Cuando algo tan grande como una pandemia afecta al mundo, inevitablemente cambia el funcionamiento del mundo. Paso a paso, atravesando un territorio desconocido, cada industria y cada negocio está aprendiendo cómo adaptarse y tener éxito en esta nueva normalidad, especialmente legal.
El sistema legal ha sufrido múltiples restricciones y limitaciones y, como resultado, ha impactado la frecuencia y disponibilidad de las mociones, los juicios previos, los juicios y la totalidad del proceso de litigio en su conjunto.
Como profesional del derecho, seguro que has experimentado de primera mano las implicaciones de tener que trabajar desde casa. Las reuniones virtuales se han convertido en la moneda corriente a medida que los procesos y sistemas anteriores han cambiado para transformarse en un espacio en línea. Con un panorama legal obviamente cambiante, la videoconferencia se está convirtiendo en la solución de referencia para muchos procedimientos legales, comenzando con los exámenes para el descubrimiento.
La videoconferencia permite que ambos lados del abogado adquieran hechos, evidencia, respaldo, reclamos, pruebas y defensas necesarios y críticos en la demanda sin tener que poner un pie en la corte.
Suponiendo que su bufete de abogados haya realizado la transición en línea - aumentar el número de reuniones remotas, fortalecer el departamento de TI, aprender a usar compartir pantalla y fondos virtuales, haciendo el ajuste a reuniones y presentaciones en línea más breves y concisas; ahora puede ver cómo la tecnología brinda la oportunidad de comunicarse de forma remota con facilidad.
Profundicemos en cómo esto toma forma a través de diferentes implicaciones legales.
Una de las funciones más útiles y avanzadas de las videoconferencias incluye la grabación. Al pulsar grabar una vez que se ha iniciado una reunión en línea, los participantes obtienen una grabación totalmente capturada de principio a fin de todo lo que ocurrió en la sincronización.
Sin embargo, esto puede suponer un cambio de procedimiento para muchas empresas y negocios. Antes de moverse en línea y la mayoría de las personas que trabajan desde casa, ¿alguna vez se grabaron las llamadas de equipo? ¿Quién tomó notas de la reunión? ¿Cuánto tiempo se dedicó a la convocatoria? Haga que el movimiento sea más fluido incorporando tecnología que hace el trabajo pesado, como capturar audio, video, capturas de pantalla, enlaces enviados y documentos por usted.
Junto al beneficio de la grabación, normalmente viene la transcripción y los resúmenes inteligentes, dos características que mejoran el proceso de descubrimiento de exámenes. No solo se capturan los matices y el lenguaje corporal a través de video, sino que también se pueden discernir el tono de voz, los patrones de pensamiento y el vocabulario a través de las etiquetas de los oradores de la tecnología, los algoritmos avanzados y los enlaces de temas comunes.
En el otro lado de la moneda, sin embargo, se encuentran algunos desafíos que los futuros litigios e investigaciones deben considerar. La grabación masiva plantea tres puntos de preocupación desde el punto de vista del almacenamiento de datos:
La multiplicación de datos
Cuando se registran más y más intercambios en línea, se acumulan más archivos y también el tamaño de los archivos de video. A medida que aumenta la cantidad de datos, la capacidad de almacenar y recuperar de forma segura aumentará en conjunto.
Gestión de registros
El almacenamiento de datos seguro y protegido es imperativo ya que la información compartida y discutida puede ser muy sensible y no debe ser vista por nadie más. Considere cómo y dónde se almacenan estos archivos. ¿Quién o qué es la salvaguardia? ¿Quién tiene acceso y cómo se les protege?
Descubrimiento de moléculas
Anteriormente, es posible que las reuniones se grabaran en audio o se escribieran en un documento de procesamiento de texto, lo que limitaba la precisión y el alcance de la información proporcionada.
Quizás los datos se recopilaron en una presentación o agenda. Ahora, el potencial para archivos electrónicos y transcripciones más detallados es mucho más ventajoso que nunca. Las reuniones en línea grabadas tienen la capacidad de capturar audio o video junto con todo el contenido de la reunión que incluye cada transacción e intercambio a lo largo de la reunión.
Tenga en cuenta el valor de las expresiones faciales, las gesticulaciones y todo lo que es Comunicado sin hablar.
Algo para recordar:
El acceso a las reuniones grabadas puede resultar a la vez un positivo y negativo ya que una “huella digital” podría ser motivo de uso posterior. Asegúrese de que sus medidas de privacidad y seguridad estén actualizadas y sean transparentes, ya que las solicitudes de descubrimiento de demandas pueden incluir reuniones de video con tanta frecuencia como correos electrónicos y documentos.
Para garantizar la precisión y la transparencia generales, establezca políticas que creen cohesión en lo que respecta a las videoconferencias. Organizar los datos, decidir las pautas y, en general, establecer un flujo o procedimiento cuando se trata de reuniones en línea garantizará que los riesgos de seguridad sean limitados, que los datos se extraigan y que la información esté fácilmente disponible:
- Decidir las convenciones de nomenclatura para las reuniones y quién se encarga de gestionar las grabaciones. ¿Dónde vivirán las grabaciones y cuáles son las reglas administrativas para el almacenamiento, accesibilidad, eliminación, descubrimiento, etc.?
- Dependiendo del tamaño de la reunión, delegue las responsabilidades de grabación a uno o varios participantes. Seleccione un participante de cada departamento, supervisor o gerente para que se encargue de grabar diferentes tipos de reuniones. ¿Quién será el moderador y qué políticas, reglas y procedimientos se deben implementar para las diferentes reuniones virtuales?
- ¿Qué "vista" desea guardar? Una vez que haya decidido quién es el moderador (o tal vez haya algunos), elija cuál de las diversas opciones de reunión satisface las necesidades de su empresa y quién hará la grabación desde qué computadora o punto de vista.
- Mantenga un ojo en el final resúmenes e informes proporcionados por la plataforma de videoconferencia y determinar quién es responsable de ellos. ¿Quién los recibirá y cómo se accederá a ellos?
- Evite descarrilar el descubrimiento con declaraciones por videoconferencia que:
Establecer la ubicación física del declarante y cómo se configurará logísticamente para conectarse a la reunión virtual
Venga con otra opción si el taquígrafo de la corte y el declarante no pueden presentarse en el mismo lugar
Envíe las pruebas al declarante por correo por adelantado o electrónicamente durante la deposición.
Funcione sin problemas: pruebe la tecnología antes del día de la deposición virtual
Conecte a varios abogados y participantes de varias ubicaciones geográficas
Todos acuerdan si se grabará o no: obtenga el consentimiento - Tener una política de retención que desglosa cómo se almacenarán las videoconferencias y luego se destruirán después de un cierto período de tiempo.
Una vez finalizada una reunión en línea, las grabaciones se guardan en la nube y permanecen accesibles a través del portal de la empresa o por el moderador. Permitir el acceso de ciertos participantes es una medida de privacidad y seguridad. La administración de registros generales, los protocolos operativos y el acceso deben establecerse mediante la discusión y el desarrollo de políticas y procedimientos.
Evite violaciones de seguridad y escuchas de video con tecnología que hace que cada intercambio en línea sea seguro y privado. Obligar el uso de un código de acceso de una sola vez o una persona golpeando el registro durante la reunión. Busque características como:
- Código de acceso de una sola vez: Cada llamada está encriptada con un código único y privado que solo es válido para el tiempo especificado y programado. conferencia.
- Bloqueo de reunión: Inmediatamente después de que aparezcan los participantes, active esta función para evitar que intervengan participantes no deseados. Cualquiera que llegue tarde deberá pedir permiso al moderador.
- Código de seguridad: Si la agenda de la reunión en línea implica la discusión de información altamente sensible, agregue otra capa de seguridad con un código adicional requerido al ingresar a una conferencia.
La tecnología que está fácilmente disponible y proporciona las bases para que existan los descubrimientos está demostrando ser cada vez más frecuente. Y en el futuro, es poco probable que los procedimientos en persona tengan prioridad. Si el descubrimiento legal y otros procesos se pueden realizar en línea, es posible que continúen realizándose en línea.
Cuando se trata de recurrir a software de videoconferencia en lugar de presentarte en persona,
los beneficios, incluidos el ahorro de costos, menos viajes, más tiempo, colaboración remota, aumento de la productividad, menos demoras, seguramente superan los desafíos:
Desafío #1:
Tradicionalmente, cada parte suele estar en presencia física de su asesor legal, quien debe proporcionar, ayudar y explicar documentos y pruebas durante el examen.
Solución:
En cambio, con las videoconferencias, esta es una oportunidad para planificar con anticipación. Los abogados y asesores legales deben clasificar todas y cada una de las pruebas, exhibiciones, documentos y pruebas por adelantado. Debe ser claro, etiquetado, organizado, titulado y enviado por correo o listo para ser despedido electrónicamente. Asegúrese de que las direcciones estén actualizadas, escritas correctamente y que todos los que necesitan los datos estén incluidos en la transacción digital o en la publicación por correo.
Desafío #2:
Evaluar el comportamiento y la compostura de un testigo podría resultar confuso a través de un enlace de video en lugar de estar presente en la misma ubicación física.
Solución:
Una prueba de tecnología realizada en los días previos a la reunión virtual garantizará que el participante sea visto de forma clara y completa. Cree una guía de referencia de videoconferencia para clientes, colegas y otros profesionales legales dentro de su firma que incluya prácticas obligatorias para proyección vocal, iluminación, postura, antecedentes aceptables y cualquier otra información que haga que el descubrimiento de videos sea preciso, pulido y profesional.
Desafío #3:
Un entorno que no es institucional o que no parece tan neutral o apropiado podría ser discordante, engañoso o llevar a un examen insuficiente.
Solución:
Proporcione videos de ejemplo y tutoriales en línea sobre cómo debe desarrollarse el proceso de deposición de videoconferencia, llamada de descubrimiento, prueba previa o prueba. Resuma lo que es aceptable y qué configuraciones y antecedentes conducirán a un examen exitoso. Da ejemplos de videos deficientes y también de lo que no debes hacer.
Desafío #4:
No estar en el mismo espacio físico abre el examen a posibles abusos o negligencia.
Solución:
Se requiere total transparencia de la discusión de principio a fin. El consentimiento con una indicación notable al comienzo de la reunión garantiza que todos cumplan. Además, brindar educación y capacitación sobre las mejores prácticas durante el examen solidifica los procesos para asegurarse de que estén optimizados y actualizados.
En lo que respecta a la calidad real de la comunicación a lo largo de los exámenes para el descubrimiento a través de videoconferencia, aquí hay algunas de las mejores prácticas:
• Ponga a un lado el tiempo: antes, durante y después
Controles, entrevistas, testimonios, reuniones, declaraciones: asegúrese de que haya algo de tiempo antes para prepararse, suficiente tiempo durante el transcurso de la sesión y algo de tiempo después para reflexionar y revisar la grabación o los resúmenes.
• Asegúrese de que toda la tecnología esté funcionando
Cuando el tiempo es esencial, no se deje atrapar tratando de arreglar y resolver problemas técnicos mientras todos esperan. Preséntese a la videoconferencia un poco antes y pruebe su micrófono, altavoz y conexión.
Verifique si todo está cargado, hay cables adicionales disponibles, el wifi es fuerte, etc. Aproveche las pruebas de audio y video que ofrecen las plataformas de conferencias de nivel empresarial.
• Verifique dos veces el lugar
Elija un lugar tranquilo, estéril y sin distracciones. Una pared blanca o una habitación cerrada con un fondo sencillo y no disruptivo funcionan mejor.
• Cíñete al tiempo
Comunique la duración de la reunión con anticipación para que todos puedan planificar en consecuencia. Al igual que en una reunión en persona, cree una agenda, cúmplala y proteja el tiempo de todos.
• Verifique la conexión de audio y video
Use un auricular para minimizar la retroalimentación y maximizar su audición y proyección. Utilice videoconferencias que tengan capacidades de audio / video de alta calidad.
Deje que Callbridge proporcione a su bufete de abogados la tecnología de videoconferencia que hace que los procedimientos previos al juicio se desarrollen sin problemas en un entorno virtual. Con el increíble potencial de llevar muchos procedimientos en persona en línea, la oportunidad de reducir costos, trabajar más desde casa, acelerar los procesos judiciales y obtener más información a un ritmo más rápido está al alcance de su mano.
La plataforma de comunicación bidireccional de Callbridge tiene el poder de profundizar más y dar dimensión a la forma en que los bufetes de abogados llevan a cabo sus negocios. Las reuniones en línea grabadas dan a todas las partes la sensación de estar cara a cara pero desde una distancia segura y saludable. Además, proporciona una asistencia más flexible y, con la previsión, la planificación y la preparación adecuadas, es un sustituto adecuado para las reuniones en persona.
