir, un problema). a resolver, una solución a encontrar, persona a contratar, fecha a acordar, etc.).
¿Una reunión constructiva? Herramientas excepcionales además de funciones y prácticas excepcionales puestas en marcha. Estas son las 5 cualidades que fortalecen y se suman a la integridad de su reunión en línea:
1. Tener un propósito y una meta definidos
Antes de configurar una reunión en línea, pregúntese: "¿Debo interrumpir el flujo de trabajo con una reunión?" Saber exactamente lo que necesita determinará la naturaleza de su solicitud y, en última instancia, la reunión.
A partir de ahí, puede discernir si todo lo que necesita es preparar un documento que los participantes puedan leer y proporcionarle comentarios en su propio tiempo, o si solo necesita que se presenten una o dos personas en lugar de todo el equipo.
2. Funciones claramente delegadas
Para una reunión eficaz que realmente lo lleve a algún lado, alista los siguientes roles y sus respectivos individuos:
The Driver: El líder de la reunión que ha reunido a todos en primer lugar.
El aprobador: el propietario o la parte interesada que puede tomar la decisión final.
Los Colaboradores: Aquellos que tienen la información y los datos y pueden lograr el objetivo de la reunión.
La gente informada: Aquellos que están informados antes y después de la reunión, pero no están obligados a asistir.
Consejo práctico: Es mucho mejor utilizar software de videoconferencia que se integre con herramientas de gestión de proyectos y calendarios, en lugar de soluciones que no sean compatibles.
3. Una estructura complaciente
Si bien todas las reuniones deben permitir cierta libertad y espacio para ser improvisados, la creación de un contenedor que respete el tiempo y la energía de las personas es la base para las reuniones que inspiran ideas en lugar de exprimirlas. Cree una agenda que describa los temas de discusión y use un temporizador para mantenerse en el camino.
Hágale saber que las personas tienen una cantidad determinada de tiempo para responder. Presente la idea de un estacionamiento donde las ideas se “estacionarán” si hay potencial, pero no van a ninguna parte en este momento.
4. Puntos de acción claros
Así pues, todos han dado su opinión y el objetivo que debía discutirse ahora cuenta con puntos de acción y una orientación clara. Consejo práctico: No finalice la reunión sin un llamado a la acción: ¿Habrá una reunión de seguimiento? ¿Quién es responsable de los próximos pasos? ¿Cada persona sabe de qué es responsable? ¿Cuál es la fecha límite? Asegúrese de que se tomen las notas adecuadas, se graben las sesiones y se actualice la herramienta de gestión de proyectos.
Bien, ahora la parte divertida
5. Inyectando diversión
Claro, cada equipo tiene su propio enfoque cuando se trata de crear cultura empresarial o agregar una pequeña dosis de emoción, pero mantener ese elemento de diversión y sorpresa es lo que requiere un poco de esfuerzo adicional.
Intente romper el hielo con una pregunta publicada en la pizarra en línea o organizando una actividad profesional pero alegre como Virtual Show and Tell. Hay un montón de ejercicios de formación de equipos para elegir.
Una vez que tenga un control firme de las 5 cualidades que solidifican lo que hace que una buena reunión, esté listo para explorar las funciones de videoconferencia de Calbridge que dan forma a la textura y el flujo de sus sincronizaciones. Deje que la tecnología haga que las reuniones sean constructivas con funciones y herramientas que amplíen la presencia y el compromiso.
Consejo práctico: Y si de verdad quieres sacar el máximo partido a tus reuniones (¡y divertirte!), usa siempre el vídeo y recuérdaselo también a los participantes.
A continuación, le indicamos cómo pasar de sentirse fatigado a sentirse más animado:
Transcripción automática
Con la característica característica de Callbridge, Cue ™, nadie tiene que preocuparse por si escribió “eso”. Los participantes no tienen que preocuparse o perderse la siguiente oración cuando Cue ™ transcribe automáticamente las grabaciones.
Además, Cue ™ proporciona etiquetas de altavoz y sellos de fecha y hora de forma automática. Tome notas si lo desea, pero tenga la seguridad de que todo se encargará de usted.
Obtenga una comprensión más profunda de las emociones
Mida la temperatura emocional de su reunión en línea con Sentiment Analysis; Una característica sofisticada que extrae emociones positivas y negativas para brindarle una comprensión más completa de los matices y el significado en juego.
Bonificación: vea la barra de información para obtener una mejor indicación de dónde y qué tipo de preguntas se hicieron durante la reunión
Tire hacia arriba de un fondo virtual
Deje que la variedad de fondos virtuales de Callbridge prepare el escenario para su llegada y presencia. Elija configuraciones del mundo real, colores abstractos y formas, o cargue su propio diseño personalizado y de marca.
Fomente conexiones más estrechas
Atienda a grupos más pequeños que quieran conectarse en un espacio aislado de la reunión principal con las salas para grupos pequeños. Use estos espacios para facilitar discusiones derivadas, trabajar en tareas separadas o apoyo individualizado.
Colabora creativamente
Permita que los participantes expresen lo que tienen que compartir usando color, forma, sonido, video e imágenes con la ayuda de la pizarra en línea. Todos pueden agregar y compartir en tiempo real. Puede trabajar en él ahora o guardarlo y volver a visitarlo más tarde.
Trabaja con Callbridge y verás cómo tus reuniones online se desarrollan y se gestionan rápidamente, sobre todo gracias a las integraciones con terceros como Slack y Google Calendar . Con funciones de vanguardia como el análisis de sentimientos , la transcripción , la función de compartir pantalla y mucho más, ya tienes una ventaja sobre otros programas de videoconferencia del mercado.
