Konverentskõne koosoleku korraldamine
Kui olete nagu enamik väikeettevõtete omanikke, olete pidanud võõrustama konverentskõne koosolekul või t wo järjekorras plaani või ajurünnakut oma meeskonnaga. Tõenäoliselt olete ka nüüdseks aru saanud, et kõik koosolekud ei ole nii produktiivsed, kui võiksid olla.
Mõnikord ilmuvad töötajad hilja. Mõnikord on nad liiga unised või hajameelsed. Muul ajal ei ilmu neid üldse. Mõnikord on lihtne mõelda, kas on üldse võimalik korraldada konverentskõne koosolekut, kus midagi valesti ei lähe.
Õnneks on sisukas ja produktiivne konverentskõne kohtumine võimalik. Callbridge'is oleme näinud ja juhtinud piisavalt kohtumisi, et teada täpselt, mida peaksite tegema parima võimaliku koosoleku korraldamiseks. Teil on vaja vaid järgida neid kiireid ja lihtsaid samme:
1. samm: enne kui midagi muud ette võtate, pidage silmas selget kohtumise eesmärki.
2. samm: koostage võimalikult üksikasjalik konverentskõne koosoleku päevakord.
3. samm: saatke üksikasjalikud kutsed koosolekutele ja võtke ühendust oma külalistega.
4. samm: salvestage mitteseotud teemad hilisemaks, et teie koosolekut rööpast välja ei viiks.
5. samm: leppige enne koosoleku lõpetamist kokku kõik koosoleku liikmed.
Kas teil on selge koosoleku eesmärk
Koosoleku korraldamisel , mille eesmärk on „üle vaadata projekt X“ või „uurida projektiga Y seotud teemasid“, on lihtne ringiratast keerutada , sest koosolekule pole selgeid eesmärke seatud. Kuidas oleks aga hoopis eesmärgi seadmisega nagu „leppida kokku sügiskampaania suund“ või „luua ja kokku leppida sotsiaalmeedia reklaamide mõõtmisraamistik“?
Püüdke oma eesmärkidega võimalikult täpselt kokku leppida ja te saate mitte ainult öelda, kas teie kohtumine on edukas või mitte, vaid ka seda, kas te lähete aruteludes rajalt kõrvale või mitte.
Koostage konverentskõne koosoleku päevakord
Keegi ei kirjuta raamatut, kulutades 90% ajast eessõnale. Päevakava omamine ja sellest kinnipidamine viib teid palju lähemale varem püstitatud konverentskõne kohtumise eesmärgi saavutamisele, sest teie koosoleku kõigi oluliste teemade arutamiseks on aega.
Samuti on oluline meeles pidada, et me kõik oleme ainult inimesed ja mõnikord teevad parimad meist vigu, puutujaid või lihtsalt lõbu pärast. Peaksite oma konverentskõne koosolekut ajakavast kinni pidama, kuid palun ärge olge selle suhtes sõjakas. Igal koosolekul on ruumi lõbutsemiseks.
Saatke üksikasjalikud koosolekukutsed ja järgige neid
Koosolekukutseid saates on reegel "mida varem, seda parem". Nii on teil aega inimestele õrnalt meelde tuletada, kui nad on unustanud teie koosolekule vastuse anda. Osalejatele aja andmine võimaldab neil ka teie koosolekuks valmistuda ja end enne koosolekut teadma hakata.
Miks peab teie päevakava olema üksikasjalik? Lihtsalt sellepärast, et kui osalejad teavad, et neilt küsitakse teatud teema või töö kohta, kipuvad nad vastuse ette valmistama. Põhimõtteliselt on nad oma koosolekuks rohkem valmis, isegi kui see on lihtsalt selleks, et vältida eristamist inimesena, kes polnud selleks valmis.
Konverentskõne "pargis" teemad, mis pole asjakohased
Mida teete, kui teie koosolek hakkab siduma puutumatuks? Võite neile lihtsalt öelda, et lõpetage, kuid see ei pruugi olla kõige taktitundelisem ja vastuvõetavam lahendus. Selle asemel proovige need puutujad parkida koosoleku lõpus või hiljem külastatavaks. Mõned inimesed kutsuvad seda "parklasse".
Parkla on suurepärane ka siis, kui keegi tõstatab kehtiva punkti, tuleb lahendada, kuid see pole siiski koosoleku jaoks otseselt asjakohane. Nii saab olulistele õppeainetele teie kohtumise jätkudes siiski vajaliku tähelepanu pöörata, ilma et teemadevälised arutelud takistaksid.
Veenduge, et järgmised sammud on kokku lepitud
See samm on hädavajalik. Koosoleku lõpus korrake kõiki järgmisi samme ja ka seda, kes omandavad omandiõiguse. Kui kõik osapooled on oma ülesannetega nõustunud, ei saa keegi enam vabandust tekitada segaduses või öelda, et miski "läks neil meelest ära".
Tänu Cue, saate kõigile osalejatele saata ka tehisintellekti genereeritud koosoleku transkriptsiooni, nii et pole mingit segadust, mida tuleb teha.
Kui olete kokku leppinud, millal järgmine koosolek toimub, saate seejärel ringiga tagasi oma parklasse pöörduda ja pöörduda lisateabe saamiseks või lihtsalt vestelda. Kuigi mõnikord võib tunduda mõttetu rääkida konverentskõne koosolekut korraldades näiteks praegustest sündmustest ja filmidest, on see positiivse töökoha ökosüsteemi ja õnnelike töötajate jaoks hädavajalik.
