Kuna 2020. aasta on mürisev algus, on ohutu öelda, et praeguseks, aasta keskpaigaks, on teie videokonverentside kogemus kümnekordistunud. Teie kontor on suure tõenäosusega muutunud veebipõhisemaks, kodus töötamiseks, avades uksed võrgusuhtluseks, kasutades videokonverentse klientidega, meeskonna briifingutel, kõrgema juhtkonna konverentskõnedel, ajurünnakutel, staatuse koosolekutel ... ja nimekiri jätkub peal.
Veelgi enam, kui me jätkame kohanemist muutuvate aegadega, mis kõigil praegu silmitsi seisavad, jaguneb tööjõud selles osas, kuidas nad füüsiliselt (või praktiliselt!) Tööle ilmuvad. Kas teil on kolleege, kes töötavad täiskohaga kodus? Kas juhtkond paneb kontoris sisse 2 päeva nädalas ja töötab siis kaugjuhtimisega? Kas lähete edasi-tagasi klientide vahel, kes peavad kontoris viibima 5 päeva nädalas?
Kui kolleegid ja meeskonnaliikmed on levinud digitaalsel ja füüsilisel maastikul, võib kõigi kooshoidmine osutuda keeruliseks, kuigi mitte võimatuks ülesandeks! Ehkki ajajuhtimisega on seotud ajapiirangud, keelebarjäärid, hierarhia erinevused ja üldised väljakutsed, tahavad kõik tõepoolest muuta koostöö võimalikult tõhusaks ja produktiivseks.
Siit saate teada, kuidas tõhusalt säilitada koostöökeskkond, kui teie meeskond jaguneb kodus, kontoris või kohapeal.
9 viisi kontoriülese koostöö haldamiseks:
9. Vältige e-posti segadust
E-kirjad on kiire ja tõhusa suhtlemise võti, tagades samas jälje olemasolu. Kuid kui väike küsimus õhupallidest läheb hiiglaslikuks vestluseks, mis muutub pikaks ja keeruliseks, muutub vahetuse tegelik mõjusus.
Ärisuhtlustööriista juurde liikumine, mis pakub kanalit, kus töö, olekud ja värskendused muudetakse nähtavaks ja graafiliseks, annab kõigile tekil hõlpsamini hallatava ülevaate toimuvast. Koostöötööriist nagu Slack loob sellist sidusust, nagu ka videokonverentside tarkvara, mis on kaasas integreerimisvõimalused. Nii saate kahe platvormi kokku viia, et saavutada parim koostöö.
8. Jälgige töökoormust
Projektijuhtimise tööriista abil on näha, millega kõik tegelevad, mis aitab projekti staatust ja kes selles osaleb. Nii saate kodus või reisides tööasjus hüpata ja näha, mis on kavas.
Kasutage värvikodeerimise eeliseid ning ridade ja veergude kasutamist failide, asukohtade ja aja jälgimise korraldamiseks. Seevastu veebikohtumine Videokonverentside kasutamine projekti reaalajas arutamiseks pakub kolleegidele võimaluse avada oma asukoht ja kuidas nad end paksu asjana tunnevad. Veebikoosolekute rutiini edendamine, kus arutatakse olekut ja värskendusi, aitab välja selgitada esmatähtsad üksused, kitsaskohad ja vähendada vastamata ajakavasid.
(alt-tag: Stiilne naine, kes kõnnib tänaval, hoides seda vaadates ja pöideldes mobiiltelefoni.)
7. Ole tähelepanelik ajavööndite suhtes
See pole ideaalne, kui peate liituma punasilmsuse koosolekuga või vahetult enne magamaminekut, kuid projektide või sünkroonimiste planeerimisel mängivad ajavööndid rolli selle üle, millal kontoritevaheline kogunemine korraldada.
Kui kõigi ajakava on käepärane ja kättesaadav, võimaldab võõrustajal või korraldajal olla parim aeg veebikoosoleku pidamiseks. Otsige ajavööndi ajastajaga varustatud videokonverentside tarkvara või olge avatud mõnele kutsutud osalejale, kes peab koosoleku kohe salvestama, et seda hiljem vaadata.
6. Regulaarne sisseregistreerimine
Kui teie meeskond on laiali jaotatud nii kontoris, kodus kui ka mujal, on lihtne kaotada mõned tüüpilisemad käitumisviisid, mis tekivad siis, kui töötate tandemina ja ainult mõne jala kaugusel üksteisest - näiteks heidate pilgu küsimuse esitamiseks või möödute üksteist saalis või puhkeruumis.
Kindlustamaks, et kõik on samal lehel, kasutage harjumust aluseid sageli puudutada. Ärge kartke ühendust mitu korda nädalas luua, kas e-posti, sünkroonimise, konverentskõne, videokonverentsi või tekstvestluse teel!
5. Jälgimise toetumiseks toetuge automatiseerimisele
Tähtaegade, olekute ja töö edenemise haldamine pole nii lihtne, kui te ei saa seda isiklikult teha. Kuid kui saate aeganõudvat korduvat tööd maha laadida, vabastate aega, et kulutada olulisematele ülesannetele. Lisaks annab inimelemendi eemaldamine paremaid ja täpsemaid tulemusi. Las automaatika teeb teie jaoks raske tõstmise:
- Kavandage eelseisvate videokonverentside kutsed ja meeldetuletused
- Integreerige Google Calendar oma videokonverentside tarkvaraga, et saada sujuva ajakava ja märguandeid
- Jagage Google Dociga reaalajas teavet ja saate oma e-postile koheseid muudatusi ja muudatusi
- Projektijuhtimise ja videotööriistad, mis automatiseerivad arvutustabeleid, kliendiinfot, salvestisi, transkriptsioone ja muud.
4. Kasutage mobiilirakendust
Veebikoosoleku korral pakub mobiilirakendus kolleegidele kiiret ja lihtsat võimalust, et saaksite hüpata kõne juurde kõikjal - tänaval, tagaaias või söögisaalis.
Koosoleku alustamine liikvel olles peopesalt annab teile kvaliteetseid koosolekuid, mis on täpselt nii head, nagu oleksid need teie töölaual. Kohtumisi saate ikkagi ette planeerida või kohapeal; saate oma kalendrisse ja aadressiraamatusse juurde pääseda ja neid sünkroonida; ja muidugi on kohtumine ka seal, kus sa oled. Mobiilirakendus annab teile vabaduse kohtumisi pidada või helistada kõikjal, kus on Interneti-ühendus.
Lisaks saate turvalises ja turvalises koosolekukeskkonnas endiselt juurdepääsu oma kõneajaloole, ärakirjadele ja salvestistele.
3. Looge „standardiseeritud“ töösalvestuskeskus
Muutke kõik olulised failid, lingid, dokumendid ja meediumid hõlpsasti ligipääsetavaks ja ühes kohas salvestatud. Kui see on koondatud ühte kohta, ei pea selleni jõudmine tunduma sellise ülesandena. Kui üksused on kataloogitud, korrastatud ja saadaval reaalajas, on kõigil juurdepääs uusimatele failidele, viimastele dokumenteeritud koosolekutele ja olulistele otsustele.
Mõned muud soovitused:
Kui teil on kontorid erinevates asukohtades, võib seal rääkida rohkem kui ühte keelt. Püüdke jääda kõige levinuma keele juurde ja kui teil on siiski vaja mõnes muus keeles suhelda, pidage vestlust privaatselt tekstivestluse või eraldi kanali kaudu.
Vältige dokumentide duplikaatide tegemist, sildistades need õigesti ja ilmselgelt ning tehes selgeks, et nende töötamiseks on olemas kord. Pole midagi hullemat kui tundide raiskamine juba tehtud dokumendile, millel on uuem versioon või mis eksis.
Märkige, milline suhtlusviis sobib teie eesmärgi saavutamiseks kõige paremini. Kui vajate mõne detaili selgitamist või jah või ei, saatke kolleegile tekstivestluses sõnum. Kui teil on muret eelseisva väljalülitustaotluse pärast, tulistage e-kiri. Kui kolleegiga on probleeme ja see mõjutab teie võimet esineda ja head tööd teha, määrake üks-ühele videokonverents.
2. Kasutage lähenemist „kõigepealt video”
Eriti a. Valguses pandeemia mis on maailma mõjutanud, töötab videokeskne lähenemine, mis väärtustab näost näkku suhtlemist, et kolleegid tunneksid, nagu töötaksid nad ühe inimese idee asemel reaalse inimesega. Näo näitamine, hääle jagamine, keha liigutamine - see kõik on osa endast realistlikuma versiooni loomiseks virtuaalses keskkonnas. Videokonverents töötab normaalse kontorikeskkonna loomiseks digitaalseks maastikuks.
Lisaks, miks "öelda", kui saate "näidata"? Mõned esitlused - eriti need, mis hõlmavad kontseptsioone ja abstraktseid ideid või kohmakat navigeerimist läbi veebisaidi kujunduse - jõuavad paremini ekraanide jagamise abil esitlusega. Kolleegid saavad sõna otseses mõttes olla teie videokonverentside sessiooni samal lehel, kus on teie ideede esirida.
1. Katse ja tagasisidet
Nagu enamus kokkuleppeid, on ka siin natuke üleminekut ja katsetamist. Kontoritevaheline koostöö, mis töötab pigem roostetanud masina asemel hästi õlitatud masina moodi, peab rakendama erinevaid strateegiaid, suhtlusviise ja tööriistu, et näha meeskonna jaoks parimat toimimisviisi.
Üks olulisemaid tegureid, mis määravad meeskonna edukuse või projekti väljundi, on kõigi valmisolek üksteist usaldada. Kas meeskonnaliikmed suudavad üksteist lugupidavalt kohelda? Kas kaugtöötajad tõmbavad oma kaalu lihtsalt lebotamise asemel? Kas kontoritöötajad võtavad endale liiga palju, soovivad muljet avaldada ja juhtrolli võtta?
Keskendudes planeerimisele, meeskonna loomise tööriistade kasutamisele ja väikesele seltskonnale siin-seal, isegi kui teie meeskond on laiali, ei pea lõhede ületamiseks uute asjade proovimine olema hirmutav. Oluline on proovida uusi strateegiaid ja tööriistu ning vaadata, millised toovad teie meeskonnale ja eesmärgile parimaid tulemusi.
Kontoritevaheline koostöö toob alati kaasa hulga konflikte ja väljakutseid. Kolleegide tulemused, kes töötavad kontoris ja väljaspool kontorit nii lähedal kui ka kaugel ning töötavad erinevate graafikute alusel paindlik tund, osalise tööajaga või täiskohaga kõik mõjutavad töö väljundit ja voolu. Kuid isegi maailma praeguses olukorras on see võimalus kohaneda potentsiaalselt integreerituma töö ja eraelu tasakaaluga, mis liigub ja paindub meie kasutatava tehnoloogiaga.
Las Callbridge'i ainulaadne kahepoolse videokonverentsi tarkvara komplekt loob meeskondade sidususe. Selle tehnoloogia on loodud inimeste ühendamiseks, nii et teie ettevõte saab õitseda olenemata sellest, kui hajutatud on teie tööjõud.
Callbridge sobib keskmise suurusega ettevõtetele, kes otsivad keerukaid lahendusi, mis vähendavad erinevusi nii kolleegide vahel kui ka väljaspool kliente, müüjaid, sidusrühmi ja muid teie kasvava ettevõtte olulisi liikuvaid osi. Pakkudes laia valikut koostööfunktsioone seotuse ja tööviljakuse edendamiseks, hoiab Callbridge'i ekspertide heli-, video- ja veebikonverentside platvorm teid turvaliselt ja turvaliselt ühenduses igal pool ja kus iganes.
Mille poolest Callbridge erineb?
Transkriptsioonide kohtumine tehisintellekti kaudu - Teie kunstlikult intelligentne isiklik assistent Cue ™ hoolitseb teie koosolekute registreerimise ning esinejate, teemade ja teemade tuvastamise eest.
Integreerimine Slacki ja Google'i kalendriga - Ärge kunagi laske käest, kui saate integreerida Google Suite'i, Outlooki ja Slacki kõrvale.
Erakordsed funktsioonid - nautige maailmatasemel funktsioone, näiteks Koosoleku salvestamine, Ekraani jagamine, Dokumendi jagamine, Veebitahvel, ja veel!
Kõrgema astme turvalisus - Ühekordse pääsukoodi, koosolekuluku ja turvakoodiga saate olla kindel, et teie teave on turvaline.
Kohandatud kaubamärk - Tehke oma veebikohtumiste kaubamärk ja ainulaadne oma logo, kasutades oma logo ja brändistandardeid.
Allalaadimisi pole vaja - juhtmeid ja rasketehnikat pole, lihtsalt null alla laaditud, brauseripõhised videokonverentside lahendused.
