Cómo las videoconferencias pueden mejorar el flujo de trabajo entre las oficinas gubernamentales

Cuando todos los departamentos y agencias trabajan en conjunto como un frente unificado, es cuando un organismo gubernamental en pleno funcionamiento es realmente la suma de sus partes. Pero, ¿cómo todas las partes intercambian ideas de manera armoniosa de manera regular o se mantienen al tanto de situaciones de emergencia y cambios repentinos en las políticas? Los modos tradicionales de documentación y comunicación seguramente nunca pasarán de moda, pero a medida que la videoconferencia se convierte en el modo preferido de comunicación, los montones de papeleo y archivos analógicos están siendo reemplazados lentamente.

Considere los siguientes beneficios de la videoconferencia para agencias gubernamentales:

10. Mejor calidad de vida

Conectarse con equipos y compañeros de trabajo de departamentos y otros sectores requiere tiempo de viaje y estar presente. ¿O lo hace? Con la videoconferencia, simplemente programe una reunión en línea y desaparecerá la necesidad de tener que conducir, estacionarse y presentarse cuando se pueda tomar una decisión o resolver un problema por video. La asistencia entre agencias adquiere un significado completamente nuevo cuando se trata de promover la carrera de los empleados. Piense en toda la capacitación, reclutamiento y contratación para trabajos gubernamentales especializados. La tecnología de videoconferencia trabaja para agilizar los esfuerzos mediante la grabación tutoriales para la enseñanza; videos de reclutamiento para campañas de reclutamiento y paquetes de contratación planificados para la incorporación.

9. Mejoras en el entorno laboral

La comunicación entre oficinas tiene un gran impacto en la calidad del trabajo realizado entre departamentos, así como en un departamento. La colaboración mejora enormemente cuando la comunicación está a la velocidad de la tecnología, especialmente en una situación crítica o en un problema de relaciones públicas. En una nota menos dramática, incluso los trabajadores que son padres primerizos o que vienen de una cultura o país diferente ahora tienen la oportunidad de integrarse en la fuerza laboral de manera más fluida.

8. Horas hombre utilizadas de forma más eficaz

Reducir costos significa ahorrar tiempo y ahorrar tiempo significa que las horas hombre se pueden utilizar de manera más efectiva en otros lugares. La videoconferencia es la base de la productividad y devuelve más horas de trabajo, que es un recurso valioso en el gobierno. Imagine los dólares ahorrados cuando los honorarios de viaje de un abogado de alto perfil de repente no existen. Reducir el tiempo de viaje ahorra tranquilidad y ahorra dinero a los contribuyentes con el tiempo.

7. Reducir los costos de los procesos legales

El dinero de los contribuyentes se puede utilizar en otros lugares cuando la videoconferencia está en la imagen. Testimonios, audiencias, deposiciones, estos se pueden hacer sin tener que llevar a los reclusos hacia y desde la prisión; lLos abogados no están obligados a salir de la oficina con tanta frecuencia y los testigos pueden proporcionar informes detallados sobre la privacidad y seguridad de su propio hogar. Además, la mayoría de los otros escenarios relacionados con tribunales de poca monta se pueden llevar a cabo sin desplazamientos ni desplazamientos. Con una configuración simple y una conexión a Internet clara, muchos procesos judiciales se pueden llevar a cabo sin problemas en la pantalla.

6. Interactuar con el público

Cuando las líneas de comunicación entre el gobierno y el público se vuelven abiertas y más transparentes, hay un mayor sentido de confianza y comprensión. El uso de una tecnología tan avanzada como la videoconferencia para relaciones públicas, deja al orador al descubierto. Hay menos humo y menos espejos y los representantes del sector público pueden abordar con valentía las quejas y las preguntas hablando con el público personalmente.

5. Comunicarse con los ciudadanos

La participación ciudadana en la comunidad es importante si es necesario escuchar o concienciar sobre un problema. Si bien los ayuntamientos y los eventos públicos son notoriamente poco concurridos, las videoconferencias pueden ayudar a aumentar esos números. Los ciudadanos pueden llamar (desde cualquier lugar, utilizando un número de llamada internacional gratuito) y ver lo que está sucediendo. Pueden participar haciendo preguntas a través del chat, dejando de silenciar y levantando una mano, o siendo oradores invitados, dependiendo del tamaño de la reunión. Las videoconferencias ayudan a dar voz a las personas que quieren hablar, independientemente de su ubicación geográfica.

4. Colaboración simplificada

Ya sea que esté haciendo una lluvia de ideas para ofertas y programas comunitarios o trabajando juntos como un equipo para elaborar un plan de contingencia, a veces es obligatorio colaborar sobre la marcha. Un sistema de comunicación eficaz, como una plataforma de videoconferencia bajo demanda y fácil de usar, simplifica y enriquece la unión de fuerzas. Siempre que haya una conexión a Internet, los participantes de diferentes regiones, países y oficinas pueden tocar la base "localmente" en un sala de reuniones online que une a todos.

3. Reuniones sobre la marcha

Las reuniones importantes no tienen que retrasarse o reprogramarse debido al tiempo de viaje o cambios repentinos de última hora en el horario de un jefe de departamento. La videoconferencia permite una mayor movilidad y flexibilidad para el gobierno cuando se trata de distancias geográficas o horarios conflictivos. ¿Y si un jugador clave no puede asistir a la videoconferencia? Grabación y mirar más tarde es la segunda mejor opción.

2. Comunicaciones de seguridad pública bajo demanda

Las comunicaciones por video abren una línea directa de contacto en una situación de emergencia. Los equipos pueden mejorar los tiempos de respuesta a emergencias y evaluar qué gestión de emergencias debe tenerse en cuenta en caso de una crisis en la que los ciudadanos estén en peligro. Esta es una forma eficaz de comunicación para fines de capacitación y si surge una emergencia en un lugar remoto.

1. Armonía interdepartamental

Una toma de decisiones más rápida utilizando menos recursos ayuda a que el lugar de trabajo funcione sin problemas. Una mejor colaboración solo ha sido posible gracias a la videoconferencia, haciendo que cada proyecto sea más visible o mejor delegado entre trabajadores y asociados.

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