Kuna 2020. aasta on mürisev algus, on ohutu öelda, et praeguseks, aasta keskpaigaks, on teie videokonverentside kogemus kümnekordistunud. Teie kontor on suure tõenäosusega muutunud veebipõhisemaks, kodus töötamiseks, avades uksed võrgusuhtluseks, kasutades videokonverentse klientidega, meeskonna briifingutel, kõrgema juhtkonna konverentskõnedel, ajurünnakutel, staatuse koosolekutel ... ja nimekiri jätkub peal.
Veelgi enam, kui me jätkame kohanemist muutuvate aegadega, mis kõigil praegu silmitsi seisavad, jaguneb tööjõud selles osas, kuidas nad füüsiliselt (või praktiliselt!) Tööle ilmuvad. Kas teil on kolleege, kes töötavad täiskohaga kodus? Kas juhtkond paneb kontoris sisse 2 päeva nädalas ja töötab siis kaugjuhtimisega? Kas lähete edasi-tagasi klientide vahel, kes peavad kontoris viibima 5 päeva nädalas?
Kui kolleegid ja meeskonnaliikmed on levinud digitaalsel ja füüsilisel maastikul, võib kõigi kooshoidmine osutuda keeruliseks, kuigi mitte võimatuks ülesandeks! Ehkki ajajuhtimisega on seotud ajapiirangud, keelebarjäärid, hierarhia erinevused ja üldised väljakutsed, tahavad kõik tõepoolest muuta koostöö võimalikult tõhusaks ja produktiivseks.
Siit saate teada, kuidas tõhusalt säilitada koostöökeskkond, kui teie meeskond jaguneb kodus, kontoris või kohapeal.
9 viisi kontoriülese koostöö haldamiseks:
9. Vältige e-posti segadust
E-kirjad on kiire ja tõhusa suhtlemise võti, tagades samas jälje olemasolu. Kuid kui väike küsimus õhupallidest läheb hiiglaslikuks vestluseks, mis muutub pikaks ja keeruliseks, muutub vahetuse tegelik mõjusus.
Üleminek ärisuhtlusvahendile, mis pakub kanalit, kus töö, staatused ja uuendused on nähtavad ja graafilised, annab kõigile osalejatele paremini hallatava ülevaate toimuvast. Sellise ühtekuuluvuse loob koostöövahend nagu Slack, nagu ka videokonverentsitarkvara, mis on täis integratsioonivõimalusi . Nii saate ühendada kaks platvormi, et saavutada ülim koostööl põhinev jõudlus.
8. Jälgige töökoormust
Projektijuhtimise tööriista abil on näha, millega kõik tegelevad, mis aitab projekti staatust ja kes selles osaleb. Nii saate kodus või reisides tööasjus hüpata ja näha, mis on kavas.
Kasutage värvikodeerimist ning ridade ja veergude kasutamist failide, asukohtade ja aja jälgimiseks. Vastupidi, veebikoosoleku pidamine videokonverentsi teel projekti reaalajas arutamiseks annab kolleegidele võimaluse avameelselt rääkida sellest, kus nad on ja kuidas nad end sündmuste keskel tunnevad. Veebikoosolekute rutiini loomine, kus arutatakse projekti olekut ja värskendusi, aitab tuvastada prioriteetseid punkte ja kitsaskohti ning vähendada tähtaegade ületamist.
(alt-tag: Stiilne naine, kes kõnnib tänaval, hoides seda vaadates ja pöideldes mobiiltelefoni.)
7. Ole tähelepanelik ajavööndite suhtes
See pole ideaalne, kui peate liituma punasilmsuse koosolekuga või vahetult enne magamaminekut, kuid projektide või sünkroonimiste planeerimisel mängivad ajavööndid rolli selle üle, millal kontoritevaheline kogunemine korraldada.
Kui kõigi ajakava on käepärane ja kättesaadav, võimaldab võõrustajal või korraldajal olla parim aeg veebikoosoleku pidamiseks. Otsige ajavööndi ajastajaga varustatud videokonverentside tarkvara või olge avatud mõnele kutsutud osalejale, kes peab koosoleku kohe salvestama, et seda hiljem vaadata.
6. Regulaarne sisseregistreerimine
Kui teie meeskond on laiali jaotatud nii kontoris, kodus kui ka mujal, on lihtne kaotada mõned tüüpilisemad käitumisviisid, mis tekivad siis, kui töötate tandemina ja ainult mõne jala kaugusel üksteisest - näiteks heidate pilgu küsimuse esitamiseks või möödute üksteist saalis või puhkeruumis.
Kindlustamaks, et kõik on samal lehel, kasutage harjumust aluseid sageli puudutada. Ärge kartke ühendust mitu korda nädalas luua, kas e-posti, sünkroonimise, konverentskõne, videokonverentsi või tekstvestluse teel!
5. Jälgimise toetumiseks toetuge automatiseerimisele
Tähtaegade, olekute ja töö edenemise haldamine pole nii lihtne, kui te ei saa seda isiklikult teha. Kuid kui saate aeganõudvat korduvat tööd maha laadida, vabastate aega, et kulutada olulisematele ülesannetele. Lisaks annab inimelemendi eemaldamine paremaid ja täpsemaid tulemusi. Las automaatika teeb teie jaoks raske tõstmise:
- Kavandage eelseisvate videokonverentside kutsed ja meeldetuletused
- Integreerige Google Calendar oma videokonverentside tarkvaraga, et saada sujuva ajakava ja märguandeid
- Jagage Google Dociga reaalajas teavet ja saate oma e-postile koheseid muudatusi ja muudatusi
- Projektijuhtimise ja videotööriistad, mis automatiseerivad arvutustabeleid, kliendiinfot, salvestisi, transkriptsioone ja muud.
4. Kasutage mobiilirakendust
Veebikoosoleku korral pakub mobiilirakendus kolleegidele kiiret ja lihtsat võimalust, et saaksite hüpata kõne juurde kõikjal - tänaval, tagaaias või söögisaalis.
Koosoleku alustamine liikvel olles peopesalt annab teile kvaliteetseid koosolekuid, mis on täpselt nii head, nagu oleksid need teie töölaual. Kohtumisi saate ikkagi ette planeerida või kohapeal; saate oma kalendrisse ja aadressiraamatusse juurde pääseda ja neid sünkroonida; ja muidugi on kohtumine ka seal, kus sa oled. Mobiilirakendus annab teile vabaduse kohtumisi pidada või helistada kõikjal, kus on Interneti-ühendus.
Lisaks saate turvalises ja turvalises koosolekukeskkonnas endiselt juurdepääsu oma kõneajaloole, ärakirjadele ja salvestistele.
3. Looge „standardiseeritud“ töösalvestuskeskus
Muutke kõik olulised failid, lingid, dokumendid ja meediumid hõlpsasti ligipääsetavaks ja ühes kohas salvestatud. Kui see on koondatud ühte kohta, ei pea selleni jõudmine tunduma sellise ülesandena. Kui üksused on kataloogitud, korrastatud ja saadaval reaalajas, on kõigil juurdepääs uusimatele failidele, viimastele dokumenteeritud koosolekutele ja olulistele otsustele.
Mõned muud soovitused:
Kui teil on kontorid erinevates asukohtades, võib seal rääkida rohkem kui ühte keelt. Püüdke jääda kõige levinuma keele juurde ja kui teil on siiski vaja mõnes muus keeles suhelda, pidage vestlust privaatselt tekstivestluse või eraldi kanali kaudu.
Vältige dokumentide duplikaatide tegemist, sildistades need õigesti ja ilmselgelt ning tehes selgeks, et nende töötamiseks on olemas kord. Pole midagi hullemat kui tundide raiskamine juba tehtud dokumendile, millel on uuem versioon või mis eksis.
Märkige, milline suhtlusviis sobib teie eesmärgi saavutamiseks kõige paremini. Kui vajate mõne detaili selgitamist või jah või ei, saatke kolleegile tekstivestluses sõnum. Kui teil on muret eelseisva väljalülitustaotluse pärast, tulistage e-kiri. Kui kolleegiga on probleeme ja see mõjutab teie võimet esineda ja head tööd teha, määrake üks-ühele videokonverents.
2. Kasutage lähenemist „kõigepealt video”
Eriti maailma mõjutanud pandeemia valguses aitab videokonverentsil põhinev lähenemine, mis väärtustab näost näkku suhtlemist, jätta kolleegidele tunde, nagu nad töötaksid päris inimesega, mitte ainult et justkui päris inimesega. Näo näitamine, hääle jagamine, keha liigutamine – see kõik on osa realistlikuma versiooni loomisest endast virtuaalses keskkonnas. Videokonverents aitab luua tavalisest kontorikeskkonnast digitaalse maastiku.
Lisaks, miks "öelda", kui saate "näidata"? Mõned esitlused - eriti need, mis hõlmavad kontseptsioone ja abstraktseid ideid või kohmakat navigeerimist läbi veebisaidi kujunduse - jõuavad paremini ekraanide jagamise abil esitlusega. Kolleegid saavad sõna otseses mõttes olla teie videokonverentside sessiooni samal lehel, kus on teie ideede esirida.
1. Katse ja tagasisidet
Nagu enamus kokkuleppeid, on ka siin natuke üleminekut ja katsetamist. Kontoritevaheline koostöö, mis töötab pigem roostetanud masina asemel hästi õlitatud masina moodi, peab rakendama erinevaid strateegiaid, suhtlusviise ja tööriistu, et näha meeskonna jaoks parimat toimimisviisi.
Üks olulisemaid tegureid, mis määravad meeskonna edukuse või projekti väljundi, on kõigi valmisolek üksteist usaldada. Kas meeskonnaliikmed suudavad üksteist lugupidavalt kohelda? Kas kaugtöötajad tõmbavad oma kaalu lihtsalt lebotamise asemel? Kas kontoritöötajad võtavad endale liiga palju, soovivad muljet avaldada ja juhtrolli võtta?
Keskendudes planeerimisele, meeskonna loomise tööriistade kasutamisele ja väikesele seltskonnale siin-seal, isegi kui teie meeskond on laiali, ei pea lõhede ületamiseks uute asjade proovimine olema hirmutav. Oluline on proovida uusi strateegiaid ja tööriistu ning vaadata, millised toovad teie meeskonnale ja eesmärgile parimaid tulemusi.
Kontoriteülene koostöö toob alati kaasa hulga konflikte ja väljakutseid. Kolleegide töö tulemused nii kontoris kui ka väljaspool kontorit, lähedal ja kaugel ning erinevate ajakavade (nt paindlik tööaeg , osaline või täistööaeg) alusel töötamine mõjutavad kõik töö tulemuslikkust ja sujuvust. Kuid isegi praeguses maailma olukorras on see võimalus kohaneda potentsiaalselt integreerituma töö- ja eraelu tasakaaluga, mis muutub ja paindub koos meie kasutatava tehnoloogiaga.
Las Callbridge'i ainulaadne kahepoolse videokonverentsi tarkvara komplekt loob meeskondade sidususe. Selle tehnoloogia on loodud inimeste ühendamiseks, nii et teie ettevõte saab õitseda olenemata sellest, kui hajutatud on teie tööjõud.
Callbridge sobib keskmise suurusega ettevõtetele, kes otsivad keerukaid lahendusi, mis vähendavad erinevusi nii kolleegide vahel kui ka väljaspool kliente, müüjaid, sidusrühmi ja muid teie kasvava ettevõtte olulisi liikuvaid osi. Pakkudes laia valikut koostööfunktsioone seotuse ja tööviljakuse edendamiseks, hoiab Callbridge'i ekspertide heli-, video- ja veebikonverentside platvorm teid turvaliselt ja turvaliselt ühenduses igal pool ja kus iganes.
Mille poolest Callbridge erineb?
Koosolekute transkriptsioonid tehisintellekti abil – teie tehisintellektiga isiklik assistent Cue™ salvestab teie koosolekuid ning tuvastab esinejad, teemad ja tunnusjooned.
Integratsioonid Slacki ja Google Calendariga – Ära jää millestki ilma, kui saad integratsiooni teha Google Suite'i, Outlooki ja Slackiga.
Erakordsed funktsioonid – nautige maailmatasemel funktsioone, nagu koosolekute salvestamine , ekraani jagamine , dokumentide jagamine , veebipõhine tahvel ja palju muud!
Kõrgetasemeline turvalisus – ühekordse juurdepääsukoodi, koosolekuluku ja turvakoodi abil võite olla kindel, et teie teave on kaitstud.
Kohandatud bränding – Muutke oma veebikoosolekuruum oma logo ja brändistandardite abil ainulaadseks ja bränditud.
Allalaadimisi pole vaja – juhtmeid ega rasket varustust pole vaja, vaid brauseripõhised videokonverentsilahendused ilma allalaadimiseta.
