Con un enfoque más centrado en lo digital sobre cómo se llevan a cabo los negocios, no es sorprendente que el software de comunicación esté integrando mejores soluciones visuales. No solo se profundizan las relaciones con los clientes, sino también el compromiso, la participación y la colaboración de los empleados cuando puede mostrar lo que quiere decir en lugar de simplemente decirlo.
No olvidemos cuántos matices y significados se pierden al comunicarse por mensajería. Las instrucciones extensas, los hilos de correo electrónico y el chat de texto son excelentes formas de comunicación para ciertas tareas, pero cuando se trata de una presentación o de dar una primera impresión fantástica, hay otras formas de aumentar la apuesta.
Ahí es donde entran en juego el uso compartido de la pantalla y el uso compartido de documentos. Estas dos características clave agregan dimensión a su reunión e interacción en línea al proporcionar a los participantes cercanos y lejanos todo lo que necesitan en un espacio en línea en tiempo real.
Aquí es donde la implementación de la función de compartir pantalla y compartir documentos hace que las reuniones sean más productivas :
¿Para qué sirve una plataforma de comunicación grupal bidireccional?
Antes de entrar en detalles, analicemos qué es exactamente el software de comunicación bidireccional y cómo funciona para mejorar su flujo de trabajo con todos en general, incluidos empleados, clientes, vendedores, proveedores, amigos, familiares y más.
En lugar de depender de correos electrónicos y llamadas programadas para generar ideas o tomar decisiones ejecutivas, programe una reunión con anticipación o en el momento con software de videoconferencia/llamadas en conferencia . La tecnología basada en navegador, sin necesidad de descarga, permite una configuración rápida y sencilla para que entre 1 y 1,000 personas puedan conectarse en línea. Reúnase con confianza utilizando la sala de reuniones virtual con participantes de todo el mundo para debatir asuntos importantes o menores y colaborar en presentaciones, propuestas y proyectos remotos.
Con una tecnología tan sofisticada, vienen características diseñadas para mejorar la forma en que se logra la comunicación de alto nivel.
¿Qué es compartir documentos?
También conocida como intercambio de archivos, esta función le brinda un acceso súper optimizado para compartir cualquier archivo digital a través de una plataforma de conferencias web. Puede pasar fácilmente enlaces, medios, videos, archivos de audio y más, o trabajar simultáneamente y en colaboración con otros en la misma palabra, documento, presentación, etc.
Utilice el uso compartido de documentos para:
Asegúrese de que todos tengan una "copia impresa" del documento
Es fácil arrastrar y soltar o seleccionar y cargar cualquier archivo que necesite ser difundido. Comparta una copia de la presentación después de la entrega. Envíe un archivo de fotos comprimido. Grabe un video de promoción, enlaces a sus recetas favoritas o archivos PDF que deben entregarse al grupo.
Distribuir los archivos necesarios para el proyecto o la reunión.
Como parte de la agenda establecida, tenga sus archivos listos para ser enviados antes de que comience su reunión en línea. Todos pueden tener su propia copia digital para agregar notas, hacer correcciones o abrir más tarde para mirar.
Envíe su trabajo durante una conferencia web
Ya sea para negocios o aprendizaje, los proyectos se pueden enviar a través de una conferencia web para que el líder o el educador los vean más adelante. Esto funciona bien para un esfuerzo colaborativo o una asignación grupal que tiene varios miembros del equipo o muchas partes móviles.
Envíe lo que debe verse en caso de una mala conexión a Internet
Si se encuentra en una comunidad rural o su wifi es débil, considere enviar documentos como una segunda opción para compartir la pantalla. Tenga la tranquilidad de saber que sus archivos importantes se transfieren de forma segura sin interrupciones ni demoras.
Los beneficios de compartir documentos:
Al poner los documentos directamente en manos de los participantes necesarios, puede estar tranquilo sabiendo que su información importante está exactamente donde debe estar. Acelerar el movimiento en proyectos y desarrollos compartiendo documentos en el momento:
Alcance sus indicadores clave de rendimiento adquiriendo más clientes, impulsando las ventas y asumiendo objetivos adicionales cuando pueda mantener informado al equipo con información relevante o colaborar en un archivo desde lejos.
Disfruta de almacenamiento y acceso fácil a todos tus documentos en la nube. ¡Así es! Todos tus archivos importantes, como hojas de cálculo, gráficos, archivos de audio, imágenes y más, incluso los de gran tamaño o alta resolución, se almacenan en la nube y puedes eliminarlos cuando quieras. Tus archivos están seguros incluso si le ocurre algo a tu portátil o ordenador de sobremesa.
Reduzca costos enviando copias digitales en lugar de impresiones costosas y pesadas por mensajería. Además, sabe que el destinatario lo tiene sin posibilidad de que se pierda en el camino.
El intercambio de documentos es fácil, simple y más rápido de rastrear, acceder y enviar que por correo electrónico. Utilice Smart Summaries después de la reunión para encontrar los documentos recibidos o ver los documentos que envió.
¿Qué es la pantalla compartida?
El uso compartido de pantalla le brinda una manera de compartir exactamente lo que ha aparecido en su pantalla. Exactamente lo que ves es lo que ven ellos. Presione el botón de compartir pantalla y vea su presentación, un video, un documento, ¡cualquier cosa que desee que otros vean!
Utilice Compartir pantalla para:
Dale vida a las presentaciones online
¿Compartes un informe de progreso? ¿Tiene algunas métricas interesantes para discutir? ¿Necesita informar a los accionistas sobre planes futuros? Es fácil compartir cualquier presentación y revisarla identificando lo que desea demostrar o llamar.
Simplifique las demostraciones en vivo
Dirija a sus colegas a través de un cuello de botella de experiencia de usuario difícil de explicar o muestre funciones de software nuevas y mejoradas mediante el uso compartido de pantalla que facilitan la visualización y la narración.
Anfitrión de tutoriales web
Cree un mejor entorno de aprendizaje en línea (¡que convierta!) Cuando pueda transmitir en vivo y estar en el momento respondiendo preguntas, tomando llamadas y brindando soporte en tiempo real.
Analizar problemas y solucionar problemas
Amplíe sus soluciones de TI con la pantalla compartida que le brinda la opción de ver lo que ve su cliente o colega. No es necesario "estimar" y puede ver la imagen completa de lo que está trabajando, independientemente de dónde se encuentre su ubicación geográfica o zona horaria.
Los beneficios de compartir pantalla:
El uso compartido de la pantalla es ventajoso por varias razones. Experimente cómo los problemas se vuelven más fáciles de transmitir, la comunicación es menos abrumadora y el impacto visual mejora en general:
Especialmente para el servicio al cliente y las ventas, las consultas complejas se pueden abordar y detallar, además, los representantes pueden ofrecer orientación personalizada en vivo en el lugar.
La pantalla compartida cultiva una comprensión más profunda e impactante cuando los clientes o representantes pueden pasar el mouse sobre áreas específicas de la página para discutir problemas, oportunidades y cualquier otro punto de conversación.
En el modo de pantalla compartida, la privacidad sigue estando a la vanguardia. El escritorio puede estar visible, pero solo se puede ver y no se puede acceder a él. No hay forma de hacer clic en páginas, abrir pestañas o acceder a aplicaciones.
Para compartir pantalla no es necesario descargar ni instalar software adicional.
Antes de hacer clic en Compartir pantalla, asegúrese de:
Vuelva a verificar lo que tiene en su escritorio:
Tenga en cuenta con quién está hablando o quién estará en su reunión en línea. Al conocer a su audiencia, puede utilizar eficazmente el fondo de pantalla de su escritorio, por ejemplo, para causar una buena impresión. Pero primero, evite cualquier cosa que parezca demasiado ocupada u ofensiva y, a partir de ahí, considere mejorar la marca de su empresa o la marca del cliente para el que está lanzando.
Además, considere qué pestañas y páginas tiene abiertas. Es personal? Asegúrate de cerrarlos.
Limpia tu escritorio:
Realice una limpieza rápida de diversas carpetas, imágenes descargadas y el desorden general que se acumula orgánicamente a diario. Mantenga su escritorio limpio y ordenado para que pueda navegar fácilmente y encontrar lo que está buscando sin tener que perder el tiempo buscando o potencialmente extraer el documento incorrecto.
Cierre los programas y las ventanas del navegador:
Su computadora funcionará más lentamente con programas ejecutándose en segundo plano. Asegúrese de estar al día cerrando todo lo que no necesita mientras participa en una reunión en línea.
Cerrar sesión de mensajería y chat:
Evite la posibilidad de que aparezca un mensaje vergonzoso al cerrar sesión en cualquier aplicación de chat o mensajería. ¡Lo último que quieres es que te interrumpan o te interrumpan con un mensaje personal directo!
Comprueba tu conexión a Internet:
Tenga su contraseña de ethernet o wifi a mano y lista para usar. Intente saltar a la conexión antes de la hora del juego para asegurarse de que todo esté en su lugar para una experiencia fluida.
El uso de la función de pantalla compartida da vida a cada interacción en línea que implica comunicación. Aparte de las presentaciones y las reuniones virtuales, pruébelo para mejorar:
Capacitación de los empleados: capacitar a los trabajadores se simplifica mucho más cuando puede dirigirse a varios alumnos a la vez, desde la comodidad de su escritorio. Llévelos de gira con su cámara web o llévelos a través de una plataforma de orientación donde puedan hacer preguntas y obtener respuestas en tiempo real.
Sesiones de lluvia de ideas: una vez que todos se hayan reunido en la sala de reuniones en línea, presione compartir pantalla y luego abra la pizarra en línea para anotar ideas y conceptos. Use colores, formas e imágenes para armar un mapa mental o un panel de estado de ánimo que está alojando y liderando, pero que todos los demás pueden ver.
Entrevistas con nuevos talentos: esto funciona perfectamente para que un empleado potencial muestre sus habilidades técnicas en computación. Si un candidato está en una entrevista, simplemente puede presionar compartir pantalla y guiar a un representante de recursos humanos a través de su cartera o proporcionar una solución de codificación sobre la marcha.
Actualizaciones de proyectos: lleve a los ejecutivos de nivel C a través del estado de un proyecto programado compartiéndolo con los empleados y obteniendo comentarios de ellos en tiempo real. Reúna a las partes interesadas, los inversores y los gerentes para ver hojas de cálculo, métricas y documentos digitales.
Y mucho más. No importa cómo involucre el uso compartido de la pantalla como parte de su presentación, discurso o reunión virtual, la conveniencia ofrece a cada industria y grupo de personas un mayor sentido de colaboración y cohesión. De repente, todos pueden ser parte del proceso de toma de decisiones y sentirse como si estuvieran en la escena cuando no pueden estar en la misma parte de la ciudad.
¿En qué se diferencian las pantallas y los documentos compartidos?
Compartir pantalla es ideal para la comunicación en tiempo real. Los participantes pueden ver y formar parte de tu presentación o tutorial al instante. Es una herramienta sumamente útil para que tus compañeros experimenten lo mismo que tú.
Por otro lado, el intercambio de documentos está más en la línea de una "comida para llevar". Los participantes se quedan con enlaces tangibles, videos, documentos, medios y archivos a los que pueden acceder en su propio tiempo. Pueden obtener archivos importantes ahora para verlos y abrirlos ahora o guardarlos para más tarde. Además, esta función es especialmente útil en situaciones en las que la conexión a Internet es insatisfactoria.
¿Por qué necesita ambos?
Ambas características son esenciales y encajan perfectamente entre sí para mejorar poderosamente un lugar de trabajo, aula o espacio de apoyo en línea para que cualquier comunidad o empresa se reúna y progrese en un proyecto. Considere cómo esto influye en la atención médica, el trabajo de caridad, los hogares de ancianos, las reuniones virtuales, litigio, y más.
Además, con otras funciones de apoyo como la pizarra virtual , las videoconferencias , las invitaciones y recordatorios , la grabación de reuniones , los resúmenes inteligentes y mucho más, las posibilidades de unir fuerzas y forjar alianzas son infinitas. Siempre hay oportunidades para una comunicación mejor y más eficaz que te permita obtener los resultados que deseas.
Trabaje de manera más inteligente, no más difícil, con estas dos funciones que funcionan para reforzar las conferencias web y hacer que las reuniones en línea sean más productivas, colaborativas y atractivas.
Deje que la sólida plataforma de Callbridge mejore la forma en que trabaja con su equipo o se comunica con amigos y familiares. Quizás las dos funciones más populares, tanto el uso compartido de pantalla como el uso compartido de documentos, revolucionarán la forma en que se desarrolla su comunicación.
Observe cómo las conversaciones se vuelven más concisas, la producción se acelera, la retroalimentación es más profunda y los participantes quieren dar más.
Pruebe las conferencias web que priorizan la calidad de la comunicación.
